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ワークフローの概要

ワークフローを使用するメリット

1. 効率化
   メール送信、候補者ステータスの更新、フォローのリマインダー割り当てなどの定型タスクを自動化できます。
2. 一貫性
   採用チーム全体で標準化されたプロセスを確保し、エラーや不一致を最小限に抑えられます。
3. エンゲージメントの向上
   事前に定義した条件やスケジュールに基づいて、候補者やクライアントとのやりとりを個別化できます。
4. 時間の節約
   ワークフローがバックグラウンドで繰り返しの処理を行うため、重要度の高いタスクに集中できます。

ワークフローの構成要素

トリガー

処理

特定項目の更新

時間基準の処理

使用例

候補者へのフォローの自動化

データの更新

締切日のリマインダー

ワークフローのルールの設定

ステップ1：ルールの基本情報の入力

1. ［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、［ルールの作成］をクリックします。新しいルールの作成ポップアップで、次の操作を行います。
   
1. ドロップダウンから、ルールを適用する［タブ］を選択します。
   
2. ［ルール名］と［詳細］（オプション）を入力します。
   
3. 完了したら、［次へ］をクリックします。
   

ステップ2：ルールを実行するタイミングの指定

ステップ3：条件と処理の指定

  

1. 次のいずれかを選択します。
   
1. ［条件に適合するデータ］：指定した条件に適合するデータに対してのみ、ルールが実行されます。
   
2. ［すべてのデータ］：すべてのデータに対してルールが実行されます。
   
3. ［上記のいずれの条件にも一致しないデータ］：このオプションは、2つ目以降の条件で［すべてのデータ］オプションに代わって表示されます。
   
2. 条件を指定します。［追加］アイコンをクリックして、複数の条件を追加できます。
   
3. 複数の条件を追加すると、［編集］オプションから［条件パターン］を編集できます。
   
4. ［次へ］をクリックし、すぐに実行する処理または時間基準の処理を追加します。
   
5. ［別の条件を追加］ボタンをクリックして別のワークフロー条件を追加し、上記の手順を繰り返します。
   
6. 前に指定した条件のいずれにも該当しないデータに対して共通の条件を追加し、それに処理を関連付けることもできます。このオプションを利用するには、ルールに少なくとも2件の条件が必要です。
   

メモ：［別の条件を追加］ボタンは、条件に少なくとも1件の処理（すぐに実行する処理または時間基準の処理）が追加されている場合にのみ使用できます。

ワークフローの処理

すぐに実行する処理

1. 通知：メール、およびSlackとZoho Cliqでのメッセージをすぐに送信します。
   
2. Webhook：Zoho Recruitのデータの変更に基づいて、サードパーティーアプリに更新情報と通知をすぐに送信します。
   
3. カスタム関数：Zoho Recruitまたはサードパーティーアプリのデータを追加、更新、削除するプログラムスクリプトを実行します。
   
4. 色分けされたタグ：色付きのタグを使用してデータを分類し、簡単にアクセス／表示できるようにします。
   

時間基準の処理

1. 通知：メール、およびSlackとZoho Cliqでのメッセージを予約送信します。
   
2. Webhook：Zoho Recruitのデータの変更に基づいて、サードパーティーアプリへの更新情報と通知の送信を予約します。
   
3. カスタム関数：Zoho Recruitまたはサードパーティーアプリのデータを管理するプログラムスクリプトの実行を予約します。

ワークフローのルールのロック

1. ［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、ロックするルールをクリックします。
2. 選択したワークフローのルールの詳細ページで、ルール名の横にある［ロック］アイコンをクリックします。
   
3. ルールをロックする理由を入力し、［ロック］をクリックします。このメッセージは、編集のためにルールのロックを解除しようとする他の管理者に表示されます。
   

メモ：

1. 管理者権限のプロファイルを持つユーザーのみ、ワークフローのルールをロック／ロック解除できます。このオプションは、他のユーザーがルールを編集または削除できないようにするためのものです。必要に応じて、他のユーザーはワークフローのルールを複製できます。
   
2. ロック中のルールに関連付けられている通知、特定項目の更新、タスクなどの関連処理もロックされ、他のユーザーは編集／削除できません。
   
3. Zoho Recruitのアカウントが下位プランにダウングレードされた場合、またはサブスクリプションの有効期限が切れた場合、ワークフローのルールは無効になります。サブスクリプションを更新した場合は、各ルールを手動で再度有効にする必要があります。
   

一覧表示と概要表示の使用

メモ：

1. 概要表示を確認するには、タブを選択してください。［すべてのタブ］オプションを選択している場合、この表示は利用できません。
   
2. 概要表示はワークフローのルールでのみ利用でき、メール通知、タスク、特定項目の更新では利用できません。
   
3. 一覧表示では、ルールを並べ替えて、ルールを実行する順序を変更できます。［ルールの並べ替え］オプションは、ドロップダウンリストからタブを選択した後にのみ利用できます。

1. ［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、ドロップダウンリストからタブを選択して、［概要表示］アイコンをクリックします。
   
2. 選択したタブのすべてのルールが、条件および関連する処理とともに一覧表示されます。ルールに関連付けられているその他の項目を表示するには、［さらに表示］をクリックします。
   

1. ［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動します。
   
2. ワークフローのルールのページで、ドロップダウンリストからタブを選択し、［ルールの並べ替え］をクリックします。
   
3. 必要な順序になるようにルールをドラッグ＆ドロップし、［保存する］をクリックします。
   

ワークフローのルールの削除

1. ［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動します。
   
2. ワークフローのルールのページで、削除するルールにマウスのポインターを合わせ、［削除する］アイコンをクリックします。
   
3. 確認のポップアップで［はい］をクリックします。