ユーザーアクセス制御
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ユーザーアクセスコントロールとは
Zoho People のユーザーアクセスコントロールは、ユーザー権限の管理および制限により、機密性の高い従業員データやシステム機能の安全な取り扱いを実現します。管理者は、役割の定義、アクセスレベルの割り当て、アプリケーション内で誰が表示・編集・特定のタスクを実行できるかを制御できます。
セキュリティは HRMS において極めて重要な要素であり、Zoho People ではすべての組織データがフォームに保存されます。強固なデータ保護とアクセス制御を実現するため、管理者はフォーム・項目・処理ごとにユーザー役割に基づいた詳細なアクセス権限を設定できます。
役割ベースのアクセス管理により、認証済みの従業員のみがフォームデータの表示・追加・編集・削除を行うことができ、Zoho People でのデータ管理を安全かつコントロールされたものにします。
ユーザーアクセスコントロールの設定
役割
Zoho People では、役割がユーザーのアクセス権限および組織アカウント内での責任範囲を定義します。役割によって、ユーザーは職務内容に応じて Zoho People 内のフォーム、タブ、データへの適切なアクセスレベルが付与されます。
Zoho People にはあらかじめ定義された役割が用意されているほか、組織のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。役割は以下のように分類されます。
- 一般役割
- 特定役割
一般役割
Zoho People の一般役割は、システム定義された役割であり、権限があらかじめ設定された役割を従業員に割り当てることができます。これらの役割には、Admin、Director、Manager、Team Member、およびTeam Inchargeが含まれます。場所、部署、役職に制限されず、組織内の任意のユーザーに割り当て可能です。また、独自の役割を追加することもできます。
Admin 役割: Admin はすべての Zoho People サービス、すべてのフォーム、サービス、操作および設定への無制限のアクセス権を持ちます。この役割は、システム全体の設定や人事プロセスの管理を担当する管理者に最適です。
Director、Manager、Team Member、Team Incharge 役割: これらの役割にはカスタマイズ可能なアクセス権限が付与されており、職務内容や要件に応じてアクセスレベルを調整できます。権限は特定のフォーム、項目、サービスへのアクセスコントロールとして調整可能です。
スーパー管理者
スーパー管理者は、Zoho People 内で最高レベルのアクセス権と権限を持つ主な担当者です。この役割は Zoho People アカウントを作成した個人に自動的に割り当てられ、組織全体のアカウント管理を担当します。
アカウントのスーパー管理者権限は設定ページで確認できます。
Super Administrator 役割の権限は、Zoho People の Admin 役割を持つユーザーに移譲できます。この機能は、アカウントが最初に個人によって設定され、その後システムの管理を行わなくなった場合や、組織変更（役割の移行や再編成など）によりアカウント担当者の委任が必要な場合に特に便利です。
Super Administrator の変更
Super Administrator 権限を移譲するには、次の手順を実行してください。
権限の移譲は、アカウントの Super Administrator のみが可能です。
- アカウントの Super Administrator としてログインします。
- ホームページから、設定 > 管理取引先 > ユーザーアクセス管理 > 役割 > 一般役割に移動します。
- Admin役割内で、編集アイコンをクリックし、いずれかの admin 役割ユーザーをSuper Administratorとして選択します。
- 権限を移譲する際は、アカウントのパスワードで認証してください。
一般役割の追加
Director および Team Incharge 役割のみご希望に合わせて編集できます。Manager および Team member については、権限のみを変更可能です。
新しい一般役割を追加するには：
- 設定 > 管理取引先 > ユーザーアクセス管理 > 役割 > 一般役割に移動します。
- 一般役割の追加をクリックします。
- 役割名を入力します。
- 既存の役割と同じ内容で役割を作成する場合は、複製する役割のドロップダウンから該当役割を選択します。これにより、同じ権限やアクセス権が複製役割にも適用されます。
- 作成をクリックします。
機能別権限の設定や サービスごとのフォーム権限（表示、編集、追加、削除）をこれらの役割に設定できます。
一般役割の割り当て
一般役割は、該当する役割にカーソルを合わせ、役割右上の追加アイコンをクリックしてユーザーを選択することで割り当てできます。また、各役割に担当しているユーザー数も表示できます。
または、次の方法も可能です:
- 設定 > 管理 取引先 > ユーザーに移動し、ユーザーデータをクリックして役割項目を検索し、役割を変更します。
- Operations > 従業員 Information > 従業員に移動し、ユーザーデータをクリックして役割項目を検索し、役割を変更します。
Specific 役割
スタンダード一般役割に加え、組織によっては従業員に特定の場所や部署の人事業務を担当させるなど、追加の役割を持たせる必要がある場合があります。このような場合、特定の役割を作成し、従業員に割り当てることで対応できます。
Specific 役割機能はエンタープライズプランのユーザーのみご利用いただけます。詳細はこちら。
Specific 役割カテゴリー内のData Admin 役割は、それぞれのフォームで設定された権限に基づき、Zoho People内のすべてのフォームベースサービスへの完全なデータアクセスを提供します。
Specific 役割の追加
Specific 役割を追加するには
- 設定 > 管理 取引先 > ユーザー Access Control > Roles > Specific 役割に移動します。
- 追加する Specific 役割をクリックします。
- 役割名を入力します。
- 「複製する役割」ドロップダウンから特定の役割を選択すると、既存の役割と同じ権限やアクセス権を持つ役割を作成できます。
- 作成をクリックします。
Specific 役割の割り当て
Specific 役割を従業員に割り当てるには：
- 設定 > 管理 取引先 > ユーザー Access Control > Roles > Specific 役割 Assignmentに移動します。
- Assign Specific 役割をクリックします。
- 従業員を選択します。
- 選択した従業員に割り当てたいSpecific 役割を選択します。
- 役割の適用範囲を設定します。
-
保存をクリックします。
「Assign Another 役割」オプションを利用すると、従業員に複数のSpecific 役割を割り当てることができます。
フォームにおけるSpecific役割の権限設定
必要なZoho PeopleフォームにSpecific役割を関連付け、その役割のユーザーが該当フォームデータを管理できるように権限を定義します。
- 設定 > サービスの選択 > 権限 > Specific役割へ移動します。
- データ権限 > Specific役割、項目権限、インポート・エクスポート権限、およびTabular Section権限で、必要なSpecific役割権限（表示、編集、追加、削除）を設定します。
フォームにSpecific役割を設定すると、そのSpecific役割が適用されている従業員は、ドロップダウンからData AdminまたはNon Admin Dataを選択してフォームデータを管理できます。
Function Based権限
一般役割ユーザー向けにFunction based権限を設定できます。一般役割を選択し、Zoho Peopleで以下の機能へのアクセスを有効または無効にします。
管理者
このタブでは、従業員を特定のZoho Peopleサービスの管理者として割り当てることができます。各サービスごとに設定やデータ／操作へのアクセスを有効にし、アクセスを制御する適用対象の場所を指定できます。
また、特定のサービスに管理者を割り当てる場合は、サービスタブに移動して利用可能なサービスを表示します。管理者を追加したいサービスをクリックし、設定やデータ／操作へのアクセスを有効にしてください。
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