お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

Zoho Recruitのワークフロールールは、特定の条件が満たされたときに実行されるアクション（アラート、タスク、フィールド更新）のセットです。これらのルールにより、ルールがトリガーされたときに電子メールアラートとSMSアラートの送信、タスクの割り当て、およびレコードの一部のフィールドの更新を自動化することができます。

ワークフロールルールは以下の要素から構成されています：

1. 基本情報: ルールの適用するレコードタイプに関する詳細を指定します。ルール名と説明も含まれます。
2. ルールトリガー：レコードに対してルールをトリガーするときと、それが何に基づいているかを指定します。オプションは2つあります：
   • レコードのアクションに基づいて実行：ルールは、レコードが作成、編集、作成または編集、削除されたとき、または特定のフィールドが更新されたときにトリガーされます。
   • 日付フィールドの値に基づいて実行：ルールの基準に一致するすべてのレコードに対して、選択された日付フィールドの値に基づいて、ルールは月ごとまたは年ごとにトリガーされます。
3. ルールの基準: 基準に一致するレコードをフィルターアウトするための基準をリストしてください。ワークフロールルールは、これらのレコードによってトリガーされます。
4. アクション：指定された条件を満たすレコードに自動化するアクションを指定します。
   • インスタントアクション：ルールが実行されたときに、アラート、SMSトリガー、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム機能を追加して即時トリガーします。編集とフィールド更新アクションの場合、候補者、コンタクト、またはクライアントを変換することもできます。
   • スケジュールアクション：指定された時間にスケジュールされてトリガーされるアラート、SMSトリガー、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム機能を追加します。

Zoho Recruitでワークフロールールを作成する

ワークフロールの作成手順は4つのパートに分かれています。 

パート1 - ルールの基本的な詳細を入力してください 

1. クリックしてくださいセットアップ > 自動化 > ワークフロールール。
2. ワークフロールールページで、ルールを作成をクリックしてください。
3. 新規ルール作成ポップアップで、以下を行ってください：
   • ドロップダウンリストからルールが適用されるモジュールを選択してください。
   • ルール名と説明を入力してください。
4. クリックしてください次へ.  

パート2 - ルールトリガーを指定する  

ルールがレコードの条件を満たす場合、ルールがトリガーされる方法には2つのオプションがあります。ワークフロールルールを作成する際に、これらのオプションのいずれかを選択する必要があり、後から変更することはできません。

• レコードアクション：ルールは、レコードが作成、編集、作成または編集、削除されたとき、または特定のフィールドが更新されたときにトリガーされます。
• 日付フィールドの値：ルールの基準を満たすすべてのレコードについて、ルールは日付フィールドの値に基づいて毎月または毎年トリガーされます。このオプションはエンタープライズエディションでのみ利用可能です。

レコードアクションに基づいて実行 

Zoho Recruit に新しい候補者を作成するとき、自動的に彼らに電子メール、SMSアラート、または一連の電子メールを一定の間隔で送信したい場合があります。また、これらの新しい候補者にタスクを作成したり、レコード内の特定のフィールドが更新されたときにワークフローをトリガーする必要がある場合もあります。 Record Action 実行オプションを使用すると、ワークフロー規則をトリガーするアクション（作成、編集、削除など）を指定できます。 

1. 以下のオプションから1つを選択してください：
   • 作成: レコードが作成されたときにルールを実行します。
   • 編集: 既存のレコードが変更されたとき、ルールを実行します。
   • 作成または編集: レコードが作成されたり、既存のレコードが変更されたときにルールを実行します。
   • フィールドの更新: 指定されたフィールドの値がレコード内で変更された場合、ルールを実行します。
   • 削除: 特定のレコードが削除されたときに、このルールを実行します。 ワークフローアラートとウェブフックのみがこのルールに関連付けられます。 
   • 削除アクションとして：
     • 詳細ページからレコードを削除する。
     • 一つずつまたは一括でリストビューから削除する。
     • 一括削除機能を使用する。
     • レコードの関連リストから削除する。例えば、アカウントからコンタクトを削除する。
2. 選択した場合は、次のことを行ってください：
   • ドロップダウンリストからフィールド名を選択してください。
   • 次のうちの1つを選択してください：
     • 選択したフィールドがすべて更新されたときにルールを実行します。
     • 選択したフィールドのいずれかが更新されたときにルールを実行します。
3. 次をクリックしてください。次へ。

