従業員向けエンゲージメントサービス

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カスタマイズ可能な事前オンボーディングフローでは、面接に合格し選ばれた候補者に対して招待を送信し、それにより組織についての参考資料を提供したり、個人情報やプロフェッショナル情報を提供させたりすることができます。これにより、雇用条件、背景確認の許可書、ノンディスクロージャーアグリーメント（NDA）、その他の会社固有のフォームの署名のコピーの配布と回収、そして候補者が組織に加入する前に完了しておく必要のある項目を管理することができます。

候補者のオンボーディングはポータルを通じて行われ、新規雇用者はZoho Peopleにはアクセスできません。

候補者オンボーディングフローの設定方法を表示する

候補者オンボーディングフローを設定する手順

候補者オンボーディングフローを構築するには、設定 > すべて表示 > Onboarding に移動し、以下の手順に従います。

ポータル名を設定する

候補者のオンボーディングはポータルを通じて行われるため、候補者のオンボーディングフローに適切なポータル名を定義します。この候補者オンボーディングポータルは、その他の製品からは独立しています。候補者が追加され、オンボーディングが開始されると、ポータルは候補者にアクセス可能となります。候補者がオンボーディングプロセスを完了すると、このポータルへのアクセスは失われます。

ポータルのアクセスURLは通常、この形式になります： https://people.zoho.com/[portalname]/cp/preonboarding.

ポータルを設定する方法：

初めて時間を使用するユーザーの場合は、設定 > オンボーディング > フロー > 候補者オンボーディング > フローに移動し、候補者オンボーディングポータル名を入力します。

ポータル名は英数字のみ含めることができ、特殊文字やスペースは許可されていません。

入力したポータル名のURLは、https://people.zoho.com/zenithsolutions/cp/preonboardingとなります。

すでにポータル名が定義されている場合は、新しいポータル名を変更・入力するために、編集（ペンシル）アイコンをクリックできます。

すでに新規採用者のオンボーディングプロセスを開始し、後でポータル名を更新した場合、新規採用者に共有されていた既存のリンクは無効となります。新規採用者が候補者オンボーディングプロセスにアクセスし完了させるためには、更新したリンクを送信する必要があります。
候補者と共有するためにポータルリンクをコピーをクリックし、オンボーディングが開始された候補者に更新した候補者ポータルのウェブサイトURLをコピーして共有します。

フローの修正

候補者のオンボーディングフロー名を組織のニーズに合わせて変更し、候補者オンボーディングポータルのアクセスURLの期限を設定する日数を設定できます（任意の設定)

フロー名と期限を設定するには：

設定 > Onboarding > Flows > Candidate Onboarding > Flowに移動し、編集（鉛筆）アイコンをクリックします。
組織の好みに合わせてFlow 名前を変更してください。
ポータルへのアクセスリンクの有効期限を日数で入力し、保存をクリックします。

設定できる期間の最大は120日間です。

オンボーディングポータルは、指定した日数、オンボーディングプロセス開始日から候補者がアクセスできます。

例えば、期限を15日に設定した場合、候補者のオンボーディングプロセス開始時から15日後にポータルリンクは無効になります。それらは新しいURLを取得するためにHRパートナーに連絡する必要があります。

候補者オンボーディングフローの設定

候補者のオンボーディングフローには次のタブが含まれており、これにより組織の好みに合わせて定義し、カスタマイズすることで、新しい採用者のためのオンボーディングプロセスが会社のポリシーやニーズにより一致します。

候補者のオンボーディングフローを確立するには、設定 > Onboarding > Flows > Candidate Onboarding > Flowに移動し、フロー名をクリックします。

ようこそ

これは候補者に最初に表示されるページであり、ホームページのビデオURLを指定し、HRパートナーを選択します。

ホームページの動画URL

ホームページの動画URLにあなたの会社の紹介動画のURLを追加することができます。これは候補者がウェルカムページのポータルで閲覧できるようになります。
HRパートナーを選択
あなたの組織の候補者オンボーディングを管理するHRパートナーを選択します。

