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自動メール送信の設定

自動メール送信は、クライアントに自動返信メールやフォローメールを送信するために使用します。候補者または連絡先から返信を受け取った場合は、その連絡先を送信先リストから手動で除外する必要があります。

メモ

• この機能は、Zoho Recruitのエンタープライズプランでのみ利用できます。
  
• 自動メール送信は最大3件まで設定でき、1件の自動メール送信につきフォローは最大5件まで設定できます。
  
• 会社ごとに1日あたり最大750件の一括メールを送信できます。
  
• 自動メール送信用に選択するデータ一覧には、新しいデータが含まれている必要があります。新しいデータが含まれていないデータ一覧を選択すると、以降の繰り返しで同じ古いデータに最初のメールが送信されます。たとえば、「すべての対応中の候補者」や「最近作成した候補者」ではなく、「今日の候補者」や「今週作成した連絡先」などのデータ一覧を選択できます。今日の候補者ビューではデータが常に今日のデータに更新されますが、すべての対応中の候補者ビューのデータは頻繁に変更されない場合があります。
  
• 動的タイプの自動メール送信を設定する場合は、繰り返しパターンセクションのオプションに従って、必ずデータ一覧を選択してください。繰り返しパターンを［日ごと］に設定する場合は、選択したデータ一覧のデータが毎日新しくなっていることを確認してください。同様に、［週ごと］を選択する場合は、自動メール送信が開始される前に、その週の新しいデータである必要があります。使用するデータが古い場合、以降の繰り返しで同じデータに最初のメールが送信されます。
  
• 自動メール送信の実行時に、システムは重複データを識別できません。そのため、自動メール送信を設定する前に、重複する連絡先を確認し、メインのデータに統合することをお勧めします。
  
• 現在、顧客があなたのメールに返信した場合の返信を追跡することはできません。そのため、次回のフォローから除外する連絡先を送信先リストから手動で選択する必要があります。
  
• 自動メール送信のメールテンプレートでメール送信解除フォームを使用してください。メール送信解除フォームを使用すると、受信者が次回のフォローを任意で受信しないようにでき、迷惑メールに関するクレームを回避できます。
  
• この機能は、［候補者］タブと［連絡先］タブでのみ利用できます。

自動メール送信を設定するには

1. ［候補者］／［連絡先］タブをクリックします。
   
2. ［候補者］／［連絡先］の［ホーム］ページで、［候補者／連絡先のツール］→［自動メール送信］をクリックします。
   
3. 自動メール送信ページで、［自動メール送信の作成］をクリックします。
   
4. 新しい自動メール送信ページの自動メール送信の詳細セクションで、次の操作を実行します。
   
   • 自動メール送信の［名前］を入力します。
     
     
   • ［割り当て先］の選択リストから、データの担当者を選択します。
     標準では、この項目には自動メール送信を作成したユーザーの名前が表示されます。
   • 自動メール送信の受信者一覧を設定するための［データ一覧］を選択します。
     
   • 自動メール送信用の［フォルダー］を選択します。
     
   • ［指定日］または［動的］を選択し、対応する詳細を指定します。（標準項目の一覧については、表を参照してください）
     
     • ［指定日］：フォローが固定の日付に行われる自動メール送信です。
       
     • ［動的］：フォローがユーザーの設定した間隔で行われる自動メール送信です。
       
   • 必要に応じて、フォローを追加できます。フォローでメールテンプレートを選択すると、［差出人］と［返信先］のメールアドレスの入力を求められます。ここでは、次の中から選択できます。
     
     • アカウントのメールアドレス
       
     • データの担当者のメールアドレス
       
     • 組織のメールアドレス
       
5. ［保存］をクリックします。
   

メモ

［メール対象外（オプトアウト）］が有効になっているデータには、自動メール送信のメールは送信されません。
データの詳細ページで［メール対象外（オプトアウト）］のチェックボックスを外した場合にのみ、そのデータに自動メール送信のメールが送信されます。

［指定日］オプションを選択した場合の項目の一覧と詳細を、次の表に示します。

［動的］オプションを選択した場合の項目の一覧と詳細を、次の表に示します。

フォルダーの作成

Zoho Recruitで、自動メール送信を整理しやすくするために、さまざまなフォルダーを作成できます。これにより、カテゴリー別に分類して、簡単にアクセスできるようになります。

フォルダーを作成するには

1. ［候補者／連絡先］タブをクリックします。
   
2. 候補者／連絡先ホーム画面で、［候補者／連絡先ツール］→［自動メール送信］をクリックします。
   
3. 自動メール送信ページで、［フォルダーの作成］をクリックします。
   
   
4. フォルダーの作成ページで、次の操作を行います。
   
   • ［フォルダー名］を入力します。
     
   • ［説明］を入力します。
     
   • アクセス権限の詳細で、自動メール送信機能へのアクセス権限を指定するオプションを選択します。
     
5. ［保存］をクリックします。
   

フォローからの連絡先の除外

受信者から返信を受信した後、候補者または連絡先をフォローから除外し、返信していない候補者／連絡先にのみ次回のフォローを予定できます。

次回のフォローからデータを除外するには

1. ［候補者／連絡先］タブをクリックします。
   
2. 候補者／連絡先ホーム画面で、［候補者／連絡先ツール］→［自動メール送信］をクリックします。
   
3. 自動メール送信ページで、対象の自動メール送信に対応する［返信の更新］リンクをクリックします。
   
4. 送信済みメール一覧オーバーレイで、次回のフォローから除外する候補者／連絡先を選択します。
   
5. ［返信の更新］をクリックします。
   ［返信の更新］オプションは、動的タイプの自動メール送信でのみ利用できます。

自動メール送信が開始される前にデータを除外するには

メーリングリストは、自動メール送信の開始後にのみ利用できます。自動メール送信が開始される前に、メーリングリストから一部の連絡先を除外する場合は、以下の手順を実行します。

1. ［候補者］または［連絡先］タブをクリックします。
   
2. 候補者／連絡先ホーム画面で、除外するデータに対応するチェックボックスを選択します。
   
3. ［その他の操作］→［返信の更新］をクリックします。
   
   
4. 自動メール送信の選択ポップアップウィンドウで、ドロップダウン一覧から自動メール送信を選択します。
   
5. ［保存］をクリックします。
   

フォローへのすべての連絡先の追加

このオプションを使用すると、メーリングリストから除外していたすべての連絡先をフォローに含めることができます。

次回のフォローにすべてのデータを含めるには

1. ［候補者／連絡先］タブをクリックします。
   
2. 候補者／連絡先ホーム画面で、［候補者／連絡先ツール］→［自動メール送信］をクリックします。
   
3. 自動メール送信ページで、対象の自動メール送信に対応する［リセット］リンクをクリックします。