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ワークフローによる業務の自動化の理解

ワークフローの使用メリット

1. 効率性
   メールの送信、候補者のステータスの更新、フォローアップリマインダーの割り当てなどのルーチンタスクを自動化します。
2. 一貫性
   あなたの採用チーム全体で標準化されたプロセスを確保し、エラーや不一致を最小限に抑えます。
3. 向上したエンゲージメント
   定義された条件とタイムラインに基づいて候補者とクライアントとの対話をカスタマイズします。
4. 時間の節約
   ハイバリュータスクに集中しながら、ワークフローはバックグラウンドで反復タスクを管理します。

ワークフローのコンポーネント

トリガー

アクション

フィールドの更新

時間ベースのアクション

使用例と事例

自動化された候補者フォローアップ

データの更新

締切リマインダー

ワークフロールールの設定

手順 #1: ルールの基本的な詳細を入力します

1. 移動先 設定 > 自動化 > ワークフロールール し、クリック ルールを作成する. ポップアップの 新しいルールを作成する で次の操作を行います:
   
1. ドロップダウンリストから、このルールが適用されるタブを選びます。
   
2. ルール名と説明 (任意) を記入します。
   
3. 完了したら、次へをクリックします。
   

手順 #2: ルールがいつ実行されなければならないかを指定します

手順 #3: 条件と処理の指定

  

1. 次の中から一つを選択してください：
   
1. 条件に一致するデータ: ルールは、指定された基準を満たすデータのみに対して実行されます。
   
2. すべてのデータ: ルールは、すべてのデータに対して実行されます。
   
3. 上記の条件に一致しないデータ: このオプションは、2つ目の条件以降からすべてのデータオプションを置き換えます。
   
2. 基準を指定します。追加する アイコンをクリックして、複数の基準を含めます。
   
3. 基準を一つ以上追加すると、編集 オプションが出現します。基準パターンを変更できます。
   
4. 「次へ」をクリックし、即時あるいはスケジュールされた処理を追加します。
   
5. さらなる条件を追加 ボタンをクリックして、ワークフロー条件を追加し、上記の手順を繰り返します。
   
6. あなたの既存の条件に当てはまらないデータに共通の条件を追加し、それに操作を関連付けることも可能です。このオプションを使用するには、ルールには少なくとも2つの条件が必要です。
   

メモ: 「さらなる条件を追加」ボタンは、少なくとも一つの操作 (即時またはスケジュール)が条件に追加された時にのみ使用可能となります。

ワークフローのアクション各規則で指定された条件に対するアクションを関連付けることができます。ワークフローのアクションには2つのタイプがあります：

即時アクションは、データがワークフロートリガーと条件節で設定された事前定義の条件を満たしたときに、システム内での即時のアクションや追跡を可能にします。

1. instant emails and messagesを Slack & Zoho Cliq に送信します。Webhook:
   
2. Zoho Recruitデータの変更に基づいて、サードパーティアプリにinstant updatesと通知を送信します。カスタム Functions:
   
3. Zoho Recruitまたはサードパーティのアプリからデータを追加、更新、削除するためのプログラムスクリプトを実行します。Color-coded tags:
   
4. 色付きタグを使用してデータを分類し、簡単にアクセスおよび表示できるようにします。スケジュールされたアクション:

スケジュールされたアクションは、特定の時刻と日付でタスクとリマインダーの自動化を可能にします。リクルーターは重要な活動が見過ごされたり遅延することがないことを確認できます。

1. メールとメッセージをスケジュールし、Slack & Zoho Cliqに送信します。Webhook:
   
2. Zoho Recruitデータの変更に基づいて、サードパーティアプリに更新と通知をスケジュールします。カスタム Functions:
   
3. Zoho Recruitまたはサードパーティのアプリケーションのデータを管理するためのプログラムスクリプトの実行をスケジュールします。ワークフロールールをロック
   

ワークフロールールが絶対に必要でない限り編集されないことを確認したい場合、そのルールをロックできます。ロックされたルールは編集できません。それを編集するには、まずルールのロックを解除する必要があります。ロックされたルールは、他の管理者に対して、それが絶対に必要でない限り編集しないことを伝えます。ワークフロールールは、作成した後でロックできます。

1. 設定 > 自動化 > ワークフロー Rulesをクリックし、ロックしたいルールを選択します。選択したワークフロールールの詳細ページで、
2. Lockアイコンをルール名の隣でクリックします。ルールをロックする理由を入力し、クリックします
3. Lockします。このメッセージは、ルールの編集にあたりロックを解除しようとする他の管理者に表示されます。メモ:

管理者だけがワークフロールールをロック/解除できて、他のユーザーが編集や削除するのを防ぎます。必要に応じて、他のユーザーはワークフロールールを複製することができます。

1. アラート、項目の更新、タスクなど、ロックされたルールにリンクされている処理もロックされ、他のユーザーがこれらを編集または削除することを防ぎます。
2. Zoho Recruitアカウントがダウングレードされたり、サブスクリプションが期限切れになった場合、ワークフロールールは無効になります。サブスクリプションを更新すると、各ルールを手動で再度有効にする必要があります。
3. リスト表示と概要表示を活用します
   

ワークフロールールは2つの方法で表示できます - リスト表示と概要表示。デフォルトでは、すべてまたは選択したタブのすべてのワークフロールールが表示されるリスト表示が表示されます。

概要を表示するためには、タブを選択している必要があります。これは「すべてのタブ」が選択されている場合には利用できません。

1. 概要表示は、ワークフロールールに対してのみ適用され、メール通知、タスク、項目の更新には適用されません。
   
2. リスト表示では、ルールを並べ替えて実行の順序を変更することができます。並べ替えオプションは、ドロップダウンリストからタブを選択したら利用可能になります。
   
3. 概要表示を利用するには：

1. 設定 > 自動化 > ワークフロール‌ール. ドロップダウンリストからタブを選択し、概要表示アイコンをクリックします。選択したタブに対するすべてのルールが表示されます。その中には
   
2. 条件や関連付けられた操作も含まれます。さらに表示をクリックすると、そのルールに関連付けられた他の商品も表示されます。ワークフロールールを並べ替えるには：‌

1. 設定 > 自動化 > ワークフロールールへ移動します。ワークフロールールのページで、ドロップダウンリストからタブを選択し、クリックします。
   
2. 並べ替えルールに進みます。ルールをドラッグアンドドロップして、好きな順序に並べ替え、クリックします。
   
3. 保存します。ワークフロールールを削除する‌
   

ワークフロールールは、リスト表示またはルールの表示中に削除することができます。ワークフロールールを削除すると、そのデータに対する全てのスケジュールされた操作も削除されます。

1. 設定 > 自動化 > ワークフロー Rules.ワークフロー Rulesページで、削除したいルールの上にカーソルを置き、クリックします。
   
2. 削除アイコンをクリックします。
   
3. はいを確認ポップアップでクリックします。${LOC_195}$