データ取扱者の権利

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GDPRは、データ保護者の権利を明確に規定しています。 12から23条です。これらの権利を行使する際に、理解して実施する必要があります。

閲覧権: 当該データの処理に関する確認をコントローラーから受け取り、個人情報を閲覧する権利を有する。
訂正権: 個人データが正確かつ最新の状態に維持されることを保証する権利を有する。
抹消権または忘却権: コントローラーから個人データの抹消を求める権利を有する。
異議権および処理の制限権: 個人データの処理に異議を申し立て、必要に応じて制限する権利を有する。
データ移行性の権利: 構造化された機械可読な形式で情報を取得したり、可能な場合には他の組織にデータを転送する権利を有する。
開示権: 個人データがどのように、なぜ処理されているかを知る権利を有する。また、データが他の第三者と共有されているかも知る権利を有する。これは、データを処理する適切な合法的根拠を特定することで対応できます。
通知権: データ侵害が発生した場合、最初に侵害を知った72時間以内にデータ保護対象者に通知する義務を負う。

データ取得要求の追加

上記の要求を収集するには、2つの方法があります。

マニュアル

データ取得者は、メールでリクエストを送信することができます。
電話や、直接面談を通じて、リクエストを受け取ることができます。

自動

メールを介してデータリクエストリンクを送信してください。
候補者からのリクエストは、Zoho Recruitに自動的にキャプチャされます。

手動でデータ取得要求を追加する

要求を収集したら、Recruitアカウントでそれを更新し、要求を処理するための必要なアクションを行う必要があります。

アカウントにデータ取得者の要求を追加するには

Recruitアカウント内のデータサブジェクトレコードを開きます。
レコードは、候補者、連絡先、またはGDPRコンプライアンスが有効になっている他のカスタムモジュール内にあります。
「データプライバシー」をクリックします。
「データサブジェクトリクエスト」の下にある「リクエストの追加」リンクをクリックします。
「新規リクエスト」ポップアップ内でリクエストを選択し、「完了」をクリックします。
リクエストがレコードに追加されます。

Zoho Recruit内でのリクエストの処理

Zoho Recruitでこれらのリクエストをどのように処理するかを理解しましょう。

アクセス（アクセス権）

Zoho Recruitのメールテンプレートを使用して、候補者の個人データをマージフィールドを使用してテンプレートを作成できます。データサブジェクトが自分の情報にアクセスするように要求した場合、このテンプレートを使用してメールを送信できます。データサブジェクトは、候補者ポータルを介して自分の情報にアクセスすることもできます。

データ主体の情報を使用してメールを送信するには

データサブジェクトのレコードを開き、「データプライバシー」をクリックしてください。
「データサブジェクトリクエスト」セクションの下に、「リクエストを追加」リンクをクリックしてください。
「新しいリクエスト」ポップアップで、「データへのアクセスをリクエスト」を選択してください。
「完了」をクリックしてください。
リクエストがレコードに追加されます。
「アクセスをリクエスト」のための「メールを送信」をクリックしてください。
メール作成者で、マージフィールドを持つメールテンプレートを選択し、メールを送信してください。

訂正（訂正の権利）

データサブジェクトの情報が含まれたCSVファイルを電子メールで送信する必要があります。データサブジェクトは、CSVファイル内の情報を訂正し、Recruitアカウントにインポートして情報を更新することができます。データサブジェクトはまた、ポータルを通じて自身の情報を訂正および更新することもできます。

データ主体のデータを修正するためにメールを送信する

データサブジェクトのレコードを開き、データプライバシーをクリックしてください。
「データサブジェクトリクエスト」セクションの下にあるリクエストを追加リンクをクリックしてください。
「新規リクエスト」ポップアップで、データを訂正するリクエストを選択してください。
完了をクリックしてください。
リクエストがレコードに追加されます。
「データを訂正する」リクエストに関して、メールを送信してください。
添付ファイルとしてCSVファイルが含まれたメール作成画面が開きます。添付ファイルには、選択したモジュールにあるデータサブジェクトの情報が含まれています。
メール作成画面でメールを作成し、送信してください。

データのエクスポート（ポータビリティの権利）

データサブジェクトの情報は、ダウンロードすることなく、添付ファイルとしてメールに添付し、機械可読形式（CSV形式）で送信されます。

データ主体のデータのコピーを送信する

データサブジェクトのレコードを開き、データプライバシーをクリックします。
データサブジェクト要求セクションの下に、追加要求リンクをクリックします。
新規要求ポップアップで、データのエクスポートを要求するを選択します。
完了をクリックします。
要求はレコードに追加されます。
データのエクスポートのためにメールを送信します。
選択されたモジュールにあるデータサブジェクトの情報を含むCSVファイルが添付されたメール作成者が開きます。
メール作成者でメールを作成し、送信します。

処理を停止（処理の停止権）

データ保護の対象者がこの権利を行使すると、Zoho Recruitはデータ保護の対象者の情報の処理を停止するオプションを提供します。これを処理するには、Zoho Recruitには、データ保護の対象者の情報をロックし、以降の処理を防止するオプションがあります。レコードがロックされると、レコード内の詳細は、Recruitでの以降の使用や処理からロックされます。例えば、ワークフロールルールからメールが送信されなくなり、レコードを編集できなくなり、共有できなくなり、マクロを実行できなくなり、重複したレコードとマージすることもできなくなります。

レコードをロックするには

データサブジェクトレコードを開き、データプライバシーをクリックしてください。
データサブジェクトリクエストのセクションの下にある、リクエストの追加リンクをクリックしてください。
新規リクエストポップアップで、データ処理の停止のリクエストを選択してください。
完了をクリックしてください。
リクエストはレコードに追加されます。
リクエストのロックをクリックして、データの処理を停止してください。
はい、続行をクリックして、確認してください。
レコードがロックされます。先ほど述べたように、レコードに対して何らかのアクションを実行することはできません。

忘却権（Right to be forgotten）を消去する

一旦行使されると、データ保有者の情報は、データコントローラーの利用規約で定義された保持期間の間ロックされます。この期間中、Zoho Recruitでデータが処理されることはありませんが、コントローラーはデータ保有者の情報を削除するオプションを持つことになります。削除されると、レコードのメールアドレスはブロックリストに移動し、同じデータの再入力はインポート、同期などを通じて防止されます。しかし、同じメールアドレスでレコードを手動で追加するオプションがあります。

注意

ユーザーは、レコードをブロックリストに移動するために「データ保護要求の管理」権限を持っている必要があります。
レコードがブロックリストに追加されると、同じメールアドレスを持つすべてのレコードがGDPRで有効になっているすべてのモジュールから削除されます。
ブロックリストに追加されたレコードは、復元も閲覧もできません。
レコードがブロックリストに追加されると、Zoho Recruitから削除されます。しかし、ブロックリストに追加されたレコードに関連付けられたすべてのレコードは削除されません。関連付けが削除されます。

レコードをロックしてブロックリストに追加するには

データサブジェクトレコードを開き、データプライバシーをクリックします。
「データサブジェクトリクエスト」セクションの下に、リクエスト追加リンクをクリックします。
「新規リクエスト」ポップアップで、データ削除のリクエストを選択します。
完了をクリックします。
リクエストがレコードに追加されます。

データを削除する前に、処理を停止するにはロックをクリックします。
Recruitアカウントから削除するには、ブロックリストに移動をクリックします。
「ブロックリストレコード」ポップアップで、ブロックリストに移動をクリックします。
レコードが削除され、メールアドレスがブロックリストに追加されます。