マクロの使用

マクロの使用

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マクロとは、タブ内の複数のデータに対して実行できる一連の処理です。処理には、メールの送信、タスクの作成、およびデータ内の項目を指定した値に更新する処理が含まれます。一部のデータに対して、毎日または頻繁に実行する一連の処理がある場合があります。これらの処理を1つのマクロにまとめることで、繰り返し実行できます。次の2つのシナリオを例に、マクロを使用すると作業がどのように簡単になるかを見てみましょう。

シナリオ1-あなたはシニア採用担当者で、一部の候補者が割り当てられています。あなたの業務は候補者と話すことです。候補者に連絡した後、次の一連の処理を行います。

  • フォローメールを送信します。
  • ［ステータス］項目を「1回目のフォロー開始済み」に更新します。
  • チーム内の他の採用担当者が候補者をフォローするためのタスクを作成します。

シナリオ2-キャンペーン（ウォークイン面接）を開催します。面接に参加したすべての人に対して、次の一連の処理を行う予定です。

  • フォローの確認メールを送信します。
  • ［優先度］項目を更新します。
  • 別の面接を予定するためのメールをもう1件送信するタスクを作成します。

このような場合、上記のすべての処理を含むマクロを1つ作成できます。必要なのは、データを選択してマクロを実行することだけです。データを選択して3つの処理を実行する代わりに、1ステップでタスクを完了できます。

利用条件

必要な権限：一括メール送信、一括更新、活動の作成の権限を持つユーザー。


メモ

  • マクロ機能にアクセスするには、3つすべての権限が必要です。
  • 各マクロでは、1件のメール、3件のタスク、3件の項目の更新を設定できます。
  • マクロを自動的に実行したり、スケジュール設定したりすることはできません。マクロは手動で実行する必要があります。
  • マクロはユーザーごとに管理されるため、自分のアカウントで作成したマクロと、他のユーザーから共有されたマクロにのみアクセスできます。
  • メールは、データの［メール］項目に入力されているメールアドレスに送信されます。
  • Zoho Recruitでは、送信できる一括メールは
    250件
    1日あたりです。一括メール送信には、次の機能を使用して送信されるメールが含まれます。
    • マクロ
    • 自動返信
    • 一括メール送信
    • 一括メール送信の予約

利用できるタブ

マクロは、次のタブで利用できます。

  • ［候補者］
  • ［連絡先］
  • ［求人］

マクロの作成

タブごとにマクロを作成して管理できます。作成したマクロは、組織のRecruitのアカウント内の他のユーザーと共有できます。

マクロを作成するには

  1. マクロを作成するタブをクリックします。
  2. ［ホーム］ページで、［マクロの実行］→［マクロの作成］をクリックします。
  3. ［マクロの作成］ページで、マクロの［名前］と［説明］を指定します。
  4. ［処理］で、次の操作を行います。
    • ［テンプレートの選択］ボタンをクリックし、ポップアップから［メールテンプレート］を選択します。
      選択したメールテンプレートは、マクロの実行時にデータにメールを送信するために使用されます。
    • 次に、［差出人］項目と［返信先］項目にメールアドレスを入力する必要があります。
      ここでは、ドロップダウンリストから次のいずれかのオプションを選択できます。
      • 自分のアカウントのメールアドレス
      • 組織のメールアドレス
      • データの担当者のメールアドレス
      • 現在のユーザーのメールアドレス
    • ［項目］を選択し、その値を指定します。
      マクロの実行時に、項目が指定した値に更新されます。
    • ［タスクの追加］をクリックします。［件名］、［期限］、［ステータス］、［優先度］など、タスクに関連する詳細を指定し、［追加］をクリックします。
  5. マクロを他のユーザーと共有するには、［他のユーザーによるこのマクロの使用を許可する］チェックボックスを選択します。
    作成したマクロを同僚が自分のデータでも実行できるようにする必要がある場合は、マクロを同僚と共有するだけで利用できます。
    • ドロップダウンリストから［ユーザー］、［グループ］、または［役職］を選択します。
      ユーザーの一覧が表示されます。
    • 対象のユーザーに対応する［選択］をクリックします。
      または、［すべてのユーザー］を選択することもできます。
  6. ［作成する］をクリックします。

メモ

  • 各マクロでは、1件のメール、3件のタスク、3件の項目の更新を設定できます。一度作成した処理は編集できません。変更が必要な場合は、処理を削除して再度作成する必要があります。
  • マクロを他のユーザーと共有すると、そのユーザーのユーザープロフィールにマクロ内の処理を実行する権限が元々なくても、データに対してマクロを実行できます。

マクロの実行

マクロを実行するには

  1. マクロを実行するタブをクリックします。
  2. ドロップダウンリストから［一覧表示］を選択します。
  3. マクロで定義された一連の処理を実行するデータのチェックボックスを選択します。
  4. ［マクロの実行］をクリックします。
  5. 作成したマクロの一覧から、実行するマクロをクリックします。
  6. ポップアップ画面で処理を確認し、［実行する］をクリックします。

マクロの削除

削除できるのは、自分が作成したマクロのみです。他のユーザーから共有されたマクロは削除できません。

マクロを削除するには：

  1. マクロを削除したいタブをクリックします。
  2. ［ホーム］ページで、［マクロの実行］→［マクロを管理する］をクリックします。
  3. マクロの一覧から、削除するマクロを選択します。
  4. マクロの表示ページで、下にスクロールし、赤い［削除］ボタンをクリックします。