共通操作

共通操作

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ナビゲーションとは主に、データ間を前後に移動する操作を指します。Zoho Recruitのナビゲーションでは、データ間を簡単に移動できるほか、1ページに表示するデータ数を選択できるため、データへのアクセス時間を短縮できます。

Zoho Recruitで利用できる移動オプションは次の2つです。
  1. ページ単位の移動
  2. データ単位の移動

ページ単位の移動

データ単位の移動

データの検索

検索オプションを使用すると、一覧全体を確認しなくても特定の情報やデータを見つけられるため、データの検索時間を短縮できます。

Zoho Recruitで利用できる検索オプションは次のとおりです。
  1. アルファベットによるデータの検索
  2. 情報によるデータの検索
  3. 詳細フィルターを使用した条件によるデータの検索

アルファベットによるデータの検索

情報によるデータの検索

詳細フィルターを使用した条件によるデータの検索

データの作成

Zoho Recruitシステムでは、次の方法でデータを作成できます。
  1. データの詳細フォームに手動でデータを入力する
  2. 外部ソースからデータをインポートする
  3. Web-to-recordフォームを通じてWebサイトからデータを取得する
Notes
メモ。
Notes
  1. 以下に記載されている標準項目の一部は、組織の業務フローによって表示または編集できない場合があります。
  2. 項目を追加または修正する場合や、その他の項目の使用方法の詳細については、システム管理者にお問い合わせください。

データの個別作成

作成するデータ数が少なく、1件ずつ作成できる場合は、手動でデータを作成できます。このような場合、利用可能な詳細を手動で入力し、新しいデータをすぐに作成できます。

データは次の方法で個別に作成できます。
  1. データの作成フォームに詳細を入力する。
  2. 既存の詳細を一部変更してデータを複製する。
候補者は次の方法で個別に作成できます。
  1. 候補者の作成フォームに詳細を入力する。
  2. 既存のデータを一部変更して候補者を複製する。
Notes
メモ。
  1. 標準では、候補者を作成したユーザーが候補者の担当者になります。
  2. 担当者を変更するには、候補者の詳細ページの［候補者の担当者］項目で［変更］リンクをクリックし、別のユーザーを選択します。
候補者を個別に作成するには
  1. ［Module］タブで、［新しい［Module］］をクリックします。または、をクリックします。
  2. データの作成ページで、詳細を入力します（標準項目を参照）。
  3. ［保存する］をクリックします。
データを複製するには
  1. ［Module］タブで、複製する特定のデータをクリックします。
    ［Module］とは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. ［Module］の詳細ページで、［複製］をクリックします。
  3. ［Record］の複製ページで、必要な詳細を修正します。
  4. ［保存する］をクリックします。

データのインポート

外部ソースからATSシステムにデータをインポートすることは、複数のシステムを使用してデータを収集している場合のマーケティングや営業において、非常に重要な活動の1つです。たとえば、外部ソースからデータを調達したり、Webサイトを通じて商品のリクエストを取得したり、組織内の別の部門から商品をクロスセルできる可能性のあるデータを取得したり、以前のシステムからZoho Recruitにデータを移行したりする場合があります。いずれの場合も、データをインポートすることで生産性を高めることができます。

この操作を実行する権限がある場合、データをインポートできます。権限がない場合、［Module］のホームページにある［データのインポート］ボタンは操作画面に表示されません。標準では、データをインポートしたユーザーがデータの担当者になります。インポート時に担当者を変更するには、インポートするCSV／XLSファイルに担当者列を追加し、［割り当て先］項目に関連付けます。これにより、データが特定のユーザーに自動的に割り当てられます。データのインポートファイルを作成する際は、Zoho Recruitのユーザー名を正確に使用してください。正確でない場合、Zoho Recruitでデータが作成されません。
Notes
メモ。
  1. ［インポート］リンクは、インポート機能を使用する権限がある場合にのみ表示されます。
  2. これらのリンクが無効になっている場合は、管理者にお問い合わせください。
  3. データをインポートする前に、データの詳細をCSV／XLSファイルとして用意しておく必要があります。
  4. データをインポートする前に、CSV／XLSファイルと表計算プログラムを閉じてください。
  5. CSVファイルにアポストロフィー（例：ABC's）が含まれていないことを確認してください。

Webサイトからのデータ取得（Web-to-recordフォームの使用）

Webフォームを使用すると、Webサイトの訪問者やユーザーの情報をATSシステムに取り込む業務フローを簡素化できます。WebサイトからZoho Recruitへのデータのインポートを自動化し、技術的な知識がないユーザーでも独自のWebフォームをデザインして公開できるようにするための機能です。
Idea
メリット。
  1. Webフォームは、次の用途に使用できます。
  2. データ（訪問者の情報）の取得
  3. Webサイト訪問者とのコミュニケーション
  4. アンケートの実施
  5. ユーザーからの質問への回答
  6. オンライン販売の創出
  7. オンラインでのフィードバックの受信

