提出物サブモジュール
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候補者のスクリーニングおよび評価は、頻度採用プロセスにおいて重要な役割を果たします。候補者がスクリーニングされた後、その権限はclient-連絡先（人材派遣会社向け）に送信先されます。提出状況を把握することは、タレントパイプラインの混乱を防ぐためにも非常に重要です。
利用可能状況
権限 権限 必須
Tool 権限（管理者のみ）
- 一括移行 提出データ
- 一括削除 提出データ
- 提出データのエクスポート
Edition 必須: Zoho Recruitの人材派遣会社エディションのすべてのサブスクリプションプランで利用可能です。
Submissionsサブタブの仕組みは？
候補者提出データを一元的に表示できるよう、Zoho Recruitには「Submissions」という組み込みサブタブがあります。頻度の提出データは、このサブタブ内に一意のデータとして保存されます。これらのデータはカスタムビューへ追加したり、一括処理を行うことが可能です。
スタンダード項目
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項目 名前 |
データの種類 |
説明 |
追加 詳細 |
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Submission 名前 |
Text 項目 - String |
Submission 名前は、Candidateと関連付け済みJob Openingを組み合わせたものです。 |
例：{Candidate 名前} for {Job Opening 名前} |
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Submission Id（サブミッションID） |
Auto 番号 |
submission データの一意のIDです。 |
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Candidate 名前 |
Candidate LookUp 項目 |
送信済みcandidateの名前です。 |
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Posting 件名 |
Job Opening LookUp 項目 |
関連付け済み求人の名前。 |
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Client 名前/ 部署 名前 |
Client LookUp 項目 |
人材派遣会社版：
送信済みクライアントの名前。
企業人事版： 部署の名前。 |
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ステータス |
Pick List \ Combo 項目 - String |
この項目は、申請のステータスを示します。 |
選択可能な値：
送信済み to Client、承認済み by Client、却下済み by Client、 |
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中 |
Pick List \ Combo 項目 - String |
この項目は、申請がどのように行われたかを示します。 |
選択可能な値：
メール（または）共有する |
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送信済み To |
Multi-選択する Lookup |
Staffing Agency edition:
候補者が送信済みとなっている連絡先の一覧です。
Corporate HR edition: 候補者が送信済みとなっている採用担当者を表示します。 |
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送信済み オン |
DateTime |
候補者の送信が行われた日付＆時間です。 |
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送信者 |
ユーザー項目。この項目は表示するページのみで表示されます。 |
候補者を送信したユーザーです。 |
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説明 |
Large Text 地域 |
候補者をクライアントと共有する際に追加されたコメントです。 |
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評価 |
Double / 小数 項目 |
クライアントが確認する際に入力した評価 |
初期値：+10、-10。+10、-10 |
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確認者 |
連絡先／ユーザー LookUp 項目 |
あなたの提出内容を確認した連絡先 |
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Reviewer コメント |
Large Text 地域 |
確認する際にクライアントが追加したコメント |
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Submission 担当者 |
ユーザー項目。この項目は表示するページのみに表示されます。 |
提出データの担当者 |
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更新済みユーザー |
ユーザー項目。この項目は表示ページのみに表示されます。 |
申請データに対して直近で操作を行ったユーザー。 |
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更新日時 |
日時 |
