アクセス制限
アクセス制限の概要
Zoho Peopleでは、従業員の機密情報とシステムの安全を守るために、［アクセス制限］の設定を使ってユーザーのアクセスや操作を管理・制限できます。このアクセス制限では、管理者が「役割」を作成し、各ユーザーにどのような操作を許可するか（表示のみか、編集可能にするか、など）を設定します。
人事管理システムにとってデータの安全な保管は極めて重要な課題です。Zoho Peopleでは、組織のデータがさまざまなフォームに保管されるため、フォームやフォーム内の項目の単位でユーザーのアクセス権限を細かく設定します。この設定により、データを安全に保護しつつ、ユーザーの役割に応じて柔軟にアクセスを許可することができます。
役割に基づくアクセス制限では、フォーム上でのデータ操作（表示、追加、編集、削除）を特定のユーザーのみに制限できます。このアクセス制限の設定は、Zoho Peopleでの安全で柔軟なデータ管理の実現に重要な役割を果たします。
アクセス制限の設定
役割
Zoho Peopleでは、役割ごとにアクセス権限を定義し、その役割をユーザーに割り当てることによってユーザーの操作を制御します。業務内容に合わせた役割を割り当てることで、業務に必要なフォームやタブに限定してアクセスを許可できます。
Zoho Peopleには標準でいくつかの役割が設定されています。また、組織の要件に合わせて独自の役割を作成することも可能です。Zoho Peopleにおける役割は、以下の2種類に分類されます。
- 一般的な役割
- 特定の役割
一般的な役割
一般的な役割は、組織全体で使用する役割です。この役割を事前に定義しておくことで、組織内のユーザーに共通のアクセス権限を付与できます。標準では、管理者、責任者、マネージャー、担当チーム、チームメンバーという役割が設定されています。一般的な役割は、場所、部署、役職に関係なく、組織内のどのユーザーにも割り当てることができます。また、組織の要件に合わせて、独自の役割を作成することも可能です。
管理者：Zoho People内のすべてのサービスに対して完全な権限を持つ役割です。すべてのフォームや設定においてあらゆる操作を実行できます。この役割は、システム全体の設定を管理する人や、人事のプロセス全体を監督する人に適しています。
責任者、マネージャー、担当チーム、チームメンバー：これらの役割については、付与するアクセス権限を業務の内容に応じて変更できます。アクセス権限は、サービス、フォーム、項目の単位で設定できます。
特権管理者
特権管理者は、Zoho People全体に対して最も高い権限を持つ最上位の管理者です。組織レベルの管理を担当します。特権管理者の権限は、Zoho Peopleの組織アカウントを作成したユーザーに自動で割り当てられます。
設定ページの上部には、特権管理者の氏名とプロフィール写真が表示されます。
特権管理者は後から変更できます。ただし、特権管理者に指定できるのは、Zoho People内で［Admin］の役割を割り当てられているユーザーのみです。特権管理者を変更する機能は、従業員の退職や組織変更によって、システムの管理を担当する人が変わった場合などに便利です。
特権管理者の変更
特権管理者を変更するには、以下の手順を行います。
特権管理者を変更できるのは、特権管理者に現在指定されているユーザーのみです。
- 特権管理者のアカウントでサインインします。
- ホーム画面から、［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［一般的な役割］に移動します。
- ［管理者］の欄で、編集アイコンをクリックします。［管理者］に割り当てられているユーザーの中から、特権管理者に指定するユーザーを選択します。
- パスワードによるアカウント認証を行います。認証が完了すると、特権管理者が変更されます。
一般的な役割の追加
責任者と担当チームの役割については、役割名の変更と、この役割自体の削除が可能です。マネージャーとチームメンバーについては、名前変更や削除はできません。いずれの役割も、権限の内容は変更できます。
一般的な役割を追加するには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［一般的な役割］に移動します。
- ［一般的な役割を追加する］をクリックします。
- 役割名を入力します。