注意：

1. イベントモジュールのワークフロールルールを構成する際、Cancelという別のトリガーが表示されます。イベントがキャンセルされたときにワークフローアクションを構成したい場合は、Cancelトリガーを選択してください。
   
2. インタビューモジュールのワークフローは、デフォルトでは面接とビデオインタビューのみにトリガーされます。ワークフローを「インタビューを記録する」オプションで追加したインタビューレコードにもトリガーをかけたい場合は、ワークフロールールの「When」セクションの「Trigger for logged interviews」チェックボックスをチェックしてください。 
   

日付フィールドの値に基づいて実行する  

1. ドロップダウンリストから日付フィールドを選択してください。
   ルールが作成されるモジュール内のすべての日付フィールドがリストされます。
2. ドロップダウンリストから「実行日」に「実行時」、「前」または「後」を選択してください。
   ルールは、指定された日付フィールドの値から最大90日前または後にトリガーできます。
3. 時間と分を指定して実行時間を指定してください。
   DateTimeフィールドの場合、フィールド値の時間に基づいてルールをトリガーできます。
4. 「一度」「毎月」または「毎年」という実行サイクルを選択してください。
5. 「次へ」をクリックしてください。

注意:

• ロックされたルールは、他のユーザーによって編集できません。必要な場合は、ルールをクローンしてクローンされたコピーを変更することができます。
• ロックされたルールに関連付けられたアクション（アラート、フィールド更新、タスクなど）もロックされており、他のユーザーによって編集または削除することはできません。
• ルールをフィールド更新オプションを使用してトリガーするには、ルール条件と実行条件の両方がtrueである必要があります。
• Zoho Recruitアカウントがダウングレードされたり、サブスクリプションが期限切れになった場合、ワークフロールールは無効になります。サブスクリプションを更新すると、ルールを手動で再度有効にする必要があります。
• 実行条件として削除オプションが選択された場合、レコードがゴミ箱から削除されたときにワークフロールールはトリガーされません。
• 実行条件として削除オプションが選択されたワークフロールールに対して、ワークフローアラートやWebhookを構成および関連付けることができます。
• レコードがマス更新またはマクロを使用して変更されたり、レコードの所有権が変更されたり、マクロを使用してタスクが作成された場合、ワークフロールールがトリガーされます。

パート3 - ルールの基準を設定する

1. ルールの基準の詳細を、「ルールの基準」セクションに記載してください。
2. 複数の基準を追加するには、「基準の追加」をクリックします。
3. 「次へ」をクリックします。  

編集基準パターン 

カスタムリストビュー内のCriteria Pattern Editorを使用すると、簡単な論理演算子ANDおよびORを使用して、高度なフィルターを開発することができます。 

注意:

• リストビューに最大25個の条件を指定することができます。
• ルールに変換アクション（インスタントアクション）を関連付ける場合、条件を指定することが必須です。

基準パターンを編集するには：

1. 設定に移動してください 自動化 > ワークフロールルール。
2. ワークフロールルールページのワークフロールルールをクリックしてください。
3. 編集ルールページで、既存の条件を確認し、パターンを変更をクリックしてください。
4. パターンエディタボックス内のフィルターを変更し、保存をクリックしてください。
5. 変更されたカスタムビューを保存してください。

例：

• 現在のユーザーによって作成され、インタビューの所有者がCharlesまたはPatriciaで、マーケティングアナリストのポジションに応募している候補者すべてにワークフロールールをトリガーしたいと思います。
• これは、クリエイターが現在のユーザーであり、インタビューオーナーがCharles ZillumまたはPatricia Boyleで、ポジションがマーケティングアナリストであると定義できます。
• 下記の「基準」オプションを使用して、これらの基準を簡単に作成できます。
• 基準パターンは自動的に設定されます：
• この条件パターンがあなたの要件にマッチしない場合、それを編集することができます：
• 以下の文字をCriteria Pattern Editorで使用できます：
  • 丸括弧：（ ）
  • ANDおよびOR演算子
  • Criteria Row Number（基準行番号）
• 以下のオプションからワークフローを実行するタイミングを選択できます： 
  

