投稿内容の承認

ソーシャルメディアへの投稿作業をチームで行う場合、投稿内容の承認機能が役立ちます。承認機能を活用すると、投稿内容の作成者と承認者を分けることで、公開までのプロセスを効率よく行うことができます。また、承認者による投稿内容の確認、修正により、投稿内容を最適化することが可能です。これにより、ソーシャルメディア業務をより円滑に行うことができます。また、投稿内容に関するディスカッションや確認の時間を短縮することが可能です。

Zoho Socialの承認機能には、大きく分けて役割と承認フローの2つがあります。

その1：投稿内容の承認に関する役割

Zoho Socialの ポータル管理者 は、各ブランドにおけるすべてのメンバーの役割を管理することができます。投稿内容に関する権限を設定するにあたって、ポータル管理者は「管理者」、「承認者」、「制限付き公開者」の役割をメンバーに割り当てることができます。

1.管理者

ポータル管理者には初期設定で管理者権限が付与されます。管理者は、承認用に送信された投稿を承認、更新、却下することができます。また、管理者は他のメンバーに対してポータル管理者やブランド管理者の役割を割り当てることができます。これらの役割を割り当てられたユーザーには、ポータル全体や特定のブランドの管理者権限が付与されます。

2. 承認者

ポータル管理者またはブランド管理者 は、メンバーに対して承認者の役割を割り当てることができます。承認者の役割を割り当てられたユーザーは、承認用に送信された投稿を承認、更新、却下することができます。また、承認者には、権限が付与された対象のブランドにおける投稿の公開権限が付与されます。

3.制限付き公開者

管理者は、メンバーに対して制限付き公開者の役割を割り当てることができます。制限付き公開者の役割を割り当てられたユーザーは、投稿を公開する前に承認用に送信することができます。制限付き公開者に許可されている操作は、投稿内容の下書きの作成と承認用への送信のみです。投稿内容を直接公開したり、予約したりすることはできません。

管理者権限が付与されているユーザーは、［設定］タブで独自の役割を作成したり、各役割の権限をカスタマイズしたりできます。

その2：投稿内容の承認フロー

チームメンバーを承認者として追加する方法

メンバーを承認者として追加するには、次の手順を実施します：

歯車アイコン（設定）をクリックして、 ［ブランド設定］ に移動します。
画面左側のメニューから ［公開］ をクリックします。
［公開設定］ タブで、 ［承認者を追加］ ボタンをクリックします。
一覧から承認者として追加するメンバーを選択して、 ［追加］ をクリックします。

承認者としてメンバーを追加できるのは、管理者権限を持つポータル管理者またはブランド管理者のみです。

チームメンバーの承認者権限を削除する方法

チームメンバーの承認者権限を削除する場合、［設定］タブから削除することができます。

［ブランド設定］ から ［ブランドのメンバー］ に移動します。こちらには、ブランドのメンバーの一覧が表示されます。
［承認者］のチェックボックスから チェックを外す と、対象のメンバーの承認者権限が削除されます。
これにより、投稿の公開に関する権限も自動で更新されます。

［クライアントメンバー］タブで、対象のクライアントを承認者として追加するのと同じ手順を実行します。

以下では、Zoho Socialでの実際の承認フローについて説明します。

手順1：承認用に投稿を送信

承認用に投稿を送信するには：

ダッシュボードから ［新しい投稿］ ボタンをクリックします。
投稿内容を入力して、投稿を予約する日時を指定します。
［承認用に送信］ ボタンをクリックします。

承認用に投稿を送信すると、ブランドのすべての承認者に通知メールが送信されます。

手順2：承認ステータスの確認

承認用に送信した投稿の承認ステータスを確認するには：

ダッシュボードから ［投稿］ タブに移動して、画面左側のメニューから ［承認］ をクリックします。
ステータスを確認する投稿をクリックします。 ［投稿に関する活動］ の欄では、次の内容を確認できます：

作成した投稿が承認用に送信されたかどうか確認できます。
承認者によるコメントがある場合、コメント内容を確認できます。
承認者による投稿ステータスの更新状況を確認できます。承認用に送信した投稿に対するフィードバックなども確認可能です。

コメントが追加されたり、ステータスが更新されたりすると、制限付き公開者に対してダッシュボードから通知が送信されます。メール通知が設定されている場合は、メールでも通知が送信されます。

承認ステータス

承認ステータスは、投稿の承認状況や現在の段階を表します。これらのステータスは、承認者による投稿内容のレビューに基づきます。

承認済み： 承認用に送信された投稿が承認されたことを表します。
却下済み： 承認用に送信された投稿が却下されたことを表します。

承認者が承認画面で［却下］ボタンをクリックすると、却下する理由を入力する画面が表示されます。管理者は、この画面にフィードバックや修正案を入力することができます。入力して［却下］ボタンをクリックすると、制限付き公開者に通知が送信されます。
レビュー前： 承認用に送信された投稿には、最初にこのステータスが割り当てられます。
レビュー中： 承認者による投稿の確認中であることを表します。このステータスを使用すると、該当の投稿はすでに確認済みであり、変更内容の適用中であることをブランドの他の承認者に対して知らせることができます。
期限切れ： 指定されている公開予約日時内に承認されなかった場合、ステータスは自動的に「期限切れ」に更新されます。承認が完了すると、もう一度日時を指定して投稿を予約することができます。

手順3：承認用に送信された投稿の管理

制限付き公開者によって投稿が承認用に送信されると、承認者は投稿内容を確認し、公開手順を進めることができます。投稿を承認するには、次の手順を実施します：

［投稿］ タブに移動して、画面左側のメニューから ［承認］ をクリックします。
表示される投稿の一覧から、レビュー中、未レビュー、期限切れ、却下済みの投稿のうち、ステータスを更新する投稿、または承認する投稿をクリックします。
表示される投稿の詳細画面で［承認］ボタンをクリックして、投稿を承認します。

［承認］ボタンをクリックすると、投稿のステータスが［承認済み］に変更されます。［承認］ボタンの隣に表示されるメニューをクリックすると、2種類の公開方法が表示されます。
1. 承認して今すぐ公開： この公開方法を選択すると、投稿が承認され、すぐに公開されます。
2. 承認して待機枠に追加：
  
  この公開方法を選択すると、投稿が承認され、次回公開可能な待機枠に追加されます。
また、承認済みの投稿に表示される［…］ボタンをクリックして、［編集］ボタンをクリックすると、投稿の作成画面が表示されます。こちらから、予約方法を指定することもできます。

承認者によって投稿が承認され、公開されると、ステータスの変更に関する通知が制限付き公開者に送信されます。

手順4：承認用に送信された投稿の承認ステータスの更新

［投稿］ タブに移動して、画面左側のメニューから ［承認］ をクリックします。
ステータスを更新する投稿をクリックします。

承認用に送信された投稿には、最初に［レビュー前］のステータスが割り当てられます。
投稿の詳細画面上部で ［レビュー前］ と表示されているメニューで、ステータスを ［レビュー中］ に変更します。または、［レビュー中］から［レビュー前］に変更します。