GmailアドオンとしてのWorkDriveの使い方

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WorkDrive for Gmail アドオンをオンにすると、以下の方法で生産性を向上させることができます。

メールの添付ファイルをWorkDriveアカウントに保存
WorkDriveのファイルやフォルダーをメールで共有

メールの添付ファイルをWorkDriveアカウントに保存

Gmailの添付ファイルをダウンロードしてからWorkDriveアカウントにアップロードする必要はありません。Gmailアドオンを使って、Gmailの添付ファイルを直接WorkDriveアカウントに保存できます。

メールの添付ファイルをWorkDriveアカウントに保存する手順:

1. Gmailアカウントで添付ファイルがあるメールを開きます。

2. 右サイドバーのWorkDriveアイコンをクリックします。

すべての添付ファイルを保存するか、1つの添付ファイルのみを選択して保存することが可能です。

3. すべて保存 をクリックするか、添付ファイルをクリックしてWorkDriveアカウントに保存します。

4. ファイルを保存するトップレベルの場所（MyフォルダーまたはTeam Folder）を選択します。

さらに、サブフォルダーを選択するか、新しいフォルダーを作成してファイルを保存することもできます。

また、フォルダーの場所を検索することもできます。

WorkDriveで最近追加されたフォルダーを表示するには、画面上部のその他の操作アイコンをクリックし、更新をクリックします。

アップロードやファイル作成が可能なTeamフォルダー（エディター役割以上）のみが表示されます。

5. 保存をクリックします。

正常に保存されたファイルが一覧表示されます。

6. ファイルの横にあるアイコンをクリックして、WorkDriveで開きます。

保存に失敗したファイルは 失敗 Files に、まだ保存されていないファイルは 保留中 Files に表示されます。

7. 下部の もう一度試す保留中 FILES をクリックして、保留中ファイルを保存します。

Gmail の制限事項:

Gmail では、追加する-オンを通じて添付ファイルを保存する際に次の制限があります:

25 MB を超える添付ファイルは保存できません。
処理時間が 30 秒を超える可能性のある添付ファイルは保存されません。この場合は、インターネット速度を確認し、後で再試行してください。
処理に 30 秒以上かかる添付ファイルはすぐには保存されず、保留中ファイルとしてマークされます。この場合、ユーザーは何度でも再試行して保留中ファイルの保存を行うことができます。

WorkDrive のファイルやフォルダーをメールで共有する

WorkDrive のファイルをダウンロードしてメールに添付する必要はありません。Gmail 追加する-オンを利用して、共有リンクを使いメール内で WorkDrive ファイルを直接共有できます。

メールで WorkDrive ファイルを共有する方法:

1. 画面左上の「作成」またはプラスアイコン（+）をクリックします。

2. 新規メッセージウィンドウ下部の WorkDrive アイコンをクリックします。

Zoho WorkDrive のウィンドウが開きます。

3. My フォルダーまたは Team フォルダーを選択します。

4. 必要に応じてサブフォルダーを開きます。

また、ファイルやフォルダーの場所を検索することもできます。

最近追加されたファイルやフォルダーを WorkDrive 上で表示するには、画面上部のその他の操作アイコンをクリックし、更新する をクリックしてください。

ファイルやフォルダーの共有が可能な Team フォルダー（organizer 役割以上を持つ場合）のみ、表示対象として一覧に表示されます。

外部共有が無効になっている場合、チーム全体または Team フォルダー単位で「リンクを知っている全員がアクセス可能」オプションは、My フォルダーや Team フォルダーで利用できません。

4. ファイルまたはフォルダーの横にある添付するアイコンをクリックします。

5. ファイルやフォルダーに適した共有権限を選択し、リンクを添付します。

ファイルやフォルダーに設定できる共有権限は以下の通りです。

リンクを知っている全員がアクセス可能（表示のみ）
リンクを知っているチームメンバーのみアクセス可能—表示／編集
コラボレーターのみアクセス可能

「 リンクを知っている全員がアクセス可能（表示のみ） 」の場合、パスワードや有効期限日付などのプロパティを追加し、共有リンクのダウンロードを許可または禁止してアクセス制限を設定できます。Gmail 追加する-オンで作成した外部共有リンクは、WorkDriveウェブアプリからのみ削除できます。

「 リンクを知っているチームメンバーがアクセス可能 」の場合は、共有リンクに有効期限日付などのプロパティを追加してアクセス制限を設定できます。

添付されたファイルまたはフォルダーは、メッセージの本文に表示されます。