報告階層

報告階層

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Zoho RecruitのReporting Hierarchyでは、役割に基づいて組織の階層構造を設定し、ユーザーに報告先マネージャーを割り当てることで、データのアクセス権を明確に管理できます。この階層では、ユーザーごとに報告先マネージャーが割り当てられ、該当マネージャーはそのユーザーのデータを表示またはアクセスする権限を持ちます。組織内でユーザーと同等またはそれ以上の役割を持つメンバーのみが報告先マネージャーとして設定可能です。また、組織の非報告メンバーがより上位の役割者やSuper admin、Adminによって管理されるかどうかを選択できます。こうした構造により、組織内の情報アクセスが厳格に管理され、ユーザーごとに報告先マネージャーが一人だけになることが保証されます。


利用可能範囲

必要な権限: 管理者権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。
必要なエディション:Zoho RecruitのCorporate HRエディションのすべての有料エディションで利用可能です。

Reporting Hierarchyを有効にする

Reporting Hierarchyでは、ユーザーのデータ表示設定を定義できます。ユーザーの報告先マネージャーは、支店内でより上位の役割を持つ任意の人物に設定できます。また、報告先マネージャーが不要なユーザーは非報告メンバーとして保持でき、そのデータをより上位の役割者やSuper admin／Administratorに表示させるかどうかを選択できます。

メモ:
アカウントのData Sharing設定は、Reporting Hierarchyよりも優先されます。つまり、タブが公開するRead/Writeまたは公開する表示専用に設定されている場合、ユーザーは階層内での位置に関係なくデータへアクセスできます。

Reporting Hierarchyを有効にするには:



  • 移動先 設定 > 一般 > Company 詳細 > Hierarchy Preference.
  • Reporting Hierarchyをクリックします。
  • non-reportingユーザーの管理方法を定義するには、次の2つの設定から選択してください。
    • 階層内でユーザーより上位または同等のすべてのユーザー
    • Super adminおよびAdministrators

ユーザーにReporting Managerを割り当てる

組織のレポート階層構造を定義したら、ユーザーのレポート先マネージャーを選択できるようになります。上位の役割を持つ人物であれば、ユーザーのレポート先マネージャーとして指定できます。

新しいユーザーにレポート先マネージャーを割り当てる手順：

  • 設定 > ユーザー and Control > ユーザー > 新しいユーザーを追加に移動します。
  • ユーザーの詳細を入力します。
  • ドロップダウンリストから役割を選択します。
  • ドロップダウンリストからレポート先マネージャーを選択します。
    メモ: 選択した役割より上位のユーザーのみが表示されます。
  • 保存をクリックします。

ユーザーのレポート先マネージャーを変更するには

  • 設定 > ユーザーに移動します。
  • レポート先マネージャーを変更したいユーザーを選択します。
  • レポート階層の下で、編集アイコンをクリックします。
  • ドロップダウンリストからレポート先マネージャーを選択します。
  • 保存をクリックします。
メモ 
レポート階層システムでは、ユーザー同士でデータを共有することは制限されています。

レポート階層の表示

Zoho Recruit では、ワンクリックでユーザーのレポート情報を表示できます。ユーザー情報には、レポート先マネージャーおよび部下（該当する場合）が表示されます。階層設定が変更された場合や無効になっている場合は、このデータは表示されません。また、レポート階層に属さないユーザーのデータは表示されません。

組織のレポート階層を表示するには

  • ユーザーページへ移動し、ユーザーを選択します。
  • 右側のパネルでレポーティング階層を表示できます。
    レポーティングマネージャーおよび部下がそこに一覧表示されます。

ユーザーの削除

管理者として、組織のRecruitアカウントからユーザーを削除できます。ユーザーを削除する際には、次の2つの条件に注意してください。

  • そのユーザーにレポートするユーザーがいない場合、そのユーザーアカウントをそのまま削除できます。
  • ユーザーに部下がいる場合は、次のいずれかの対応が可能です。
    • 部下を同等または上位役割の他のユーザーに移管します。
    • 部下にレポーティングマネージャーを割り当てず、非レポーティングにします。

