データ主体の権利

データ主体の権利

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GDPRは、明確にデータ主体の権利を第12条から第23条に規定しています。これらの権利は、個々の人々がそれらを行使する際に理解し、満たす必要があります。
  1. アクセス権: これは、件名の権利であり、自分のデータが処理されていることについてコントローラーに確認を求め、自分の個人情報にアクセスすることです。
  2. 訂正権: これは、件名の権利であり、自分の個人データが正確で最新のものであることを確認することです。
  3. 消去または忘れられる権利: これは、件名の権利であり、コントローラーに自分の個人データを適切な遅延なく消去することを求めることです。
  4. 異議申し立て権および処理制限権: これは、件名の権利であり、自分のデータの処理に異議を唱え、必要に応じてその制限を求めることです。
  5. データの移搬可能性: これは、件名の権利であり、自分の情報を構造化された、機械可読形式で受け取る、または可能であれば自分のデータを別の組織に移動させることです。
  6. 情報提供権: これは、件名の権利であり、自分の個人データがどのように、そしてなぜ処理されているのかを知る権利があります。また、データが第三者と共有されている場合も知る権利があります。これは、データ処理の適法な根拠を明確にすることで対処できます。
  7. 通知権: データ漏洩の場合、データ主体はその事実を知らされる必要があります。

データ主体のリクエストを追加する

前述のリクエストを収集する方法は2つあります。

手動

  1. データ主体がメールであなたにリクエストを送信することが出来ます。
  2. 通話や直接口頭でリクエストを受けることが出来ます。

自動

  1. メールでデータリクエストのリンクを送信します。
  2. あなたの候補者が提出したリクエストは自動的にZoho Recruitに記録されます。

データ主体のリクエストを手動で追加する

リクエストを収集したら、それらをあなたのRecruitアカウントに更新し、リクエストを処理するための必要な手順を取る必要があります。
あなたのアカウントでデータ主体のリクエストを追加するには
  1. あなたのRecruitアカウントのdata subjectsデータを開きます。
    データはCandidates、連絡先、またはGDPR Complianceが有効である任意の他のカスタムタブにある可能性があります。
  2. データプライバシーをクリックします。
    Data Subject Requestsセクションの下で、Add Requestリンクをクリックします。
  3. New Requestポップアップで、リクエストを選択し、Completeをクリックします。
    リクエストはデータに追加されます。

Zoho Recruit内でのリクエストの取り扱い

これらのリクエストがZoho Recruit内でどのように処理されるかを理解しましょう。

アクセス（アクセス権）

Zoho Recruitのメールテンプレートを使用して、マージ項目を使用した候補者の個人データを含むテンプレートを作成することができます。このテンプレートは、データ主体が自分の情報へのアクセスを申請する際に電子メールを送信するために使用することができます。データ主体は、候補者ポータルを通じて自分の情報にもアクセスすることができます。
データ主体の情報を含むメールを送信するには
  1. data subjectsのデータを開いて、データのプライバシーをクリックします。
  2. Data 件名 Requestsセクションの下にある追加する Requestリンクをクリックします。
  3. 新規 Requestのポップアップで、Requestからto access dataを選択します。

  4. 完了をクリックします。
    リクエストはデータに追加されます。
  5. Request to access dataに対してメールを送信するをクリックします。
  6. メール作成画面で、マージ項目のあるメールテンプレートを選択し、メールを送信します。

修正し (Right to Rectify)

あなたはデータ件名の情報が含まれたCSVファイルをメールで送信する必要があります。データ件名はCSVファイルの情報を修正し、それをあなたに戻し、それをあなたのRecruitアカウントにインポートして情報を更新することが出来ます。データ件名はポータルを通じても情報を修正し更新することができます。
データ件名のデータを修正するためのメールを送信するには
  1. データ件名のデータを開き、データのプライバシーをクリックします。
  2. Data 件名 Requestsセクションの下で、追加する Requestリンクをクリックします。
  3. 新規 Requestポップアップで、Request to rectify dataを選択します。

  4. 完了をクリックします。
    リクエストはデータに追加されます。
  5. Request to rectify dataに対してメールを送信するをクリックします。
    CSVファイルが添付されたメール作成画面が開きます。添付ファイルには選択されたタブで利用可能なデータ件名の情報が含まれています。
  6. メール作成画面を使用してあなたのメールを作成し送信します。

エクスポートする (Right to Portability)

データ件名の情報はエクスポートされ、メールに添付され、マシン可読形式（CSV形式）で送信され、コントローラーのデバイスにダウンロードされることなく送信することができます。
データ件名のデータのコピーを送信するには
  1. データ件名のデータを開き、データのプライバシーをクリックします。
  2. Data 件名 Requestsセクションの下で、追加する Request リンクをクリックします。
  3. 新規 Requestのポップアップで、Request to データのエクスポートを選択します。

