「リストビューの管理」
- 標準リストビュー: 標準ビューを変更し、リスト内の列の順序を並べ替えることができます。これらのリストビューを削除することはできません。
- カスタムリストビュー: カスタムビューを作成、変更、削除し、リスト内の列の順序を並べ替えることができます。
リストビューは、「自分が作成したもの」「他の人が共有したもの」の２つのカテゴリーに分類されます。また、よく使うリストビューを「お気に入り」に登録することもできます。お気に入りに登録するには、リストビューの横にある星マークをクリックしてください。お気に入りに登録したリストビューは、リストビューのドロップダウンリストの一番上に表示されます。
標準リストビュー
「モジュール」のホームページでは、「表示」のドロップダウンリストから必要な一覧表を選択できます。標準の表示モードの列の順番を変更するか、列を追加することしかできません。標準の一覧表のいくつかは、すべてのレコード、マイレコード、最近作成されたレコード、最近変更されたレコード、最近閲覧されたレコードなどがあります。
カスタムリストビューの作成
ユーザーは、要件に応じて条件を定義することにより、Zoho Recruitでカスタムリストビューを作成できます。ユーザーが作成したカスタムビューは、ドロップダウンリストの「自分が作成したもの」にリストされます。
必要な権限:「カスタムビューの管理」の権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。
カスタムビューを作成するには
- クリックしてください [モジュール] タブ.（例：候補者、連絡先、クライアントなど）
- モジュールのホームページで、リストビューのドロップダウンにマウスポインタを合わせます。
- 「作成ビュー」リンクをクリックしてください。
- 「新しいビュー」ページで以下の操作を行ってください：
- カスタムを入力してください表示名。
- 必要な場合は、お気に入りにマークします。
お気に入りにマークしたカスタムリストビューは、リストビュードロップダウンの一番上に表示されます。 - 条件を指定してレコードをフィルターします。
- 表示モードに表示する列を選択します。
- このビューを見ることができる人を選択します。
- カスタムを入力してください表示名。
- クリックして保存してください。
カスタムビュー内の全レコードを選択する
Zoho Recruit は、特定のカスタムビューに属するすべてのレコードを一度に選択することができます。
このシナリオを考えてみましょう。 「Qualified Candidates」というカスタムビューにあるすべての候補者のレコード所有者を変更したいとします。このカスタムビューには20000人以上の候補者がいるため、「次へ」のページに移動して、各ページからレコードを選択するのは面倒です。
代わりに、「このビューのすべての[レコード]を選択」リンクをクリックするだけで、20000人の候補者が一度に選択され、すべてのレコードの所有者を簡単に変更できます。
カスタムビューのすべてのレコードを選択するには：- モジュールのリストビューのページに移動して、複数のレコードページを持つビューを選択します。
- すべてのレコードをハイライトし、上部バーの'このビュー内のすべてのレコードを選択'ボタンをクリックします。
- 選択したレコードを一括更新または削除することができます。
- オーナーの変更。 このオプションを使用すると、レコードのオーナーを一括で変更できます。
- 一括更新。 この機能を使用すると、多数のレコードを一括で変更できます。
- 削除。 選択したレコードをゴミ箱に移動し、30日間保持します。
- マスアップデート、オーナー変更、または削除アクションを実行後、右下隅のプログレスバーを使用して更新ステータスを追跡できます。
注意：
- 「このビュー内のすべての[レコード]を選択」リンクは、Zoho Recruitのエンタープライズエディションでのみ利用可能です。
- 「このビュー内のすべての[レコード]を選択」リンクは、2つの場合に表示されません。
- カスタムリストビューに50000件以上のレコードがある場合
- マスリストビューの更新が既に進行中の場合
- 特定のアクションが完了したら、別のアクションを開始する前にページを再読み込みしてください。
- 選択したモジュールにワークフロールルールがあると仮定します。そのワークフロールルールでは、「候補者が削除されたら、採用マネージャーにメールを送信する」というトリガーまたはアクションが関連付けられています。その場合、リストビューで選択したレコード数が1000件未満の場合、ワークフロールルールが実行されます。1000件以上のレコードをリストビューで選択した場合、ワークフロールルールは実行されません。
- 保存検索では、一度に5000件以上のレコードを選択できません。
(回避策 - レコードを新しいまたは既存のビューに移動すると、50000件までのレコードを一度に選択できます。)
リストビューの条件を指定する
