「自動応答機能」

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自動応答の設定

オートレスポンダーは、クライアントに自動返信やフォローアップメールを送信するためのソリューションです。候補者または連絡先からの返信を受け取ったら、手動でメーリングリストから連絡先を除外する必要があります。

注意

この機能は、Zoho Recruitのエンタープライズ版でのみ利用可能です。
最大で3つの自動応答と、それぞれの自動応答につき最大5つのフォローアップを設定できます。
1日あたり1社あたり最大750通の大量メールを送信できます。
オートレスポンダーに選択されたカスタムビューには新しいデータが含まれている必要があります。カスタムビューを選択した場合、データが古い場合は、サブシーケンスで最初のメールが同じ古いデータに送信されます。例えば、「オープン候補者全員」や「最近作成された候補者」の代わりに「今日の候補者」や「今週の新規接触者」を選択することができます。今日の候補者ビューでは、データは常に今日のデータで更新されますが、すべてのオープン候補者ビューのデータは頻繁に変更されない可能性があります。
動的タイプの自動応答を設定する際は、Recurrence Pattern セクションのオプションに応じて、Custom Views を常に選択してください。Recurrence Pattern を By Dayと設定した場合は、選択したカスタムビューにあるデータが毎日新しいものであることを確認してください。同様に By Weekを選択した場合は、自動応答が開始される前に、その週の新しいデータであることを確認する必要があります。古いデータを使用した場合、自動応答は繰り返し実行される度に、最初のメールを同じデータに送信します。
オートレスポンダーを実行する際、システムは重複レコードを識別できません。そのため、オートレスポンダーを設定する前に重複コンタクトを確認し、プライマリレコードとマージすることをお勧めします。
現在、顧客がメールに返信したときの反応を追跡することはできません。そのため、次のフォローアップから除外するためにメーリングリストからコンタクトを手動で選択する必要があります。
オートレスポンダーのメールテンプレート内の購読解除フォームを使用してください。購読解除フォームを使用することで、受信者が次のフォローアップからの解除を選択でき、アンチスパムの苦情を回避できます。
この機能は候補者およびコンタクトモジュールにのみ利用可能です。

オートレスポンダーの設定

「候補者/連絡先」タブをクリックしてください。
候補者/接触者のホームページで、候補者/接触者ツール > 自動応答をクリックします。
「オートレスポンダー」ページで、「オートレスポンダーの作成」をクリックしてください。
「新しい自動応答」ページの「自動応答の詳細」セクションで以下を行ってください。
- 「名前」を入力してください。
- レコードの所有者を 担当者 のピックリストから選択してください。
  デフォルトでは、オートレスポンダーを作成したユーザーの名前が表示されます。
- オートレスポンダーの受信者リストを設定するために、カスタムビューを選択してください。
- オートレスポンダーのためのフォルダーを選択してください。
- 選択してください：スタティックまたはダイナミック、そして該当の詳細を指定してください（標準フィールドのリストについては表を参照）。
  - スタティック- 定期的なフォローアップが固定日に行われるオートレスポンダー。
  - ダイナミック - ユーザーが定義した間隔でフォローアップが行われるオートレスポンダー。
- 必要に応じてフォローアップを追加することができます。フォローアップで電子メールテンプレートを選択した後、 From および Reply to メールアドレスを入力するように求められます。ここで選択できるものは次のとおりです：
  - アカウントのメールアドレス
  - レコードの所有者のメールアドレス
  - 組織のメール
クリックして保存してください。

注意

レコードの「メールオプトアウト」が有効になっている場合、自動返信メールは送信されません。
レコードの詳細ページで「メールオプトアウト」をクリアした場合にのみ、自動返信メールがそれらのレコードに送信されます。

以下の表は、静的オプションが選択されたときのフィールドのリストとその説明を示しています。

フィールド	説明
フォローアップ日	フォローアップ日を指定してください。フォローアップ日は、オートレスポンダーが開始された日からの相対日付で計算されます。
メールテンプレート	ドロップダウンリストからテンプレートを選択してください。
From と Reply To	ドロップダウンリストからいずれかのメールアドレスを選択できます。メールアドレス組織のメールアドレスレコードの所有者のメールアドレス

