レポート階層

レポート階層

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Zoho Recruitの組織階層では、役職に基づいて組織の階層構造を設定し、ユーザーに上司を割り当てることで、データへのアクセス範囲を明確に定義できます。この階層では、ユーザーに、そのユーザーのデータを表示したり、そのデータにアクセスしたりできる上司が割り当てられます。ユーザーの上司に設定できるのは、組織内でそのユーザーと同等または上位の役職を持つメンバーのみです。また、組織内で上司が設定されていないメンバーを、上位の役職のユーザーが管理するか、特権管理者と管理者が管理するかを選択できます。この構造により、組織内の情報へのアクセスを制御できるとともに、各ユーザーの上司を1人に限定できます。


利用条件

必要な権限：管理者プロフィールを持つユーザーがこの機能にアクセスできます。
必要なプラン：Zoho RecruitのCorporate HRエディションのすべての有料プランで利用できます。

組織階層の有効化

組織階層では、ユーザーのデータ表示設定を定義できます。ユーザーの上司には、支社内で上位の役職にある任意のユーザーを設定できます。また、上司を必要としないユーザーは、上司が設定されていないメンバーとして保持できます。そのデータを、上位の役職のユーザーに表示するか、組織の特権管理者／管理者に表示するかを選択できます。

メモ：
アカウントのデータ共有設定は、組織階層よりも優先されます。つまり、タブが組織内共有（表示／編集）または組織内共有（表示のみ）に設定されている場合、階層内での位置に関係なく、すべてのユーザーがそのタブのデータにアクセスできます。

組織階層を有効にするには：



  • ［設定］→［一般］→［組織情報］→［階層設定］に移動します。
  • ［組織階層］をクリックします。
  • 上司が設定されていないユーザーの管理方法を定義するには、表示される2つのオプションからいずれかを選択します：
    • 階層内で対象ユーザー以上の役職にある任意のユーザー。
    • 特権管理者と管理者。

ユーザーへの上司の割り当て

組織階層構造を定義すると、ユーザーの上司を選択できるようになります。上位の役職にあるユーザーであれば、対象ユーザーの上司として選択できます。

新しいユーザーに上司を割り当てるには：

  • ［設定］→［ユーザーと権限］→［ユーザー］→［新しいユーザーの追加］に移動します。
  • ユーザーの詳細を入力します。
  • ドロップダウンリストから［役職］を選択します。
  • ドロップダウンリストから［上司］を選択します。
    メモ：選択した役職より上位のユーザーのみが一覧表示されます。
  • ［保存する］をクリックします。

ユーザーの上司を変更するには

  • ［設定］→［ユーザー］に移動します。
  • 上司を変更するユーザーを選択します。
  • ［組織階層］で、［編集］アイコンをクリックします。
  • ドロップダウンリストから上司を選択します。
  • ［保存］をクリックします
メモ
組織階層システムでは、ユーザーが同僚と自分のデータを共有することは制限されます。

組織階層の表示

Zoho Recruitでは、ユーザーの組織階層の詳細をワンクリックで表示できます。ユーザーアカウント情報には、ユーザーの上司と部下（適用可能な場合）が表示されます。階層設定が変更または無効化されている場合、このデータは表示されません。また、上司が設定されていないユーザーのデータは表示されません。

組織階層を表示するには

  • ユーザーページに移動し、ユーザーを選択します。
  • 右のパネルで組織階層を表示できます。
    上司と部下がここに一覧表示されます。

ユーザーの削除

管理者は、組織のRecruitアカウントからユーザーを削除できます。ユーザーを削除する際に注意が必要な条件は2つあります：

  • 対象ユーザーに、そのユーザーを上司として設定しているユーザーがいない場合は、そのままユーザーアカウントを削除できます。
  • 対象ユーザーに、そのユーザーを上司として設定しているメンバーがいる場合は、次のいずれかを実行できます：
    • 部下を、階層内で同等または上位の役職にある別のユーザーに移行します。
    • 部下に上司を割り当てず、上司未設定のままにします。

