送信サブモジュール

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候補者の選考と評価は、すべての採用業務フローにおいて重要な要素です。候補者の選考が完了すると、そのプロフィールがクライアントの連絡先（人材紹介事業向け）に送信されます。紹介を追跡することは重要です。追跡しないと、人材パイプラインが混乱する可能性があります。

利用条件

必要なプロフィール権限

ツール権限（管理者のみ）

紹介の一括移動
紹介の一括削除
紹介のエクスポート

必要なエディション：Zoho Recruitの人材紹介事業向けエディションのすべての購入プランで利用できます。

［紹介］サブタブの仕組み

候補者の紹介全体を俯瞰して確認できるよう、Zoho Recruitには［紹介］という組み込みのサブタブが用意されています。作成した紹介はすべて、このサブタブに一意のデータとして保存されます。これらのデータはカスタムビューに追加でき、一括操作を実行できます。

標準項目

項目名	データの種類	詳細	追加の詳細
［紹介名］	テキスト項目 - 文字列	紹介名は、候補者と関連する求人を組み合わせたものです。	例：{Job Opening Name}の{Candidate Name}
［紹介ID］	自動番号割り当て	紹介データの一意のIDです。
［候補者名］	候補者ルックアップの項目	紹介された候補者の名前です。
［求人名］	求人ルックアップの項目	関連する求人の名前です。
［クライアント名］／［部門名］	クライアントルックアップの項目	人材紹介事業向けエディション：紹介先のクライアント名です。企業人事向けエディション：部門名です。
［ステータス］	選択リスト／コンボ項目 - 文字列	この項目には紹介のステータスが表示されます。	指定可能な値：クライアントに紹介済み、クライアントが承認、クライアントが却下、
［媒体］	選択リスト／コンボ項目 - 文字列	この項目は、紹介がどのように行われたかを示します。	指定可能な値：メールまたは共有
［送信先］	複数選択のルックアップ	人材紹介事業プラン：候補者の送信先となる連絡先の一覧です。企業人事プラン：候補者の送信先となる採用管理者です。
［送信日時］	日時	候補者の送信が行われた日時です。
［送信者］	ユーザー項目です。この項目は表示ページでのみ表示されます。	候補者を送信したユーザーです。
［詳細］	大きなテキスト欄	候補者をクライアントと共有する際に追加されたコメントです。
［評価］	倍精度／小数の項目	選考時にクライアントが付けた評価です	初期値：0.0
［評価者］	連絡先／ユーザーのルックアップ項目	紹介内容を確認／選考した連絡先です。
［評価者のコメント］	大きなテキスト欄	選考時にクライアントが追加したコメントです
［紹介の担当者］	ユーザー項目です。この項目は表示ページでのみ表示されます。	紹介データの担当者です。
［更新したユーザー］	ユーザー項目です。この項目は表示ページでのみ表示されます。	紹介データに対して直近の処理を実行したユーザーです。
更新日時	日時	紹介の日時です。

紹介データの作成方法

紹介サブタブの目的は、候補者のプロフィールをクライアントに転送した履歴を追跡することです。Zoho Recruitでは、次のいずれかの操作が行われたときに紹介データが作成されます。

クライアントへの紹介
候補者の共有

メール

メールでは、クライアントへの紹介または採用管理者への紹介のメールテンプレートを使用し、紹介した候補者のプロフィールをメールの添付ファイルとして送信します。候補者紹介のレビュープロセスは、人材紹介事業プランと企業人事部門向けプランで異なる点に注意してください。

人材紹介事業プラン：メールオプションを使用して、候補者をクライアントの連絡先に紹介するとします。候補者の履歴書のみを添付して送信することも、候補者レビューフォームへのリンクを添付することもできます。このフォームを使用すると、クライアントの連絡先は紹介された候補者の詳細を表示し、コメント付きで承認または却下できます。
企業人事部門向けプラン：メールオプションを使用して候補者を採用管理者に紹介すると、メールと同時に、関連する紹介データへのリンクを含む通知がZoho Recruit内で送信されます。採用管理者は、［紹介内容の確認／選考］ボタンをクリックして評価を追加し、コメントセクションに注釈を入力できます。採用管理者が入力した注釈は、関連する候補者と求人にメモとして追加されます。

