テリトリーの活用

テリトリーの活用

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テリトリーマネジメントの概要

  1. テリトリーマネジメントを利用すると、クライアント、連絡先、および求人情報をテリトリーごとにセグメント化することができます。
  2. テリトリーおよびサブテリトリーを作成して、テリトリーヒエラルキーを構築できます。各テリトリーごとに条件を定義し、その条件に基づいてデータがテリトリーに担当されます。
  3. テリトリーの条件に基づき、データが作成または更新された際、自動でテリトリーが担当されます。
  4. データは、親テリトリーの条件を満たさない限り、サブテリトリーに担当されることはありません。
  5. クライアントまたは連絡先は最大10個のテリトリーに担当可能です。一方、求人情報は1つのテリトリーのみに担当されます。
  6. 各テリトリーにはマネージャーを設定でき、マネージャーは以下の操作が可能です。
    1. テリトリー内のユーザー向けに予測を作成することができます。
    2. テリトリー内のユーザーに権限を付与することができます。
  7. テリトリーマネージャーは、担当するテリトリーの表示・編集権限を常に持ちます。
  8. データへのテリトリーは自動で担当されます。必要に応じて、テリトリーマネージャーが手動でテリトリーやサブテリトリーにデータを担当することも可能です。また、管理者権限を持つユーザーもデータにテリトリーを担当できます。
  9. 1人のユーザーに対して複数の予測を作成できます。ユーザー自身が自分用の予測を作成することはできず、マネージャーのみがユーザーのために予測を作成できます。
  10. 採用のニーズに応じてテリトリーマネジメントを無効にすることができます。機能を再度有効にした場合でも、テリトリー構成は変更されません。

テリトリー内のデータへのアクセス権限

テリトリーマネジメントでは、以下の条件によりテリトリー内のデータにアクセスできるユーザーが決まります。
  1. 権限におけるタブレベルの権限。
  2. テリトリー内のユーザーに設定された権限。
ユーザーは、担当するテリトリー内のデータのみ編集できます。編集可能となる条件は以下のとおりです。
  1. ユーザーが該当タブのデータ編集権限を持っている。
  2. データが属するテリトリーがユーザーに「読み取り・書き込み・削除」権限を付与している。
  3. ユーザーがデータが属するテリトリーのマネージャーである。
メモ:
  1. ユーザーは自身が所有するデータに対し、すべての権限を持ちます。
  2. 子データは、親データと同じ権限が適用されます。
  3. Administrator 権限を持つユーザーは、すべてのデータに対してフルアクセスが可能です。

さまざまな役割と責任

役割
 責任範囲
管理者
  • テリトリ管理の有効化／無効化。
  • territoriesの作成。
  • territory内のユーザーの追加／削除。
  • 必要に応じて、territoryをデータに手動で割り当て。
テリトリーマネージャー
  • 自分のテリトリーに対してsub-territoryを作成できます。
  • テリトリー内のユーザーの追加・削除ができます。
  • 自分のテリトリーに対するforecastターゲットの設定ができます。
  • クライアント、連絡先、求人案件のテリトリーを手動で変更できます。
テリトリーメンバー（閲覧のみ権限）
  • クライアント、連絡先、求人案件を表示できます。
  • テリトリーのforecastを表示できます。
テリトリーメンバー（閲覧・編集権限）
  • クライアント、連絡先、求人情報の作成や編集が可能
  • テリトリーの予測を表示
Recruit データの担当者
  • 権限レベルに応じたすべての操作が可能です。

テリトリーマネジメントの有効化

この機能を有効にする際、2つの設定があります：
テリトリーヒエラルキーを最初から作成 — このオプションを使用すると、テリトリーヒエラルキーを一から作成できます。

役割のヒエラルキーからテリトリーヒエラルキーを拡張 — このオプションを利用すると、役割のヒエラルキーをテリトリーに複製できます。役割に属するすべてのユーザーがテリトリーのユーザーとして追加されます。新しい役割ヒエラルキー内の役割マネージャーは、テリトリーマネージャーとして移行されます。採用ニーズに応じて、後からテリトリーヒエラルキーを変更することも可能です。

territory階層は、新規に作成することも、役割階層を拡張して作成することも可能です。一度いずれかのオプションを選択すると、後から他のオプションへ戻すことはできませんのでご注意ください。

territory管理を有効にすると:
  1. すべてのクライアント、連絡先、求人には新たに「Territories」項目が追加されます。
  2. Clientsおよび連絡先ホームページでは、作成したterritoryが選択できるドロップダウンが利用可能となります。
  3. territory階層に基づいて予測を作成することができます。複数のterritoryに所属するユーザーには、それぞれのterritoryごとに個別の予測目標を設定できます。

territory管理を有効にするには
  1. 設定 > Territory Management > Territoriesをクリックします。
  2. 「開始する」をクリックします。territory階層を作成するための以下の設定が表示されます。
    1. 役割階層から拡張 - クリックすると役割階層をterritoryに複製します。
    2. 最初から開始 - クリックして新規にterritory階層を作成します。

