組織用ファイルの操作

組織用ファイルでは、次の操作を実行できます。

上記の操作を行うには、［ホーム］から［処理］→［すべて表示する］→［ファイル］の順に移動します。

ファイルのURLのコピー

ファイルのURLをコピーするには、ファイルにカーソルを合わせて、［・・・］（その他の操作）→［ファイルのURLをコピーする］の順に移動します。

必要に応じて、組織用ファイルのURLをコピーして共有できます。

たとえば、休暇を申請する従業員に休暇規定を表示する場合、［メモを追加する］項目を追加して休暇規定へのURLを挿入することができます。従業員が対象の項目を表示すると、そのページから休暇規定にアクセスできるようになります。

ファイルにカーソルを合わせて、［・・・］（その他の操作）→［受取確認を表示する］の順に移動します。

この機能を使用すると、受取確認が有効になっているファイルに対応する文書を読み、受取確認を行った従業員の数を管理者は表示できます。

これにより、従業員に確実に情報を伝えることができるため、重要な文書、回覧、チーム全体のお知らせといった文書を共有する際に便利です。

ドロップダウンから［受取確認済み］または［保留中］を選択して、従業員の受取確認のステータスを確認できます。さらに、受取確認のレポートをエクスポートすることもできます。

署名テンプレートを設定すると、組織用ファイルを従業員に送信して署名を依頼できます。この機能を利用するには、Zoho Signとの連携が必要です。署名テンプレートの設定／編集についての詳細は、電子署名テンプレートを参照してください。

署名テンプレートが設定済みの場合、ファイルを送信して従業員に署名を依頼することができます。

署名用の文書を送信するには、ファイルにカーソルを合わせて、［・・・］（その他の操作）→［署名用の文書の送信］の順に移動して、受信者を選択した後に［送信する］をクリックします。

署名用の文書の送信が行われます。

組織用ファイルの署名のレポートを表示するには、ファイルにカーソルを合わせて、［・・・］（その他の操作）→［署名のレポートを表示する］の順に移動します。［文書に電子署名を行う］タブにリダイレクトされ、該当する受信者の署名のステータスが表示されます。

ファイルを編集するには、ファイルにカーソルを合わせて、［・・・］（その他の操作）→［編集する］の順に移動します。ここでは、次の操作を実行できます。

ファイルを削除するには、ファイルにカーソルを合わせるか、ファイルを選択して、［・・・］（その他の操作）→[削除]の順に移動します。ファイルを組織用ファイルから削除すると、元に戻すことはできません。

ファイルをコピーまたは移動するには、［コピーする］／［移動する］をクリックします。

組織用ファイルに追加されたファイルは、他の場所／組織／事業単位／法人／部署にコピーまたは移動して、利用できます。

画面の右上にある［・・・］（その他の操作）をクリックして、［エクスポートする］→［確定する］の順に移動します。

ファイルのダウンロード用リンクを記載したメールが、お使いのメールアドレスに送信されます。エクスポートしたファイルをダウンロードするには、URLをクリックしてください。