あるサービスの特定のフォームに対するアクセス権を付与することで、ユーザーがフォームデータを作成、編集、処理、管理できるようになります。
アクセス制限
アクセス制限の概要
Zoho Peopleでは、従業員の機密情報とシステムの安全を守るために、［アクセス制限］の設定を使ってユーザーのアクセスや操作を管理・制限できます。このアクセス制限では、管理者が「役割」を作成し、各ユーザーにどのような操作を許可するか（表示のみか、編集可能にするか、など）を設定します。
人事管理システムにとってデータの安全な保管は極めて重要な課題です。Zoho Peopleでは、組織のデータがさまざまなフォームに保管されるため、フォームやフォーム内の項目の単位でユーザーのアクセス権限を細かく設定します。この設定により、データを安全に保護しつつ、ユーザーの役割に応じて柔軟にアクセスを許可することができます。
役割に基づくアクセス制限では、フォーム上でのデータ操作（表示、追加、編集、削除）を特定のユーザーのみに制限できます。このアクセス制限の設定は、Zoho Peopleでの安全で柔軟なデータ管理の実現に重要な役割を果たします。
アクセス制限に関するヘルプ動画：
アクセス制限の設定
役割
Zoho Peopleでは、役割ごとにアクセス権限を定義し、その役割をユーザーに割り当てることによってユーザーの操作を制御します。業務内容に合わせた役割を割り当てることで、業務に必要なフォームやタブに限定してアクセスを許可できます。
Zoho Peopleには標準でいくつかの役割が設定されています。また、組織の要件に合わせて独自の役割を作成することも可能です。Zoho Peopleにおける役割は、以下の2種類に分類されます。
- 一般的な役割
- 特定の役割
一般的な役割
一般的な役割は、組織内のどのユーザーに対しても割り当てることができます。勤務地、部署、役職に関係なく割り当てが可能です。初期設定の役割として、管理者、責任者、マネージャー、チームメンバー、チーム責任者などがあります。組織のニーズに合わせて独自の役割を作成することも可能です。
管理者：Zoho People内のすべてのサービスに対して完全な権限を持つ役割です。すべてのフォームや設定においてあらゆる操作を実行できます。この役割は、システム全体の設定を管理する人や、人事のプロセス全体を監督する人に適しています。
責任者、マネージャー、担当チーム、チームメンバー：これらの役割については、付与するアクセス権限を業務の内容に応じて変更できます。アクセス権限は、サービス、フォーム、項目の単位で設定できます。
特権管理者
特権管理者は、Zoho People全体に対して最も高い権限を持つ最上位の管理者です。組織レベルの管理を担当します。特権管理者の権限は、Zoho Peopleの組織アカウントを作成したユーザーに自動で割り当てられます。
設定ページの上部には、特権管理者の氏名とプロフィール写真が表示されます。
特権管理者は後から変更できます。ただし、特権管理者に指定できるのは、Zoho People内で［Admin］の役割を割り当てられているユーザーのみです。特権管理者を変更する機能は、従業員の退職や組織変更によって、システムの管理を担当する人が変わった場合などに便利です。
特権管理者の変更
特権管理者を変更するには、以下の手順を行います。
特権管理者を変更できるのは、特権管理者に現在指定されているユーザーのみです。
- 特権管理者のアカウントでサインインします。
- ホーム画面から、［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［一般的な役割］に移動します。
- ［管理者］の欄で、編集アイコンをクリックします。［管理者］に割り当てられているユーザーの中から、特権管理者に指定するユーザーを選択します。
- パスワードによるアカウント認証を行います。認証が完了すると、特権管理者が変更されます。
一般的な役割の追加
責任者と担当チームの役割については、役割名の変更と、この役割自体の削除が可能です。マネージャーとチームメンバーについては、名前変更や削除はできません。いずれの役割も、権限の内容は変更できます。
一般的な役割を追加するには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［一般的な役割］に移動します。
- ［一般的な役割を追加する］をクリックします。
- 役割名を入力します。
- ［役割を複製する］のドロップダウンから役割を選択します。新しい役割は、こちらで選択した役割を複製して作成されます。新しい役割の各種権限の設定は、選択した複製元の役割と同じになります。
- ［作成する］をクリックします。
それぞれの役割について、機能に基づく権限と、サービス内の各フォームにおける権限（表示、編集、追加、削除）を設定できます。
一般的な役割の割り当て
一般的な役割をユーザーに割り当てるには、割り当てる役割にカーソルを合わせ、右側に表示される［+］アイコンをクリックします。ユーザーの選択画面が表示されるので、ユーザーを選択します。各役割に何人のユーザーが割り当てられているのかも確認できます。
以下の手順でも、一般的な役割をユーザーに割り当てられます。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［ユーザー］に移動し、ユーザーを選択します。ユーザーの詳細ページで役割の項目を探し、役割を変更します。
- ［処理］→［従業員情報］→［従業員］に移動し、従業員を選択します。従業員の詳細ページで役割の項目を探し、役割を変更します。
特定の役割
組織全体で使用する「一般的な役割」とは別に、特定の場所や部署の人事業務を担当するユーザー向けに限定的な役割が必要になる場合もあります。その場合は、「特定の役割」を作成して、それをユーザーに割り当てることができます。