データのエクスポート

詳細なデータ分析のために、Zoho RecruitのデータをMicrosoft ExcelやOpenOfficeなどの表計算ソフトにエクスポートすると便利な場合があります。Zoho Recruitで利用できるエクスポートオプションは次のとおりです。
  1. データのエクスポート
  2. ATSデータのバックアップの要求

データの担当者の変更

見込み調査の進行中に、一部のデータの担当者を一括で変更すると便利な場合があります。個別のデータまたはデータのグループの担当者を変更できます。
Notes
メモ：この機能を使用するには、担当者の変更のプロフィール権限が必要です。
データの担当者を個別に変更するには
  1. ［モジュール］タブをクリックします。
    モジュールとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. ［モジュール］のホームページで、データを選択します。
  3. ［モジュール］の詳細ページで、次のいずれかを実行します。
  4. ［データ］ページで担当者を変更し、［保存］をクリックします。
データの担当者を一括で変更するには
  1. ［モジュール］タブをクリックします。
    モジュールとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. ［モジュール］のホームページで、必要なチェックボックスを選択します。
  3. ［さらに］で［担当者の変更］をクリックします。
  4. ［担当者の変更］ページで、［担当者の変更］の選択リストから新しいユーザーを選択します。
  5. ［OK］をクリックします。
Notes
メモ。
  1. 既存の担当者に関係なく、データの担当者は別のユーザーに変更されます。
  2. この操作は慎重に行ってください。そうしないと、異なるユーザーが担当するデータも新しいユーザーに変更されます。
  3. この問題を避けるには、まず必要な担当者名でデータを検索し、その後に担当者を一括で変更します。
  4. 表示のみの権限があるデータでは、［担当者の変更］オプションは利用できません。
データの詳細を印刷可能な形式で表示し、ブラウザーの印刷機能を使用して印刷できます。

データの詳細を印刷するには
  1. ［モジュール］タブをクリックします。
    モジュールとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. ［モジュール］のホームページで、印刷するデータをクリックします。
  3. ［モジュール］の詳細ページで、［さらに］→［印刷プレビュー］をクリックします。
  4. 一覧からテンプレートのカテゴリーを選択します。
    選択したメールテンプレート、差し込み文書テンプレート、または各種書類テンプレートが、該当する場合に印刷プレビューに表示されます。
  5. ［印刷］をクリックします。
Notes
メモ：
  1. Webブラウザーの印刷機能を使用して詳細を印刷することもできます。
  2. メールテンプレートは、対象のモジュール用に作成されたメールテンプレートがある場合にのみ表示されます。
  3. 差し込み文書テンプレートオプションは、候補者、連絡先、クライアント、求人に限定されています。
  4. 各種書類テンプレートは、在庫管理モジュールに限定されています。
  5. これらの追加の印刷オプション（メール、差し込み文書、各種書類テンプレート）は、Zoho Recruitのすべての有料アカウントで利用できます。無料アカウントと試用アカウントでは、初期設定の印刷オプションのみ利用できます。
データを印刷するには
  1. ［モジュール］タブをクリックします。
    モジュールとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. ［モジュール］のホームページで、［印刷表示］アイコンをクリックします。
  3. ［印刷プレビュー］ページに、データの一覧が表示されます。
  4. ［ページを印刷］をクリックします。

データの削除

データを整理するために、Zoho Recruitから不要なデータを削除する必要がある場合があります。今後参照する可能性がないデータの削除を検討してください。
Notes
メモ：
Notes
  1. 削除済みのデータは、削除日から60日間、ごみ箱に一時的に保存され、その後完全に削除されます。
  2. 管理者権限を持つユーザーは、ごみ箱内のすべてのデータにアクセスできます。
  3. ごみ箱からデータを削除できるのは管理者のみです。
データを個別に削除するには
  1. 対象のタブをクリックします。
    タブとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. 対象のタブのホームページで、データを選択します。
  3. 対象のタブの詳細ページで、［削除する］をクリックします。
データを一括で削除するには
  1. 対象のタブをクリックします。
    タブとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. 対象のタブのホームページで、該当するデータのチェックボックスを選択します。
  3. ［削除する］をクリックします。

削除済みデータの復元

誤ってデータを削除した場合でも、ごみ箱から削除済みのデータをいつでも元に戻せます。

削除済みのデータを元に戻すには
  1. ［設定］→［設定］→［データ管理］→［ごみ箱］をクリックします。
  2. ごみ箱ページで、元に戻すデータのチェックボックスを選択します。
  3. ［元に戻す］をクリックします。
Notes
メモ：管理者権限を持つユーザーは、削除されたすべてのデータを表示できます。