- ［役割を複製する］のドロップダウンから役割を選択します。新しい役割は、こちらで選択した役割を複製して作成されます。新しい役割の各種権限の設定は、選択した複製元の役割と同じになります。
- ［作成する］をクリックします。
それぞれの役割について、機能に基づく権限と、サービス内の各フォームにおける権限（表示、編集、追加、削除）を設定できます。
一般的な役割の割り当て
一般的な役割をユーザーに割り当てるには、割り当てる役割にカーソルを合わせ、右側に表示される［+］アイコンをクリックします。ユーザーの選択画面が表示されるので、ユーザーを選択します。各役割に何人のユーザーが割り当てられているのかも確認できます。
以下の手順でも、一般的な役割をユーザーに割り当てられます。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［ユーザー］に移動し、ユーザーを選択します。ユーザーの詳細ページで役割の項目を探し、役割を変更します。
- ［処理］→［従業員情報］→［従業員］に移動し、従業員を選択します。従業員の詳細ページで役割の項目を探し、役割を変更します。
特定の役割
組織全体で使用する「一般的な役割」とは別に、特定の場所や部署の人事業務を担当するユーザー向けに限定的な役割が必要になる場合もあります。その場合は、「特定の役割」を作成して、それをユーザーに割り当てることができます。
特定の役割は、エンタープライズプランでのみ利用できます。詳細については、こちらのページをご参照ください。
特定の役割の1つである［データ管理者］は、フォームを使用するすべてのサービスにおいて、特定の役割の適用対象であるフォームに対して、完全なデータアクセス権限を持ちます。
特定の役割の追加
特定の役割を追加するには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［特定の役割］に移動します。
- ［特定の役割を追加する］をクリックします。
- 役割名を入力します。
- ［役割を複製する］のドロップダウンから役割を選択します。新しい役割は、こちらで選択した役割を複製して作成されます。新しい役割の各種権限の設定は、選択した複製元の役割と同じになります。
- ［作成する］をクリックします。
特定の役割の割り当て
特定の役割を従業員に割り当てるには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［特定の役割の割り当て］に移動します。
- ［特定の役割を割り当てる］をクリックします。
- 従業員を選択します。
- 選択した従業員に割り当てる役割を選択します。
- 役割の適用条件を設定します。
-
［保存する］をクリックします。
選択した従業員に、特定の役割を複数割り当てるには、［他の役割を割り当てる］をクリックします。
フォームごとの権限の設定
特定の役割には、Zoho People内のフォームごとに権限を設定する必要があります。この設定により、その役割が割り当てられているユーザーが各フォーム上でどのような操作を実行できるかが決まります。
- ［設定］に移動してサービスを選択します。選択したサービスのタブで、［許可］→［データの権限］→［特定の役割］に移動します。
- ［データの権限］→［特定の役割］、［項目の権限］、［インポート／エクスポート権限］、［表形式のセクションの権限］のそれぞれで、必要に応じて権限（表示する／編集する／追加する／削除する）を設定します。
フォームに対して特定の役割を設定した場合、その役割が適用された従業員は、ドロップダウンから［管理者のデータ］または「管理者以外のデータ」を選択して、フォームのデータを管理できます。
機能に基づく権限
一般的な役割では、機能ごとに権限を設定できます。上部のドロップダウンから一般的な役割の1つを選択し、Zoho People内の以下に表示されている機能について権限の有効／無効を指定できます。
管理者
［管理者］の欄では、Zoho People内の各サービスに管理者を設定できます。画面上部で［ユーザー］をクリックしてユーザーを追加し、サービスごとに［設定］と［データ／操作］の権限を指定します。一部のサービス／フォームでは、適用する場所を限定できます。
また、画面上部で［サービス］をクリックすると、特定のサービスを選択して権限を設定できます。サービスの管理者に指定するユーザーを選択し、［設定］と［データ／操作］の権限を指定します。
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