重要なお知らせ  

• 「変更パターン」ボックスを使用してパターンを編集中に、「条件を指定」セクションで条件行の追加や削除ができません。
• もし括弧を指定しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例えば、条件を1または2と3として指定した場合、((1または2)と3)として考慮されます。
• 条件行内のANDまたはORを変更することもできます。それはエディター内でも更新されます。
• パターン内のANDまたはORの条件を変更できます。それは行にも反映されます。
• 特定の条件1と2を指定して保存すると、編集する際に(1と2)と表示されます。(1と2)または3の場合は( (1と2)または3 )と表示されます。
• もし追加行をエディターに追加してから一つずつ削除すると、パターンに追加のかっこが表示されます。たとえば、4つの行を追加して3行目を削除すると、条件パターンは ( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 ) となります。最初の行を削除すると、 ( ( ( ( 1 ) ) ) or 2 ) と表示されます。条件を保存すると、 ( 1 or 2 ) に変更されます。
• 以下を使用しないでください：(), (and), (or) は無効です。
• もし括弧が一致しない場合、条件は無効となります。
• 行数とパターン内の数字が一致しない場合、またはパターンから数字が欠落している場合にはエラーメッセージが表示されます。
• もし最後の括弧が欠けている場合、Criteria Patterns Editorとそのビューモードの間にパターンの違いがあります。

エディタ内のクライテリアパターン	ビューモード内のクライテリアパターン
( 1 と 2 ) または ( 3 と 4 )	(( 1 と 2 ) または ( 3 と 4 ))
1 と 2 と 3 と 4	(1 と 2 と 3 と 4 )
( 1 または 2 ) と ( 3 または 4 )	( ( 1 または 2 ) と ( 3 または 4 ) )

Part 4 - 即時アクションとスケジュールアクションの関連付け 

ワークフロールルールは、アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム機能が関連付けられている場合にのみ意味があります。 これらはアクションとして分類され、インスタントアクションまたはスケジュールドアクションのいずれかになります。 アクションが作成されると、複数のルールに関連付けることができます。 

アクションセクションで、次のことを行ってください：

1. アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を関連付けてインスタントアクションを作成します。 
2. スケジュールアクションを作成し、アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を関連付けます。 
   各ルールには最大5つのスケジュールアクションを作成できます。
3. 「保存」をクリックします。
   インスタントまたはスケジュールアクションを作成しないではルールを保存できないことに注意してください。

注意

• 各アクションには最大5つのアラート、5つのタスク、3つのフィールド更新を関連付けることができます。
• ワークフロールルールには最大6つのカスタム関数（1つの瞬間アクションと最大5つの時間ベースアクション）を関連付けることができます。さらに、最大6つのWebhook（1つの瞬間アクションと最大5つの時間ベースアクション）を関連付けることができます。
• 各ルールには最大5つのスケジュールアクション（アラート、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム関数）を作成できます。
• Zoho Recruitのアカウントがダウングレードされたり、サブスクリプションが期限切れになった場合、ワークフロールルールは無効になります。サブスクリプションを更新する場合は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。
  

ルールにアクションを関連付ける

インスタントアクションの作成

インスタントアクションには、ルールが実行されたときにすぐにトリガーされる、メールアラート、SMSトリガー、タスク、フィールド更新、ウェブフック、およびカスタム機能が含まれます。 これらのアクションを関連付けるには、2つの方法があります。

• アラート、タスク、フィールド更新、ウェブフック、またはカスタム関数を作成し、それらをルールに関連付けます。候補者を変換するアクションも作成できます。
• ルールに関連付けるための既存のアラート、タスク、フィールド更新、ウェブフック、またはカスタム関数を選択してください。 

即時アクションを作成するには：
（ワークフロールールを作成している場合は、ステップ4に進んでください。）  

1. 設定 > 自動化 > ワークフロールールをクリックしてください 。
2. ワークフロールールのページで、アクションを作成したいルールをクリックしてください。
3. 編集をクリックして、ルールの設定を変更してください。
4. インスタントアクションのセクションで、ルールにアラート、タスク、フィールド更新、ウェブフック、またはカスタム関数を関連付けてください：
   • 該当するセクションで、追加アイコンをクリックして、レコードを作成して、ルールに関連付けてください。
   • 該当するセクションで、関連付けアイコンをクリックして、既存のレコードを選択して、ルールに関連付けてください。
5. 保存をクリックしてください 。

注意

• ワークフロールールについて、すべてのアクション（アラート、タスク、フィールド更新、ウェブフック、カスタム関数）が表示されるわけではありません。もしルールが候補者のものであれば、候補者のために作成されたアクションのみが関連付け可能となります。
• インスタントアクションにはアラートまたはタスクが関連付けられた1つのセットのみ作成可能です。
• インスタントアクションに5つのアラート、5つのタスク、3つのフィールド更新、1つのカスタム関数、1つのウェブフックを関連付けることができます。

