スプレッドシートでのマージテンプレートの使用

スプレッドシートでのマージテンプレートの使用

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Zoho Sheet の Merge テンプレートを使用すると、動的データ項目を含むスプレッドシートを作成できます。データは外部ソースから取得し、Zoho Sheet にファイルとして保存したり、関係者にメールで共有することも可能です。

受注データを[パッケージ]データに変換するだけで、Merge テンプレートへ 

表計算シートにマージ項目を追加するには、シートを Merge テンプレートへ変換する必要があります。
 
開始手順:
  1. Merge テンプレートに変換したいファイルを開く、または新しい表計算シートを作成します。
  1. メニューの ツール>Merge テンプレート に進みます。
  1. 続ける」をクリックして変換を完了します。


 
Notes
ファイルを Merge テンプレートに変換すると、元に戻すことはできません。
 

データ元を追加する 

ファイルを Merge テンプレートに変換した後は、データ取得元となるデータソースを選択します。Zoho Sheet では、現在次のソースに対応しています。
  • デスクトップ
  • URL
  • Zoho Sheet
  • その他のサービス
 
Notesまたは、先に追加する項目を選択し、それぞれのデータ元を後から設定することも可能です。
 

マージテンプレート用のデータ元ファイルを追加する方法 

デバイスからデータ元ファイルを追加するには:
  1. 移動先 ツール> マージテンプレート または右ペインのマージテンプレートアイコンを使用します。
  1. サイドペインの追加するにはクリックしてください データ元オプションを選択します。

  1. 「Data データ元」ダイアログで、左ペインから目的のデータ元を選択します。
  1. デスクトップからアップロードする場合は、ファイルを参照するか、ダイアログにドラッグ&ドロップしてください。
  1. CSVファイルの場合、適切な区切り文字、日付の形式、およびその他のオプションをアップロード前に選択できます。
  1. Zoho Sheetやその他のサービス(例:Zoho CRM、Zoho Forms、Zoho Creator)の場合、該当サービスからファイルやタブが表示され、選択できます。

  1. さらに、データ元のファイルやサービスからインポートする項目を選択できます。
  1. 項目を選択したら、マッピングされたヘッダーを確認し、必要に応じて修正し、「Map 項目」をクリックします。
 

動的項目を表計算シートに挿入する 

動的マージ項目を表計算シートに追加するには、以下の手順に進む前にデータ元を追加していることを確認してください。
  1. 右ペインのTools> Merge テンプレートに移動するか、Merge テンプレートアイコン を使用してください。
  1. 追加したい項目を挿入するセルを選択または編集します。
  1. サイドパネルに表示されている項目の一覧から、目的の項目をセルにドラッグ&ドロップするか、各項目の横にある アイコンを使用してください。


 

項目の追加、編集、または削除 

表計算シートで項目を追加、編集、または削除するには:
  1. メニューから ツール> マージテンプレート、または右側のパネルのマージテンプレートアイコン を使用します。
  1. サイドパネルの項目リスト上部にある管理オプション、またはリスト下部の作成項目オプションをクリックします。
  1. 管理項目」ダイアログで、作成項目オプションを使用して新しい項目を追加し、データ元から該当するヘッダーを割り当てます。

  1. 変更したい任意の項目またはマッピング済みヘッダーを選択します。
  1. 項目を削除するには、該当する項目にカーソルを合わせ、 アイコンをクリックします。
 

選択した項目から値をフィルター 

選択済み項目をデータ元として、特定の値の範囲でフィルターできます。
  1. ツール> Merge テンプレート」に移動するか、右側のペインにある Merge テンプレートアイコンを利用します。
  1. サイドペイン右上のデータ元名の近くにあるフィルターアイコンをクリックします。
  1. フィルターデータ」ダイアログで、フィルターしたい項目と条件を選択します。
  1. And」や「Or」の設定を使って、複数条件のフィルターを作成できます。
  1. フィルターはいつでも編集または削除できます。


 
Notes申請済みフィルターに基づく値のみが、マージ処理で使用されます。
 

mergeテンプレートをプレビューする 

マージ操作を実行する前に、ご希望の項目でmergeテンプレートのプレビューを確認できます。
  1. ツール> Mergeテンプレート」に移動するか、右ペインのMergeテンプレートアイコン を使用します。
  1. 「プレビュー」をクリックします。
  1. プレビューペインで、ドロップダウンを使用し、表示したいmergeテンプレートの項目を選択します。
  1. リストから希望する値をクリックすると、該当データ値でmergeテンプレートが表示されます。