「特定の基準」セクションでは、レコードがフィルタリングされ、この一覧ビューの下に表示される基準を指定できます。 次の表は、特定のタイプのフィールドのための基準オプションをリストしています：
| フィールドタイプ | 基準オプション | ||
文字列フィールド：
| |||
| 数値フィールド（例）：
| |||
| 日付と日時フィールド：
| |||
| ブール型フィールド：
|
|
- 最大で25個の条件を追加できます。
- 数字をカンマなしで入力してください。例えば、15,000を15000と入力してください。
- 「なし」オプションを選択した場合、カスタムビューは作成されません。
- 「日数」オプションは、日付と時刻フィールドに非常に便利です。例えば、直近15日以内に作成された候補者、直近10日以内に終了した仕事のオープニング、または直近5日以内に更新されたユーザーをフィルタリングするために使用できます。
- 「日数で期日」オプションは、日付と時刻フィールドに基づいて特定の日数の期日を設定するオプションです。例えば、6日以内に終了する仕事のオープニングをフィルタリングしたい場合は、「終了日」「日数で期日 = 6」という条件で仕事のオープニングモジュールにカスタムビューを作成できます。
リストビューの列の選択
「カラムの選択」セクションから、リストビューに表示するカラムを、「利用可能なカラム」リストボックスから選択します。カラムを選択した後、カラムの順序を変更するか、「選択されたカラム」リストボックスから不要なカラムを削除することができます。
リストビューへのパーミッションの設定
「アクセシビリティの詳細」セクションでは、ユーザーがカスタムリストを表示するアクセシビリティを定義します。以下のオプションが利用可能です：
- すべてのユーザーがこのカスタムビューを閲覧することができます。
- このカスタムビューは私だけに表示します。
- 以下のユーザーがこのカスタムビューを閲覧できるようにします。
編集基準パターン
カスタムリストビュー内の評価パターンエディタを使用して、and / orなどの簡単な論理で高度なフィルタを定義できます。
注意： 一覧表には最大 25個の条件を指定できます。
- モジュールタブをクリックします。
- ドロップダウンリストからリストビューを選択します。
- 編集をクリックします。
- 編集ビューページで既存の条件を確認し、パターンを変更リンクをクリックします。
- パターンエディタボックスでフィルタを変更し、保存リンクをクリックします。
- 変更されたカスタムビューを保存します。
例:
カリフォルニアまたはテキサスからの候補者をフィルターし、ステータスが「接触済み」であることをご希望です。
候補者ソースに「Zoho CRMからインポート」という文言が含まれ、州が「カリフォルニアまたはテキサス」、ステータスが「接触済み」であることをご指定ください。
この条件を簡単に作成するには、以下の「条件」オプションを使用します：
条件パターンは自動的に次のように設定されます：
条件パターンが要求事項と一致しない場合は、次のように編集することができます：
- 丸括弧：（）
- and / or 演算子
- Criteria Row Number（基準行番号）
- 「編集パターン」ボックスが開いているとき、「条件を指定」セクションの下に条件行を追加または削除することはできません。
- もし括弧を指定しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例えば、条件を1または2かつ3と指定した場合、それは((1または2)かつ3)として考慮されます。
- 条件の「かつ」「または」を変更することができます。そして、下のエディターに反映されます。
- パターン内の「かつ」「または」条件を変更することができ、上記の行に反映されます。
- もし、1と2を指定して保存すると、編集画面ではパターンが(1と2)として表示されます。(1と2)または3の場合、パターンは((1と2)または3)として表示されます。
- エディターに行を追加し、1つずつ削除すると、パターンに追加のブラケットが表示されます。例えば、5行が追加され、4行目が削除された場合、次のように表示されます：( ( ( ( 1 and 2 ) or 3) )or 4 )。3行目が再度削除された場合、次のように表示されます：( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 )。最初の行が削除された場合、次のように表示されます：( ( ( ( 1 ) ) ) or 2 )。しかし、条件を保存すると、( 1 or 2 )となります。最後の条件が削除された場合、( ( ( 1 and 2 ) and 3 ) )と表示されます。
- 以下を使用しないでください：()、（および）、（または）
- もし括弧が一致しない場合は無効とみなされます。
- パターンで指定された行数と数字が一致しない場合や、パターンに漏れた数字がある場合はエラーメッセージが表示されます。
- 編集中のカスタムビューにおいて、「保存」および「キャンセル」ボタンは非表示となります。
