メール作成時に署名を挿入をクリックし、一覧から署名を選択してください。

この署名は個人受信トレイ専用となり、共有受信トレイには表示されません。

定型文返信（Canned Responses）を利用することで、同じ内容を繰り返し記載する手間を省き、時間を節約できます。Responseテンプレートを使ってメールテンプレートを事前に作成・保存し、メール内容の一貫性を保てます。

メール作成時にテンプレートを挿入をクリックし、一覧からレスポンスを選択してください。

ルールをより理解するために、シナリオを想定しましょう。たとえば、CCまたはBCCで自分が含まれている受信メールをアーカイブしたい場合、以下のようなルールになります。

トリガー - 受信メッセージ

このルールは、個人受信トレイに新しいメッセージが届いたときに発動します。

条件 - 「任意に一致する」を選択し、ドロップダウンボックスから「CC」をクリック、「含む」を選択、「あなたの名前」を入力。

「OR条件を追加」をクリック。

「照合する Any」ラジオボタンを選択し、「BCC」差出人のドロップダウンボックスをクリック、「contains」を選択、「あなたの名前」を入力します。

このルールは、メッセージが受領済みで、あなたの名前がCCまたはBCCに含まれているかをチェックします。

操作 - アーカイブ

上記の条件が満たされた場合、メッセージはアーカイブされます。

パーソナルルールを作成する手順

1. Zoho TeamInboxにログインします。
2. 画面右上の設定アイコンをクリックします。
3. その他設定をクリックします。
4. パーソナルタブの下にあるRulesをクリックします。
5. Rulesを追加するをクリックします。
6. ルール名を入力してください。
7. トリガーを定義します。選択できるトリガーは以下の通りです：
   
1. インバウンドメッセージ - メッセージが受領されたとき。このメッセージは既存スレッドの返信、または新規メッセージのどちらでもかまいません。
   
2. アウトバウンドメッセージ - 新規メッセージが送信されたとき。このメッセージは既存スレッドの返信ではありません。
   
3. アウトバウンドリプライ - 既存スレッドで返信が送信されたとき。
   
4. コメント - いずれかのスレッドで新しいコメントが投稿されたとき。
   複数のトリガーを選択することも可能です。
8. ルールの処理を実行するために満たすべき条件を定義します。条件はいくつでも追加できます。選択できる条件は以下の通りです：
   
   1. 受信トレイ is - スレッドが指定した受信トレイに属している必要があります。
      
   2. 差出人 - メッセージの送信者に基づいてスレッドをフィルタリングします。
      
   3. To - メッセージの受信者に基づいてスレッドをフィルタリングします。
      
   4. CC - メッセージのCCに含まれる人に基づいてスレッドをフィルタリングします。
      
   5. BCC - メッセージのBCCに含まれる人に基づいてスレッドをフィルタリングします。
      
   6. 件名 - メッセージの件名に基づいてスレッドをフィルタリングします。
      
   7. メッセージ本文 - メッセージの内容に基づいてスレッドをフィルタリングします。
      
   8. 添付ファイルあり - スレッドに添付ファイルが含まれている必要があります。
      
   9. 添付ファイルなし - スレッドに添付ファイルが含まれていない必要があります。
      
   10. 受領日（day） - メッセージが受領された日に基づいてスレッドをフィルタリングします。
       
   11. 受領日（日付範囲） - メッセージが受領された期間に基づいてスレッドをフィルタリングします。
       
       

   トリガーにコメントを選択した場合、設定できる条件は以下の通りです：
   
   受信トレイ is - スレッドが指定した受信トレイに属している必要があります。
   コメントテキスト - コメントの内容に基づいてスレッドをフィルタリングします。
   コメントしたメンバー - コメントを行ったメンバーに基づいてスレッドをフィルタリングします。
   メンション - コメント内で@メンションされたメンバーに基づいてスレッドをフィルタリングします。
   受領日（day） - コメントが投稿された日に基づいてスレッドをフィルタリングします。
   受領日（日付範囲） - コメントが投稿された期間に基づいてスレッドをフィルタリングします。
   
   
9. 上記の条件が満たされた場合に実行する処理を選択します。選択できる処理は以下の通りです：
   
1. アーカイブ - スレッドがアーカイブされます。
   
2. ごみ箱 - スレッドがごみ箱に移動されます。
   
3. アーカイブ解除 - スレッドのアーカイブが解除されます。
   
4. タグ適用 - 選択したタグがスレッドに適用されます。
   
5. タグ削除 - 選択したタグがスレッドから削除されます。
   必要に応じて処理はいくつでも追加できます。
10. 作成をクリックします。
    

作成したルールは有効になります。ルールを無効にしたい場合は、隣にある無効にするをクリックしてください。個人スペースで作成したルールは、自分だけが閲覧可能で、チームメイトにはアクセス権がありません。

タグを使うことで、スレッドをトピックごとに整理できます。タグを作成し、スレッドに適用することで、情報へ簡単にアクセスできます。

個人スペースで作成したタグは自分のみ閲覧可能で、チームメイトにはアクセス権がありません。