スケジュールされたアクションの作成

スケジュールされたアクションには、ルールが実行された後に指定された時間内にトリガーされるアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、およびカスタム関数が含まれます。 ルールトリガーデート、レコード作成時間、レコード変更時間、またはモジュール内の他の時間または日付フィールドに基づいてアクションをスケジュールすることができます。 個々のレコードの近日中のアクションの一覧は、「Upcoming Actions」で確認できます。  

これらのアクションを関連付けるには2つのオプションがあります：

• ルールに関連付けるアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム関数を作成します。
• ルールに関連付ける既存のアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、カスタム関数を選択します。

スケジュールされたアクションを作成するには：
ワークフロールルールを作成している場合は、直接ステップ4に進んでください。

1. 設定アイコンをクリックして、セットアップ＞オートメーション＞ワークフロールールに移動します。
2. ワークフロールールページで、アクションを作成したいルールをクリックします。
3. 編集をクリックして、ルール設定を変更します。
4. アクションセクションで、スケジュールアクションを追加をクリックします。
5. スケジュールアクションの名前を入力します。
6. 実行時間を指定します。これは関連するアクションがトリガーされる時間です。
7. 保存をクリックします。

ルールにアラート、タスク、フィールド更新、Webhook、またはカスタム関数を関連付けるには、スケジュール操作セクションで次の手順を実行してください。

• 対応するセクションで、追加アイコンをクリックし、レコードを作成し、ルールに関連付けます。
• 対応するセクションで、関連付けアイコンをクリックし、既存のレコードを選択し、ルールに関連付けます。
  
• 保存をクリックします。

注意

• ワークフロールルールについて、アラート、タスク、フィールド更新、ウェブフック、カスタム関数など、全てのアクションが一覧表示されるとは限りません。もし、ルールが候補者に関するものであれば、候補者に関するアクションのみが関連付け可能となります。
• 1つのワークフロールールにつき、最大5つのスケジュールされたアクションを作成することができます。
• 各スケジュールされたアクションには、最大5つの警告、5つのタスク、3つのフィールド更新、5つのカスタム機能、および5つのWebhookを持つことができます。
• もし、「メールオプトアウト」オプションが有効になっている場合、候補者宛にメールは送信されません。
• ワークフロー管理機能において、組織の時間帯が1日を計算するために使用されます。時間帯が定義されていない場合、スーパー管理者の時間帯が使用されます。
• スケジュールされたアクションは、1分単位では正確ではありません。スケジュールされたアクションがトリガーされるまでに数分のディレイがある可能性があります。
• 1日に設定されたメール通知が上限に達した場合、その日に予定されていた残りのメールは送信されません。
• 計算された実行時間が過去の場合、アクションはすぐにトリガーされます。スケジュールされたアクションがトリガーされるまでに数分の遅延がある場合があります。
• レコードに対するスケジュール済みのアクションは、レコード詳細ページの「近日行事」に一覧表示されます。
  1日あたりの制限に関する注意事項：
• 1日あたりのワークフローアラートを使用して送信されるメールの上限は、アカウント内のユーザー数の100倍または5,000倍のどちらか低い方となります。
• 1時間あたり最大300アクションがトリガーされます。1時間あたり300アクションを超える場合は、残りのアクションは次の時間に実行されます。
• 1日当たりのワークフロー電子メールアラートの制限を超えた場合、Recruitアカウントのスーパー管理者に通知されます。 
• 1日の制限（例：メール制限）は、太平洋標準時に基づいて計算されます。
• カスタム関数の制限:
  • 1日あたりの呼び出し：1日あたり10,000回の呼び出しまたは組織内のユーザーライセンスあたり200回の呼び出し（小さい方）
  • 統合タスク：Delugeを使用して1日あたり5,000回のZoho API呼び出し
  • データの取得：1日あたり5,000回の呼び出し
  • データの投稿：1日あたり5,000回の呼び出し
  • メールの送信：1日あたり500通のメール
• ウェブフックの制限:
  • プロフェッショナル版：1日あたり10,000回またはユーザーライセンスあたり100回（小さい方）
  • エンタープライズ版：1日あたり10,000回またはユーザーライセンスあたり100回（小さい方）
    

