ワークフローの構成要素
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WorkDriveワークフローで、コンテンツに特化した業務を簡素化・迅速化できます。
WorkDriveワークフローでは、承認、データ収集、タスクの割り当てなどの反復作業を自動化し、業務プロセスを効率化できます。この機能を活用することで、ミスを減らし、コミュニケーションや共同作業を促進して、コンテンツに特化した業務を合理化できます。
ワークフローの構成要素
ワークフローを設定する前に、主な構成要素を確認しましょう。
- トリガー：トリガーとは、ワークフローを開始するイベントです。ワークフロープロセスの起点となります。
例：指定したフォルダーにファイルがアップロードされたときに、文書レビューワークフローを自動的に開始するトリガーを設定できます。 - 状態：ワークフローの状態とは、ワークフロープロセス中にタスクや文書が通過する各段階を指します。各状態は、特定の手順や節目を表します。
例：アップロード後、文書は［レビュー中］状態になり、レビューの準備が完了していることを示します。 - 遷移：ワークフロー内の2つの状態を結ぶ経路であり、タスクや文書がある段階から別の段階へ移動することを表します。ワークフローが特定の状態に到達したら、ユーザーは利用可能な遷移経路のいずれかを選択して、ワークフローを進めて完了する必要があります。
例：文書のレビュー後、ユーザーが［承認］（遷移）を選択すると、文書は［承認済み］状態に移行します。 - 処理：ワークフロー内の特定の状態または遷移でタスクを自動化する、事前定義されたイベントまたは一連のイベントです。条件を満たすと処理が自動的に実行され、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などの手作業を効率化できます。
例：文書が承認されると、処理によってその文書がチームに自動的に共有されます。
トリガー
WorkDriveで利用できる、ファイルおよびフォルダーに基づくすべてのトリガーと処理は次のとおりです。
WorkDriveで利用可能なトリガーの一覧：ワークフローでは、選択したワークフローの種類（ファイルまたはフォルダーに基づくワークフロー）に応じて、ファイルとフォルダーの両方のトリガーを定義できます。
メモ：トリガーは最初の遷移にのみ設定できます。各ワークフローには最大5件のトリガーを設定できます。
ファイルトリガー
ワークフローには、次のファイルトリガーを設定できます。
データテンプレートによるファイルのプロパティの追加または更新
データテンプレートを使用してファイルのプロパティが追加または更新されたときに、ワークフローを開始できます。カスタム項目を選択し、要件に応じてトリガー条件を設定できます。
使用例：不動産会社で、すべての契約書をWorkDriveで管理しているとします。データを効率的に整理するため、データテンプレートを使用して、売買契約書、リース契約書、賃貸借契約書などに分類します。契約書の種類が更新されるたびに、選択された契約書に応じたワークフローを開始し、移動や共有などの処理を追加できます。
設定手順は次のとおりです。
- ［ファイルトリガー］のドロップダウンから、［データテンプレートを使用してプロパティが追加／更新されたとき］を選択します。
- 対応するデータテンプレートを選択し、必要に応じてトリガー条件を追加します。
- トリガー条件を設定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
- カスタム項目を選択します。
- カスタム項目に基づいて条件を設定します。
- 初期値を選択します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
ファイルのアップロード
特定のフォルダーにファイルがアップロードされたときにワークフローを開始するよう、ファイルのアップロードイベントをトリガーとして設定できます。
- ［ファイルトリガー］のドロップダウンから、［ファイルがアップロードされたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、アップロードイベントを監視するフォルダーを選択します。
- ［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイルのアップロードイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダー内のアップロードのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を設定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
- ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
ファイルの更新
特定のフォルダー内でファイルが更新されたときにワークフローを開始するよう、ファイルの更新イベントをトリガーとして設定できます。
- ［ファイルトリガー］のドロップダウンから、［ファイルが更新されたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、ファイルの更新イベントを監視するフォルダーを選択します。
- ［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイルの更新イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダー内の更新のみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を設定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
- ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
ファイルの移動
特定のフォルダーからファイルが移動されたときにワークフローを開始するよう、ファイルの移動イベントをトリガーとして設定できます。
- ［ファイルトリガー］のドロップダウンから、［ファイルが移動されたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、移動イベントを監視するフォルダーを選択します。
- ［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイルの移動イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダー内のファイル移動イベントのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を設定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
- ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
ファイルのコピー
特定のフォルダーからファイルがコピーされたときにワークフローを開始するよう、ファイルのコピーイベントをトリガーとして設定できます。