招待状を新入社員に送る前に、担当のHRパートナーを変更するオプションがあります。

権限

権限セクションには、Zoho Peopleの候補者フォームが含まれており、設定>全てを表示>オンボーディング>拡張サービスで見つけることができます。このフォームは、候補者のオンボーディングポータルの権限セクションに表示され、候補者が必要な詳細を表示し、完了できます。

候補者情報フォームにはいくつかのセクションがあり、それらは組織の各種設定に合わせてカスタマイズすることができます。

候補者の詳細: このセクションには、候補者の個人詳細を収集するためのフォーム項目が含まれます。
住所の詳細: このセクションには、候補者の住所詳細を収集するためのフォーム項目が含まれています。
プロフェッショナルな詳細: このセクションには、スキルセット、雇用のデータ元、予定の入社日など、候補者のプロフェッショナルな詳細を収集するためのフォーム項目が含まれます。
教育: このセクションには、候補者の教育詳細を収集するためのフォーム項目が含まれています。
経験: このセクションには、候補者の就業経験の詳細を収集するためのフォーム項目が含まれています。

The 説明 in the 権限セクションはあなたの希望に合わせてカスタマイズすることができ、オンボーディングフローの権限インターフェースに更新されます。

フォーム

このセクションでは、カスタムフォームを追加して、オンボーディングプロセス中に候補者から追加情報を収集するためのタグをつけることができます。フォームのドラッグアンドドロップ、重要なフォームを必須に設定してスキップされないようにするオプションがあります。

新規のカスタムフォームを追加するには、設定 > オンボーディング > 拡張サービスへ移動します。カスタムフォームの追加についての詳細は、Zoho Peopleでのサービスの拡張を参照してください。

フォームセクションの説明はあなたの希望に合わせてカスタマイズすることができ、オンボーディングフローのフォームインターフェースに更新されます。

ドキュメントとポリシー

候補者と共にオンボーディングドキュメントとポリシータブを活性化します。これらのドキュメントは、オンボーディングの過程で署名され、読まれ、承認される必要があります。

ドキュメントとポリシーセクションの説明をお好みに合わせてカスタマイズします。これらは、オンボーディングの流れのドキュメントとポリシーのインターフェースで更新されます。

読んで承認するべきドキュメント

候補者が読み、承認すべき、または署名すべきドキュメントを追加します。

このセクションでは、メールマージテンプレートのみがサポートされます。

このセクションにドキュメントを追加するには:

定義済みのメールマージテンプレートをドロップダウンから選択します。

Zoho Peopleの設定 > Onboarding > 自動化 > テンプレート > メールマージテンプレート の下でメールマージテンプレートを作成することができます。ここでカスタムテンプレートを設定することができます。

メールマージテンプレートの例:

オファーレター
雇用規定
背景チェックの承諾書
秘密保持契約(NDA)、および
その他の会社特有の書類

メールマージテンプレートに関する詳細な情報は、自動化 - 概要 & 使用事例をご参照ください。

ドキュメント名を入力します。
署名タイプを以下のように選択します：

承認/却下 : これにより、候補者はドキュメントを読んで承認もしくは却下を選択することができます。
Zoho Sign : これにより、候補者はドキュメントを読んで署名することができます。

E-Signの設定は、Zoho Sign、DocuSignまたはAdobe SignなどのE-SignプラットフォームとZoho Peopleを統合している場合のみ利用可能です。E-sign統合に関する詳細情報は、E-Signアプリケーション統合を参照してください。

⋮アイコンをクリックして追加したメールマージテンプレートからドキュメントを表示し、編集します。
追加するをクリックして、読んで承認すべき他のドキュメントを含めます。

読むべきドキュメント

オンボーディングプロセス中に候補者が読むべきポリシーや組織ドキュメントなどのドキュメントを追加します。

Zoho PeopleのFilesサービスに含まれる組織のファイルにドキュメントを追加して、このセクションに表示できます。これはすべての適用対象です。組織のファイルにドキュメントを追加する方法については、組織のファイルを参照してください。