部下を移管する場合

  • 設定 > ユーザー and Control > ユーザーへ移動します。
  • ユーザーページで、削除したいユーザーを選択します。
  • ユーザーの詳細ページで、このユーザーを削除をクリックします。
  • ポップアップメッセージで、部下を移管してユーザーを削除をクリックします。


  • 部下の移管ポップアップで、ドロップダウンリストから新しいレポーティングマネージャーを選択します。
  • 保存をクリックします。




レポーティング階層の修正

管理者として、常にユーザーや組織の階層構造における役割の指定を変更することができます。ただし、こうした変更を行うと、レポートの階層構造にもさまざまな影響があります。以下の例では、役割の変更に基づくレポート階層の変更方法をご紹介します。

A) レポートマネージャーの役割が更新された場合

レポートマネージャーの役割を階層内の別の役割に変更する場合は、レポート構造も調整する必要があります。以下にそのようなシナリオの例を示します。

役割とレポートマネージャーを変更するには

  • 設定 > ユーザー および コントロール > ユーザーへ移動します。
  • ユーザーページで、役割を編集したいユーザーを選択します。
  • ユーザーの詳細ページで、編集アイコンをクリックします。
  • ユーザー編集ページで、役割リストアイコン（）をクリックします。
  • Roles listから新しい役割を選択します。
  • 保存をクリックします。
  • Reporting Managerの変更ポップアップメモで、役割を選択します。
    （ここには上位階層のすべての役割が表示されます。）
  • ユーザーを選択します。
    選択した役割のユーザー一覧が表示されます。
  • 保存をクリックします。

B) 役割が更新された場合

組織の階層から役割を追加または削除する場合、レポート構造も変更する必要があります。ここでは2つのケースについて説明します。

役割を変更する方法

  • [設定] > [ユーザーおよびコントロール] > [セキュリティコントロール] > [役割] に移動します。
  • Recruiter(EU)役割を選択し、削除をクリックします。
  • 削除 役割ページの ユーザーおよびサブ役割の移行 で、移行先 役割項目の役割リストアイコンをクリックします。
  • Recruiter(Americas)役割を選択します。
  • 移行して削除をクリックします。

レポート階層の変更が関連するZoho Recruitの機能

採用活動では、上長の承認が雇用などの最終決定前に必須となる場面が多数あります。Zoho Recruitでは、そのような活動をデータ担当者の上司にリダイレクトすることが可能です。レポート階層内で、データ担当者のレポート先マネージャーを選択して処理を実行できます。以下は、レポート階層の導入によって大きな変化がもたらされる主な例です。

注意の送信

Zoho Recruitでは、採用活動の自動化に役立つ処理を設定できます。これらの処理はワークフロールールやBlueprintに関連付けることが可能です。レポート階層に直接関連付けできる処理の一つが、注意（アラート）の送信です。ワークフロールールに注意を関連付けることで、ルールが実行された際に選択したメール宛先へ自動的に送信されます。レポート階層内では、データ担当者のレポート先マネージャーをメールの受信者として選択できます。

レポート先マネージャーに注意を送信するには

  • 自動化 > ワークフロールールに移動し、ルールをクリックします。
  • インスタント処理で、メールを送信するをクリックします。
  • 注意の送信ページで、データ担当者のマネージャーを選択します。
  • 保存して関連付けるをクリックします。


Blueprintでの遷移


Zoho Recruit では、Blueprint により採用プロセスをオンラインで再現し、法人で発生するさまざまな段階を把握できます。Blueprint で定義された各段階は「状態」と呼ばれ、2つの状態間をつなぐリンクは「Transition（遷移）」と呼ばれます。データに対して作成された Transition は、そのデータの詳細ページに表示されます。Transition を完了するには、Transition で指定された処理を実行する必要があります。レポーティング階層を利用することで、データ担当者のレポート先マネージャーを選択し、処理を実行してTransitionプロセスを完了させることができます。


Transition担当者としてレポート先マネージャーを割り当てる方法

  • ［設定 > 自動化 > Blueprint］に移動し、Blueprintをクリックします。
  • Transitionsで、Ownersの下にあるRolesを選択します。
  • データ 担当者とReporting Managerを選択します。
  • 保存をクリックします。