申請の日付と時間。 |
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申請データの作成方法
sub-タブ「申請」の目的は、候補者の権限をクライアントへ転送した履歴を管理することです。Zoho Recruitでは、以下のいずれかの処理を実行した際に申請データが作成されます。
- クライアントへ送信
- 候補者を共有
メール
メールでは、送信する to Clientまたは送信する to Hiring Managerメールテンプレートを使用し、送信済み候補者の権限をメール添付ファイルとして送信します。候補者提出の確認するプロセスは、スタッフィングエージェンシー版とコーポレートHR版で異なります。
- スタッフィングエージェンシー版：メールオプションを利用して候補者をクライアント連絡先へ送信する場合、候補者の履歴書を添付ファイルとして送信するか、Candidate 確認するフォームへのリンクを添付することができます。これにより、クライアント連絡先は送信済み候補者の詳細を表示し、コメント付きで承認または却下することが可能です。
- コーポレートHR版：メールオプションを利用して候補者を採用担当者へ送信する際、メールと同時に、Zoho Recruit内で関連付け済み提出データへのリンク付き通知が送信されます。採用担当者は「確認するSubmissions」ボタンをクリックすることで、評価を追加し、コメント欄に備考を入力できます。採用担当者が記載した備考は、関連する候補者および求人のメモとして追加されます。
共有する
共有するオプションを選択すると、選択済み候補者が連絡先のクライアントポータルアカウントに共有されます。候補者を共有する際、コメント欄に追加の備考を含めることが可能です。ここで入力した備考は、提出データの説明項目に保存されます。
重要メモ:
- 一度submissionデータが作成されると、更新はできません。submissionデータを更新したい場合は、そのデータを削除し、再度候補者を送信する必要があります。
- 以下の場合、submissionデータは自動的に削除されます。
- 関連付け済みの候補者およびクライアントデータが削除された場合。
- 関連付け済みの連絡先が候補者へ、またはその逆に変換された場合。
- 各submissionデータの名前は以下の書式で作成されます： {Candidate 名前} for {Posting 件名} 。関連付け済みの候補者や求人がリネームされても、submission名は変更されません。
- submissionが削除されると、関連付け済みの Candidate確認フォーム にはアクセスできなくなり、候補者は クライアントポータル からも削除されます。
候補者のsubmissionをどのように追跡できますか？
Zoho Recruitでは、各候補者のsubmissionは複数のデータに関連付けられています。たとえば、候補者、クライアント、求人、申請データなどです。そのため、candidate submissionは複数の場所から追跡できるようになっています。
- Submissionsサブタブのリスト表示ページから。
- 関連付け済みの求人、申請、候補者、クライアントデータの関連リストセクションから。
Submissionsサブタブ
Submissionsサブタブへアクセスするには、
「Candidates」タブにカーソルを合わせ、「Submissions」をクリックします。すると、Submissionsサブタブのリスト表示ページが表示されます。
List 表示する Page
sub-タブ「submissions」にアクセスすると、List 表示するページが表示されます。名前の通り、すべての提出データがここに一覧表示されます。初期設定で、以下のビューが利用できます。
クリック Quick 表示する （ 
）アイコンをクリックすると、任意の提出データをプレビューできます。
List 表示するページから、以下の操作が可能です。
- 担当者の変更
- タグの追加／削除
- 一括転送
- 一括削除 または 条件に基づく削除
- 宛名ラベルの印刷
提出データをクリックすると、その提出データの詳細ページが表示されます。
データ 詳細 Page
提出データに保存された詳細情報は、詳細ページで表示されます。詳細ページは、概要、タイムライン、確認するステータスの3つのサブセクションに分かれています。
概要
概要サブセクションはSubmissionデータの表紙となります。Submissionデータの概要では、候補者の提出に関する重要な情報が表示されます。
タイムライン
タイムラインこのセクションでは、Submissionデータに対して行われた変更や処理の一覧が表示されます。Submissionデータ専用の活動ログのようなものです。
確認するステータス
候補者をクライアントに送信すると、クライアントは確認するフォームや、クライアントポータルアカウントから、候補者の権限や単価を確認できます。クライアントのレビューは、Submissionデータの詳細ページの「確認するステータス」セクションに保存されます。クライアントによって追加された確認には、「Client確認する」タグが付与されます。
- 詳細ページで、関連リストセクション内の関連付けられている連絡先をクリックすると、候補者を共有した連絡先の一覧が表示されます。
- 候補者を送信済みのクライアント連絡先を、Quick表示する（
）アイコンをクリックしてプレビューできます。
Client Submission - 関連リスト
Client Submission関連リストセクションでは、関連する候補者、応募、求人、連絡先データの送信の詳細にアクセスできます。
関連データごとの送信を追跡するには：
- 関連付け済みの候補者、求人、応募、またはクライアントデータの詳細ページに移動します。
- 関連リストセクションでClient Submissionをクリックします。
- Quick表示する（
）、メール（
）、確認する（
）アイコンをクリックすると、関連する送信データ・送信メール・クライアントの確認を確認できます。