以下の表は、Dynamicオプションが選択されたときのフィールドのリストとその説明を示しています。

日毎 -フィールド	説明
毎___日(s)繰り返す	自動応答をどのくらいの頻度で繰り返すか、日数で入力してください。
毎日繰り返す	オートレスポンダーを毎日繰り返す必要がある場合はこれを選択します。オートレスポンダーの開始日（MM/dd/yyyy形式）と時間を選択してください。
終了日	自動応答の終了日をMM/dd/yyyy形式で選択してください。
終了日なし	これを選択すると、特定の終了日まで自動応答が繰り返され続けます。
メールテンプレートを選択してください	ドロップダウンリストからテンプレートを選択してください。
From and Reply To	メールアドレスのドロップダウンリストからいずれかを選択できます。メールアドレス組織のメールアドレスレコード所有者のメールアドレス
フォローアップを追加する	オートレスポンダーのフォローアップを追加するためのリンクをクリックします。例：オートレスポンダーは2010年1月1日に開始され、指定されたフォローアップ日は3日後と10日後です。この場合、最初のフォローアップメールは2010年1月4日に送信され、2番目のフォローアップメールは2010年1月11日に送信されます。
週単位 -フィールド	説明
毎___週（s）に繰り返し日曜日-月曜日-火曜日-水曜日-木曜日-金曜日-土曜日	自動応答をどのくらいの頻度で繰り返すかを週単位で入力してください。次に、繰り返しが発生する曜日に対応するチェックボックスを選択します。
最初に	自動返信の開始日（MM/dd/yyyy形式）と時間を選択します。
終了日	自動応答の終了日をMM/dd/yyyy形式で選択してください。
終了日なし	これを選択すると、指定した終了日まで自動応答が繰り返され続けます。
メールテンプレートの選択	自動応答用のメールテンプレートを、ドロップダウンリストから選択します。
フォローアップの追加	オートレスポンダーのフォローアップを追加するためのリンクをクリックします。例：オートレスポンダーは2010年1月1日に開始され、指定されたフォローアップ日は3日後と10日後です。このような場合、最初のフォローアップメールは2010年1月4日に送信され、2番目のフォローアップメールは2010年1月11日に送信されます。
月別 -フィールド	説明
毎___ヶ月の___日	自動返信を何ヶ月ごとに、どの日に行うかを入力してください。
毎月____日	自動応答を毎月繰り返す日を選択します。
最初に	自動応答の開始日（MM/dd/yyyy形式）と時間を選択します。
終了日	自動応答の終了日をMM/dd/yyyy形式で選択してください。
メールテンプレートの選択	自動応答メール用に、ドロップダウンリストからメールテンプレートを選択します。
フォローアップの追加	オートレスポンダーのフォローアップを追加するためのリンクをクリックします。例：オートレスポンダーは2010年1月1日に開始され、指定されたフォローアップ日は3日後および10日後です。この場合、最初のフォローアップメールは2010年1月4日に送信され、2番目のフォローアップメールは2010年1月11日に送信されます。

フォルダを作成する

Zoho Recruitでは、よりよいオートレスポンダーの組織化のために、さまざまなフォルダを作成することができます。これにより、クイックアクセスのために異なるカテゴリーに分類することができます。

フォルダを作成する

「候補者/連絡先」タブをクリックしてください。
「候補者/連絡先」Homeページで、「候補者/連絡先ツール」> 「自動返信」をクリックしてください。
「自動返信」ページで、「フォルダを作成」をクリックしてください。
「フォルダを作成」ページで、以下の操作を行ってください。
- 「フォルダ名」を入力してください。
- 「説明」を入力してください。
- 「アクセス詳細」の下で、自動返信機能へのアクセスを指定するオプションを選択してください。
「保存」をクリックしてください。