Job Opening Rule for Territoriesを有効にする

territoryを作成する際には、territoryごとに担当するクライアントの基準を指定する必要があります。Job Opening Ruleを有効にすると、territoryごとに担当する求人の基準を設定できます。Job Opening Ruleを有効にすると、territoryを新規作成または既存のものを編集する際に、Job Opening Ruleの追加オプションが利用可能となります。

Job Opening Ruleはいつでも無効にすることができます。無効化すると、求人は関連付け済みクライアントのterritoryに自動的に再割り当てされます。再度有効にした場合、求人はJob Opening Ruleに基づき自動的にterritoryへ割り当てられます。

job opening rule を有効または無効にするには
  1. ［設定 > Territory Management > Territories］に移動します。
  2. 表示するSettingをクリックします。
  3. Territory 設定ポップアップで、有効にする/無効にするをクリックします。

Territories の作成

Administrator 権限を持つユーザーは、territory を作成できます。テリトリーマネージャーも、自分のテリトリーに対してサブテリトリーを作成する初期設定の権限があります。

territory を作成するには：
  1. 設定 > Territory Management > Territories に移動します。
  2. 新規 Territory をクリックします。
  3. 作成 Territory ページで、以下を指定します。
    1. territory の名前を指定します。
    2. ドロップダウンリストから Territory Manager を選択します。
    3. ルックアップから Parent Territory を選択します。

    4. ユーザーを検索して追加し、権限を割り当てます。
      追加されたユーザーは、このterritoryのデータにアクセスできます。すべてのユーザーはデータに対して同じ権限（表示専用 または 表示/編集/削除）を持ちます。
    5. Client Rule では、クライアントの条件を指定します。
      このルール条件に基づき、territories が Zoho Recruit 内のクライアントを担当します。
    6. Job Opening Rule では、求人の条件を指定します。このオプションは、設定で有効な場合のみ利用できます。
    7. このルール条件に基づき、territories が Zoho Recruit 内の求人を担当します。
    8. 説明を入力します。
    9. 作成をクリックします。

サブテリトリーの作成

各territoryの下で、サブテリトリーを作成できます。サブテリトリーにマネージャーがいない場合は、親territoryのマネージャーがサブテリトリーを管理します。

サブテリトリーを作成するには：
  1. ［設定］>［Territory Management］>［Territories］へ移動します。
  2. Territory Hierarchyページで、対象のテリトリーにマウスポインタを移動し、作成Child Territoryアイコンをクリックします。
  3. 作成Territoryページで、詳細を指定します。作成Territoryの手順を参照してください。

Territoriesの削除

テリトリーを削除すると：
  1. そのテリトリーの詳細は永久に失われます。
  2. サブテリトリーを階層内の他の親テリトリーに移行するよう求められます。
  3. 現在および過去の四半期／月に作成された予測は保持されます。
テリトリーを削除するには：
  1. ［設定］>［Territory Management］>［Territories］へ移動します。
  2. Territory Hierarchyページで、対象のテリトリーにマウスポインタを移動し、削除アイコンをクリックします。

Forecastsの管理

テリトリーマネジメントを有効にすると、組織の予測設定を行い、四半期または月ごとに予測の作成を開始できます。

（テリトリーマネジメント有効化後に）組織の予測設定を行うには
  1. Forecastタブで、開始するをクリックします。
  2. Forecast設定ページで、ターゲット期間を月間または四半期で選択します。
  3. ドロップダウンリストから会計開始月を選択します。
  4. 開始月または終了月を選択します。選択内容に応じて、予測の年が表示されます。
    例：会計年度が4月から3月の場合、2013-2014の会計年度で終了月オプションを選択すると、予測の年は2014と表示されます。
  5. ターゲット項目を選択し、保存をクリックします。
    設定を確定するよう求められ、その後ユーザー向けの予測作成を開始できます。

Territory Managementの無効化

territory managementを無効にできます。この機能を無効にすると、以下の機能は利用できなくなります。
  1. Clients、連絡先、およびJob Openingsタブにおけるテリトリー関連情報。
  2. 既存のテリトリーヒエラルキーに基づく予測は完全に削除されます。役割ヒエラルキーに基づく予測の作成は可能です。
territory managementを無効にするには：
  1. 設定 > Territory Management > Territoriesへ移動します。
  2. 無効にするTerritory Managementをクリックします。