ワークフロールール

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ワークフローのルールは、採用プロセスを効率化、最適化するための強力な自動化ツールです。繰り返し行うタスクを自動化し、候補者やクライアントとのやりとりを管理して、スムーズな採用体験を実現できます。

ワークフローの概要

ワークフローでは、特定のイベントや条件をきっかけに実行される一連の処理を定義することで、複雑な採用プロセスを簡素化できます。自動的に実行される処理の流れを作成できるため、手作業を減らし、貴重な時間を節約できます。

ワークフローを使用するメリット

効率化
メール送信、候補者ステータスの更新、フォローのリマインダー割り当てなどの定型タスクを自動化できます。
一貫性
採用チーム全体で標準化されたプロセスを確保し、エラーや不一致を最小限に抑えられます。
エンゲージメントの向上
事前に定義した条件やスケジュールに基づいて、候補者やクライアントとのやりとりを個別化できます。
時間の節約
ワークフローがバックグラウンドで繰り返しの処理を行うため、重要度の高いタスクに集中できます。

ワークフローの構成要素

トリガー

トリガーとは、ワークフローを開始するイベントや条件です。データの作成やステータスの変更といったシンプルなイベントから、特定項目の更新や時間基準のトリガーなど、より複雑な条件まで設定できます。たとえば、新しい求人の作成や、候補者が採用プロセス内の特定のステージに到達したことをトリガーにできます。

処理

処理では、トリガー条件を満たしたときに実行するタスクや操作を定義します。たとえば、メールの送信、データ項目の更新、チームメンバーへのタスク割り当て、通知の生成などです。候補者の応募を受けた際に、面接予定を登録したり、フォローのメールを送信したりできます。

特定項目の更新

特定項目の更新では、データ内の特定のデータ項目を自動的に変更します。候補者のステータスの更新、求人の詳細の変更、事前に定義した条件やトリガーに基づく関連情報の修正などを行えます。

時間基準の処理

時間基準の処理では、トリガーイベントの発生後、特定の間隔で処理を予定または実行できます。たとえば、初回の応募送信から1週間後にフォローのメールを送信したり、一定期間後にチームメンバーへ候補者のプロフィールを確認するリマインダーを設定したりできます。

使用例

候補者へのフォローの自動化

候補者の応募をトリガーとして、確認メールを今すぐ送信し、返信がない場合は1週間後にフォローのメールを送信するよう予定します。

データの更新

候補者が特定のステージに進んだときに、候補者データ内の項目を自動的に更新します。

締切日のリマインダー

指定した期間後に、採用担当者が保留中の応募を選考するためのリマインダーを設定します。

ワークフローのルールの設定

ワークフローのルールを作成するには、トリガーを定義し、処理を指定し、ワークフローをいつ実行するかを制御する条件を設定します。たとえば、新しい候補者のプロフィールの作成をトリガーにし、応募を受け付けたことを候補者に知らせる自動メールを送信する処理を設定できます。

ワークフローのルールは、わずか3つの簡単な手順で設定できます。

ステップ1：ルールの基本情報の入力

［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、［ルールの作成］をクリックします。新しいルールの作成ポップアップで、次の操作を行います。

ドロップダウンから、ルールを適用する［タブ］を選択します。
［ルール名］と［詳細］（オプション）を入力します。
完了したら、［次へ］をクリックします。

ステップ2：ルールを実行するタイミングの指定

この手順では、ワークフローのルールをいつ実行するかを指定する必要があります。［データの操作］（作成、編集、削除など）または特定の［日付］または［日時］を選択できます。完了したら、［次へ］をクリックします。

ステップ3：条件と処理の指定

この手順では、条件に基づくフィルターを使用して、ワークフローを実行する対象のデータをさらに絞り込めます。複数の条件を使用する場合は、［条件パターン］を編集して、フィルターの順序と条件を指定できます。完了したら、［次へ］をクリックします。

ワークフローのルールでは、複数の条件を作成できます。各条件は2つの要素で構成されます。1つは、どのデータを実行対象にするか、つまりすべてのデータか、条件に適合するデータかを指定することです。もう1つは、実行の基準となる条件と、実行または予定する処理を追加することです。

［別の条件を追加］ボタンを使用すると、1つのルールで複数のケースに対応する複数条件のワークフローを作成できます。複数の条件がある場合、データは各条件に記載された条件に照らして検証され、いずれかの条件を満たすと、それ以降の条件は検証時に無視されます。

各ルールには、最大10件の条件をEnterpriseプランで、最大5件の条件をStandardおよびProfessionalプランで追加できます。

ワークフローのルールに複数の条件を追加するには

次のいずれかを選択します。

［条件に適合するデータ］：指定した条件に適合するデータに対してのみ、ルールが実行されます。
［すべてのデータ］：すべてのデータに対してルールが実行されます。
［上記のいずれの条件にも一致しないデータ］：このオプションは、2つ目以降の条件で［すべてのデータ］オプションに代わって表示されます。