重複データの統合

長期間利用していると、重複データが蓄積されることがあります。重複を検索して統合すると、データをより適切に整理できます。重複データを統合する機能は2つあります。

重複データの検索と統合- 重複データを検索する基準を設定します。各タブで基準を設定できる項目は6つあります。

重複データの解消- 選択した項目の値を基準に、タブ内のすべての重複データを検索します。選択したタブで利用可能な4つの項目から、いずれか1つを選択できます。

データの一括転送

この機能では、データをあるユーザーから別のユーザーに転送できます。その結果、未完了の活動もすべて新しい担当者に転送されます。この機能を使用するには、対象の各タブに対して一括転送の権限が必要です。

データを一括転送するには
  1. 対象のタブをクリックします。
    タブとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. 対象のタブのホームページで、［タブのツール］→［タブの一括転送］をクリックします。
  3. ［タブの一括転送］ページで、次の操作を行います。
  4. ［新しい担当者の選択］セクションで、をクリックして、［現在の担当者］項目と［新しい担当者］項目の担当者名を選択します。
  5. 基準を設定します。
  6. ［検索］をクリックします。
  7. ［条件に一致したデータ］欄で、チェックボックスを選択します。
  8. ［転送］をクリックします。

データの一括削除

この機能では、データを一括で削除できます。この機能を使用するには、対象の各タブに対して一括削除の権限が必要です。

データを一括削除するには
  1. 対象のタブをクリックします。
    タブとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. 対象のタブのホームページで、［タブのツール］→［タブの一括削除］をクリックします。
  3. ［タブの一括削除］ページで、次の操作を行います。
  4. 基準を設定します。
  5. ［検索］をクリックします。
  6. ［条件に一致したデータ］欄で、チェックボックスを選択します。
  7. ［削除する］をクリックします。
Notes
メモ：
  1. 一括削除したデータは、Zoho Recruitのごみ箱に一時的に保存されます。
  2. データを元に戻すには、対象のデータを選択してから［元に戻す］をクリックします。

データの一括更新

この機能では、データの詳細を一括で更新できます。この機能を使用するには、対象の各タブに対して一括更新の権限が必要です。
Notes
メモ：
一括更新機能では、次の項目は更新できません。
NotesNotes
  1. テキストエリア項目。
  2. ルックアップ項目。
データを一括更新するには
  1. 対象のタブをクリックします。
    タブとは、候補者、クライアント、連絡先などのタブを指します。
  2. 対象のタブのホームページで、［タブのツール］→［タブの一括更新］をクリックします。
  3. ［タブの一括更新］ページで、次の操作を行います。
  4. 基準を設定します。
  5. ［検索］をクリックします。条件に一致したデータの一覧がページに表示されます。
  6. ［条件に一致したデータ］欄で、チェックボックスを選択してから［一括更新］をクリックします。
  7. ［更新する項目の選択］ページで、更新する項目を選択します。
  8. 対応するデータを入力欄に入力します。
  9. ［保存する］をクリックします。
一覧表示からデータを一括更新するには
  1. 対象のタブをクリックします。
    タブとは、［候補者］、［クライアント］、［連絡先］などのタブを指します。
  2. 対象のタブのホームページで、更新するデータに対応するチェックボックスを選択します。
  3. ［さらに］で、［一括更新］をクリックします。
  4. ［更新する項目の選択］ポップアップで、データに対して更新する項目を選択します。
  5. 項目の値を指定します。
  6. ［保存する］をクリックします。

条件での最新の活動日時の使用

データの編集以外にも、データにはさまざまな活動が関連付けられています。たとえば、メモの追加、タスクの完了、メールの送信などです。このような活動の最新の更新日時は、各データに［最新の更新日時］として記録されます（［候補者］、［クライアント］、［連絡先］、［求人］の各タブのみ）。

この項目の情報は、一覧表示やレポートの条件で使用でき、指定の期間に活動がなかったデータや最近の活動があったデータを抽出できます。
Notes
メモ：
  1. このオプションは、［候補者］、［クライアント］、［連絡先］、［求人］の各タブでのみサポートされています。
  2. 一覧表示の条件にある［最新の活動日時］と、データの詳細ページにある［最新の更新日時］は同じです。
最新の活動日時として記録される活動と更新は、次のとおりです。
  1. データ内の項目の編集
  2. 活動（タスク、予定、通話）の追加と更新
  3. 候補者と連絡先へのメール送信
  4. メモの追加と編集
  5. 取引先への商談と連絡先の追加
  6. データの担当者の変更
  7. データの追加と削除
    （親データに関連付けられているデータの削除は含まれません。）
  8. タスクの完了
    （予定は終了日時後に［完了した活動］に自動的に移動されるため、対象外です。）
  9. データの削除と復元（個別または一括）。
  10. 最新の活動日時として記録されない活動と更新は、次のとおりです。
  11. 一括更新、一括転送などの一括操作。
    （一括削除オプションを除きます。）
  12. 取引先内の連絡先または商談を編集しても、その取引先には表示されません
  13. データ内の関連リストの削除。