スプレッドシートでの差し込みテンプレートの使用方法

スプレッドシートでの差し込みテンプレートの使用方法

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Zoho Sheet のマージテンプレートを使用すると、外部ソースから取得した動的データ項目を含むスプレッドシートを作成し、そのデータを Zoho Sheet にファイルとして保存したり、関係者にメールで共有したりできます。

スプレッドシートをマージテンプレートに変換する 

スプレッドシートにマージ項目を追加するには、まずシートをマージテンプレートに変換する必要があります。
 
開始手順は次のとおりです。
  1. マージテンプレートに変換したいファイルを開くか、空白のスプレッドシートを作成します。
  1. メニューから Tools(ツール)>Merge Template(マージテンプレート)
  1. 続ける]をクリックして変換を完了します。


 
Notes
ファイルをマージテンプレートに変換すると、元に戻すことはできません。
 

データ元を追加する 

ファイルをマージテンプレートに変換したら、次にデータを取得するためのデータ元を選択します。Zoho Sheet では現在、次のソースを利用できます。
  • Desktop(デスクトップ)
  • URL
  • Zoho Sheet
  • その他のサービス
 
Notesまたは、先に項目を追加しておき、あとから対応するデータ元を設定することもできます。
 

マージテンプレート用のデータ元ファイルを追加する方法 

お使いのデバイスからデータ元ファイルを追加するには、次の手順に従います。
  1. メニューから Tools(ツール)> Merge Template(マージテンプレート) を選択するか、右側ペインのマージテンプレートアイコン を使用します。
  1. サイドペインで、クリックしてデータ元を追加オプションを選択します。

  1. データ元]ダイアログで、左側ペインから使用したいデータ元を選択します。
  1. デスクトップからアップロードする場合は、ファイルを参照するか、ダイアログにドラッグ&ドロップします。
  1. CSV ファイルの場合は、アップロード前に区切り文字、日付形式、その他の設定を選択できます。
  1. Zoho Sheet やその他のサービス(Zoho CRM、Zoho Forms、Zoho Creator など)の場合は、各サービスのファイルとタブが表示されるので、そこから使用するものを選択します。

  1. さらに、データ元ファイルまたはサービスからインポートする項目を選択できます。
  1. 項目を選択したら、マッピングされたヘッダーを確認し、必要に応じて変更してから、項目をマップ]をクリックします。
 

動的項目をスプレッドシートに挿入する 

スプレッドシートに動的なマージ項目を追加する前に、データ元が追加されていることを確認してください。そのうえで、次の手順を実行します。
  1. メニューから Tools(ツール)> Merge Template(マージテンプレート) を選択するか、右側ペインのマージテンプレートアイコン を使用します。
  1. 項目を挿入したいセルを選択、または編集状態にします。
  1. サイドパネルに表示される項目一覧から、目的の項目をセルへドラッグ&ドロップするか、各項目の横にある アイコンを使用します。


 

項目の追加・編集・削除 

スプレッドシート内の項目を追加・編集・削除するには、次の手順を実行します。
  1. メニューから Tools(ツール)> Merge Template(マージテンプレート)を選択するか、右側ペインのマージテンプレートアイコン を使用します。
  1. サイドペインの項目一覧の上にある[管理]オプション、または一覧の下にある[項目を作成]オプションをクリックします。
  1. 項目を管理]ダイアログで、項目を作成オプションを使用して新しい項目を追加し、データ元の対応するヘッダーにマップします。

  1. 変更する項目またはマッピング済みヘッダーを選択します。
  1. 項目を削除するには、対象の項目にマウスオーバーし、横に表示される アイコンをクリックします。
 

選択した項目の値をフィルターする 

選択した項目をデータソースとして、特定の範囲の値をフィルターできます。
  1. メニューのTools> Merge テンプレート に移動するか、右側ペインの Merge テンプレートアイコン を使用します。
  1. サイドペイン右上のデータソース名の横にあるフィルターアイコン をクリックします。
  1. フィルターデータダイアログで、フィルターに使用する項目と条件を選択します。
  1. AndOr の設定を使用して、複数条件のフィルターを作成します。
  1. フィルターはいつでも編集または削除できます。


 
Notesマージ処理では、適用したフィルターに基づく値のみが使用されます。
 

マージテンプレートをプレビューする 

マージ処理を実行する前に、指定した項目でマージテンプレートをプレビューできます。
  1. メニューのTools> Merge テンプレートに移動するか、右側ペインの Merge テンプレートアイコン を使用します。
  1. [プレビュー]をクリックします。
  1. プレビューペインで、ドロップダウンからマージテンプレートを表示したい基準の項目を選択します。
  1. 一覧から目的の値をクリックすると、そのデータ値を差し込んだマージテンプレートが表示されます。