- ［ファイルトリガー］のドロップダウンから、［ファイルがコピーされたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、コピーイベントを監視するフォルダーを選択します。
- ［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイルのコピーイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダー内のファイルコピーイベントのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を設定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
- ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
ファイルの作成
フォルダー内にファイルが作成されたときにワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
- ［ファイルトリガー］のドロップダウンから、［ファイルが作成されたとき］を選択します。
- ファイルの作成イベントを監視するフォルダーを選択します。
- ［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイルの作成イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダー内のファイル作成イベントのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を設定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
- ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
ファイルを準備完了に設定
下書き状態のファイルが準備完了に設定されたときにワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
- ［ファイルのトリガー］のドロップダウンから、［ファイルが準備完了としてマークされたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、準備完了としてマークされるイベントを監視するフォルダーを選択します。
- ［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーで、ファイルが準備完了としてマークされるイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］チェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。条件を選択画面が表示されます。
- ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
フォルダーのトリガー
ワークフローには、次のフォルダーのトリガーを設定できます。
データテンプレートによるフォルダーのプロパティの追加／更新
データテンプレートを使用してフォルダーのプロパティが追加または更新されたときに、ワークフローを開始できます。要件に応じてカスタム項目を選択し、トリガー条件を設定できます。
使用例：複数の不動産プロジェクトを管理している場合、データテンプレートを使用してプロジェクトのステータス別にフォルダーを整理できます。たとえば、「計画中」、「建設中」、「入居可能」、「売却済み」などのカスタム項目を作成できます。フォルダーのステータスがこれらのいずれかに更新されたときに、対応するフォルダーへ自動的に移動するワークフローを設定できます。
- ［フォルダーのトリガー］のドロップダウンから、［データテンプレートを使用してプロパティが追加／更新されたとき］を選択します。
- 関連付けるデータテンプレートを検索して選択し、［作成］をクリックします。
- トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。条件を選択画面が表示されます。
- カスタム項目を選択します。
- カスタム項目に基づいて条件を設定します。
- 既定値を選択します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
フォルダーのアップロード
チームフォルダーまたは自分のフォルダーにフォルダーがアップロードされたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
- ［フォルダーのトリガー］のドロップダウンから、［フォルダーがアップロードされたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、フォルダーのアップロードイベントを監視するフォルダーを選択します。
- ［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーで、フォルダーのアップロードイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］チェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。条件を選択画面が表示されます。
- ドロップダウンから［フォルダー名］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
フォルダーの移動
フォルダーが別のフォルダーに移動されたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
- ［フォルダーのトリガー］のドロップダウンから、［フォルダーが移動されたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、移動イベントを監視するフォルダーを選択します。
- 画面下部の［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーで、フォルダーの移動イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］チェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。条件を選択画面が表示されます。
- ドロップダウンから［フォルダー名］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
フォルダーのコピー
フォルダーが別のフォルダーにコピーされたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
- ［フォルダーのトリガー］のドロップダウンから、［フォルダーがコピーされたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、コピーイベントを監視するフォルダーを選択します。