クライアントメモの追跡
Zoho Recruitは、クライアントのフィードバックをすべて関連するデータのメモとして追加します。しかし、メモの送信者が自分のチームなのか、クライアントなのかを区別するのが難しい場合があります。
この問題を解決するために、クライアントが追加したメモには「Client メモ」タグが付与されます。これにより、クライアントからのメモを特定・優先し、より効果的にコミュニケーションを取ることができます。
Submissionsウィジェット
submissionsサブタブには、ダッシュボードにウィジェットとして追加できる専用レポートがあります。Candidate Submissionsレポートでは、これまでの合計送信数や、各クライアントごとの送信内訳を確認できます。
このレポートをウィジェットとして追加するには：
- ホームタブで
アイコンをクリックし、Componentの追加を選択してください。
- ダッシュボードオプションを選び、送信済み to clientレポートを選択します。ウィジェット名を入力し、保存をクリックしてください。
- Candidate Submissionsウィジェットがダッシュボードに追加されます。
Submissionsのワークフロー設定
Zoho Recruitのワークフローを活用すると、あらかじめ設定した条件に基づいてSubmissionデータに自動処理を適用できます。
Submissionsサブタブ用のワークフローを作成するには：
- 設定 > 自動化 > ワークフロー Rules に移動し、作成 Rule をクリックします。
- 新しいルールを作成する ポップアップで、Submissions を タブ から選択し、ルール名 を入力して 次 をクリックします。
タブとワークフルールの名前を指定したら、次に3つのセクションを設定します。
WHEN ワークフローを実行するタイミング
このセクションでは、WHEN ワークフローを実行するタイミングを指定できます。Zoho Recruit では2つの設定が用意されており、データ操作時 または 日付／DateTime を選択できます。
WHICH データ ワークフローの対象レコード
ワークフローを実行するタイミングを指定したら、次の手順としてシステムに対し、WHICH データ のワークフローを実行するか指示します。前の手順と同様に、すべて データ または 条件に一致するデータ の2つの設定から選択できます。2つ目のオプションでは、基準のリストを指定でき、Criteria Pattern を編集して優先順位を設定することも可能です。
どのINSTANT / SCHEDULED 処理が実行される必要があるか
最初の2つのセクションを設定した後、ワークフローの最も重要な部分が始まります。どの操作をトリガーしたいですか？2つの設定、すなわちInstant 処理とScheduled 処理があります。
Instant 処理
Instant 処理は、システム内で即時の処理やフォローアップを有効にするために設計されています。これらの処理は、ワークフロー設定時に定義した条件（WHENおよびWHICH データセクション）をデータが満たした時に自動的に実行されます。
設定可能な処理:
- 通知: 選択したテンプレートに基づき、即時メールやSlack・Zoho Cliqへのメッセージを送信します。
- Webhook: Zoho Recruitデータの変更に基づき、サードパーティアプリへ即時更新や通知を送信します。
- カスタム Functions: Zoho Recruitまたはサードパーティアプリから、データの追加・更新・削除を行うシンプルなプログラムスクリプトを実行します。
- 色分けタグ: カラータグを使ってデータを分類し、簡単にアクセス・表示できるようにします。
Scheduled 処理
Scheduled 処理は、リクルーターが特定の日時にタスクやリマインダーを自動化できるよう支援します。Scheduled 処理を設定することで、重要な活動を見落としたり遅らせたりすることを防げます。
設定可能な処理:
- 通知: 選択したテンプレートに基づき、メールの送信をスケジュールします。
- Webhook: Zoho Recruitデータの変更に基づき、サードパーティアプリへの更新や通知のスケジュールを行います。
- カスタム Functions: Zoho Recruitまたはサードパーティアプリから、データの追加・更新・削除を行うシンプルなプログラムスクリプトの実行をスケジュールします。
Sample ワークフロー for Submissions
以下の例 ワークフローは次のように動作します。クライアント連絡先 差出人 Avon 商品 Inc にサブミッションが行われ、送信済み候補者のステータスが 送信済み-to-client の場合、サブミッション後 2 日 後に、連絡先に候補者の確認を促すリマインドメールが送信されます。
サブミッションのエクスポート/バックアップ方法
サブミッション サブタブには、データバックアップとエクスポートの機能があります。データエクスポートでは、特定のタブ表示をエクスポートでき、データバックアップでは、すべてのサブミッションデータ（すべてのタブ表示と関連データ）をファイルにまとめてバックアップできます。
エクスポートする
- 設定 > Data Administration > エクスポートする に移動します。
- 既存 表示する ドロップダウンからエクスポートしたい表示を選択し、エクスポートする をクリックします。
- 選択した表示は .csv ファイルとしてエクスポートされ、ご登録のメールアドレス宛に送信されます。
ヒント: Submissionデータに追加されたメモもエクスポートしたい場合は、メモのチェックボックスを有効にしてください。
データバックアップ
Zoho Recruitのデータを合計バックアップすると、submissionsサブタブも.csvファイルに含まれます。 設定 > Data Administration > Data Backup に移動して、アカウントのデータバックアップを設定してください。 詳細