  4. 完了をクリックします。
    リクエストはデータに追加されます。
  5. Request to エクスポートするdataに対してメールを送信するをクリックします。
    CSVファイルが添付されたメール作成画面が開きます。添付ファイルには選択済みタブで利用可能なデータ件名の情報が含まれています。
  6. メール作成画面を使用してあなたのメールを作成し送信します。

処理の停止 (Right to Stop Processing)

一度この権利を行使すると、データ件名の情報の処理を停止する必要があります。Zoho Recruitでは、データ件名の情報をロックし、さらなる処理を防ぐ選択肢を提供しています。データがロックされていると、データの詳細はRecruitでのさらなる使用や処理を防ぐために送信者によってロックされます。例えば、メールはワークフロールールによって送信されず、データを編集したり共有したり、マクロを適用したり、それをその複製とマージしたりすることはできません。
データをロックするには
  1. データ件名のデータを開き、データプライバシーをクリックします。
  2. Data 件名 Requestsセクションで、追加するリクエストリンクをクリックします。
  3. 新規リクエストのポップアップで、データの処理を停止するリクエストを選択します。

  4. 完了をクリックします。
    リクエストはデータに追加されます。
  5. データの処理を停止するリクエストのロックをクリックします。
  6. はい、続けるをクリックして確定します。
    データはロックされます。以前に述べたとおり、データの処理を行うことはできません。

削除（忘れられる権利）

行使した後、データ件名の情報はData Controllerのサービス規約で定義された保持期間のためにロックされます。この期間、Zoho Recruitにおけるデータは処理されず、その後、コントローラーはデータ件名の情報を削除する選択肢を持ちます。削除後、データのメールアドレスはブロックリストに移動し、同じデータの再入力はインポート、同期などで防ぎます。しかし、同じメールアドレスのデータを手動で追加するオプションはあります。
Notes
メモ
  1. データをブロックリストに移動するには、ユーザーがデータ件名リクエストの管理権限を持っている必要があります。
  2. データがブロックリストに追加されると、同じメールアドレスを持つすべてのデータがすべてのGDPR有効なタブから削除されます。
  3. ブロックリストに追加されたデータは取り出すことも視覚化することもできません。
  4. データがブロックリストにある場合、それはZoho Recruitから削除されます。しかし、ブロックリストにあるデータに関連付けられたすべてのデータは削除されません。関連付けは削除されます。

データをロックしてブロックリストに移動する方法
  1. データ対象のデータを開き、データプライバシーをクリックします。
  2. Data 件名 Requestsのセクションで、リクエストを追加するリンクをクリックします。
  3. 新規リクエストのポップアップで、データを削除するリクエストを選択します。

  4. 完了をクリックします。
  5. リクエストがデータに追加されます。
    1. データを削除する前にデータの処理を停止するために、ロックをクリックします。
    2. あなたのRecruit アカウントから削除するために、ブロックリストに移動をクリックします。
      ブロックリストのデータのポップアップで、ブロックリストに移動をクリックします。
      データは削除され、メールアドレスがブロックリストに追加されます。
  6. はい、続けるをクリックして確定します。

データ件名のリクエストを自動で追加する

メールでデータ件名リクエストリンクを追加したり、メールテンプレートを作成してデータ対象者に送信すると、彼らはZoho Recruitで自分でリクエストを送信できます。
メールテンプレートにデータリクエストリンクを追加する方法
  1. 移動先設定>カスタマイズ>テンプレート。
  2. メールタブを選択し、+新規 テンプレートをクリック。
  3. メールテンプレートの作成セクションで、タブを選択。
  4. Data Request アイコンをクリック。
  5. リンクの追加ウィンドウで、以下の操作を行います:
  6. すべて選択をクリックしてすべてのタイプを追加。

  7. ドロップダウンリストから言語 を選択し、保存をクリック。
  8. テンプレートを保存。

メールにデータリクエストリンクを追加する:
  1. データ詳細ページに移動し、メールを送信をクリック。
  2. 作成ウィンドウでData Requestアイコンをクリック。 すべて選択 をクリックしてすべてのタイプを含める。
  3. ドロップダウンリストから言語を選択し、保存をクリック。
  4. 送信をクリック。

データリクエストの開始

候補者はデータリクエストリンクを通じてリクエストを行い、それが自動的にZoho Recruitに記録されます。候補者は以下の手順でデータリクエストを開始できます。
データリクエストの開始
  1. 候補者はメール内のData Request リンクをクリックできます。

  2. ご自身の希望に応じたリクエストを送信します。
  3. リクエストを確認。
  4. このリクエストは、関連データのデータプライバシーセクションに記録されます。
Warning
ここに提供される情報は法的な助言として解釈すべきではない。GDPRがあなたの組織にどのような影響を与え、どのような手段を講じるべきかを理解するには、法律顧問に相談してください。