条件を指定します。［追加］アイコンをクリックして、複数の条件を追加できます。
複数の条件を追加すると、［編集］オプションから［条件パターン］を編集できます。
［次へ］をクリックし、すぐに実行する処理または時間基準の処理を追加します。
［別の条件を追加］ボタンをクリックして別のワークフロー条件を追加し、上記の手順を繰り返します。
前に指定した条件のいずれにも該当しないデータに対して共通の条件を追加し、それに処理を関連付けることもできます。このオプションを利用するには、ルールに少なくとも2件の条件が必要です。

メモ：［別の条件を追加］ボタンは、条件に少なくとも1件の処理（すぐに実行する処理または時間基準の処理）が追加されている場合にのみ使用できます。

ワークフローの処理

ルールで指定した各条件に処理を関連付けることができます。ワークフローの処理には、次の2種類があります。

すぐに実行する処理

すぐに実行する処理では、ワークフローのトリガーと条件のセクションで事前に設定した条件をデータが満たしたときに、システム内で処理やフォローを即時に実行できます。

設定可能なすぐに実行する処理は次のとおりです。

通知：メール、およびSlackとZoho Cliqでのメッセージをすぐに送信します。
Webhook：Zoho Recruitのデータの変更に基づいて、サードパーティーアプリに更新情報と通知をすぐに送信します。
カスタム関数：Zoho Recruitまたはサードパーティーアプリのデータを追加、更新、削除するプログラムスクリプトを実行します。
色分けされたタグ：色付きのタグを使用してデータを分類し、簡単にアクセス／表示できるようにします。

時間基準の処理

時間基準の処理では、指定した日時にタスクやリマインダーを自動化できます。採用担当者は、重要な活動の見落としや遅延を防ぐことができます。

設定可能な時間基準の処理は次のとおりです。

通知：メール、およびSlackとZoho Cliqでのメッセージを予約送信します。
Webhook：Zoho Recruitのデータの変更に基づいて、サードパーティーアプリへの更新情報と通知の送信を予約します。
カスタム関数：Zoho Recruitまたはサードパーティーアプリのデータを管理するプログラムスクリプトの実行を予約します。

ワークフローのルールのロック

どうしても必要な場合以外は誰もワークフローのルールを編集できないようにするには、ルールをロックできます。ルールがロックされている場合、編集できません。再度編集するには、ルールのロックを解除する必要があります。ロック中のルールには、どうしても必要な場合以外は編集対象ではないことを他の管理者に知らせるメッセージが表示されます。ワークフローのルールは、作成後にロックできます。

ワークフローのルールをロックするには

［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、ロックするルールをクリックします。
選択したワークフローのルールの詳細ページで、ルール名の横にある［ロック］アイコンをクリックします。
ルールをロックする理由を入力し、［ロック］をクリックします。このメッセージは、編集のためにルールのロックを解除しようとする他の管理者に表示されます。

メモ：

管理者権限のプロファイルを持つユーザーのみ、ワークフローのルールをロック／ロック解除できます。このオプションは、他のユーザーがルールを編集または削除できないようにするためのものです。必要に応じて、他のユーザーはワークフローのルールを複製できます。
ロック中のルールに関連付けられている通知、特定項目の更新、タスクなどの関連処理もロックされ、他のユーザーは編集／削除できません。
Zoho Recruitのアカウントが下位プランにダウングレードされた場合、またはサブスクリプションの有効期限が切れた場合、ワークフローのルールは無効になります。サブスクリプションを更新した場合は、各ルールを手動で再度有効にする必要があります。

一覧表示と概要表示の使用

作成済みのワークフローのルールには、一覧表示と概要表示の2種類の表示があります。標準では、一覧表示が表示されます。一覧表示には、すべてのタブ／選択したタブのすべてのワークフローのルールが一覧表示されます。

概要表示では、ルールに関連付けられている条件と特定項目の更新が一覧表示されるため、すべてのルールと使用箇所を把握し、混乱を避けることができます。

メモ：

概要表示を確認するには、タブを選択してください。［すべてのタブ］オプションを選択している場合、この表示は利用できません。
概要表示はワークフローのルールでのみ利用でき、メール通知、タスク、特定項目の更新では利用できません。
一覧表示では、ルールを並べ替えて、ルールを実行する順序を変更できます。［ルールの並べ替え］オプションは、ドロップダウンリストからタブを選択した後にのみ利用できます。

概要表示を使用するには

［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、ドロップダウンリストからタブを選択して、［概要表示］アイコンをクリックします。
選択したタブのすべてのルールが、条件および関連する処理とともに一覧表示されます。ルールに関連付けられているその他の項目を表示するには、［さらに表示］をクリックします。

ワークフローのルールを並べ替えるには

［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動します。
ワークフローのルールのページで、ドロップダウンリストからタブを選択し、［ルールの並べ替え］をクリックします。
必要な順序になるようにルールをドラッグ＆ドロップし、［保存する］をクリックします。

ワークフローのルールの削除

一覧表示から、またはルールの表示中に、ワークフローのルールを削除することもできます。ワークフローのルールを削除すると、データに対するすべての時間基準の処理も削除されます。

ワークフローのルールを削除するには

［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］に移動します。
ワークフローのルールのページで、削除するルールにマウスのポインターを合わせ、［削除する］アイコンをクリックします。
確認のポップアップで［はい］をクリックします。