部下を移行するには

  • ［設定］→［ユーザーと権限］→［ユーザー］に移動します。
  • ユーザーページで、削除するユーザーを選択します。
  • ユーザーの詳細ページで、［このユーザーの削除］をクリックします。
  • ポップアップのメモで、［部下の移行＆ユーザーの削除］をクリックします。


  • ［部下の移行］ポップアップで、ドロップダウンリストから［新しい上司］を選択します。
  • ［保存する］をクリックします。




組織階層の修正

管理者は、ユーザーの役職名や組織の階層構造内の役職をいつでも変更できます。ただし、これらの修正により、組織階層にもいくつかの変更が発生します。以下の例では、役職の修正に基づいて組織階層を変更する方法について説明します。

A）上司の役職が修正された場合

上司の役職を階層内の別の役職に変更する場合は、組織階層も修正する必要があります。以下に、このようなケースを説明する例を示します。

役職と上司を変更するには

  • ［設定］→［ユーザーと権限］→［ユーザー］に移動します。
  • ユーザーページで、役職を編集するユーザーを選択します。
  • ユーザーの詳細ページで、［編集］アイコンをクリックします。
  • ユーザーの編集ページで、［役職の一覧］アイコン（）をクリックします。
  • ［役職の一覧］から新しい役職を選択します。
  • ［保存］をクリックします。
  • 上司の変更のポップアップメモで、［役職］を選択します。
    （上位階層のすべての役職がここに表示されます）。
  • ［ユーザー］を選択します。
    選択した役職のユーザーが表示されます。
  • ［保存］をクリックします。

B）役職が変更された場合

組織の階層で役職を追加または削除した場合、報告構造を変更する必要があります。ここでは、このような2つのケースについて説明します。

役職を変更するには

  • ［設定］→［ユーザーと権限］→［セキュリティ設定］→［役職］に移動します。
  • 採用担当者（EU）の役職を選択し、［削除］をクリックします。
  • 役職の削除ページで、ユーザーと下位の役職の移行の下にある［移行先の役職］項目の［役職の一覧］アイコンをクリックします。
  • 採用担当者（南北アメリカ）の役職を選択します。
  • ［移行して削除］をクリックします。

組織階層による関連するZoho Recruit機能への影響

採用業務では、採用などの活動を確定する前に、上長の承認が必要になる場面が多くあります。Zoho Recruitでは、このような活動をデータ担当者の上長に割り当て直すことができます。組織階層では、これらの処理を実行する担当者として、データ担当者の上司を選択できます。組織階層によって大きな変更が生じる例を以下に示します。

通知の送信

Zoho Recruitでは、採用活動の自動化に役立つ一連の処理を作成できます。これらの処理は、ワークフローのルールや業務フローに関連付けることができます。組織階層に直接関連付けられる処理の1つが、通知の送信です。通知をワークフローのルールに関連付けることで、ルールが実行されたときに、選択したメールが受信者に自動送信されます。組織階層では、受信者の1人としてデータ担当者の上司を選択できます。

上司に通知を送信するには

  • ［自動化］→［ワークフローのルール］に移動し、［ルール］をクリックします。
  • すぐに実行する処理で、［メールを送信する］をクリックします。
  • 通知の送信ページで、データ担当者の上司を選択します。
  • ［保存して関連付け］をクリックします。


業務フローでの遷移


Zoho Recruitの業務フローでは、採用業務のオンライン上のレプリカを作成し、業務に含まれるさまざまなステージを追跡できます。業務フローで定義される業務上の各ステージは「状態」と呼ばれ、2つの状態をつなぐリンクは「遷移」と呼ばれます。データに作成された遷移は、データの詳細ページに表示されます。遷移を完了するには、遷移で指定された処理を実行する必要があります。組織階層を使用すると、処理を実行して遷移プロセスを完了する担当者として、データ担当者の上司を選択できます。


上司を遷移の担当者として割り当てるには

  • ［設定］→［自動化］→［業務フロー］に移動し、［業務フロー］をクリックします。
  • ［遷移］で、［担当者］の下にある［役職］を選択します。
  • ［データ担当者］と［上司］を選択します。
  • ［保存］をクリックします。