Zoho Sheet の Merge テンプレートを使用すると、動的データ項目を含むスプレッドシートを作成できます。データは外部ソースから取得し、Zoho Sheet にファイルとして保存したり、関係者にメールで共有することも可能です。
受注データを[パッケージ]データに変換するだけで、Merge テンプレートへ
表計算シートにマージ項目を追加するには、シートを Merge テンプレートへ変換する必要があります。
開始手順:
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Merge テンプレートに変換したいファイルを開く、または新しい表計算シートを作成します。
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メニューの ツール>Merge テンプレート に進みます。
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「続ける」をクリックして変換を完了します。
ファイルを Merge テンプレートに変換すると、元に戻すことはできません。
データ元を追加する
ファイルを Merge テンプレートに変換した後は、データ取得元となるデータソースを選択します。Zoho Sheet では、現在次のソースに対応しています。
または、先に追加する項目を選択し、それぞれのデータ元を後から設定することも可能です。
マージテンプレート用のデータ元ファイルを追加する方法
デバイスからデータ元ファイルを追加するには:
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移動先 ツール> マージテンプレート または右ペインのマージテンプレートアイコン
を使用します。
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サイドペインの追加するにはクリックしてください データ元オプションを選択します。
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「Data データ元」ダイアログで、左ペインから目的のデータ元を選択します。
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デスクトップからアップロードする場合は、ファイルを参照するか、ダイアログにドラッグ&ドロップしてください。
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CSVファイルの場合、適切な区切り文字、日付の形式、およびその他のオプションをアップロード前に選択できます。
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Zoho Sheetやその他のサービス(例:Zoho CRM、Zoho Forms、Zoho Creator)の場合、該当サービスからファイルやタブが表示され、選択できます。
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さらに、データ元のファイルやサービスからインポートする項目を選択できます。
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項目を選択したら、マッピングされたヘッダーを確認し、必要に応じて修正し、「Map 項目」をクリックします。
動的項目を表計算シートに挿入する
動的マージ項目を表計算シートに追加するには、以下の手順に進む前にデータ元を追加していることを確認してください。
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右ペインのTools> Merge テンプレートに移動するか、Merge テンプレートアイコン
を使用してください。
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追加したい項目を挿入するセルを選択または編集します。
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サイドパネルに表示されている項目の一覧から、目的の項目をセルにドラッグ&ドロップするか、各項目の横にある
アイコンを使用してください。
項目の追加、編集、または削除
表計算シートで項目を追加、編集、または削除するには:
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メニューから ツール> マージテンプレート、または右側のパネルのマージテンプレートアイコン
を使用します。
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サイドパネルの項目リスト上部にある管理オプション、またはリスト下部の作成項目オプションをクリックします。
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「管理項目」ダイアログで、作成項目オプションを使用して新しい項目を追加し、データ元から該当するヘッダーを割り当てます。
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変更したい任意の項目またはマッピング済みヘッダーを選択します。
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項目を削除するには、該当する項目にカーソルを合わせ、
アイコンをクリックします。
選択した項目から値をフィルター
選択済み項目をデータ元として、特定の値の範囲でフィルターできます。
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「ツール> Merge テンプレート」に移動するか、右側のペインにある Merge テンプレートアイコン
を利用します。
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サイドペイン右上のデータ元名の近くにあるフィルターアイコン
をクリックします。
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「フィルターデータ」ダイアログで、フィルターしたい項目と条件を選択します。
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「And」や「Or」の設定を使って、複数条件のフィルターを作成できます。
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フィルターはいつでも編集または削除できます。
申請済みフィルターに基づく値のみが、マージ処理で使用されます。
mergeテンプレートをプレビューする
マージ操作を実行する前に、ご希望の項目でmergeテンプレートのプレビューを確認できます。
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「ツール> Mergeテンプレート」に移動するか、右ペインのMergeテンプレートアイコン
を使用します。
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「プレビュー」をクリックします。
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プレビューペインで、ドロップダウンを使用し、表示したいmergeテンプレートの項目を選択します。
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リストから希望する値をクリックすると、該当データ値でmergeテンプレートが表示されます。
Merge 処理
Merge 項目のマッピングが完了したら、動的データに対して実行したい操作を選択できます。
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右側のペインでTools> Merge テンプレートに移動するか、Merge テンプレートのアイコン
を使用します。
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サイドペインのMerge 操作で、ご利用のケースに応じて希望するオプションを選択します。
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メール as 添付ファイル- 各データは選択した受信者にメールの添付ファイルとして送信されます。Mergeをクリックすると、送信するメールの詳細を入力できます。メールアドレスを手動で入力するか、
アイコンを使って、メールアドレス、メッセージ、件名などの希望するデータ元を選択できます。Zoho Sheetでは現在、添付ファイルのファイル形式としてXLSXとPDFの2種類に対応しており、選択が可能です。Mergeをクリックしてメール送信を開始します。
マージ処理のスケジュール方法
マージ処理をスケジュールするには:
- [ツール] > [テンプレート設定] に移動するか、右側のペインにある
アイコンをクリックします。
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「マージの実行タイミング」で、今すぐ実行するか、または後で実行する日付と時間をスケジュールするか選択できます。
今すぐ: マージ操作は一度だけ即時に実行されます。
後で: マージ操作は一度だけ、指定した日時に実行されます。データ元からデータをいつインポートするか選択することができます。
- 今すぐデータ元からデータをインポート: データはデータ元から即時にインポートされ、マージ操作は指定した日時に実行されます。
- スケジュールした時間にデータ元からデータをインポート: マージ操作がスケジュールされたタイミングで、データ元からデータがインポートされます。
貸方 詳細
Zoho Sheet は、無料および支払い済みユーザーに対して、それぞれの貸方上限を設定してmerge処理を行うことができます。支払い済みバージョンのZoho WorkDriveへアクセス権を持つすべてのユーザーが支払い済み貸方上限の対象となります。上限は組織全体に適用されます。
無料ユーザーの場合:
ファイル保存mergeに使える月間クレジット:200
1日に利用可能な最大クレジット:200
メールmergeに使える月間クレジット:200
1日に利用可能な最大クレジット:20
支払い済みユーザーの場合:
ファイル保存mergeに使える月間クレジット:1000
1日に利用可能な最大クレジット:1000
メールmergeに使える月間クレジット:1000
1日に利用可能な最大クレジット:200
各操作に必要なクレジット:
表計算シートとして保存:1データにつき1貸方
メールを添付ファイル(XLSX形式)で送信:1データにつき1貸方
メールを添付ファイル(PDF形式)で送信:1データにつき1貸方
merge logsを表示する
Zoho Sheet では、表計算シート内で行われた頻度mergeの詳細を確認できます。これにより、自分や共同編集者が現在の表計算シートで実行したmergeの履歴を把握できます。
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「Tools」> Merge テンプレート」へ移動するか、右側のペインにある Merge テンプレートアイコン
を使用します。
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サイドペイン下部の履歴を表示するをクリックします。
ログダイアログには、表計算シートで過去に実行されたマージに関するすべての詳細(表計算シート名およびマージのステータスを含む)が表示されます。
Merge に関する Collaborator 権限
組織の管理者のみが、自身のユーザー向けにマージテンプレートの有効化や無効化、プランの詳細へのアクセス、管理者ダッシュボードからの継続・更新・アップグレードの実施が可能です。