スケジュールされたアクションが再スケジュールされる場合： 

• ルールの実行基準は、編集または作成または編集です。レコードに対してルール基準が満たされた場合、即時アクションがトリガーされ、スケジュールされたアクションがレコードにスケジュールされます。
  ユーザーがレコードを編集し、ルール基準が満たされなくなった場合、以前にスケジュールされたアクションが削除されます。レコードが再び編集され、基準が満たされた場合、スケジュールされたアクションが再スケジュールされます。
• スケジュールされたアクションの実行時間は、カスタム日時フィールドに基づいて設定することもできます。レコードに対してルール基準が満たされた場合、即時アクションがトリガーされ、スケジュールされたアクションがレコードにスケジュールされます。
  ユーザーがレコードを編集し、日時フィールドの値を変更した場合、スケジュールされたアクションは新しい日時の値に基づいて再スケジュールされます。 

スケジュールされたアクションが削除されるか再スケジュールされないかのシチュエーション: 

• ルールの実行基準は、編集または作成または編集のいずれかです。レコードに対してルール基準が満たされた場合、即時アクションがトリガーされ、スケジュールされたアクションがレコードにスケジュールされます。
  ユーザーがレコードを編集し、ルール基準が満たされなくなった場合、スケジュールされたアクションは再度スケジュールされません。
• エンタープライズエディションをフリーエディションにダウングレードすると、レコードにスケジュールされたすべてのアクションが削除されます。
• レコードが削除された場合、レコードにスケジュールされたすべてのアクションも削除されます。削除されたレコードが復元された場合、スケジュールされたアクションは再度スケジュールされません。 

スケジュールされたアクションが実行されない場合の状況： 

• イベントがキャンセルされた場合、そのイベントのスケジュールされたアクションは実行されません。
• 候補者が変換された場合、そのレコードのスケジュールされたアクションは実行されません。

ワークフロールールをロックする

ワークフロールルールを編集する必要がないことを確認するには、ルールをロックすることができます。ルールがロックされていると、再度ロック解除するまで編集することはできません。 ロックされたルールは、他の管理者に、必要な場合以外は編集しないように伝えます。 ワークフロールルールを作成した後、ロックすることができます。

ワークフロールをロックするには：   

1. 設定アイコンをクリックして、セットアップ→オートメーション→ワークフロールールに移動します。
2. ワークフロールールのリストビューで、ロックしたいルールをクリックします。
3. 選択したワークフロールールの詳細ページで、ルール名の横のロックアイコンをクリックします。
4. ロックルールのポップアップで、ルールをロックする理由を入力します。このメッセージは、ルールを編集するためにロックを解除しようとする他の管理者に表示されます。
5. 「ロック」をクリックします。

注意

• ワークフロールールをロックまたはアンロックすることは、管理者のみが可能です。このオプションにより、他のユーザーがルールを編集または削除することを防ぎます。必要な場合、他のユーザーはワークフロールールを複製することができます。
• 同じ手順に従って、ルールをアンロックすることができます。ワークフロールールの詳細ページでUnlockアイコンをクリックし、ルールを編集することができます。

リストビューとサマリービューの使用

アカウントで作成されたワークフロールールには2つのビューがあります：リストビューとサマリービューです。デフォルトでは、すべてのモジュールまたは選択したモジュールのすべてのワークフロールールのリストが表示されます。
サマリービューでは、ルールに関連付けられた条件とフィールドの更新がリスト表示され、すべてのルールとそれらが使用されている場所を明確に把握できます。

注意

• モジュールを選択してサマリービューを確認する必要があります。全モジュールオプションを選択した場合は、このビューは利用できません。
• サマリービューはワークフロールールにのみ利用できます。アラート、タスク、フィールド更新には利用できません。
• リストビュー内のルールの順序を変更して、ルールを実行する順序を変更することができます。ドロップダウンリストからモジュールを選択した後に、「並べ替え」オプションが利用可能になります。

サマリー表示を使用するには：

• 設定アイコンをクリックして、セットアップ>オートメーション>ワークフロールールを開きます。
• ワークフロールールページのドロップダウンリストからモジュールを選択します。
• サマリービューアイコンをクリックします。
  選択したモジュールのすべてのルールが、そのクライテリアと関連するフィールド更新とともに一覧表示されます。ショーもっとをクリックすると、ルールに関連するその他のアイテムを表示できます。

ワークフロールールの削除

使用していないときはワークフロールールを無効にすることができます。また、不要なワークフロールールを削除することもできます。

注意
ワークフロールールを削除すると、関連するレコードのスケジュールアクションも削除されます。  

ワークフロールの削除方法:

1. 設定アイコンをクリックして、セットアップ > オートメーション > ワークフロールールを選択します。
2. ワークフロールールのホームページで、削除したいルールの「削除」アイコンをクリックします。