- 画面下部の［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーで、フォルダーのコピーイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］チェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。条件を選択画面が表示されます。
- ドロップダウンから［フォルダー名］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
フォルダーの作成
別のフォルダー内にフォルダーが作成されたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
- ［フォルダーのトリガー］のドロップダウンから、［フォルダーが作成されたとき］を選択します。
- ［フォルダーを選択］をクリックし、作成イベントを監視するフォルダーを選択します。
- 画面下部の［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーで、フォルダーの作成イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］チェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
- トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。条件を選択画面が表示されます。
- ドロップダウンから［フォルダー名］を選択します。
- 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
- 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
- ［作成］をクリックします。
処理
処理とは、ワークフロー内の特定の状態または遷移時に自動実行される、事前定義されたタスクまたは一連のタスクです。事前定義された条件を満たすと、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などのタスクが自動化されるため、手動で操作する必要がなくなります。
ファイルとフォルダーの処理は、ワークフローの遷移時または特定の状態に設定できます。状態または遷移ごとに最大5件の処理を定義できるため、ワークフローを効率的に管理し、タスクを自動化できます。
状態にファイルとフォルダーの処理を設定するには
- ［状態］をクリックします。右側に状態パネルが表示されます。
- ［即時処理］項目の下にある［+ 追加］をクリックすると、利用可能なファイルとフォルダーの即時処理の一覧が表示されます。
遷移にファイルとフォルダーの処理を設定するには
- ［遷移］をクリックします。右側に遷移パネルが表示されます。
- こちらには、［前］、［実行中］、および［後］の3つのタブが表示されます。
- ［後］タブで、［即時処理］項目の下にある［+ 追加］を選択すると、利用可能なファイルとフォルダーの即時処理の一覧が表示されます。
WorkDriveで利用できるファイルとフォルダーの処理一覧
ファイルの処理
共有
ワークフロー内の任意の遷移または状態に、ファイル共有の処理を設定できます。事前定義された条件を満たすと、この処理が自動的に実行され、ワークフローの一環としてファイルをスムーズに共有できます。
たとえば、文書を確認して承認するワークフローがあるとします。確認の完了後、確認済みの文書を最終承認者に自動共有するよう共有処理を設定できます。これにより、不整合を解消し、確認から承認までのプロセスを効率化できます。
これを行うには
- ［+ 追加］のドロップダウンを開き、［ファイルの処理］から［共有］を選択します。
- ［ファイルを共有］のドロップダウンで、次のいずれかのオプションを選択します。
- ［このワークフローをトリガーしたファイル（ファイルベースのワークフローでのみ使用可能）］：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで必要なファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［共有先］の下にある［+］をクリックし、ファイルを共有するメンバーのメールアドレスを入力します。
- メンバーに適切なアクセス権限を割り当て、［共有］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
処理をさらに追加するには、［+ 追加］を［即時処理］の下でクリックし、必要に応じて設定します。
移動
ワークフロー内の任意の遷移または状態に、ファイル移動の処理を設定できます。事前定義された条件を満たすと、この処理が自動的に実行され、ファイルを整理された状態に保つことができます。
文書を承認するワークフローがあるとします。文書が承認された後、承認済みのファイルを指定したフォルダーへ自動的に移動するよう移動処理を設定することで、ファイルを整理できます。
これを行うには
- ［+ 追加］のドロップダウンを開き、［ファイルの処理］から［移動］を選択します。
- ［移動するファイルを選択］のドロップダウンで、次のいずれかのオプションを選択します。
- ［このワークフローをトリガーしたファイル（ファイルベースのワークフローでのみ使用可能）］：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで必要なファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［移動先フォルダーを選択］をクリックし、選択したファイルの移動先フォルダーを選択します。
- ［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［+追加］を［すぐに実行する処理］でクリックし、必要に応じて設定します。
コピー
ワークフローの任意の遷移または状態に、ファイルをコピーする処理を設定できます。この処理は、あらかじめ設定した条件が満たされると実行され、バックアップや追加処理のためにファイルを複製できます。
たとえば、承認用にドキュメントを送信しつつ、参照用として元のファイルのコピーを別のフォルダーに保存する必要があるワークフローを考えてみます。コピー処理を設定すると、ファイルを複製して指定したフォルダーに保存できるため、元のファイルをそのまま保持できます。
設定するには。
- ［+追加］のドロップダウンを開き、［ファイルの処理］で［コピー］を選択します。
- ［コピーするファイルを選択］のドロップダウンで、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したファイル］（ファイルを基準とするワークフローでのみ利用可能）：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで対象のファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［保存先フォルダーを選択］をクリックし、ファイルのコピーを保存するフォルダーを選択します。
- ［保存］をクリックして、コピー処理の設定を完了します。
