GreytHRとZoho Peopleの統合
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はじめに
Zoho PeopleはgreytHRと連携し、給与処理を簡素化しました。この連携はインド、中東、アフリカのみで利用可能です。同期できるデータの種類には、基本従業員情報、勤務地、給与回数、LOPデータが含まれます。その他に同期可能な情報には、メールアドレス、従業員ID、性別、生年月日、入社日、従業員種類、役職、部署、場所があります。
従業員データは、給与設定内の「場所」と「従業員種類」で設定した条件に一致する場合のみ同期されます。例えば、場所がムンバイ、従業員種類が契約の場合、ムンバイに在籍し契約の従業員のみが同期されます。
greytHRとの連携
スーパ管理者のみが最初のgreytHR連携を設定できます。スーパ管理者が管理者を給与管理者に割り当てると、スーパ管理者と給与管理者の両方が連携にアクセス可能となります。スーパ管理者が給与管理者を割り当てない場合、自動的にスーパ管理者が連携の給与管理者となります。
Zoho Peopleで有効な組織アカウントをお持ちの場合、Zoho People管理コンソールの「連携」タブからgreytHRと同期できます。Zoho Peopleのメールアドレスとパスワードがあれば、greytHRにアクセス可能です。
既存のgreytHRアカウントとの連携
すでに既存のgreytHRアカウントをお持ちの場合、Zoho Peopleアカウントと同期できます。
- ホームページから、設定に移動しマーケットプレイス > 設定する / 詳細を表示する（GreytHRタイル内）
- 重要な情報タブ内の内容を確認
- 連携設定タブをクリック
- 次の詳細を入力：
ユーザー名 - greytHRアカウントで使用中のユーザー名
ドメイン名 - greytHRに登録されているドメイン
Access IDとAPIキー - greytHRで作成済みの一意のキーで、Zoho Peopleとの連携を有効にします。
連携設定ページのリンクをクリックして、Access IDとAPIキーの生成方法を参照できます。 - greytHRアカウントにログインをクリック
これで既存アカウントがZoho Peopleと連携されました。
従業員データベースの同期
アカウント認証が完了したら、以下のステップを完了できます。
- 連携設定で、組織の給与管理者を選択
- 場所で、給与処理を行いたい勤務地を選択
- 従業員種類で、給与処理対象の従業員タイプを選択
- 「I wish to」で必要な設定を選択：
従業員権限を含める
従業員がセルフサービスページからアクセスできるように有効にする
項目マッピングを利用してその他の項目を同期。Zoho Peopleでマッピングする項目とgreytHRの対応項目を選択 - 「Sync my 従業員 database with greytHR」をクリック
メモ:「Sync」オプションは最初のデータ同期時のみ表示されます。「既存取引先」を選択したすべての方に有効です。既存取引先または新しい勘定の同期は、「場所」と「従業員種類」で設定した条件に基づいて実行されます。
- Payroll回数タブをクリック。ここで給与期間の設定が可能です。
メモ:いいえ pay period が設定されていない場合、支給期間は自動的にその月の最初の日付から最後の日付までに設定されます。
Tip: こちらをクリックして、pay period の設定方法を参照してください。Pay period を設定することで、LOP 詳細 レポートの作成に役立ちます。
場合によっては、left-出力 データを greytHR に同期する必要があります。Quick Push オプションを使用すると、特定の従業員のデータを greytHR に送信できます。一部の従業員データを再度送信する必要がある場合や、エラーが発生した場合、または送信・自動同期時に出力されなかった場合に便利です。
- Quick Pushタブをクリックします
- データを送信したいユーザーを選択します。このオプションでは、1名または複数のユーザーを選択できます。
- Pushをクリックして送信します。
選択したユーザーのデータが greytHR に送信されます。このオプションでは、1名または複数のユーザーを選択できます。
編集データの greytHR への更新
従業員データを greytHR と同期した後、編集が必要な場合があります。そのような編集は自動的に greytHR と同期されます。編集データは以下の条件下で自動的に更新されます。
- いずれかの情報に編集があった場合、従業員（詳細が編集された従業員）が設定で指定された場所および従業員種類にマッピングされていれば、同期されます。
- 場所または従業員種類のいずれかに編集があり、それが設定で定義した条件に従わない場合、詳細は greytHR には更新されません。
- Zoho People のインテグレーション設定で場所が削除された場合、その場所の従業員は自動的に greytHR の給与処理から除外されます。
- 従業員フォームで場所や従業員種類に変更が加えられ、その変更後の場所や従業員種類が指定された給与設定に該当しない場合、その従業員は給与処理から除外されます。
給与処理
Zoho People からの以下のデータが greytHR で給与処理に利用されます。
従業員データベース
- 給与処理に必要なすべての情報（生年月日、入社日、場所、部署、役職、従業員種類、従業員ID、メールアドレス、性別）が、この連携により greytHR へ同期されます。
- 給与の各種設定で「場所」および「従業員種類」に設定された条件に一致する従業員データが同期されます。
- 項目マッピングでマッピングされているすべての項目も同期されます。
