従業員IDの生成

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Zoho People の「従業員ID生成」機能とは何ですか？

従業員ID生成の機能は、カスタマイズされた規則に基づいて自動的に従業員にID番号を割り振るのに役立ちます。これらのID番号には、部署、場所、年、カスタムプレフィックス、サフィックス、その他を組み入れることができます。

従業員ID生成機能を使用する前に、Zoho People アカウント内の役職コード、場所コード、項目コード、単位コード、およびDivisionコードの情報を更新することをお勧めします。
例えば、部署コードを更新する場合は、設定 > 管理アカウント > 組織設定 > 部署コードへ移動し、部署を選択して、右上の編集アイコン（ペンシルアイコン）をクリックし、部署コードを入力して送信するをクリックします。

従業員ID生成を設定するにはどうすればよいですか？

設定 > 従業員情報 > 規定 > 従業員IDタブへ移動します。
「設定された規則に基づいてIDを生成する」オプションを有効にします。
「デフォルト」をクリックして初期設定生成ルールをカスタマイズするか、「ルールを追加する」を選択して新しいルールを作成します。

従業員ID生成のための新しいルールを追加する方法

従業員IDタブへ移動して（設定 > 従業員情報 > 規定 > 従業員ID）、ルールを追加するをクリックします。

例：年と部署コードを用いた従業員IDの作成方法：
例：IT24_001、IT24_002、IT24_003、… IT24_XXX

ルールを設定する方法は以下の通りです：

このルールを識別するためのルール名を入力します。
このIDの開始番号を選択します。

IDの開始番号の使用方法は？
例えば、すでに組織に233人の従業員がいるとします。必要に応じて開始番号を234に設定することができます。開始番号は最初に作成されるIDに使用され、そこから先は作成されるIDごとに1ずつ増加します。例：234、235、236、... 23x。

必要な桁数を選択します。

「差し込み項目 digits」とは何ですか？

「差し込み項目 digits」は使用中、今後の従業員IDスペースを「+10、-10」というフィラーで予約するために使用します。例えば、「3」をここで選択すると、作成済みIDの番号は001、002、...、999、1000と続きます。入力が「1」の場合、作成済みIDは1、2、3、...、99、100となります。

接頭語をカスタマイズするには、「接頭語」設定を選んで + アイコンを使用します。ここで選択したものがID番号の先頭の文字/数字となります。
利用可能な設定には、入社日、役職コード、場所コード、項目コード、単位コード、部門コード、部署コード、現在の年、カスタム値が含まれます。この例では、「部署コード」と「現在の年」の後に「カスタム値」（ここではカスタム値は「_」とします）を選択します。
同様に、必要に応じて接尾語の設定もカスタマイズします。
利用可能な設定には、入社日、役職コード、場所コード、項目コード、単位コード、部門コード、部署コード、現在の年、カスタム値が含まれます。この例では、接尾語コードオプションはスキップします。
「条件」セクションでは、接頭語と接尾語の各ユニークな組み合わせごとに番号の再利用を有効にしたり無効にしたりすることができます。

「接頭語」と「接尾語」が異なる場合の「開始番号を再利用する」オプションはいつ使用するべきですか？

このオプションは、異なる従業員で特有の「接頭語」または「接尾語」コードが使用中の場合にID番号を再利用することを可能にします。例えば、HR部署とIT部署の従業員はそれぞれのID番号をIT2024_01とHR2024_01とすることができます。このオプションが無効の場合、同じ例でID番号を作成するとIT2024_01とHR2024_02になります。

「現在の年」を「接頭語」または「接尾語」で選択した場合には、以下のオプションが表示されます：
新しい年の始まりに開始番号を再利用する

新しい年の始まりに「開始番号を再利用する」オプションはいつ使用するべきですか？

毎年ID番号をリセットしたい場合にこのオプションを有効にするとよいでしょう。例えば、2024年と2025年に追加された2人の従業員はそれぞれのID番号をIT2024_01とIT2025_01とすることができます。このオプションが無効の場合、後に追加された従業員は以前に追加された従業員の次の番号（IT2024_02）を持つことになります。

最後に、プレビューを確認して作成されたIDの形式を認証し、保存をクリックして確定します。

お使いの組織に新しいユーザーが加わった場合、新しく実装されたルールを活用してID番号を生成することができます。新しいユーザーを追加する場合は、設定>アカウント管理>ユーザー追加 (または)作業>従業員情報>従業員追加へと進んでください。複数のルールがある場合は、どれを選択するかを選ぶためのプロンプトが表示されます。

従業員のIDは必要に応じて再生成することができます。既存の従業員のIDを更新する手順については、以下の詳細を参照してください。

既存従業員のID更新

追加済み従業員のID番号を変更するには、設定＞管理アカウント＞ユーザーまたはOperations＞従業員情報＞従業員へ移動し、既存の従業員データを選択します。
基本情報セクションまでスクロールし、従業員IDの隣にある再生成オプションを選択します。
関連する従業員ID生成ルールに対して再生成を押し、適用します。
保存をクリック