ワークフロー

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Zoho Quartz for Partnersは現在ベータ段階で、オンデマンドでご利用いただけます。ご興味のあるZohoパートナーの方は、quartz-サポート@zohocorp.com までメールで早期アクセスをリクエストできます。

概要

ワークフローページでは、自動化を実装し、業務の効率化や運用の最適化を図ることができます。ルールや外部連携を設定することで、さまざまなタスクを自動化し、Zoho Quartzを他のZohoサービスや外部のサードパーティサービスと連携させることが可能です。例えば、Quartzで新規フィードバックが送信された際に、ヘルプデスクソフトウェアでチケットを自動的に作成することができます。

利用可能範囲

この機能はQuartzワークスペースの管理者が利用できます。また、すべてのデータセンター（US、EU、IN、AU、CN、JP、SA、CA）でご利用いただけます。

概要

Zoho Quartzには強力な自動化機能が搭載されています。定義された処理に基づき、特定の処理を外部ツールで実行するためのルールを設定できます。現在、以下のサービスとの外部連携をサポートしています。
  1. Jira cloud
  2. Zendesk
  3. Zoho BugTracker
  4. Zoho Cliq
  5. Zoho Creator
  6. Zoho Desk
  7. Zoho Mail
  8. Zoho Projects

法人での利用例

例えば、Zoho Cliqを組織内コミュニケーションに活用している場合、Zoho QuartzとZoho Cliqを連携させることで、新規フィードバックが送信されるたびにチームのチャンネルへ自動メッセージを設定できます。これにより、チーム全体が最新情報を把握でき、顧客からのフィードバックにも迅速に対応できるため、対応力やサービス品質の向上につながります。

ワークフローの操作

このセクションでは、ワークフールール、外部連携、ワークフローログの3つの主要コンポーネントについて説明します。これにより、自動化されたプロセスを効果的に管理・監視できます。

ワークフールール

ルールを作成するには：
  1. ワークフロー ページで「作成ルール」ボタンをクリックします。ルールにはワークスペースとプロジェクトの2種類があります。必要なオプションを選択してください。

  2. 「ルール詳細」セクションが表示されます。ここで、以下の情報を入力します。
    ルール名:ルールに名前を付けます。
    説明:ルールの目的について簡潔に説明します。
    実行タイミング:ルールの実行条件を選択します。ワークスペースルールの場合、プロジェクトが作成または削除された際に実行するよう設定できます。同様に、プロジェクトルールはフィードバックが作成、共有、削除されたときに実行されるよう設定可能です。
    プロジェクト:プロジェクトルールの設定時、すべてのプロジェクトに適用するか、特定のプロジェクトのみに限定することができます。
    次へをクリックします。

  3. 「条件」セクションで、ルールをいつ有効にするかを設定します。すべてのケースまたは特定の条件を満たす項目のいずれかにルールを適用できます。後者を選択した場合、ルールを発動させるための項目、演算子、値を指定する必要があります。「次へ」をクリックします。

  4. 最後に、「処理」セクションが表示されます。ここで「操作を追加」をクリックし、Jira Cloud、Zendesk、Zoho BugTracker、Zoho Desk、その他のサードパーティ ツールを含む外部サービスに基づいて実行する処理を設定します。


    メモ: 実行可能な処理は、各サービスごとに異なります。

  5. 次に、連携を選択します。ドロップダウンメニューから必要な外部連携を選択してください。新しい外部連携を作成する場合は、新しい外部連携ボタンをクリックします。最後に、操作名を入力し、次へをクリックします。
  6. 次のポップアップで、外部またはZohoサービス上で実行する処理を設定できます。また、左側に表示されているさまざまな変数を利用してカスタマイズが可能です。これらの変数は、Zoho Quartz フィードバック変数（件名、説明、メール、メッセージリンク）、Zoho Quartz システム変数（現在時刻）、Zoho Quartz プロジェクト変数（名前）として分類されています。これらの変数を活用することで、ニーズに合わせて処理を柔軟に調整できます。
  7. 操作の設定が完了したら、完了をクリックします。操作が保存されます。
  8. 最後に「作成」をクリックすると、ワークフロールールが作成されます。

外部連携

サードパーティやZohoサービスと連携するには、外部連携を作成してください。外部連携は、Zoho Quartz内で発生した特定の処理をもとに、外部サービス上で処理を実行するために不可欠です。さまざまなZohoおよびサードパーティサービスとのシームレスな連携により、簡単に外部連携を作成してワークフローを強化できます。

外部連携を作成するには:
  1. 「Connection を追加」をクリックして開始します。
  2. 「Application を選択」セクションで、連携したいサービスを選択します。

  3. 「Connection 作成」ページに移動します。ここで以下の情報を入力してください：
    Connection 名：Connection の名前を入力します。
    操作を選択：この Connection に含めたい処理を選択します。すべての処理を含めることも可能です。

  4. 「作成」をクリックすると、Connection 認証ページに移動します。ここで、適切な認証情報でご自身を認証してください。完了すると、Connection が正常に作成されます。

ワークフロー Logs

ワークフロー logs では、Zoho Quartz 内で実行されたすべてのワークフローの詳細なデータを管理できます。これらのログは、ワークフローの監視、トラブルシューティング、最適化に役立つ重要な情報を記録します。
ワークフロー Logs セクションでは、次の情報を確認できます：
- ルール名：実行されたワークフールールの名前
- 実行時間：ルールが実行された正確な時刻
- 所要時間：ルールを実行するのにかかった期間
- ステータス：ルールの現在の実行ステータス。Queued（キュー中）、失敗、完了のいずれかです。

ワークフロー logs は、さまざまな期間で並べ替え可能です。例：
  1. 過去30日間
  2. 今日
  3. 昨日
  4. 特定の日付
  5. カスタム範囲
さらに、実行ステータスでフィルターをかけることもでき、すべて、Queued、完了、失敗で分類された履歴を表示できます。
  1. Quartz の概要
  2. Quartz でのビデオ録画
  3. フィードバック
  4. プロジェクト
  5. ユーザー
  6. ポータル
  7. 設定