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WorkDrive for Office アドオンを使用すると、ユーザーは次の操作を行えます。
- デスクトップ上の MS Office ファイルを Zoho WorkDrive(Web)に保存する
- Office アドオン(デスクトップ)を介して、Zoho WorkDrive(Web)上の MS Office ファイルを開いて編集する
- 対応ファイル:
ドキュメント形式: .docx, .docm, .dotx, .dotm, .mht, .mhtml, .htm, .html, .rtf, .xml, .odt
スプレッドシート形式: .xlsx, .xlsm, .xlsb, .xltx, .xltm, .ods
プレゼンテーション形式: .pptx, .pptm, .potx, .potm, .ppsx, .ppsm, .odp
- WorkDrive for Microsoft Office アドオンでは、Zoho 形式ファイル(Writer、Sheet、Show)を開いたり、編集したり、保存したりすることはできません。
デスクトップ上の MS Office ファイルを Zoho WorkDrive(Web)に保存する
1. パソコン上の MS Office ファイルを開きます。
2. 上部の Zoho WORKDRIVE メニューをクリックします。
3. ファイルメニューから WorkDrive に保存 をクリックします。
新しいウィンドウが開きます。
4. 左側ペインで「マイフォルダー」またはチームフォルダーを開きます。
5. 必要に応じてサブフォルダーを開き、 保存 をクリックします。
必要に応じて新しいフォルダーを作成してから、ファイルを保存することもできます。
ファイルの追加権限( 編集者ロール以上 )があるチームフォルダーのみが表示されます。
チームメンバーから共有されているだけのフォルダーは表示されません。
6. 同様に、以降の変更内容を WorkDrive に保存するには、ファイルメニューの WorkDrive に保存 をクリックします。
または、キーボードで Ctrl+S を押して、変更内容を WorkDrive に保存することもできます。
7. ファイルメニューの チェックアウト をクリックすると、他のチームメンバーがアドオンや Web アプリからそのファイルに新しいバージョンをアップロードできないようにできます。
他のチームメンバーが新しいバージョンをアップロードできるようにするには、 チェックイン をクリックします。
ファイルをパソコン上で閉じると、既定では他のメンバーもそのファイルを編集(つまり、新しいバージョンをアップロード)できるようになります。
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Zoho WorkDrive に保存する際に、拡張子が次のいずれかになっていない場合、ファイルは MS Office のネイティブ形式、つまり .docx、.pptx、.xlsx で保存されます。
上記のすべての対応ファイル形式を確認してください。
- Web 上にある 既存ファイルと同じ名前の新規ファイルを保存しようとした場合、Web アプリ上のファイルをローカルファイルの内容で新しいバージョンとして上書きするか、別ファイルとして保持するかを選択できます。
一般的に、「既存を更新」を選択すると、そのファイルは既存ファイルの上に最新バージョンとしてアップロードされます。ただし、既存ファイルに対する編集権限がない場合は、そのファイルに新しいバージョンをアップロードすることはできません。その場合は、自分のファイルを別ファイルとして保存することしかできません。
Office アドオン(デスクトップ)を介して Zoho WorkDrive(Web)上の MS Office ファイルを開いて編集する
1. MS Office の Word、Excel、または PowerPoint を開きます。
2. 左下のペインで その他のドキュメントを開く をクリックします。
[開く]ウィンドウが表示されます。
3. Zoho WorkDrive をクリックします。
4. 開く をクリックします。
[Zoho WorkDrive から開く]ウィンドウが表示されます。
5. 複数のチームに所属している場合は、チームを 1 つ選択します。
6. 左側ペインで「マイフォルダー」またはチームフォルダーを開きます。
- ファイルの編集権限(編集者ロール以上)があるチームフォルダーのみが表示されます。
- チームメンバーから共有されているだけのファイルやフォルダーは表示されません。
7. 必要に応じてサブフォルダーを開きます。
8. ファイルを選択し、 開く をクリックします。
9. ファイルを編集したら、 Ctrl+S を押すか、 WorkDrive に保存 をクリックします。
- アドオンから WorkDrive のファイルを開く際に選択できるのは、1 回につき 1 ファイルのみです。
- ユーザーがアドオンから WorkDrive ファイルを開くと、そのファイルの最新バージョンは Web 上で自動的にロック(チェックアウト)され、他のチームユーザーは同じファイルを編集できなくなります。ファイルを閉じると、Web 上で自動的に チェックインされ、他のユーザーも編集できるようになります。
- ユーザーが(Web 上で)ファイルをチェックアウトしている間は、そのファイルが再度チェックインされるまで、他のユーザーは MS Office アドオン(ローカル環境)からそのファイルに変更を保存できません。
- アドオンから WorkDrive(Web)に変更を保存しようとするたびに、ファイルバージョンが Web 上のバージョンと照合され、Web 上に新しいバージョンがある場合は、自分のバージョンを Web バージョンで置き換えるか、自分のバージョンを最新バージョンとしてアップロードするかを選択できます。
アドオンで行えるその他の操作
新規ファイルとして保存
1. 新規として保存 をクリックします。
[Zoho WorkDrive に保存]ウィンドウが開きます。
2. 左側ペインで「マイフォルダー」またはチームフォルダーを開きます。
3. 必要に応じてサブフォルダーを開きます。
4. 必要に応じて別のファイル名を入力します。
5. 保存 をクリックします。
ファイル名を変更する
1. 名前を変更する をクリックします。
2. ファイルの新しい名前を入力し、 名前を変更する をクリックします。
WorkDrive 上で 追加アドオンから表示できるのは、MS Office ファイル( .docx、.pptx、.xlsx )のみです。実行できる操作は、開く、編集、名前を変更する、保存のみに制限されます。
アカウントを変更する
1. 画面上部の Zoho WorkDrive メニューをクリックします。
2. 設定 をクリックします。
新しいウィンドウが開きます。初期設定では、 取引先 メニューが表示されます。
3. メンバー詳細の下で、 ログアウトする をクリックします。
4. ログインする をクリックし、別のユーザーのアカウント認証情報を入力します。
トラブルシューティング
ログを送信する
追加アドオンの使用中に問題が発生した場合は、追加アドオン内からログを送信して問題を報告できます。
ログを送信するには:
1. 画面上部の Zoho WorkDrive メニューをクリックします。
2. 設定 をクリックします。
新しいウィンドウが開きます。初期設定では、 取引先 メニューが表示されます。
3. Troubleshoot メニューをクリックします。
4. ログレベルを選択します。
初期設定では、 INFO ログレベルが設定されています。このレベルでは、追加アドオンでの操作が基本的なレベルで記録されます。
より詳細なログを記録したい場合は、ログレベルを DEBUG に設定できます。
5. レポート Issue をクリックします。
新しい「レポート Issue」ウィンドウが開きます。上部には日付と時間が自動的に取得されます。
6. 表示された入力欄に問題の内容を記載します。
ファイルの場所は、「ファイルをアップロード」に表示されます。
7. 必要に応じてその他のファイルをアップロードするには、 その他のファイルを追加 をクリックします。
8. 送信する をクリックします。