デジタルコミュニケーションにおいて、顧客とのやり取りは必ずしも公開フォーラムで行う必要はありません。顧客から寄せられる質問や懸念、フィードバックには、特に機密情報や個別サポート、詳細なフォローアップが求められる場合、非公開で対応することが適しています。こうしたニーズに対応するために、非公開返信機能が用意されており、やり取りを個別かつパーソナライズされた形で公開の目から守りながら対応できます。
非公開返信とは?
非公開返信機能を使うと、投稿のコメント欄で返信する代わりに、ダイレクトメッセージでコメントに対応できます。これにより、返信は相手の受信トレイのみに表示され、プライバシーを保ちつつ、よりパーソナライズされたコミュニケーションを提供できます。商品に関する相談やクレーム対応、やり取りをより適切なチャネルに移す場合など、非公開で返信することで顧客対応のプロフェッショナリズムが向上します。
例えば、出張会社を経営していて、自社のSNSに新しい出張パッケージを紹介する投稿をしたとします。その投稿が注目を集め、複数のユーザーがコメントして関心を示しています。
ある見込み顧客が、パッケージのカスタマイズに関する詳細をコメントで質問してきました。この場合、コメント欄で公開返信するのではなく、その顧客に非公開で返信することで、コメント欄が長くなりすぎるのを防げます。相手の問い合わせに合わせた個別対応や、価格・カスタマイズオファーなど機密性の高い情報も安全に伝えられ、一対一のやり取りで予約へとつなげることができます。
この方法により、公開コメント欄でのプロフェッショナリズムを保ちつつ、ダイレクトなやり取りで顧客に価値を感じてもらい、顧客体験を向上させることができます。
機能の提供状況
- 非公開返信機能は、現在InstagramプロフェッショナルおよびFacebookの投稿のコメントにのみ利用可能です。
- この機能は、プロフェッショナル、プレミアム、Agency、Agency Plusプランで利用できます。
非公開で返信する方法
Zoho Socialでは、投稿タブおよび受信トレイの両方から非公開返信を送信できます。
1. 投稿タブから非公開で返信する
投稿タブから非公開返信オプションにアクセスできます。送信した返信は公開コメント欄には表示されません。
それでは、投稿タブから非公開返信を行う手順を見ていきましょう。
- Zoho Socialダッシュボード内の投稿タブに移動します。
- 公開済み投稿をクリックして、共有済みのすべてのコンテンツを表示します。
- 投稿を選択します。
- その投稿のコメント欄で、返信したいコメントにカーソルを合わせます。
- 非公開で返信オプションをクリックします。
- メッセージボックスが表示されるので、そこで内容を入力し、直接ユーザーの受信トレイ(InstagramまたはFacebook)に返信を送信できます。
非公開返信は投稿タブ(自分だけが閲覧可能)やメッセージタブでも確認でき、簡単にアクセスやフォローアップが可能です。
2. 受信トレイタブから非公開で返信する
受信トレイタブから直接非公開返信を送信し、コメントを効率的に管理することもできます。
- Zoho Socialダッシュボードの受信トレイタブに移動します。
- 返信したいコメントを見つけます。
- 受信トレイ内で該当のやり取りをクリックすると、コメントの詳細表示に非公開で返信オプションが表示されます。
コメントに非公開返信を送信すると、非公開で返信オプションは、そのユーザーが'非公開で返信済み'であることを示すメッセージに変わります。
'非公開で返信済み'ラベルにカーソルを合わせると、以前送信したメッセージと、受信トレイ内の会話への直接リンクが表示されます。
非公開返信の表示と管理方法
非公開返信を送信した後は、Zoho Socialダッシュボードのメッセージタブから会話を簡単に追跡・継続できます。手順は以下の通りです。
- メッセージタブに移動します。
-
非公開返信を送信した会話をクリックします。
メッセージには以下の内容が表示されます。
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非公開返信として送信されたことを示すタグ
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コメントがされた元の投稿へのリンク
コメントに返信すると、同じコメントに対しては再度非公開返信を送信できません。
メモ:
- 非公開返信は一度のみ送信可能で、元のコメントから7日以内に行う必要があります。それ以降は非公開で返信するオプションは利用できません。
- 受信者から24時間以内に非公開返信への返答がない場合、さらに会話を継続することはできません。