チェックリスト

候補者のオンボーディングでのチェックリストは、管理者のみが使用し、候補者からはアクセスできません。

チェックリストを使用して、管理者が候補者がオンボーディングプロセスの必要なすべての手順を完了したことを確認できます。メール通知、アイテムの更新、カスタム機能などの処理は、チェックリストの完了時に実行できます。

チェックリストをフローに取り入れて候補者を招待する前に利用可能にし、それを任意の後続の候補者のオンボーディングに使います。

チェックリストの追加と理解に関する情報については、自動化 - 概要＆使用ケースを参照してください。

候補者がオンボーディングプロセスを終えると、管理者はチェックリストを認証し、完了させることができます。候補者のデータに対するチェックリストは、Operations > Onboarding > オンボーディング候補者レポート > Onboardedで見つけることができます。データをクリックして、チェックリストを表示し、最終化します。

オンボーディングフローの保存とプレビュー

各タブの設定を保存した後に保存をクリックして、候補者のオンボーディングフロー設定を保存します。

プレビューする Onboarding Flowオプションは、オンボーディングフローのすべてのタブで利用できます。この機能は、候補者の視点からフローを表示することで、必要に応じてフロー情報を確認し、調整するのに役立ちます。

新規Flowを追加

あなたはあなたの組織のために複数のCandidate Onboardingフローを設定できます。それにより、新入社員のオンボーディングプロセスを彼らの働く場所と役割に基づいてパーソナライズできます。

場所と役割に基づいたCandidate Onboardingフローを作成する方法：

設定 > Onboarding > Flows > Candidate Onboardingに移動します。
フロータブで新規Flowの追加をクリックします。
Flow名を入力します。
関連する場所を選択します。
関連する役割を選択します。
ポータルの有効期間を日数で指定し、保存をクリックします。

Candidate Onboarding ポータルは、プロセス開始から一定の日数の間だけ候補者がアクセスできます。ポータルが有効期限切れになった場合、候補者はHRパートナーに連絡して再度アクセスを得て、オンボーディングを完了することができます。
フローを追加した後は、Onboarding Processを設定するためのCandidate Onboarding Flowの設定を参照してください。
保存をクリックします。
指定した場所と役割の新規オンボーディングフローが作成されます。

Onboarding Flowsの並べ替え

Candidate Onboarding flowは、リストされた順序に基づいてあなたの候補者に対して開始されます。あなたはカスタムCandidate Onboardingフローのいずれかを単純に上または下にドラッグして並べ替えることができます。

すべてに適用されるCandidate Flowは最後に配置する必要があります。

上の画像で示す順番に従って:

Austin 場所の候補者オンボーディングを開始すると、対応するAustinのフローが開始されます。
候補者の役割や場所を特定せずに候補者オンボーディングが開始され、選択した場所や役割に対する特定のフローがない場合、すべての対象者に適用される初期設定のオンボーディングフローが開始されます。

有効にする, 無効にする, 編集、または削除オンボーディングフロー

進行中のオンボーディングが対応するフローに存在しないとき、オンボーディングフローを有効にする, 無効にする, または削除できます。

候補者のオンボーディングフローの各種設定

候補者のオンボーディングフローの各種設定の設定方法:

設定 > オンボーディング > フロー > 候補者のオンボーディング > 各種設定 へ移動します。
管理者にオンボーディングを完了と設定する権限を許可するを有効にします。このオプションを設定すると、オンボーディングプロセスが完了した候補者のオンボーディングを手動で完了と設定するための、候補者が提供した詳細を確認し、そのオンボーディングを完了と設定することができます。
候補者の仮入社日の設定を設定します。
マップフォーム項目をクリックして、提供された従業員フォーム項目に対して関連する候補者フォーム項目を選択し、候補者情報を従業員フォームに更新します。