［共有］オプションを選択すると、選択した候補者が連絡先のクライアントポータルアカウントに共有されます。候補者を共有する際、コメントセクションに追加の注釈を入力できます。こちらで入力した注釈は、紹介データの説明項目に保存されます。

重要な注意事項：

紹介データは、一度作成されると修正できません。紹介データを更新する場合は、データを削除して候補者を再度紹介する必要があります。
次の場合、紹介データは自動的に削除されます。

関連する候補者データとクライアントデータが削除された場合。
関連する連絡先が候補者に変換された場合、またはその逆の変換が行われた場合。

各紹介データの名前は、次の形式で生成されます。 {候補者名} （ {求人名} 向け）。関連する候補者または求人の名前が変更されても、紹介名は変更されません。
紹介が削除されると、関連する候補者レビューフォームにアクセスできなくなり、候補者はクライアントポータルから削除されます。

候補者の紹介を追跡する方法

Zoho Recruitでは、各候補者の紹介には、候補者、クライアント、求人、応募データなど、複数のデータが関連付けられています。そのため、候補者の紹介を複数の場所から追跡できます。

［紹介］サブタブの一覧表示ページから。
関連する求人、応募、候補者、クライアントデータの関連リストセクションから。

紹介サブタブ

紹介サブタブにアクセスするには、

［候補者］タブにカーソルを合わせ、［紹介］をクリックします。紹介サブタブの一覧表示 ページに移動します。

一覧表示ページ

紹介サブタブにアクセスすると、一覧表示ページに移動します。名前のとおり、すべての紹介がここに一覧表示されます。標準では、次のビューを利用できます。

［かんたん表示］ （

）アイコンをクリックすると、任意の紹介データをプレビューできます。

一覧表示ページから、次の操作を実行できます。

担当者の変更
タグの追加／削除
一括転送
一括削除または条件に基づく削除
郵送用ラベルの印刷

紹介データをクリックすると、紹介の詳細ページに移動します。

データの詳細ページ

紹介データに保存されているすべての詳細が、詳細ページに表示されます。詳細ページは、概要、履歴、 レビューのステータス の3つのサブセクションに分かれています。

概要

概要サブセクションは、紹介データの主要な表示部分です。紹介データの概要には、候補者の紹介に関する情報が表示されます。

履歴

履歴セクションには、紹介データに対して行われた変更と操作の一覧が表示されます。紹介データ専用の活動ログのようなものです。

レビューのステータス

候補者をクライアントに紹介すると、クライアントはメールに添付された レビューフォーム または自身の クライアントポータル アカウントから候補者の経歴を確認し、評価できます。クライアントのレビューは、 レビューのステータス セクション（紹介データの詳細ページ）に保存されます。このレビューには、 クライアントレビュー タグが付与され、クライアントが追加したレビューであることが示されます。

紹介の詳細ページで、 ［関連する連絡先］ を 関連リスト セクションでクリックすると、候補者を共有した連絡先の一覧を確認できます。
候補者を紹介したクライアントの連絡先は、 ［かんたん表示］ （）アイコンをクリックするとプレビューできます。

クライアントへの紹介 - 関連リスト

クライアントへの紹介関連リストセクションでは、関連する候補者、応募、求人、連絡先の各データから、該当する紹介の詳細にアクセスできます。

関連データから紹介を追跡するには。

関連する候補者、求人、応募、またはクライアントデータの詳細ページに移動します。
関連リストセクションで、［クライアントへの紹介］をクリックします。
関連する紹介データ、紹介メール、クライアントレビューを表示するには、［かんたん表示］（）、［メール］（）、［レビュー］（）アイコンをクリックします。

クライアントのメモの追跡

Zoho Recruitでは、クライアントのフィードバックがすべての関連データにメモとして追加されます。ただし、どのメモがチームからのものか、どのメモがクライアントからのものかが分かりにくくなる場合があります。

このため、クライアントによって追加されたすべてのメモには、クライアントメモタグが付与されます。これにより、メモの識別と優先順位付けがしやすくなり、結果としてクライアントとのコミュニケーションをより円滑に行えます。

紹介ウィジェット

紹介サブタブには、ウィジェットとしてダッシュボードに追加できる専用レポートがあります。候補者の紹介レポートでは、これまでに行った紹介の合計数を追跡し、各クライアント別の紹介数の内訳を表示できます。