特定の役割は、エンタープライズプランでのみ利用できます。詳細については、こちらのページをご参照ください。
特定の役割の1つである［データ管理者］は、フォームを使用するすべてのサービスにおいて、特定の役割の適用対象であるフォームに対して、完全なデータアクセス権限を持ちます。
特定の役割の追加
特定の役割を追加するには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［特定の役割］に移動します。
- ［特定の役割を追加する］をクリックします。
- 役割名を入力します。
- ［役割を複製する］のドロップダウンから役割を選択します。新しい役割は、こちらで選択した役割を複製して作成されます。新しい役割の各種権限の設定は、選択した複製元の役割と同じになります。
- ［作成する］をクリックします。
特定の役割の割り当て
特定の役割を従業員に割り当てるには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［特定の役割の割り当て］に移動します。
- ［特定の役割を割り当てる］をクリックします。
- 従業員を選択します。
- 選択した従業員に割り当てる役割を選択します。
- 役割の適用条件を設定します。
- ［保存する］をクリックします。
選択した従業員に、特定の役割を複数割り当てるには、［他の役割を割り当てる］をクリックします。
フォームごとの権限の設定
特定の役割には、Zoho People内のフォームごとに権限を設定する必要があります。この設定により、その役割が割り当てられているユーザーが各フォーム上でどのような操作を実行できるかが決まります。
- ［設定］に移動してサービスを選択します。選択したサービスのタブで、［許可］→［データの権限］→［特定の役割］に移動します。
- ［データの権限］→［特定の役割］、［項目の権限］、［インポート／エクスポート権限］、［表形式のセクションの権限］のそれぞれで、必要に応じて権限（表示する／編集する／追加する／削除する）を設定します。
フォームに対して特定の役割を設定した場合、その役割が適用された従業員は、ドロップダウンから［管理者のデータ］または「管理者以外のデータ」を選択して、フォームのデータを管理できます。
機能に基づく権限
一般的な役割では、機能ごとに権限を設定できます。上部のドロップダウンから一般的な役割の1つを選択し、Zoho People内の以下に表示されている機能について権限の有効／無効を指定できます。
管理者
［管理者］タブでは、組織の従業員（管理者ではないユーザー）に特定のタブや機能の管理者の役割を割り当てることができます。
以下のアクセス権を付与できます。
- タブの設定
- タブのデータ（操作）
- ［自動化］、［タブ＆フォームのカスタマイズ］、［権限］、［ライセンス］などの管理機能
特定のタブや機能の管理者を設定するには：
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［管理者］の順に移動します。
- ［ユーザーを追加する］をクリックします。
ユーザーが見つからない場合、該当するユーザーが［タブと設定］、［管理画面］、［フォーム］の管理者としてすでに追加されていないかご確認ください。ユーザーがすでに一覧に表示されている場合は、該当するユーザーをクリックして、管理者のアクセス権限を付与します。 - 組織からユーザーを選択します。
- ［追加する］をクリックします。
- 必要な権限を有効にします。
・設定：タブ全般の設定や管理を実行できます。
・データ／操作：データの作成、編集、処理、管理など、タブ内の操作データを管理できます。
・場所（データ）：選択した場所のデータへのアクセスを必要に応じて制限できます。 - 権限のページを最後までスクロールして、［自動化］、「タブ＆フォームのカスタマイズ］、［権限］、［ライセンス］など、すべてのサービスの機能に対するアクセス権を付与します。
- ［保存する］をクリックします。
選択したアクセス権がユーザーに付与されます。
特定のユーザーに付与された管理者権限の一覧表示
特定のユーザーに付与された管理者権限をまとめて表示するには：
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［管理者］の順に移動します。
- アクセス権限を確認したいタブをクリックします。
タブと設定
特定のタブの［設定］と［データ（操作）］の権限を付与されたユーザーが表示されます。
管理画面
［自動化］、［タブ＆フォームのカスタマイズ］、［権限］、［ライセンス］のタブすべてに対するアクセス権限を付与されたユーザーが表示されます。
フォーム
各サービスの特定フォームのデータを管理できる管理者として権限を付与されたユーザーが表示されます。
適用対象のグループ
適用対象のグループは、部署、勤務地、役職、役割、雇用形態、組織構造の項目、個人の選択などの条件に基づいて、従業員のグループを設定／管理するのに役立ちます。設定された条件を満たす従業員は、自動的にグループに追加されます。
これらのグループは、Zoho Peopleのさまざまなタブで、権限、規定、その他の機能の適用条件を設定する際に繰り返し利用できます。
適用対象のグループを設定するには：
- ［設定］→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［適用対象のグループ］の順に移動して、［追加する］をクリックします。
- グループ名を入力します。
- 条件を設定します。
- ［保存する］をクリックします。
現在、これらのグループを人事プロセスにおける権限の適用条件のセクションで関連付けて、アクセス権限と適用条件を管理できます。
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