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ワークフローによる業務の自動化について

ワークフロー利用のメリット

1. 効率
   メール送信、候補者ステータスの更新、フォローアップリマインダーの設定など、日常的なタスクを自動化します。
2. 一貫性
   採用チーム全体で標準化されたプロセスを確保し、ミスや不一致を最小限に抑えます。
3. エンゲージメント強化
   事前に定義された条件やスケジュールに基づき、候補者やクライアントとのやり取りをパーソナライズできます。
4. 時間の節約
   ワークフローが繰り返し発生する処理をバックグラウンドで自動化することで、より付加価値の高いタスクに集中できます。

ワークフローの構成要素

トリガー

処理

項目更新

時間ベースの処理

使用例・ケーススタディ

自動候補者フォローアップ

データ更新

期限リマインダー

ワークフロー ルールの設定

手順 #1: ルールの基本詳細を入力

1. 移動先 設定 > 自動化 > ワークフロー ルール をクリックし、ルール作成 を選択します。新しいルールを作成する ポップアップで、以下を実施してください:
   
1. ルールを適用する タブ をドロップダウンリストから選択します。
   
2. ルール名 と 説明（任意）を入力します。
   
3. 完了したら 次へ をクリックします。
   

手順 #2: ルールが実行されるタイミングを指定

手順 #3: 条件および処理の指定

  

1. 次のいずれかを選択してください:
   
1. 条件に一致するデータ: このルールは、指定した条件に照合するデータにのみ実行されます。
   
2. すべてデータ: このルールは、すべてのデータに対して実行されます。
   
3. 上記のいずれにも該当しないデータ: このオプションは、2つ目以降の条件から「すべてデータ」オプションを置き換えます。
   
2. 条件を指定してください。複数の条件を追加するには追加するアイコンをクリックできます。
   
3. 2つ以上の条件を追加した場合は、編集から条件パターンを編集できます。
   
4. 次 をクリックし、インスタント処理またはスケジュール処理を追加します。
   
5. さらに追加する条件ボタンをクリックすると、別のワークフロー条件を含めて上記の手順を繰り返せます。
   
6. さらに、これまで指定した条件に該当しないデータのために共通の条件を追加し、操作を関連付けることもできます。このオプションを利用するには、ルールに最低2つの条件が必要です。
   

メモ: さらに追加する条件ボタンは、条件にインスタントまたはスケジュールの操作が1つ以上追加されている場合のみ利用可能です。

ワークフロー処理

インスタント処理

1. 通知: SlackやZoho Cliqでインスタントメールやメッセージを送信します。
   
2. Webhook: Zoho Recruitのデータ変更に基づき、サードパーティアプリにインスタント更新および通知を送信します。
   
3. カスタムFunctions: プログラムスクリプトを実行して、Zoho Recruitまたはサードパーティアプリのデータを追加、更新、削除します。
   
4. カラータグ: カラータグを使ってデータを分類し、簡単にアクセス・閲覧できます。
   

スケジュール処理

1. 通知: SlackやZoho Cliqでメールやメッセージの送信をスケジューリングします。
   
2. Webhook: Zoho Recruitのデータ変更に基づき、サードパーティアプリへの更新や通知をスケジューリングします。
   
3. カスタムFunctions: Zoho Recruitまたはサードパーティアプリのデータ管理用プログラムスクリプトの実行をスケジューリングします。

ワークフールールのロック

1. 「設定 > 自動化 > ワークフロー Rules」に移動し、ロックしたいルールをクリックします。
2. 選択したワークフロールールの詳細ページで、ルール名の横にあるロックアイコンをクリックします。
   
3. ルールをロックする理由を入力し、ロックをクリックします。このメッセージは、ルールの編集解除を試みる他の管理者に表示されます。
   

メモ:

1. ワークフロールールのロック／ロック解除は、Administrator権限を持つユーザーのみが実行できます。この設定により、他のユーザーがルールを編集または削除できなくなります。必要に応じて、他のユーザーはワークフロールールを複製できます。
   
2. ロック中のルールに関連付けられた処理（アラート、項目の更新、タスクなど）もロックされ、他のユーザーは編集や削除ができません。
   
3. Zoho Recruitアカウントが下位プランにダウングレードされた場合やサブスクリプションが失効した場合、ワークフロールールは無効になります。サブスクリプションを更新した後は、各ルールを手動で再度有効にする必要があります。
   

リスト表示 & 概要表示の利用

メモ:

1. 概要表示するを確認するには、タブを選択する必要があります。「すべてタブ」オプションを選択した場合、この表示は利用できません。
   
2. 概要表示するはワークフロールールにのみ利用可能であり、メール通知、タスク、項目更新には対応していません。
   
3. リスト表示するでは、ルールを並べ替えて実行順序を変更できます。並べ替えオプションは、ドロップダウンリストからタブを選択した後にのみ利用可能です。

1. 「設定 > 自動化 > ワークフロールール」へ移動し、ドロップダウンリストからタブを選択して、概要表示するアイコンをクリックします。
   
2. 選択したタブのすべてのルールが、条件および関連付け済み処理と共に一覧表示されます。他の関連付けられている商品を見るには、「さらに表示する」をクリックできます。
   

1. 「設定 > 自動化 > ワークフロールール」へ移動します。
   
2. ワークフロールールページで、ドロップダウンリストからタブを選択し、並べ替えルールをクリックします。
   
3. 必要な順番にルールをドラッグ＆ドロップし、保存をクリックします。
   

ワークフロールールの削除

1. ［設定 > 自動化 > ワークフロー ルール］へ移動します。
   
2. ワークフロー ルール ページで、削除したいルールにマウスポインターを合わせ、削除アイコンをクリックします。
   
3. 確認のポップアップではいをクリックします。