メモ: 初回同期は手動で行われますが、その後は従業員データへの追加・編集・削除が自動的に同期されます。
Loss of Pay 詳細レポート
Zoho People の移動するタブで支払期間を設定すると、loss of pay 詳細が自動的にこのレポートに記録されます。greytHR との同期が成功すると、LOP データを greytHR へ送信でき、記録された欠勤日数に基づいて給与計算を処理できます。
Pay 回数の設定
給与計算を行うには、greytHR でその期間の給与が開始されている必要があります。
設定手順は以下の通りです。
- ホームページから、設定 > マーケットプレイス> 設定する/ 詳細を表示する（GreytHR タイル内）に進みます。
- Integration 設定タブに移動し、Admin ログインするをクリックします。
- 右上に各月が表示されたドロップダウンが表示されます。
- データを送信する月の作成 Payrollをクリックし、その月の給与が開始されていることを確認します。
LOP データを greytHR へ送信
Zoho People の移動するタブで支払期間を設定すると、loss of pay 詳細が LOP 詳細レポートに 'Carry over' 移動するとして自動記録されます。処理日（「Pay Period 設定」で設定）後、Carry over 詳細を 'Loss of Pay' として手動で追加でき、それを greytHR へ送信可能です。同期が成功すると、LOP レポートのデータを greytHR へ送信でき、記録された欠勤日数に基づいて給与計算を処理できます。
LOP データを greytHR へ送信する手順は以下の通りです。
- ホームページから、レポート> 移動する> Loss of pay 詳細に進みます。
- 右上の省略記号アイコンをクリックし、Push to Payrollを選択します。
- 場所とPayroll 回数を選択し、Pushをクリックします。
選択済みの場所と Payroll 回数における従業員の LOP データが greytHR へ送信されます。選択済みの場所にいるすべての従業員の LOP データを送信したい場合は、従業員を選択しないでください。初期設定では、選択済みの場所と Payroll 回数にいるすべての従業員の LOP データが greytHR へ送信されます。特定のユーザーだけに LOP データを送信したい場合は、選択したユーザー ドロップダウンからユーザーを選択してください。選択したユーザーの LOP データのみが greytHR へ送信されます。このデータ送信は毎月手動で行う必要があり、統合が有効な場合のみこのオプションが表示されます。
ヒント: こちらをクリックして、pay period の設定方法をご参照ください。
Zoho People から送信された LOP データが greytHR に反映されているかを表示するには、以下の手順をご確認ください。
- greytHR ダッシュボードから Payroll Inputs に進みます。
- 従業員 LOP 詳細をクリックします。
従業員が自分の Payroll ダッシュボードにアクセスできるようにする
連携を設定した設定ページで、従業員が Self-サービスページから直接 greytHR にアクセスできるように許可できます。有効にするには、
- ホームページから、設定 > マーケットプレイス > 設定する / 詳細を表示する（GreytHRタイル内）へ進みます。
- 「従業員にgreytHRのセルフサービスページへのアクセスを有効にする」のチェックボックスをオンにします。
この手順が完了すると、従業員はホーム > My Space > 概要ページの「給与情報にアクセス」オプションから給与データを確認し、給与明細の印刷が可能になります。また、払い戻し申請の送信やTDS（買い手の源泉徴収税）詳細の表示、その他の操作もホームページから行えます。
項目マッピング
項目マッピングでは、Zoho Peopleの従業員項目を対応するGreytHRの項目とマッピングし、基本項目とあわせてデータを同期できます。
- 次の基本項目以外の従業員フォームの項目もマッピング可能です：生年月日、入社日、勤務地、部署、役職、従業員種別、従業員ID、メールアドレス、性別。
- 従業員フォームの表形式セクションの項目はマッピングできません。
- 適切な項目を正しい順序でマッピングし、正確なデータ同期を行ってください。
項目マッピングの手順：
- 項目マッピングタブをクリックします。
- Map項目をクリックします。
- Zoho Peopleの項目と、greytHRでマッピングする対応項目を選択します。
- 保存 ＆ 更新するをクリックします。
既存の項目を更新または新たな項目を追加する場合は、インスタント同期を利用できます。
変更された項目のみが同期されます。インスタント同期後に項目が削除された場合でも、その削除項目の同期済みデータはgreytHRで引き続き利用可能です。以後にインスタント同期を行っても、削除項目のデータは同期されません。
greytHR連携の取り消し
greytHRとの連携を取り消すには、以下の手順を実行してください。
- ホームページから、設定 > マーケットプレイス > 設定する / 詳細を表示する（GreytHRタイル内）へ進みます。
- Integration設定タブをクリックします。
- Integrationの取り消しをクリックします。
連携を取り消すと、項目マッピングを含むすべてのデータは同期されなくなります。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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