マージ処理 

マージ項目のマッピングが完了したら、動的データに対して実行する操作を選択できます。
  1. メニューのTools> Merge テンプレート に移動するか、右側ペインの Merge テンプレートアイコン を使用します。
  1. サイドペインのMerge 操作の下で、利用シーンに応じて実行するオプションを選択します。
 
  • 新規表計算シートとして保存 - 各データは、新しい Zoho Sheet ファイルとして WorkDrive アカウントに保存されます。Merge をクリックすると、ファイル名と保存先フォルダーを選択できます。Merge をクリックして、新しいスプレッドシートの作成を開始します。
 
  • 添付ファイルとしてメール送信 - 各データは、選択した受信者にメールの添付ファイルとして送信されます。Merge をクリックすると、送信するメールの詳細を入力できます。メールアドレスを手動で入力するか、メールアドレス、メッセージ、件名などに使用するデータソースを、各項目の横にある アイコンから選択できます。Zoho Sheet では、添付ファイルの形式として XLSX と PDF の 2 種類をサポートしており、いずれかを選択できます。Merge をクリックして、メールの送信を開始します。
Info
保存およびメール送信の処理には API サポートがあります。マージ API の詳細はこちらをご覧ください。

 マージ処理をスケジュールする方法

マージ処理をスケジュールするには:
  1. メニューの Tools > 設定テンプレート に移動するか、右側ペインのアイコンをクリックします。
  2. [When to run the merge]では、マージを今すぐ実行するか、後の日時にスケジュールするかを選択できます。

今すぐ: マージ操作は 1 回だけ、すぐに実行されます。
後で: マージ操作は 1 回だけ、指定した日時に実行されます。データソースからデータを取り込むタイミングも選択できます。
  1. データソースからデータを今すぐインポート: データは今すぐデータソースからインポートされ、マージ処理は指定した日付と時刻に実行されます。
  2. データソースからデータを指定時刻にインポート: マージ処理がスケジュールされたタイミングで、データソースからデータがインポートされます。

クレジットの詳細 

Zoho Sheet では、無料ユーザーと有料ユーザーに対して、それぞれマージ処理を実行するためのクレジット上限が設定されています。Zoho WorkDrive の有料版にアクセスできるすべてのユーザーは、有料クレジット上限の対象となります。これらの上限は組織全体で共有されます。
 
無料ユーザーの場合:
ファイル保存マージ用の月間クレジット: 200
1 日あたりに使用可能な最大クレジット: 200
メールマージ用の月間クレジット: 200
1 日あたりに使用可能な最大クレジット: 20
 
有料ユーザーの場合:
ファイル保存マージ用の月間クレジット: 1000
1 日あたりに使用可能な最大クレジット: 1000
メールマージ用の月間クレジット: 1000
1 日あたりに使用可能な最大クレジット: 200
 
各処理で必要なクレジット:
スプレッドシートとして保存: データ 1 件につき 1 クレジット
添付ファイル(XLSX 形式)としてメール送信: データ 1 件につき 1 クレジット
添付ファイル(PDF 形式)としてメール送信: データ 1 件につき 1 クレジット
 

マージログを表示する 

Zoho Sheet では、スプレッドシート内で実行されたマージの詳細を確認できます。これにより、自分および共同編集者が現在のスプレッドシートで実行したマージを把握できます。
  1. メニューの Tools> Merge テンプレート に移動するか、右側ペインの Merge テンプレートアイコン を使用します。
  1. サイドペイン下部の ログを表示 をクリックします。


ログダイアログには、これまでにスプレッドシートで実行されたマージの詳細がすべて表示され、スプレッドシート名やマージのステータスなどを確認できます。

マージに関する共同編集者の権限 

  • スプレッドシートを編集できるすべての共同編集者は、新しいマージを作成したり、既存のマージを変更したりできます。
  • 対応する接続済みデータソースのデータにアクセスできる共同編集者のみが、そのスプレッドシートでマージを実行できます。マージ処理は、それぞれの共同編集者のアカウントで実行されます。
Notes
組織の管理者のみが、ユーザー向けの Merge テンプレートを有効化/無効化したり、プランの詳細にアクセスしたり、管理パネルから更新やアップグレードを実行したりできます。

ご不明な点がある場合は、support@zohosheet.com までお問い合わせください。