データ主体の権利
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一般データ保護規則では、第12条から第23条において、データ主体の特定の権利が明示されています。個人がこれらの権利の行使を求めた場合、これを理解し、対応する必要があります。
- アクセス権：データ主体は、自身のデータが処理されているかどうかについて管理者から確認を得て、個人情報へのアクセスを要求する権利を有します。
- 訂正の権利：データ主体は、自身の個人データが正確であり、必要に応じて更新されるよう求める権利を有します。
- 消去の権利または忘れられる権利：データ主体は、不当な遅延なく自身の個人データを消去するよう管理者に求める権利を有します。
- 異議を述べる権利および処理の制限：データ主体は、自身のデータの処理に異議を述べ、希望する場合はその処理を制限する権利を有します。
- データポータビリティの権利：データ主体は、自身の情報を構造化された機械可読形式で取得する権利、または可能な場合に自身のデータを別の組織へ移転してもらう権利を有します。
- 情報提供を受ける権利：データ主体は、自身の個人データがどのように、またなぜ処理されているかについて情報提供を受ける権利を有します。また、そのデータが他の第三者と共有されているかどうかを知る権利もあります。これは、データを処理する適切な法的根拠を特定することで対応できます。
- 通知を受ける権利：データ侵害が発生した場合、侵害を最初に認識してから72時間以内にデータ主体へ通知する必要があります。
データ主体の要求の追加
上記の要求は、次の2つの方法で収集できます。
手動
- データ主体は、メールで要求を送信できます。
- 電話または対面で口頭により要求を受け付けることもできます。
自動
- データの要求リンクをメール経由で送信します。
- 候補者から送信された要求は、Zoho Recruitに自動的に取り込まれます。
データ主体の要求の手動追加
要求を収集したら、Recruitのアカウントで更新し、要求に対応するために必要な操作を行う必要があります。
アカウントにデータ主体の要求を追加するには
- Recruitのアカウントでデータ主体のデータをクリックして開きます。
このデータは、候補者、連絡先、またはGDPRコンプライアンスが有効になっているその他のカスタムタブ内のデータです。 - ［データプライバシー］をクリックします。
［データ主体の要求］セクションで、［要求を追加する］リンクをクリックします。 - ［新しい要求］ポップアップで、要求を選択して［完了］をクリックします。
要求がデータに追加されます。
Zoho Recruitでの要求の処理
これらの要求をZoho Recruit内で処理する方法を説明します。
アクセス（アクセス権）
Zoho Recruitのメールテンプレートを使用すると、差し込み項目を使って候補者の個人データを含むテンプレートを作成できます。このテンプレートは、データ主体が自身の情報へのアクセスを要求した際にメールを送信するために使用できます。データ主体は候補者ポータルから自身の情報にアクセスすることもできます。
データ主体の情報を含むメールを送信するには
- データ主体のデータをクリックして開き、［データプライバシー］をクリックします。
- ［データ主体の要求］セクションで、［要求を追加する］リンクをクリックします。
- ［新しい要求］ポップアップで、［データへのアクセスの要求］を選択します。
- ［完了］をクリックします。
要求がデータに追加されます。 - ［メールを送信する］をクリックして、［データへのアクセスの要求］に対応します。
- メール作成画面で、差し込み項目を含むメールテンプレートを選択し、メールを送信します。
訂正（訂正の権利）
データ主体の情報を含むCSVファイルをメールで送信する必要があります。データ主体はCSVファイル内の情報を訂正し、返信できます。受け取ったファイルはRecruitのアカウントにインポートして情報を更新します。データ主体はポータルから自身で情報を訂正、更新することもできます。
データ主体のデータを訂正するためのメールを送信するには
- データ主体のデータをクリックして開き、［データプライバシー］をクリックします。
- ［データ主体の要求］セクションで、［要求を追加する］リンクをクリックします。
- ［新しい要求］ポップアップで、［データの訂正の要求］を選択します。
- ［完了］をクリックします。
要求がデータに追加されます。 - ［メールを送信する］をクリックして、［データの訂正の要求］に対応します。
CSVファイルが添付されたメール作成画面が開きます。添付ファイルには、選択したタブで利用可能なデータ主体の情報が含まれます。 - メール作成画面でメールを作成し、送信します。
エクスポート（データポータビリティの権利）
データ主体の情報は、管理者の端末にダウンロードされることなくエクスポートされ、メールに添付されて機械可読形式（CSV形式）で送信されます。
データ主体のデータのコピーを送信するには
- データ主体のデータをクリックして開き、［データプライバシー］をクリックします。
- ［データ主体の要求］セクションで、［要求を追加する］リンクをクリックします。
- ［新しい要求］ポップアップで、［データのエクスポートの要求］を選択します。
- ［完了］をクリックします。