さらに処理を追加するには、［+追加］を［すぐに実行する処理］でクリックし、必要に応じて設定します。
データテンプレートの関連付け
ワークフローの一環として、データテンプレートをファイルに関連付けることができます。データテンプレートを関連付けることでデータを効率的に構造化し、必要なファイルを簡単に検索、管理できるようになります。
データテンプレートとカスタム項目：データテンプレートを使用すると、ファイルやフォルダーに独自の情報や属性を追加できます。データテンプレートを関連付けてカスタム値を入力すると、［データテンプレート］フィルターを使用して、これらのファイルやフォルダーを簡単に検索、抽出できます。データテンプレートとカスタム項目の詳細
たとえば、プロジェクト文書を管理するワークフローを考えてみます。各プロジェクトには、提案書、計画書、進捗報告書など、さまざまなファイルがあります。すべてのファイルを整理して検索可能にするため、プロジェクト名、プロジェクトID、開始日、期限などの項目を含むデータテンプレートを各ファイルに関連付けることができます。
設定するには。
- ［+追加］のドロップダウンを開き、［ファイルの処理］で［データテンプレートを関連付ける］を選択します。
- ［関連付けるファイルを選択］のドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したファイル］（ファイルを基準とするワークフローでのみ利用可能）：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで対象のファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［関連付けるデータテンプレートを選択］のドロップダウンをクリックし、目的のデータテンプレートを選択します。
- ［関連付ける］をクリックし、選択したデータテンプレートをファイルに関連付けます。
- ［保存］をクリックして設定を完了します。
さらに処理を追加するには、［+追加］を［すぐに実行する処理］でクリックし、必要に応じて設定します。
最終版として設定
ワークフローの任意の遷移または状態に、最終版として設定する処理を追加できます。この処理では、設定した条件が満たされると、選択したファイルが自動的にロックされます。編集を手動で再度有効にするまで、それ以降の編集は制限されます。ドキュメントが最終版となり、それ以上変更されないよう保持する必要がある場合に特に役立ちます。
たとえば、ドキュメントに対するすべての確認と承認が完了した後、最終版として設定する処理を使用してファイルをロックし、内容が変更されないようにできます。これにより、誤操作による編集を防ぎ、ファイルが確定済みであることを明確に示すことができます。
設定するには。
- ［+追加］のドロップダウンを開き、［ファイルの処理］から［最終版として設定］を選択します。
- ［ファイルを選択］のドロップダウンで、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したファイル］（ファイルを基準とするワークフローでのみ利用可能）：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで対象のファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
- この処理が実行されると、選択したファイルがロックされ、最終版として設定されます。編集を明示的に再度有効にしない限り、ユーザーはファイルを編集できなくなります。
さらに処理を追加するには、［+追加］を［すぐに実行する処理］でクリックし、必要に応じて設定します。
共有権限の削除
ワークフローの任意の遷移または状態に、共有権限を削除する処理を設定できます。この処理は、あらかじめ設定した条件が満たされると自動的に実行され、指定したファイルまたはフォルダーに対する選択したメンバーのアクセス権限を削除します。
たとえば、ドキュメントを確認して承認するワークフローがあるとします。確認が完了した後、共有権限を削除する処理を設定すると、確認担当者のアクセス権限を自動的に取り消すことができます。これにより、ワークフロー全体を通じて、ファイルやフォルダーへのアクセスを適切に管理できます。
設定するには。
- ［+追加］のドロップダウンを開き、［ファイルの処理］から［共有権限を削除］を選択します。
- ［共有権限を削除］のドロップダウンで、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したファイル］（ファイルを基準とするワークフローでのみ利用可能）：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで対象のファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［共有権限を削除するメンバーを選択］で、アクセス権限を削除するメンバーを追加します。
- ［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［すぐに実行する処理］で［+追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
ごみ箱
ワークフローの任意の遷移または状態に、ごみ箱へ移動する処理を設定できます。この処理は、あらかじめ設定した条件が満たされると自動的に実行され、選択したファイルまたはフォルダーをごみ箱に移動します。
たとえば、古くなったドキュメントを管理するワークフローがあるとします。ドキュメントが最終状態に達した後、ごみ箱へ移動する処理を設定すると、そのドキュメントをごみ箱に自動的に移動できます。これにより、WorkDrive内を整理し、手作業を減らすことができます。
設定するには。
- ［+追加］のドロップダウンを開き、［ファイルの処理］から［ごみ箱］を選択します。
- ［ごみ箱］のドロップダウンで、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したファイル］（ファイルを基準とするワークフローでのみ利用可能）：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで対象のファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［すぐに実行する処理］で［+追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
名前の変更
ワークフローの任意の遷移または状態に、名前を変更する処理を設定できます。この処理は、あらかじめ設定した条件が満たされると自動的に実行され、選択したファイルまたはフォルダーの名前を変更します。
たとえば、ドキュメントの承認を管理するワークフローがあるとします。ドキュメントが承認された後、名前を変更する処理を設定すると、名前に「承認済み」という接頭語を追加できます。これにより、ドキュメントの状態をすぐに識別でき、ファイル名の一貫性も保つことができます。
設定するには。
- ［+追加］のドロップダウンを開き、［ファイルの処理］から［名前の変更］を選択します。