Merge 処理 

Merge 項目のマッピングが完了したら、動的データに対して実行したい操作を選択できます。
  1. 右側のペインでTools> Merge テンプレートに移動するか、Merge テンプレートのアイコン を使用します。
  1. サイドペインのMerge 操作で、ご利用のケースに応じて希望するオプションを選択します。
 
  • 保存 as 新規 表計算シート(s)- 各データは、WorkDrive アカウントに新規 Zoho Sheet ファイルとして保存されます。Mergeをクリックすると、ファイル名や保存先フォルダーを選択できます。Mergeをクリックして新規スプレッドシートの作成を開始してください。
 
  • メール as 添付ファイル- 各データは選択した受信者にメールの添付ファイルとして送信されます。Mergeをクリックすると、送信するメールの詳細を入力できます。メールアドレスを手動で入力するか、アイコンを使って、メールアドレス、メッセージ、件名などの希望するデータ元を選択できます。Zoho Sheetでは現在、添付ファイルのファイル形式としてXLSXとPDFの2種類に対応しており、選択が可能です。Mergeをクリックしてメール送信を開始します。

 マージ処理のスケジュール方法

マージ処理をスケジュールするには:
  1. [ツール] > [テンプレート設定] に移動するか、右側のペインにあるアイコンをクリックします。
  2. 「マージの実行タイミング」で、今すぐ実行するか、または後で実行する日付と時間をスケジュールするか選択できます。

今すぐ: マージ操作は一度だけ即時に実行されます。
後で: マージ操作は一度だけ、指定した日時に実行されます。データ元からデータをいつインポートするか選択することができます。
  1. 今すぐデータ元からデータをインポート: データはデータ元から即時にインポートされ、マージ操作は指定した日時に実行されます。
  2. スケジュールした時間にデータ元からデータをインポート: マージ操作がスケジュールされたタイミングで、データ元からデータがインポートされます。

貸方 詳細 

Zoho Sheet は、無料および支払い済みユーザーに対して、それぞれの貸方上限を設定してmerge処理を行うことができます。支払い済みバージョンのZoho WorkDriveへアクセス権を持つすべてのユーザーが支払い済み貸方上限の対象となります。上限は組織全体に適用されます。
 
無料ユーザーの場合:
ファイル保存mergeに使える月間クレジット:200
1日に利用可能な最大クレジット:200
メールmergeに使える月間クレジット:200
1日に利用可能な最大クレジット:20
 
支払い済みユーザーの場合:
ファイル保存mergeに使える月間クレジット:1000
1日に利用可能な最大クレジット:1000
メールmergeに使える月間クレジット:1000
1日に利用可能な最大クレジット:200
 
各操作に必要なクレジット:
表計算シートとして保存:1データにつき1貸方
メールを添付ファイル(XLSX形式)で送信:1データにつき1貸方
メールを添付ファイル(PDF形式)で送信:1データにつき1貸方
 

merge logsを表示する 

Zoho Sheet では、表計算シート内で行われた頻度mergeの詳細を確認できます。これにより、自分や共同編集者が現在の表計算シートで実行したmergeの履歴を把握できます。
  1. Tools」> Merge テンプレート」へ移動するか、右側のペインにある Merge テンプレートアイコン を使用します。
  1. サイドペイン下部の履歴を表示するをクリックします。


ログダイアログには、表計算シートで過去に実行されたマージに関するすべての詳細(表計算シート名およびマージのステータスを含む)が表示されます。

Merge に関する Collaborator 権限 

  • 表計算シートの編集権限を持つすべてのコラボレーターは、新規マージの作成や既存マージの編集が可能です。
  • 該当する接続済みデータ元へのアクセス権を持つコラボレーターのみ、表計算シートでマージを実行できます。マージ処理は、それぞれのコラボレーターのアカウントで実施されます。
Notes
組織の管理者のみが、自身のユーザー向けにマージテンプレートの有効化や無効化、プランの詳細へのアクセス、管理者ダッシュボードからの継続・更新・アップグレードの実施が可能です。

ご不明な点がございましたら、サポート@zohosheet.comまでお問い合わせください。

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