要求がデータに追加されます。 - ［メールを送信する］をクリックして、［データのエクスポートの要求］に対応します。
CSVファイルが添付されたメール作成画面が開きます。添付ファイルには、選択したタブで利用可能なデータ主体の情報が含まれます。 - メール作成画面でメールを作成し、送信します。
処理の停止（処理を停止する権利）
データ主体がこの権利を行使した場合、その情報の処理を停止する必要があります。これに対応するため、Zoho Recruitにはデータ主体の情報をロックし、以降の処理を防止するオプションがあります。データがロックされると、Recruit内でそのデータの詳細は以降の使用や処理ができない状態になります。たとえば、ワークフローのルールによるメール送信、データの編集、共有、マクロの実行、重複データとの統合などはできません。
データをロックするには
- データ主体のデータをクリックして開き、［データプライバシー］をクリックします。
- ［データ主体の要求］セクションで、［要求を追加する］リンクをクリックします。
- ［新しい要求］ポップアップで、［データ処理の停止の要求］を選択します。
- ［完了］をクリックします。
要求がデータに追加されます。 - ［要求に対してロックする］をクリックして、データ処理を停止します。
- ［はい、続行します］をクリックして確定します。
データがロックされます。前述のとおり、このデータに対して操作を実行することはできません。
消去（忘れられる権利）
この権利が行使された場合、データ管理者のサービス規約で定められた保存期間中、データ主体の情報をロックできます。この期間中、データはZoho Recruitで処理されません。期間終了後、管理者はデータ主体の情報を削除するオプションを利用できます。削除後、データのメールアドレスはブロックリストに移動され、同じデータがインポートや同期などによって再登録されることは防止されます。ただし、同じメールアドレスを持つデータを手動で追加することはできます。
メモ
- データをブロックリストに移動するには、ユーザーにデータ主体の要求の管理権限が必要です。
- データがブロックリストに登録されると、同じメールアドレスを持つすべてのデータが、GDPRが有効なすべてのタブから削除されます。
- ブロックリストに登録されたデータは、復元も表示もできません。
- データがブロックリストに登録されると、Zoho Recruitから削除されます。ただし、ブロックリストに登録されたデータに関連付けられているすべてのデータは削除されません。関連付けは削除されます。
データをロックしてブロックリストに登録するには
- データ主体のデータをクリックして開き、［データプライバシー］をクリックします。
- ［データ主体の要求］セクションで、［要求を追加する］リンクをクリックします。
- ［新しい要求］ポップアップで、［データの削除の要求］を選択します。
- ［完了］をクリックします。
- 要求がデータに追加されます。
- データを削除する前に処理を停止するには、［ロックする］をクリックします。
- Recruitのアカウントから削除するには、［ブロックリストに移動する］をクリックします。
［ブロックリストのデータ］ポップアップで、［ブロックリストに移動する］をクリックします。
データが削除され、メールアドレスがブロックリストに追加されます。 - ［はい、続行します］をクリックして確定します。
データ主体の要求の自動追加
メールにデータ主体の要求リンクを追加するか、メールテンプレートを作成してデータ主体に送信します。これにより、データ主体はZoho Recruitで自分で要求を送信できます。
メールテンプレートにデータの要求リンクを追加するには
- ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］に移動します。
- ［メール］タブを選択し、［+新しいテンプレート］をクリックします。
- ［メールテンプレートの作成］セクションで、タブを選択します。
- ［データの要求］アイコンをクリックします。
- ［リンクの追加］画面で、次の操作を行います。
- すべての種類を追加するには、［すべて選択］をクリックします。
- ドロップダウン一覧から［言語］を選択し、［保存する］をクリックします。
- テンプレートを［保存］します。
メールにデータの要求リンクを追加するには
- ［データの詳細］ページに移動し、［メールを送信する］をクリックします。
- 作成画面で、［データの要求］アイコンをクリックします。
すべての種類を追加するには、［すべて選択］をクリックします。 - ドロップダウン一覧から［言語］を選択し、［保存する］をクリックします。
- ［送信］をクリックします。
データの要求の送信
データの要求リンクを使用すると、候補者は要求を送信でき、その要求はZoho Recruitに自動的に取り込まれます。候補者は、次の手順でデータの要求を送信できます。
データの要求を送信するには
- 候補者はメール内の［データの要求リンク］をクリックできます。
- 希望する要求を追加します。
- 要求を［確定］します。
- この要求は、該当するデータの［データプライバシー］セクションに取り込まれます。
ここに記載されている内容は、法律上の助言として解釈されるものではありません。GDPRが組織に与える影響、およびGDPRに準拠するために必要な対応については、法律顧問にお問い合わせください。