「Zohoメールアドオンユーザーの管理」

「Zohoメールアドオンユーザーの管理」

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Zoho Mail アドオンは、Zoho Recruit アカウント内のすべての候補者/顧客との取引を管理するのに役立ちます。お客様とRecruit ユーザーとの間のすべてのメール通信を追跡するのに役立ちます。また、管理者として、Zoho Mail アドオンのユーザーを管理するための次の一連の機能を持っています。

  • 停止したユーザーのメールアカウントのバックアップを取る
  • メールアドオンの設定をロックする
  • メールアドオンの設定をアンロックする

この機能は、Zoho Mailアドオンを使用しているユーザーがZoho Recruitで無効になった場合に役立ちます。 ユーザーが無効になると、ユーザーが顧客/候補者と行ったすべてのメール会話が失われます。 このような問題を避けるために、無効なユーザーのメールアカウントのバックアップを取るオプションを提供します。 これを行うことで、Recruitのレコードに関連付けられたメールが復元され、他のユーザーが引き継ぐことができるようになります。

注意

  • 管理者は、アカウントが無効になる前に、ユーザーが自分のメールアカウント設定を「プライベートアカウント」に変更しないように、ユーザーのメールアドオン構成をロックすることができます。また、レコードレベル共有および完全共有アカウントタイプのメールアカウントのバックアップを取ることができます。
  • バックアップを取ろうとしているアカウントのメールアドレスドメインは、ドメインと一致しなければなりません。

利用可能性

必要なプロフィール権限: 管理者プロフィールを持つユーザーがこの機能にアクセスできます。

ユーザーのメールアカウントのバックアップを取る

停止中のユーザーのメールアカウントのバックアップを取ることは、アカウントタイプがレコードレベル共有または完全共有の場合のみ可能です。 バックアップを取ると、Zoho Recruitに関連付けられたユーザーのすべてのメールが利用可能になります。

データのバックアップを取るには：

  1. 「設定 > ユーザーと制御 > セキュリティー制御 > Zoho メール アドオン ユーザー」をクリックします。
    Zoho メール アドオン ユーザー ページで、アクティブで確認済みの Zoho メール アドオンを使用しているすべてのユーザーが一覧表示されます。
    すべてのユーザーのメールボックス、アカウントタイプの詳細を表示できます。非アクティブなユーザーの場合は、メール バックアップの詳細も表示されます。
  2. 「バックアップ データ」をクリックします。
    採用レコードに関連付けられたメールのバックアップが開始されます。バックアップが完了すると、ステータスが「完了」になります。

Zoho Mailアドオンの設定をロックする

Zoho Mailアドオンの設定は、ユーザー自身によってのみ変更できます。他のユーザーのメールアカウントの設定を変更することはできませんが、管理者としてロックすることはできます。ロックすると、ユーザーはメールアドオンの設定を変更することができなくなります（アカウントタイプの変更やメールボックスの変更を含む）。

この機能は、無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取る予定の場合に役立ちます。 「レコードレベル共有」と「完全共有」オプションのみのアカウントタイプのバックアップを取ることができます。 そのため、ユーザーがアカウントタイプをプライベートモードに変更するのを防ぐために、メールアドオン構成をロックすることができます。

注意

  • Zoho Recruitアカウントに複数の管理者がいる場合、自分のMail Add-onの設定をロックまたはロック解除することはできません。他の管理者のみロックできます。
  • Zoho Recruitアカウントに自分だけの管理者がいる場合、自分のMail Add-onの設定をロックまたはロック解除することができます。
  • アカウントをプライベートに設定しているユーザーのMail Add-onの設定をロックすることはできません。

メールアドオンの設定をロックするには：

  1. 「セットアップ > ユーザーと制御 > セキュリティ制御 > Zoho Mail Add-on ユーザー」をクリックしてください。
    Zoho Mail Add-onを利用しているすべての有効かつ確認済みのユーザーが一覧表示されます。
    メールボックス、アカウントタイプの詳細を確認できます。非アクティブなユーザーの場合は、メールバックアップの詳細も表示されます。
  2. 対応するユーザーのロック設定をクリックしてください。

Zoho メールアドオン構成の解除

管理者として、ユーザーが設定を変更することを制限するために、常にメールアドオンの設定をロックしたり、設定をアンロックすることができます。

注意

  • Zoho Recruitアカウントに複数のアドミニストレーターがいる場合、自分のMail Add-on構成をロック解除することはできません。他のアドミニストレーターにのみロックすることができます。
  • Zoho Recruitアカウントに自分だけのアドミニストレーターがいる場合、自分のMail Add-on構成をロック解除することができます。

メールアドオンの設定をロック解除するには：

  1. 「設定 > ユーザーと制御 > セキュリティー制御 > Zoho Mail アドオンユーザー」をクリックします。
    Zoho Mail アドオンを利用しているすべての有効な確認済みのユーザーが一覧表示されます。
  2. すべてのユーザーのメールボックス、アカウントタイプの詳細を確認できます。非アクティブなユーザーの場合は、メールバックアップの詳細も表示されます。
  3. 対応するユーザーの「アンロック設定」をクリックします。

最新のバックアップを取る

ユーザーが無効になると、ユーザーのメールアカウントのバックアップを取ることができます。会社に再び参加し、Recruitアカウントを使用してメールを送信するケースもあります。もしユーザーが再び無効になった場合、Recruitアカウントに関連する最新のメールのバックアップを取ることができます。
最新のバックアップオプションが利用できない2つのケース：

  1. ユーザーが管理者がアクティブにした後にZoho Mailアドオンの設定を保存しない場合、ユーザーは自分のアカウントにログインしてメールアドオンの設定を保存する必要があります。
  2. ユーザーがプライベートアカウントに設定を変更した場合、管理者は再度ユーザーを非アクティブにした後にバックアップを取ることができません。

最新のバックアップを取る

  1. 「設定」>「ユーザーと制御」>「セキュリティ制御」>「Zohoメールアドオンユーザー」をクリックします。
  2. Zohoメールアドオンユーザーのページで、停止中のユーザーに対応するチェックボックスを選択します。
  3. 「最新のバックアップ」をクリックします。