自動化ワークフロー

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日常的なタスクを自動化することは、時間を節約し、生産性を高める強力な機能です。RouteIQ では、ワークフローを設定することで、これを実現できます。そのため、単なる基本的なチェックアウトの代わりに、もう一歩進んで次のようなことができます。

1. ある訪問先を訪問したタイミングで、自動的に SMS やメールを送信する。

例: フィールド担当者が訪問先のチェックアウトを行った際に、アンケート付きのメールを自動送信して、予定どおりの対応だったかどうかのフィードバックを収集できます。

2. 担当者が現在の訪問先のチェックアウトを行ったタイミングで、次に訪問予定の顧客に対して、SMS やメールでこれから訪問することを自動的に通知する。

例: 次の訪問先の担当者に対して、「現在の訪問が完了し、これからそちらに向かいます」という事前連絡メッセージを送信できます。

このヘルプドキュメントでは、これがどのように動作し、どのように設定するかを説明します。

1. 現在の訪問先の担当者に SMS / メールを送信する

訪問先をチェックアウトすると、RouteIQ は、その訪問先に関連付けられている CRM レコード（見込み客、連絡先、商談）の詳細を取得し、その詳細を使用して SMS やメールを送信できます。これは、Zoho CRM 内の RouteIQ の非表示タブ「RIQ フィールド訪問」を使用して実行します。以下の手順を確認しましょう。

1. Zoho CRM で［設定］メニューを開きます

2. ［Workflow Rules］を選択し、［Create Rule］をクリックします

3. タブとして「RIQ フィールド訪問」を選択し、ルール名を入力して［次へ］をクリックします。

4. 「Check-out Time」項目の［When］条件を「空ではない」に設定し、［完了］をクリックします。

5. ［Instant Actions］項目で［Function］を選択し、［Configure Function］をクリックします。

6. 次のページにカスタム関数が表示されます。これを編集し、以下の引数を追加して、それぞれをマッピングします。

String currentStopRecordModuleApiName=#RIQ フィールド訪問 - 関連レコードタブ API 名
Int currentStopRecordID =#RIQ フィールド訪問 - 関連レコード ID

7. 関数内に、以下のコードスニペットをコピー＆ペーストします。このコードは、ワークフローを実行したレコードのメール項目を確認して取得します。

//Arguments
//currentStopRecordModuleApiName=#RIQ フィールド訪問 - 関連レコードタブ API 名
//currentStopRecordID =#RIQ フィールド訪問 - 関連レコード ID
// Constants
riqFVModApiName = 'zrouteiqzcrm__RIQ_Field_Visits';
riqAssociatedModApiName = 'zrouteiqzcrm__Associated_Record_Module_API_Name';
riqAssociatedRecID = 'zrouteiqzcrm__Associated_Record_ID';
crmModVsFieldApiName = コレクション('見込み客':'メール','処理':'メール','連絡先':'メール','取引先':'メール', 'Auto_Route_Creation': 'メール');
// 現在の訪問先に紐づく CRM レコードのメール ID を取得
associatedRecordDetails = Zoho。crm。getRecordById(currentStopRecordModuleApiName,currentStopRecordID);
fieldName = crmModVsFieldApiName。取得する(currentStopRecordModuleApiName);
associatedRecordEmail = associatedRecordDetails。取得する(fieldName);
// 必要に応じて、この下にメール送信処理のスクリプトを記述します
info associatedRecordEmail;

メモ: 上記コード 10 行目のコレクションには、すべての RIQ 連携タブの API 名と、それぞれに対応するメール／電話番号項目の項目 API 名を一覧で設定する必要があります。RouteIQ と連携している CRM タブに応じて、このコレクション内の値を追加・削除することをお勧めします。メール／SMS をトリガーするロジックは、16 行目以降に独自に記述してください。

8. ［Save and Associate］をクリックし、元のページに戻ったら［保存］をクリックします。

これで完了です。チェックアウト時に、その訪問先の連絡担当者へメールで通知を自動送信するワークフローが正常に設定されました。

メモ: 関連付けが存在しない場合（つまり、訪問先が @places や @favorite places から手動で追加された場合）は、利用できる CRM レコードがないため、通知は送信されません。

動作例:

たとえば、医師のクリニックでチェックアウトすると、自動的にメールが送信されます。

2. 次の訪問先の担当者に SMS / メールを送信する

次に、同様の手順で、次に訪問する顧客に対して、フィールド担当者が現在向かっていることを SMS やメールで通知する方法を説明します。

1. Zoho CRM で［設定］メニューを開きます。

2. ［Workflow Rules］を選択し、［Create Rule］をクリックします

3. タブとして RIQ フィールド訪問「Visits」を選択し、ルール名を入力して「次へ」をクリックします。

4. 特定の項目を介してデータが更新されたときにワークフローが実行されるように設定します。項目「Check-out Time」が空ではない値に更新されたときに、ワークフローが毎回実行されるようにします。条件に一致する「すべての RIQ フィールド訪問」に対して、このワークフロールールが適用されるように設定します。

