ペイブックスとZoho Peopleの統合
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はじめに
Zoho Peopleは、Paybooksと連携し、給与計算業務をよりシンプルにします。この連携はインド国内のみ利用可能です。従業員の基本情報、勤務地、支払い回数、LOPデータが同期されます。特に、給与処理に必要なメールアドレス、従業員ID、Gender、生年月日、入社日、従業員種類、役職、部署、場所の情報がPaybooksに同期されるようになります。給与設定で定められた「場所」と「従業員種類」の条件に一致する従業員データのみが同期されます。
この連携はインド拠点のユーザーのみ対象です。
Paybooksとの連携方法
Paybooksは、設定 > マーケットプレイスに表示され、Paybooksの設定はZoho Peopleのスーパー管理者のみが行えます。管理者リストが表示され、そこから給与管理者を選択できます。給与管理者に選ばれた管理者のみが、スーパー管理者以外でこのサービスへアクセス可能です。
有効な組織アカウントがZoho Peopleにあれば、Paybooksと同期できます。Zoho Peopleの管理コンソール内「統合」タブから、ワンクリックでPaybooksへ接続が可能です。Zoho PeopleのユーザーIDとパスワードがあれば、Paybooksにアクセスできます。
手順は以下の通りです。
- ホーム画面から、設定>マーケットプレイス>サードパーティ連携へ進み、Paybooks内の詳細を表示する/設定するをクリックします
- 重要な情報タブを必ず確認してください。
- Integration 設定タブに移動し、既存または新しい勘定を選択します
- 既存アカウントがある場合は、Paybooksアカウントのユーザー名、パスワード、ドメイン、会社メールを入力します。
新しい勘定の場合はOrganisation作成をクリックします。 - ログイン後、Integration 設定ページに進み、以下の手順を完了してください。
設定で、組織の給与管理者を選択可能です。
場所では、給与計算を行いたい勤務地を選択します。
選択した勤務地は都道府県（状態）に紐づけされている必要があります。
- 給与処理が必要な従業員種類を選択します
「I wish to」では必須として選択してください。
「Sync my 従業員 database」をクリックします。
メモ：'Sync'オプションはデータ同期の初回時のみ表示されます。既存の取引先または新しい勘定の同期は、「場所」と「従業員種類」で設定された条件に基づいて実行されます。入社日、生年月日、メールアドレス、Genderの項目は同期に必須となります。
メモ:もし pay period が設定されていない場合、支払期間は自動的にその月の最初の日付から最後の日付までに設定されます。
ヒント: こちらをクリックすると、pay period の設定方法をご確認いただけます。
支払期間を設定することで、LOPレポートを作成できます。
LOPデータをPaybooksへ送信する
Zoho Peopleの移動するタブで支払期間が設定されると、Loss of Payの詳細は自動的にLOPレポートに「繰越し」移動として記録されます。処理日（「Pay Period 設定」で設定）以降、繰越し詳細を「Loss of Pay」として手動で追加でき、このデータをPaybooksへ送信できます。Paybooksとの同期が完了すると、LOPレポートのデータをPaybooksへ送信でき、記録されたLoss of Payの日数に基づいて給与計算を行うことができます。
以下の手順でLOPデータをPaybooksへ送信します。
- ホームページから、レポート > 移動する > Loss of pay 詳細へ移動
- 省略記号アイコンをクリックし、「Push to Payroll」を選択
- 場所と給与回数を選択し、「Push」をクリック
選択した場所のすべての従業員のLOPデータを送信したい場合、従業員の選択は不要です。初期設定では、選択した場所および給与回数のすべての従業員のLOPデータがPaybooksへ送信されます。特定のユーザーのみ送信したい場合は、「選択したユーザー」ドロップダウンからユーザーを選択してください。選択したユーザーのLOPデータのみがPaybooksへ送信されます。このデータは毎月手動で送信する必要があり、このオプションは連携が有効な場合のみ表示されます。
ヒント: こちらをクリックすると、pay period の設定方法をご参照いただけます。
PaybooksでLOPデータを表示する
Paybooksで送信済みLOPデータを表示するには、
- ホームページから、設定>マーケットプレイス>Third Party Integrations> 詳細を表示する/設定する（Paybooks内）をクリック
- 左下の「Admin ログインする」をクリックします。Paybooksのダッシュボードへ移動します
- クイックリンク内の「Attendance」をクリック
必要なロケーションを選択して、従業員のLOPデータを表示してください。
Attendance内で、LOPの詳細が一覧表示されます。
メモ: 管理者のみがPaybooksにプッシュされたLOP詳細を表示できます。
従業員がPayrollダッシュボードにアクセスできるようにする
統合を設定するページの「設定」で、従業員がセルフサービスページからPaybooksへアクセスできるように許可できます。
これが完了すると、従業員は「Access my payroll」オプションから権限ページ経由で給与情報にアクセスし、給与明細を印刷できます。また、払い戻し請求の送信やTDS（買い手の源泉徴収税）詳細の表示なども行えます。
メモ:従業員によるPayrollダッシュボードへのアクセスが拒否されている場合は、PaybooksでESS（従業員セルフサービス）を有効にする必要があります。
Paybooksで給与明細を表示する
Paybooksで給与明細を表示するには、
Zoho Peopleのホームページ（ホーム > My Space > 概要）から
右上の「Access my Payroll」をクリックします。Paybooksダッシュボードに移動します。
Payslipsをクリックして給与明細を表示します。
メモ: 従業員がZoho PeopleのセルフサービスページからPayrollダッシュボードにアクセスできるのは、以下の条件を満たしている場合のみです。
>従業員が給与設定に含まれていること
>従業員がPaybooksで有効であること
抜けているデータの同期 | 手動クイックプッシュ
「Quick Push」オプションを使うと、特定の従業員のデータをPaybooksにプッシュできます。これは、エラーによって一部の従業員のデータを再度プッシュする必要がある場合や、プッシュや自動同期時に一部従業員のデータが抜けてしまった場合に便利です。
- ホームページから設定 > マーケットプレイス > Third Party Integrations > Paybooks > 詳細を表示するへ移動します。
- Quick Pushタブに移動します。
- データをプッシュしたいユーザーを選択し、Pushをクリックします。
選択したユーザーのデータがPaybooksにプッシュされます。このオプションで1名または複数のユーザーを選択できます。
Paybooksで編集済みデータを更新する
編集済みデータは、以下の条件で自動的に更新されます。
- 情報に編集があった場合、該当する従業員（詳細が編集された従業員）が、場所および設定で指定された従業員種類にマッピングされていれば、同期されます。
- 場所または従業員種類に編集があり、それが設定で定義した条件に合致しない場合、Paybooksの詳細は更新されません。
- Zoho Peopleの「Integration設定」で場所が削除された場合、該当する場所の従業員は自動的にPaybooksの給与処理から除外されます。
- 従業員フォームで場所や従業員種類に変更があり、その変更後の場所および従業員種類が指定された給与設定に該当しない場合、従業員は給与処理から除外されます。
Paybooksとの連携を無効にする
Paybooksとの連携を無効にするには、以下の手順に従ってください。
- ホームページから、設定（歯車アイコン）> マーケットプレイス>サードパーティ連携をクリックします。
- 詳細を表示する（Paybooks内）をクリックします。
- 右下の連携を無効にするをクリックし、Paybooksとの連携を無効にします。
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