- 最終的な括弧が欠けている場合、Criteria Patterns Editorとその表示モードに違いが生じます
- エディターでのCriteria Pattern
ビューモードでのCriteria Pattern ( 1 と 2 ) または ( 3 と 4 )
(( 1 と 2 ) または ( 3 と 4 ))
1 と 2 と 3 と 4
(1 と 2 と 3 と 4 )
( 1 または 2 ) と ( 3 または 4 )
( ( 1 または 2 ) と ( 3 または 4 ) )
最終活動時間を条件に使用する
レコードの編集以外にも、レコードに関連する様々な活動があります。例えば、ノートの追加、タスクの終了、メールの送信などです。そのような活動の最終更新時間は、各レコードにおいて「最終更新：時間」（候補者、クライアント、連絡先、求人開放モジュールでのみ）として記録されます。このフィールドの情報は、特定期間内に活動がないレコードや、最近の活動があったレコードを絞り込むためにリストビューの条件として使用できます。
備考
- このオプションは、候補者、クライアント、連絡先、求人オープンなどのカスタムモジュールに対応しています。
- 一覧ビューの条件下の「最終アクティビティ時間」と、レコード詳細ページの「最終更新」時間は同じです。
- カスタムリストビューにのみこの条件を使用できます。
最終アクティビティ時間として記録される活動と更新:
- タスク、イベント、コールなどの活動の追加と更新
- 候補者および連絡先へのメールの送信
- ノートの追加と編集
- アカウントの下にジョブオープンと連絡先を追加
- レコードの所有者の変更
- レコードの追加と削除
（親レコードに関連付けられたレコードの削除は含まれません。） - タスクを閉じる
（イベントには適用されません。End Date and Timeの後に自動的にClosed Activitiesの下に移動されます。） - レコード（個別またはバルク）の削除と復元
- Mass Update、Mass Transferなどの一括操作
（Mass Deleteオプションを除く）
最終アクティビティ時間として記録されない活動や更新内容：
- アカウントの下で連絡先や求人情報の編集は、アカウントの下に表示されません。
- レコードの下の関連リストを削除します。
条件で最終アクティビティ時間を使用するには
- クリックしてください： 候補者, 顧客, 連絡先 または 求人オープニング モジュール。
- ドロップダウンリストから、リストビューを選択し、編集リンクをクリックします。
カスタムリストビューについては、条件を指定できます。 - 編集ビューの条件を指定の下で、ドロップダウンリストから最終アクティビティ時間を選択してください。
- 条件を指定してください。
- クリックして保存してください。
カスタムリストビューの複製
作成したカスタムビューは複製できます。同様のリストビューを作成できます。デフォルトのビューは複製または削除できないことに注意してください。
カスタムリストビューを複製するには
- クリックしてください [モジュール] タブ。（例：候補者、連絡先、顧客など）
- [モジュール]ホームページで、複製したいリストビューを選択します。
- 「編集」リンクをクリックしてください。
- それから、「クローン」ボタンをクリックします。
- クローンビューのページで、以下の操作を行ってください。
- カスタムのビュー名を入力します。
- ビューモードに表示される列を選択します。
- このビューを見ることができる人を選択します。
- 「条件を指定する」チェックボックスを選択し、条件を指定します。
- カスタムのビュー名を入力します。
- 「保存」をクリックします。
標準リストビューの編集
Zoho Recruitで標準的に提供されるリストビューを編集して、リストビューの列を追加または削除することができます。なお、これらの事前定義されたリストビューの基準や名前を変更することはできませんのでご注意ください。
標準リストビューを編集するには
- クリックしてください [モジュール] タブ。（例：候補者、連絡先、顧客など）
- [モジュール]ホームページで、編集したいリストビューを選択してください。
- 「編集」リンクをクリックしてください。
- 「編集ビュー」ページで、フィールドを「利用可能な列」リストボックスに選択して移動します。
列を選択した後、「選択された列」リストボックス内の列の順序を変更したり、不要な列を削除することができます。 - クリックして 保存してください。
カスタムリストビューの削除
作成したカスタムビューは、必要に応じて削除できます。定義済みのリストビューは削除できませんのでご注意ください。
カスタムリストビューを削除するには
- [モジュール]タブをクリックしてください。（例：候補者、連絡先、顧客など）
- [モジュール]ホームページにある、削除したいリストビューを選択してください。
- 「編集」リンクをクリックしてください。
- 「削除」をクリックしてください。
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