重複レコードの統合

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複製するデータは、Zoho Recruit データベース内でデータの不整合や混乱を引き起こす原因となります。例えば、同じ候補者権限、クライアント情報、または連絡先詳細が複数存在する場合、実質的に同じ項目を表していることになります。このような状況では、見込み客の追跡や関係の管理、的確な意思決定が困難になります。

複製するデータのマージ機能を活用することで、この問題を特定し効率的に解決できます。これにより、データの整合性を保ち、採用プロセス全体を効率化し、Zoho Recruit の利用体験の品質向上につなげることができます。

Zoho Recruit では、複製するデータを検索してマージし、データの整理を容易に行うことができます。複製するデータをマージするための機能は2つあります。

複製するデータの検索とマージ
データの重複排除

1. 複製するデータとは?

複製するデータとは、Zoho Recruit データベース内で同一または非常に類似したエントリーのことを指し、例えば重複した候補者権限、クライアント情報、同じ項目を表す連絡先詳細などが該当します。

2. なぜ複製するデータのマージが重要なのか?

複製するデータをマージすることは、データの正確性を維持し、ワークフローを改善し、採用プロセス全体の効率を高めるために不可欠です。また、データベースの健全性を保つ基本的な運用でもあります。

3. 複製するデータをマージするメリット

データの正確性:

データが重複や矛盾のない正しい情報であることを保証し、常に信頼できるデータを扱うことができます。

プロセスの効率化:

複製するデータを統合することで、作業時間を短縮し、採用プロセスでの混乱を減らすことができます。

効率の向上:

データのマージはスムーズに行うことができ、データ品質や組織全体の効率維持に役立ちます。

ご利用について

権限が必要: 「検索とマージ」[タブ]権限を持つユーザーのみ、この操作を実行できます。

複製するデータの検索とマージ

この機能では、複製するデータを見つけるための条件を指定できます。各タブで条件を指定できる項目は6つあります。「検索とマージ」機能は、候補者、クライアント、および連絡先タブでのみ利用可能で、一度に最大3つまでのデータをマージできます。

メモ: 初期設定では、最初に選択したデータがマスターデータとして保持されますが、別のデータを選択することも可能です。複製するデータのすべてのデータはマスターデータと統合されます。添付ファイル、To-Do、インタビューなど、関連するすべてのデータは新規にマージされたデータにリンクされます。マスターデータは、読み取り専用ステータス、作成日付、および非表示項目の値を維持します。

複製するデータをマージするには、

「Candidates」「連絡先」またはClients」タブをクリックします。
「ホーム」ページで、必要なデータを選択します。
選択したデータの詳細ページで、その他の操作をクリックし、Find & Merge Duplicatesを選択します。
（「Candidates」「Clients」「連絡先」タブでのみ利用可能です。）
「Find and Merge 複製する」ページで、「検索条件」セクションの一致条件を確認します。
追加条件を指定し、「検索する」をクリックします。
「Matching データ」セクションで、マージするデータを2件以上選択します。
「次」をクリックします。
「Merge」ページで、「Master データ」として保持するデータを選択します。重複項目はハイライト表示されます。
「Merge」をクリックします。

メモ:

マスターデータに統合されたデータは完全に削除され、この操作は元に戻せません。

添付ファイルや活動もマスターデータへ移動されます。

複製データを統合（重複排除）

この機能を使用すると、複製データを一括で検索して、1つのデータに統合できます。選択した項目の値に基づいて、タブ内のすべての複製データを検索することが可能です。選択したタブ内の利用可能な項目から任意のものを選択できます。選択した項目の値が重複しているデータが一覧表示され、必要に応じて選択して統合できます。

提供状況

必要な権限: 管理者権限を持つユーザーのみがこの操作を実行できます。

複製データを統合するには

「Candidates、Clients、または連絡先」タブをクリックします。
ホームページの ツールから、重複排除をクリックします。
Deduplicateページで、複製データを検索する際に使用する項目を選択し、次へをクリックします。

Zoho Recruitはユニーク項目を使用して複製データを検出します。各タブには最大2つのユニーク項目を設定できます。
項目をユニーク項目に設定するには、
[タブ] レイアウトに移動し、選択する項目を選び、複製値を許可しないを有効にします。

一致データのリストから、指定した条件に基づき重複しているデータを選択します。
次へをクリックします。
検索条件セクションで、必要に応じて追加の検索条件を入力します。

すべての条件に一致またはいずれかの条件に一致をクリックし、必要に応じて選択します。
検索をクリックします。
一致データの下で、マージするデータを2件以上選択します。

次へをクリックします。
マージ[データ]ページで、マスターデータとして保持したいデータを選択します。
複製するエントリーがハイライト表示されます。保持したいデータを選択してください。一度に最大3件のデータをマージできます。
Mergeをクリックします。

複製するデータエントリーを回避するためのヒント

データのインポートは慎重に行いましょう。Zoho Recruitにデータをインポートする前に、重複がないか十分に確認してください。
データ入力手順を標準化しましょう。これにより、データが一貫性を持って正確に入力されるようになります。例えば、候補者権限やクライアントデータ、連絡先詳細のテンプレートを作成すると効果的です。
無効なデータの入力を防ぐために検証ルールを使用しましょう。例えば、 入力規則を作成し、メールアドレスが有効な形式で入力されているかを確認できます。