Zoho Projectsのタスクに関する自動化機能の概要
Zoho Projectsのタスク自動化機能を使用すると、外部アプリとの連携や定期的な業務の自動化によって、効率的なプロジェクト管理を実現できます。
使用例
人事業務：IT企業の人事担当者が、Zoho Projectsを使用して新入社員の入社手続きを管理しているとします。担当者は、「書類選考中」、「入社式予定」、「入社済み」など、入社手続きの各フェーズやステータスを定義したブループリントを作成します。たとえば、「新入社員の採用」というタスクを追加すると、そのタスクのステータスは自動的に「書類選考中」に設定され、書類選考が完了すると、タスクのステータスは「入社式予定」に自動更新されるように設定します。ブループリント内のタスクステータスが「入社済み」に更新された際に、「基本給」や「パソコンの支給」などの項目を自動更新するマクロルールを設定できます。また、メールテンプレートを使用して、新入社員への歓迎メールを自動送信することも可能です。なお、入社手続きが完了した際には、人事担当者と新入社員の双方にメール通知を自動的に送信できます。
イベント業務：イベント企業の営業担当者が顧客に見積書を送付する際、タスクのステータスを「承認待ち」に更新したいとします。タスクワークフローを使用すると、営業担当者または管理者は、顧客に見積書を送信する条件を設定できます。
ソフトウェア開発／IT業務：開発者がタスクのステータスを「テスト」に更新した際に、QAエンジニアへ通知メールを送信したいとします。ワークフローを活用することで、ステータスが「テスト」に更新された際に、QAエンジニアへ自動でメールを送信できます。
ブループリント
Zoho Projectsのブループリントは、業務プロセスを体系的に自動化する流れを定義、設計するのに役立ちます。また、ステータスと遷移を使用することで、業務の進行を効率的かつ体系的に管理できます。
ワークフロールール
プロジェクトごとのワークフロールールは、プロジェクトのレイアウトに関連付けられています。特定の条件が満たされると、処理が自動実行されます。これらのルールには、メール通知やWebhookを関連付けることができます。
マクロルール
マクロルールを使用すると、複数のタスクのステータスや項目を一括更新できます。マクロルールを設定することで、特定の条件を満たした際に、タスク項目を指定した値で自動的に更新できます。ワークフロールールとは異なり、自動実行には対応していません。マクロルールによる一括更新を実行するには、手動で起動する必要があります。
メールテンプレート
メールテンプレートは、プロジェクトの更新やお知らせの送信に使用できる、定義済みのメール書式です。
メール通知
メール通知の機能を使用すると、特定の処理が実行された際に、プロジェクトユーザーへ通知を自動送信できます。また、通知をワークフローに関連付けることで、ルール実行時にユーザーへ通知できます。
Webhook
Webhookは、Zoho Projectsから外部アプリに送信できるHTTPリクエストです。Webhookをワークフロールールに関連付けることで、外部アプリへの更新を自動化できます。
Zoho Projectsが人事システムと連携している場合、Webhookを通じて、従業員データの更新や入社手続きのステータス変更などを実行できます。