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Zoho Projectsのフェーズ自動化では、フェーズのライフサイクルにおける定型プロセスを自動化し、プロジェクトを他のアプリケーションと連携させることで、プロジェクト管理を簡素化できます。

利用例

ソフトウェア開発：開発フェーズが「完了」とマークされると、QAリードとフェーズの担当者にメール通知が自動送信され、クライアントにはWhatsApp通知が送信されます。手動でフォローアップする必要はありません。

イベント管理：イベント会社では、「会場予約」、「ケータリング」、「ロジスティクス」などのフェーズを管理します。フェーズの開始日になると、時間基準のワークフロールールが実行され、担当者へのリマインダー送信と優先度の更新が自動で行われます。

ワークフロールール

ワークフロールールは、フェーズのレイアウトに関連付けられます。フェーズの作成、コメントの追加、更新、ゴミ箱への移動、日付に基づくしきい値への到達など、特定の条件が満たされると処理が自動的に実行されます。ルールには、メール通知、Webhook、WhatsApp通知、カスタム関数を関連付けることができます。

時間基準のワークフロールール

時間基準のルールでは、開始日、期限、作成日などのフェーズの日付項目を基準に自動処理をスケジュールできます。これにより、重要なリマインダーや更新を手動操作なしで確実に実行できます。

メールテンプレート

メールテンプレートは、フェーズ関連の更新に使用する事前定義済みのメール形式です。プレースホルダーを使用すると、各通知にフェーズ情報を動的に挿入できます。

メール通知

メール通知は、特定のフェーズ操作が完了したときに、1人以上のユーザーに自動送信される通知です。通知はワークフロールールに関連付けることができ、ルールが実行されるたびにユーザーへ通知できます。

Webhook

Webhookは、フェーズのイベントが発生したときにZoho Projectsから任意の外部アプリケーションへ送信されるHTTP通知です。Webhookをワークフロールールに関連付けることで、外部ツール間の更新を自動化できます。

WhatsApp通知

WhatsApp通知では、WhatsApp Businessを通じて顧客やチームメンバーにフェーズの更新情報をリアルタイムで送信できます。承認済みのメッセージテンプレートを使用し、ワークフロールールを通じて通知が自動送信されます。

カスタム関数

カスタム関数は、ワークフロールールから呼び出せるDelugeコードです。関連データの更新、Cliqメッセージの送信、外部アプリとの連携など、複雑な自動処理を実行できます。