重複レコードの統合

重複レコードの統合

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重複データがあると、Zoho Recruitのデータベース内でデータの不整合や混乱が生じる可能性があります。たとえば、同じ対象を表す候補者プロフィール、クライアントデータ、連絡先の詳細が複数存在する場合です。これにより、見込み客の追跡、関係の管理、適切な意思決定が難しくなることがあります。

重複データの統合機能を使用すると、重複データを効率的に特定して統合し、この問題に対処できます。これにより、データの整合性を維持し、採用プロセスを効率化し、Zoho Recruitの利用体験全体の品質を向上できます。

Zoho Recruitでは、データを整理しやすくするために、重複を検索して統合できます。重複データを統合する機能は2つあります。
  1. 重複データの検索と統合
  2. 重複データの除去

1. 重複データとは

重複データとは、Zoho Recruitのデータベース内にある、同じ対象を表す候補者プロフィール、クライアントの情報、連絡先の詳細など、同一または非常によく似たデータのことです。

2. 重複データの統合が重要な理由

重複データの統合は、データの正確さを維持し、ワークフローを改善し、採用プロセス全体の効率を高めるために重要です。また、データベース全体を健全な状態に保つための基本的な取り組みでもあります。

3. 重複データを統合するメリット

データの正確さ。

データ内の重複や矛盾する情報をなくし、利用するデータを正しい状態に保てます。

プロセスの効率化。

重複データをまとめることで、採用プロセスにおける混乱を減らし、時間を節約できます。

効率の向上。

データの統合はスムーズに行える処理であり、データ品質と組織全体の効率の維持に役立ちます。
利用条件
必要なプロフィール権限：この処理を実行できるのは、重複データの検索と統合 [Module] のプロフィール権限を持つユーザーのみです。 

重複データの検索と統合

この機能では、重複データを検索するための基準を設定できます。各タブで基準を設定できる項目は6つあります。重複データの検索と統合機能は、［候補者］、［クライアント］、［連絡先］タブでのみ利用でき、一度に最大3件のデータを統合できます。
メモ：標準では、別のデータを選択しない限り、最初に選択したデータが統合先データとして保持されます。重複データのすべてのデータは、統合先データにまとめられます。添付ファイル、タスク、面接を含むすべての関連データは、新しく統合されたデータに関連付けられます。統合先データでは、読み取り専用のステータス、作成日、非表示の項目の値が保持されます。
重複データを統合するには、
  1. ［候補者］、［連絡先］、または［クライアント］タブをクリックします。
  2. ホームページで、対象のデータを選択します。
  3. 選択したデータの詳細ページで、［その他の操作］をクリックし、［重複データの検索と統合］を選択します。
    （［候補者］、［クライアント］、［連絡先］タブでのみ利用できます。）
  4. 重複データの検索と統合ページで、検索条件セクションの一致条件を確認します。
  5. 追加の条件を設定し、［検索］をクリックします。
  6. 一致するデータセクションで、統合するデータを2件以上選択します。
  7. ［次へ］をクリックします。
  8. 統合ページで、［統合先データ］として保持するデータを選択します。重複する入力内容が強調表示されます。
  9. ［統合］をクリックします。

メモ：
統合先データに統合されたデータは完全に削除され、この処理は元に戻せません。
添付ファイルと活動も統合先データに移行されます。

重複データの統合（重複除去）

この機能を使用すると、重複データを一括で検索し、1件のデータとして統合できます。選択した項目の値を基準に、タブ内のすべての重複データを検索できます。選択したタブに応じて利用可能な項目の中から、いずれか1つを選択できます。選択した項目の値に重複があるデータが一覧表示され、必要に応じて選択して統合できます。

利用条件
必要な権限：この処理を実行できるのは、管理者プロフィールを持つユーザーのみです。

重複データを統合するには
  1. ［候補者］、［クライアント］、または［連絡先］タブをクリックします。
  2. ホームページの［ツール］で、［重複の解消］をクリックします。
  3. 重複の解消ページで、重複データの検索に使用する項目を選択し、［次へ］をクリックします。
    1. Zoho Recruitでは、重複データの検出に一意の項目を使用します。各タブには、一意の項目を最大2つ設定できます。
    2. 項目を一意の項目に変換するには、
    3. ［タブ］レイアウト→［項目を選択］に移動し、［重複する値を許可しない］を有効にします。
  4. 条件に一致したデータの一覧から、指定した条件に基づいて重複があるデータを選択します。
  5. ［次へ］をクリックします。
  6. 検索条件セクションで、必要に応じて追加の検索条件を入力します。
    1. 必要に応じて、［すべての条件に一致］または［いずれかの条件に一致］をクリックします。
    2. ［検索］をクリックします。
    3. 条件に一致したデータで、統合するデータを2件以上選択します。
  7. ［次へ］をクリックします。
  8. ［データの統合］ページで、統合先データとして維持するデータを選択します。
  9. 重複している入力内容は強調表示されます。保持するデータを選択します。一度に統合できるデータは最大3件です。
  10. ［統合］をクリックします。

データの重複入力を防ぐためのヒント

  1. データのインポートは慎重に行います。Zoho Recruitにデータをインポートする前に、重複がないか慎重に確認します。
  2. データ入力手順を標準化します。これにより、データを一貫して正確に入力できます。たとえば、候補者のプロフィール、クライアントのデータ、連絡先の詳細用のテンプレートを作成します。
  3. 無効なデータが入力されないように入力規則を使用します。たとえば、メールアドレスが有効なフォーマットであることを確認するために、入力規則を作成できます。