このレポートをウィジェットとして追加するには。

［ホーム］ タブで、アイコンをクリックし、 ［表／グラフの追加］ を選択します。
［ダッシュボード］ オプションを選択し、 ［クライアントに紹介済み］ レポートを選択します。ウィジェットの名前を入力し、 ［保存する］ をクリックします。
候補者の紹介 ウィジェットがダッシュボードに追加されます。

紹介のワークフローの設定

Zoho Recruitのワークフローを使用すると、事前に定義した条件に基づいて、紹介データに対して実行する自動処理を設定できます。

紹介サブタブのワークフローを作成するには。

［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］ に移動し、 ［ルールの作成］ をクリックします。
新しいルールの作成 ポップアップで、 ［紹介］ を ［タブ］ で選択し、 ［ルール名］ を入力して、 ［次へ］ をクリックします。

ワークフローのルールのタブと名前を指定したら、次の3つのセクションを設定する必要があります。

いつワークフローを実行するか

このセクションでは、いつワークフローを実行するかを指定できます。Zoho Recruitでは、 データ操作時 または 日付／日時 の2つのオプションを利用できます。

どのデータに対してワークフローを実行するか

ワークフローを実行するタイミングを指定したら、次のステップとして、 どのデータ に対してワークフローを実行するかをシステムに指定します。前のステップと同様に、 すべてのデータ または 条件に一致するデータ の2つのオプションがあります。2つ目のオプションでは、条件の一覧を指定できます（ 条件パターン を編集することで、重要度の順序も設定できます）。

実行する処理（すぐに実行する処理／時間基準の処理）の設定

最初の2つのセクションを設定した後は、ワークフローで最も重要な、実行する処理を設定します。選択肢は、すぐに実行する処理と時間基準の処理の2つです。

すぐに実行する処理

すぐに実行する処理は、システム内ですぐに処理やフォローアップを行うためのものです。ワークフローの設定時（実行タイミングと対象のデータセクション）に設定した事前定義の条件をデータが満たすと、これらの処理が自動的に実行されます。

設定可能な処理。

通知：選択したテンプレートに基づいて、メールをすぐに送信し、SlackとZoho Cliqにメッセージを送信します。
Webhook：Zoho Recruitデータの変更に基づいて、外部アプリに更新情報や通知をすぐに送信します。
カスタム関数：簡単なプログラムスクリプトを実行して、Zoho Recruitまたは外部アプリのデータを追加、更新、削除します。
色分けタグ：簡単にアクセスして表示できるよう、色付きのタグを使用してデータを分類します。

時間基準の処理

一方、時間基準の処理では、採用担当者が特定の日時にタスクやリマインダーを自動化できます。時間基準の処理を設定することで、重要な活動が見落とされたり遅れたりしないようにできます。

設定可能な処理。

通知：選択したテンプレートに基づいて、メール送信を予約します。
Webhook：Zoho Recruitデータの変更に基づいて、外部アプリへの更新情報や通知を予約します。
カスタム関数：Zoho Recruitまたは外部アプリのデータを追加、更新、削除するための簡単なプログラムスクリプトの実行を予約します。

紹介のワークフロー例

以下のワークフロー例は、次のように動作します。 Avon Products Inc のクライアント担当者に紹介が行われ、送信済み候補者のステータスがクライアントに送信済みの場合、紹介の2日後に、候補者の選考について担当者にリマインドするメールが送信されます。

紹介をエクスポート／バックアップするには

紹介サブタブには、データのバックアップとエクスポート機能があります。データのエクスポートでは特定のタブの一覧をエクスポートでき、データのバックアップでは、紹介データすべて（すべてのタブの一覧と関連データ）をファイルに完全バックアップできます。

エクスポート

「［設定］→［データ管理］→［エクスポート］」に移動します。
エクスポートする一覧を［既存の一覧］ドロップダウンから選択し、［エクスポート］をクリックします。
選択した一覧が.csvファイルにエクスポートされ、メールアドレス宛てに送信されます。

ヒント：紹介データに追加されたメモをエクスポートする場合は、［メモ］チェックボックスを有効にします。

データのバックアップ

Zoho Recruitデータの完全バックアップを実行すると、紹介サブタブも.csvファイルに含まれます。アカウントのデータのバックアップを設定するには、「［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］」に移動します。詳細