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Autoresponder の設定

Autoresponder は、クライアントへの自動返信やフォローアップメール送信を実現する機能です。候補者や連絡先から返信を受け取った場合は、手動でメーリングリストから削除する必要があります。

メモ

• この機能は Zoho Recruit のエンタープライズ エディションのみで利用できます。
  
• Autoresponder は最大3件、各Autoresponderごとに最大5件のフォローアップを設定できます。
  
• 1社あたり、1日に最大750件の一斉メールを送信できます。
  
• Autoresponder 用に選択されたカスタムビューには、最新のデータを含める必要があります。修正前データのカスタムビューを選択した場合、Autoresponder は繰り返し実行時に同じ修正前データ宛てにメールを送信します。
  例えば、「今日の候補者」や「今週新規連絡先」などのカスタムビューを選択するとよいでしょう。「すべてのオープン候補者」や「最近作成された候補者」では、データの更新頻度が低いため推奨されません。「今日の候補者」ビューでは常に当日のデータが反映されますが、「すべてのオープン候補者」ビューのデータは頻繁に更新されない場合があります。
  
• Dynamic 種類のAutoresponderを設定する際は、必ずRecurrence Patternセクションの設定に従ってカスタムビューを選択してください。繰り返しパターンを日単位（By Day）に設定した場合、選択されたカスタムビューのデータが日ごとに更新されていることを確認してください。同様に、週単位（By Week）を選択した場合は、その週の最新データがAutoresponderの開始前に含まれている必要があります。修正前データを使用すると、繰り返し実行時に同じデータ宛てにメールが送信されます。
  
• Autoresponder 実行時、システムは重複データを識別できません。そのため、事前に重複した連絡先を確認し、主要データに統合してからAutoresponderを設定することを推奨します。
  
• 現在、顧客がメールに返信した場合のレスポンスは追跡できません。そのため、手動でメーリングリストから連絡先を選択し、次回のフォローアップから除外してください。
  
• Autoresponder メールテンプレートで登録解除フォームを使用してください。これにより、受信者が今後のフォローアップの配信停止を選択でき、迷惑メール（Anti-SPAM）対策にもなります。
  
• この機能は、候補者および連絡先タブのみで利用可能です。

Autoresponder を設定するには

1. Candidates/連絡先タブをクリックします。
   
2. Candidates/連絡先ホームページで、Candidates/連絡先ツール > 自動応答をクリックします。
   
3. 自動応答ページで、自動応答作成をクリックします。
   
4. 新規自動応答ページの自動応答詳細セクションで、以下の操作を行います：
   
   • 自動応答の名前を入力します。
     
     
   • 担当者ピックリストからデータ差出人の担当者を選択します。
     初期設定では、この項目には自動応答を作成したユーザーの名前が表示されます。
   • カスタムビューを選択して、自動応答の受信者リストを設定します。
     
   • 自動応答のフォルダーを選択します。
     
   • StaticまたはDynamicを選択し、それぞれに対応する詳細を指定します。（スタンダード項目の一覧は表を参照してください）
     
     • Static－フォローアップが固定の日付で行われる自動応答です。
       
     • Dynamic－事前に設定した間隔でフォローアップが行われる自動応答です。
       
   • 必要に応じてフォローアップを追加できます。フォローアップのメールテンプレートを選択した後、差出人と返信先のメールアドレスを入力するよう求められます。ここで選択できるのは：
     
     • アカウントのメールアドレス
       
     • データ担当者のメールアドレス
       
     • 組織のメールアドレス
       
5. 保存をクリックします。
   

メモ

autoreponder メールは、メール Opt 出力が有効になっているデータには送信されません。
データの詳細ページでメール Opt 出力のチェックボックスをクリアした場合のみ、autoresponder メールがそのデータに送信されます。

Static オプションを選択した場合の項目とその説明を以下の表にまとめています。

Dynamicオプションが選択されている場合の項目とその説明を、下記の表にまとめています。

フォルダーの作成

Zoho Recruit では、オートレスポンダーをより効果的に整理するために、さまざまなフォルダーを作成できます。これにより、カテゴリごとに分類して、素早くアクセスすることが可能です。

フォルダーを作成するには

1. 「Candidates/連絡先」タブをクリックします。
   
2. Candidates/連絡先のホームページで、「Candidates/連絡先 ツール」>「自動応答」をクリックします。
   
3. 自動応答ページで「作成 Folder」をクリックします。
   
   
4. 作成 Folderページで、以下の操作を行います。
   
   • フォルダー名を入力します。
     
   • 説明を入力します。
     
   • Accessibility 詳細で、自動応答機能のアクセス権を指定するオプションを選択します。
     
5. 「保存」をクリックします。
   

フォローアップから連絡先を除外する

受信者から返信を受け取った後、該当する候補者や連絡先をフォローアップから除外し、未返信の方のみ次回フォローアップをスケジュールできます。

次回フォローアップからデータを除外する方法

1. 「Candidates/連絡先」タブをクリックします。
   
2. Candidates/連絡先のホームページで、「Candidates/連絡先 ツール」>「自動応答」をクリックします。
   
3. 自動応答ページで、該当する自動応答の「更新する Response」リンクをクリックします。
   
4. メール送信済みリストのオーバーレイで、次回フォローアップから除外する候補者/連絡先を選択します。
   
5. 「更新する Response」をクリックします。
   ※「更新する Response」オプションはダイナミックタイプの自動応答のみで利用可能です。

自動応答開始前にデータを除外する方法

メーリングリストは自動応答の開始後にのみ利用可能です。自動応答開始前に一部の連絡先をメーリングリストから除外したい場合は、以下の手順に従ってください。

1. 「Candidates」または「連絡先」タブをクリックします。
   
2. Candidates/連絡先 ホームページで、除外したいデータに対応するチェックボックスを選択します。
   
3. その他の操作 > Responseを更新するをクリックします。
   
   
4. Autoresponderを選択するポップアップウィンドウで、ドロップダウンリストからオートレスポンダーを選択します。
   
5. 保存をクリックします。
   

フォローアップにすべての連絡先を含める

このオプションを利用すると、以前にメーリングリストから除外した連絡先も含めてフォローアップできます。

次回のフォローアップにすべてのデータを含めるには

1. Candidates/連絡先タブをクリックします。
   
2. Candidates/連絡先 ホームページで、Candidates/連絡先ツール > Autorespondersをクリックします。
   
3. Autorespondersページで、該当するオートレスポンダーのリセットするリンクをクリックします。