5. 「挿入操作」セクションで「Function」を選択し、「関数を設定」をクリックします。

6. 次のページで、カスタム関数が表示されます。それを編集し、以下の引数を追加して、それぞれをマッピングします。

Int recordID = #RIQ フィールド訪問 - RIQ フィールド訪問 ID
Int plannedVisitOrder = #RIQ フィールド訪問 - 計画訪問順序
Int routeID = #Lookup:RIQ ルート名 - RIQ ルート ID

7. 関数内で、以下のコードスニペットをコピー＆ペーストします。このコードは、ワークフローを実行したデータのメール項目を確認・取得します。

//Arguments:
// Int recordID = #RIQ フィールド訪問 - RIQ フィールド訪問 ID
// Int plannedVisitOrder = #RIQ フィールド訪問 - 計画訪問順序
// Int routeID = #Lookup:RIQ ルート名 - RIQ ルート ID
// Constants
riqFVModApiName = 'zrouteiqzcrm__RIQ_Field_Visits';
riqPlanVisitOrder = 'zrouteiqzcrm__Planned_Visit_Order';
riqRouteName = 'zrouteiqzcrm__RIQ_Route_Name';
riqAssociatedModApiName = 'zrouteiqzcrm__Associated_Record_Module_API_Name';
riqAssociatedRecID = 'zrouteiqzcrm__Associated_Record_ID';
// すべての RouteIQ 連携タブの API 名をキーに、そのタブのメール/電話番号項目の API 名を値として追加します
crmModVsField = コレクション('見込み客':'メール','処理':'メール','連絡先':'メール','取引先':'メール','Auto_Route_Creation':'メール');
// 次の訪問先の訪問順序（+1）を保持するグローバル変数
plannedVisitOrderPlusOne = plannedVisitOrder + 1;
plannedVisitOrderPlusOneAsString = plannedVisitOrderPlusOne。toString();
// 同じルート ID かつ計画順序が +1 のすべての訪問先詳細を取得
recordSearchCrt = '(' + riqRouteName + ':equals:' + routeID + ') and (' + riqPlanVisitOrder + ':equals:' + plannedVisitOrderPlusOne + ')';
nextStopDetails = Zoho。crm。searchRecords(riqFVModApiName,recordSearchCrt);
nextStopDetails = nextStopDetails。取得する(0);
// 次の訪問先が存在するかどうかを確認
if(nextStopDetails。size() == 0)
{
info '次の訪問先はありません';
}
else
{
// 次の訪問先に関連付けられているレコードの詳細を取得
nextStopModuleAPIName = nextStopDetails。取得する(riqAssociatedModApiName);
nextStopAssociatedRecordID = nextStopDetails。getJSON(riqAssociatedRecID);
// 次の訪問先のレコード詳細を取得
if(!nextStopAssociatedRecordID。isNull())
{
nextStopRecordDetails = Zoho。crm。getRecordById(nextStopModuleAPIName,nextStopAssociatedRecordID);
if(!nextStopRecordDetails。isNull())
{
info nextStopRecordDetails;
nextStopEmail = crmModVsField。取得する(nextStopModuleAPIName);
// タブを判別し、メール項目からメールアドレスの値を取得
if(!nextStopEmail。isNull())
{
// ここにメール送信ロジックを記述します
info nextStopRecordDetails。取得する(nextStopEmail);
}
}
}
else
{
info 'これは CRM レコードと一致しません。RIQ 住所レコードの可能性があります';
}
}

メモ: スクリプト 13 には、すべての RIQ 連携タブの API 名と、それぞれに対応するメール/電話番号項目の API 名の一覧を含める必要があります。RouteIQ と連携している CRM タブに応じて、このコレクション内の値を追加・削除することをお勧めします。スクリプト 42 を基に、独自のメール/SMS 送信ロジックとコンテンツを記述してください。

8. 「保存して関連付け」をクリックし、元のページに戻ったら「保存」をクリックします。

動作例

倉庫 A で、今日配達するすべての物資をバッグに補充してチェックアウトしたとします。すると自動的に、Doctor Johnson（次の訪問先）が、設定に基づいてメール/SMS を受信します。例:
「Rung Pharmaceuticals の Sonia が向かっています。」

重要なメモ

@placesや@favorite placesを使って手動で訪問先を追加した場合（つまり、その訪問先に関連付けられた CRM データがない場合）、RouteIQ はモバイル番号やメールアドレスを自動取得できません。その訪問先には CRM データが存在しないため、そのケースについてはワークフローは実行されません。
通知内容はカスタマイズできます。ワークフローを設定する際に、送信する SMS／メールの文面を自由に指定できます。

メモ: RouteIQ には SMS／メールのプロバイダーは用意されていません。この機能を利用するには、Zoho マーケットプレイス経由、または任意のプロバイダーとの連携を設定しておく必要があります。この分野でさらにサポートが必要な場合は、support@zohocrm.com までお問い合わせください。担当チームが設定手順をご案内します。