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デジタルコミュニケーションにおいては、すべての顧客対応を公開フォーラムで行う必要はありません。顧客からの質問や懸念、フィードバックの中には、特に機密情報や個別のサポート、詳細なフォローアップが必要な場合、非公開で対応するのが最適です。こうしたニーズに応えるために、非公開返信機能を活用することで、やり取りを個別かつパーソナライズされた形で進めることができ、会話を公開の場から切り離して管理できます。
非公開返信とは?
非公開返信機能は、投稿のコメント欄ではなく、ダイレクトメッセージを通じてコメントへの返信を行うことができる機能です。これにより、返信は相手の受信トレイのみに表示され、プライバシーを確保しながら、よりパーソナライズされたコミュニケーションを実現します。たとえば、商品に関する対応やクレームの処理、会話をより適切なチャネルへ移す場合など、非公開での返信は顧客対応におけるプロフェッショナリズムを高めます。
例えば、出張会社を経営していて、新しい出張パッケージについてSNSで投稿したとします。その投稿が注目を集め、多くのユーザーがコメントを寄せ、興味を示しています。
ある見込み顧客が、パッケージのカスタマイズに関する詳細を尋ねるコメントを投稿しました。この場合、コメント欄で公開返信するのではなく、その顧客に非公開で返信することで、長いスレッドになるのを避けられます。顧客の問い合わせに合わせて個別に対応したり、価格やカスタマイズオファーなど機密情報を安全に共有したりすることができ、1対1のやり取りで予約につなげることも可能です。
この方法は、公開コメント欄でプロフェッショナリズムを保つだけでなく、ダイレクトなやり取りにより顧客満足度を高め、より大切にされていると感じてもらえます。
機能の利用可否
- 非公開返信機能は現在、InstagramプロフェッショナルおよびFacebook投稿のコメントのみで利用可能です。
- この機能は、プロフェッショナル、プレミアム、Agency、Agency Plusプランでご利用いただけます。
非公開で返信する方法
Zoho Socialでは、投稿タブおよび受信トレイの両方から非公開返信を送信できます。
1. 投稿タブから非公開で返信する
投稿タブから非公開返信オプションにアクセスできます。送信した返信は公開コメント欄には表示されません。
それでは、投稿タブから非公開で返信する手順を見ていきましょう。
- Zoho Socialのダッシュボードで投稿タブを開きます。
- 公開済み投稿をクリックして、これまで共有したコンテンツをすべて表示します。
- 投稿を選択します。
- その投稿のコメント欄で、返信したいコメントにカーソルを合わせます。
- 非公開で返信オプションをクリックします。
- メッセージボックスが表示され、ここに内容を入力して、ユーザーの受信トレイ(InstagramまたはFacebook)へ直接返信できます。
この非公開返信は、投稿タブ(自分のみ閲覧可能)やメッセージタブでも確認・フォローアップできます。
2. 受信トレイタブから非公開で返信する
受信トレイタブからも、コメントを効率的に管理しながら直接非公開返信を送信できます。
- Zoho Socialダッシュボードの受信トレイタブに移動します。
- 返信したいコメントを見つけます。
- 受信トレイ内で該当のやり取りをクリックすると、コメントの詳細表示に非公開で返信オプションが表示されます。
コメントに非公開返信を送信すると、非公開で返信オプションは「非公開で返信済み」というメッセージに変わります。
「非公開で返信済み」ラベルにカーソルを合わせると、以前送信したメッセージと、受信トレイ内の会話への直接リンクが表示されます。
非公開返信の表示と管理方法
非公開返信を送信した後は、Zoho Socialダッシュボードのメッセージタブから簡単に会話の追跡や継続が可能です。手順は以下の通りです。
- メッセージタブに移動します。
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非公開返信を送信した会話をクリックします。
メッセージには以下が表示されます。
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非公開返信として送信されたことを示すタグ
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コメントが投稿された元の内容へのリンク
一度コメントに返信すると、同じコメントに対して再度非公開返信を送信することはできません。
メモ:
- 非公開返信は一度のみ送信可能で、元の内容コメントから7日以内に行う必要があります。この期間を過ぎると、非公開で返信するオプションは利用できなくなります。
- 受信者から24時間以内に非公開返信への返答がない場合、それ以降は会話を継続できません。