Zoho Mail アドオンユーザーの管理
Zoho Mail連携を使用すると、Zoho Recruitのアカウント内で候補者やクライアントとのすべてのやりとりを管理できます。顧客とRecruitユーザー間のすべてのメールでのやりとりを追跡できます。また、管理者は、Zoho Mail連携ユーザーを管理するために次の機能を利用できます。
- 無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得する
- Zoho Mail連携の設定をロックする
- Zoho Mail連携の設定のロックを解除する
これらの機能は、Zoho Mail連携を使用しているユーザーがZoho Recruitで無効化された場合に役立ちます。ユーザーが無効化されると、そのユーザーがクライアントや候補者と行ったメールの履歴はすべて失われます。この問題を避けるため、無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得するオプションがあります。これにより、Recruit内のデータに関連付けられているメールが復元され、他のユーザーが引き継いで利用できるようになります。
メモ
- メールアカウントのバックアップを取得できるのは、アカウントの種類がデータ単位の共有または完全共有の場合のみです。また、管理者は、ユーザーのアカウントが無効化される前にメールアカウント設定が非公開アカウントに変更されないように、ユーザーのZoho Mail連携の設定をロックできます。
- バックアップするアカウントのメールアドレスのドメインは、自社のドメインと一致している必要があります。
必要なプロフィール権限：管理者プロフィールのユーザーがこの機能にアクセスできます。
ユーザーのメールアカウントのバックアップ
無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得できるのは、アカウントの種類がデータ単位の共有または完全共有の場合のみです。バックアップを取得すると、Zoho Recruit内のデータに関連付けられているそのユーザーのすべてのメールを利用できるようになります。
データのバックアップを取得するには。
- ［設定］→［ユーザーと権限］→［セキュリティ管理］→［Zoho Mail連携ユーザー］をクリックします。
Zoho Mail連携ユーザーのページに、Zoho Mail連携を使用している有効かつ認証済みのすべてのユーザーが一覧表示されます。
すべてのユーザーについて、メールボックスとアカウントの種類の詳細を確認できます。無効化されたユーザーについては、メールのバックアップの詳細も表示されます。 - ［データをバックアップする］をクリックします。
Recruitのデータに関連付けられているメールのバックアップが開始されます。バックアップが取得されると、ステータスは完了になります。
Zoho Mail連携の設定のロック
Zoho Mail連携の設定を変更できるのは、ユーザー本人のみです。他のユーザーのメールアカウントの設定は変更できません。ただし、管理者として設定をロックすることはできます。ロックすると、ユーザーはアカウントの種類やメールボックスの変更を含め、Zoho Mail連携の設定を変更できなくなります。
この機能は、無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得する予定がある場合に役立ちます。バックアップを取得できるのは、アカウントの種類がデータ単位の共有または完全共有の場合のみです。そのため、ユーザーがアカウントの種類を非公開モードに変更できないように、Zoho Mail連携の設定をロックできます。
メモ
- Zoho Recruitのアカウントに管理者が複数いる場合、自分のZoho Mail連携の設定をロックまたはロック解除することはできません。他の管理者に対してのみロックできます。
- Zoho Recruitのアカウントの管理者が自分だけの場合、自分のZoho Mail連携の設定をロックまたはロック解除できます。
- アカウントを非公開に設定しているユーザーのZoho Mail連携の設定はロックできません。
Zoho Mail連携の設定をロックするには。
- ［設定］→［ユーザーと権限］→［セキュリティ管理］→［Zoho Mail連携ユーザー］をクリックします。
Zoho Mail連携を利用している有効かつ認証済みのすべてのユーザーが一覧表示されます。
すべてのユーザーについて、メールボックスとアカウントの種類の詳細を確認できます。無効化されたユーザーについては、メールのバックアップの詳細も表示されます。 - 対象のユーザーの行で、［設定をロックする］をクリックします。
Zoho Mail連携の設定のロック解除
管理者は、ユーザーが設定を変更できないようにZoho Mail連携の設定をいつでもロックできます。また、設定のロックを解除することもできます。
メモ
- Zoho Recruitのアカウントに管理者が複数いる場合、自分のZoho Mail連携の設定のロックを解除することはできません。他の管理者に対してのみロックできます。
- Zoho Recruitのアカウントの管理者が自分だけの場合、自分のZoho Mail連携の設定のロックを解除できます。
Zoho Mail連携の設定のロックを解除するには。
- ［設定］→［ユーザーと権限］→［セキュリティ管理］→［Zoho Mail連携ユーザー］をクリックします。
Zoho Mail連携を利用している有効かつ認証済みのすべてのユーザーが一覧表示されます。 - すべてのユーザーについて、メールボックスとアカウントの種類の詳細を確認できます。無効化されたユーザーについては、メールのバックアップの詳細も表示されます。
- 対象のユーザーの［設定のロックを解除する］をクリックします。
最新のバックアップの取得
ユーザーが無効化されると、そのユーザーのメールアカウントのバックアップを取得できます。また、ユーザーが会社に復帰し、Recruitのアカウントを使用してメールを送信する場合もあります。そのユーザーが再度無効化された場合、Recruitのアカウントに関連付けられている最新のメールのバックアップを取得できます。
最新のバックアップオプションを利用できないケースは次の2つです。
- 管理者がユーザーを有効化した後、ユーザーがZoho Mail連携の設定を保存していない場合。ユーザーは自分のアカウントにサインインし、Zoho Mail連携の設定を保存する必要があります。
- ユーザーが設定を非公開アカウントに変更した場合、管理者はそのユーザーを再度無効化した後にバックアップを取得できません。
最新のバックアップを取得するには
- ［設定］→［ユーザーと権限］→［セキュリティ管理］→［Zoho Mail連携ユーザー］をクリックします。
- Zoho Mail連携ユーザーのページで、無効化されたユーザーに対応するチェックボックスを選択します。
- ［最新のバックアップ］をクリックします。