- ［名前の変更］のドロップダウンで、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したファイル］（ファイルを基準とするワークフローでのみ利用可能）：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで対象のファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［新しい名前を入力］に、選択したファイルの新しい名前を入力します。動的な値を使用するには、「#」を入力します。ワークフローで使用可能な動的な値については、こちらをクリックしてください
- ［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［すぐに実行する処理］で［+追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
フォルダーの処理
共有
ワークフローの任意の遷移または状態に、フォルダーを共有する処理を設定できます。この処理は、あらかじめ設定した条件が満たされると自動的に実行され、ワークフローの一環としてフォルダーを円滑に共有できます。
たとえば、製品開発のワークフローを管理しているとします。各プロジェクトには、設計ファイル、仕様書、会議メモを含む専用フォルダーがあります。設計段階が完了すると、キャンペーンの準備のために、そのフォルダーをマーケティングチームと共有する必要があります。フォルダーを手動で共有する代わりに、フォルダーの共有処理を使用してこの手順を自動化できます。
設定するには。
- ［+追加］のドロップダウンを開き、［フォルダーの処理］で［共有］を選択します。
- ［共有するフォルダーを選択］のドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したフォルダー］（フォルダーを基準とするワークフローでのみ利用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［共有先］の下にある［+］をクリックし、フォルダーを共有するメンバーのメールアドレスを入力します。
- メンバーに適切なアクセス権限を割り当て、［共有］をクリックします。
- ［保存］をクリックして設定を完了します。
さらに処理を追加するには、［すぐに実行する処理］で［+追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
移動
ワークフローの任意の遷移または状態に、フォルダーを移動する処理を設定できます。この処理は、あらかじめ設定した条件が満たされると自動的に実行され、フォルダー構成を整理された状態に保つことができます。
たとえば、プロジェクトの承認を管理するワークフローがあるとします。プロジェクトが承認された後、移動処理を設定すると、対応するフォルダーを「承認済みドキュメント」の保存先に自動的に移動できるため、整理しやすくなり、アクセス性も向上します。
設定するには。
- ［+追加］のドロップダウンを開き、［フォルダーの処理］で［移動］を選択します。
- ［移動するフォルダーを選択］のドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したフォルダー］（フォルダーを基準とするワークフローでのみ利用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［移動先フォルダーを選択］をクリックし、選択したフォルダーの移動先を指定します。
- ［保存］をクリックして設定を完了します。
さらに処理を追加するには、［+ 追加］（［即時処理］の下に表示）をクリックし、必要に応じて設定します。
コピー
ワークフローの任意の遷移または状態に、フォルダーのコピー処理を設定できます。事前に定義した条件を満たすと、この処理が自動的に実行されます。元の構造を維持したまま、重要なフォルダーの複製を指定した場所に作成できます。
たとえば、プロジェクトの完了後にそのフォルダーをアーカイブするワークフローがあるとします。フォルダーを移動する代わりに、コピー処理を設定して［アーカイブ済みプロジェクト］ディレクトリーにフォルダーを複製できます。元のフォルダーは現在の場所に保持されるため、後から参照できます。
設定するには、次の手順を実行します。
- ［+ 追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［コピー］を選択します。
- ［コピーするフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したフォルダー］（フォルダーに基づくワークフローでのみ使用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- 選択したフォルダーのコピー先を指定するには、［コピー先フォルダーを選択］をクリックします。
- 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［即時処理］の下にある［+ 追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
データテンプレートの関連付け
ワークフローの一部として、フォルダーにデータテンプレートを関連付けることができます。フォルダーのデータを効率的に構造化できるため、必要なフォルダーを整理して見つけやすくなります。
データテンプレートとカスタム項目：データテンプレートを使用すると、ファイルやフォルダーに独自の情報やプロパティを追加できます。データテンプレートを関連付けてカスタム値を入力すると、［データテンプレート］フィルターを使用して、これらのファイルやフォルダーを簡単に検索、絞り込みできます。データテンプレートとカスタム項目の詳細
たとえば、顧客プロジェクトを整理するワークフローを管理しているとします。各顧客のプロジェクトフォルダーには、契約書、納品物、請求書などの複数のサブフォルダーがあります。フォルダーを効率的に管理するため、顧客名、プロジェクトID、開始日、終了日などの項目を含むデータテンプレートを各フォルダーに関連付けることができます。
設定するには、次の手順を実行します。
- ［+ 追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［データテンプレートを関連付ける］を選択します。
- ［関連付けるフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したフォルダー］（フォルダーに基づくワークフローでのみ使用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［関連付けるデータテンプレートを選択］ドロップダウンをクリックし、対象のデータテンプレートを選択します。
- 選択したデータテンプレートをフォルダーに関連付けるには、［関連付ける］をクリックします。
- 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［+ 追加］（［即時処理］の下に表示）をクリックし、必要に応じて設定します。
フォルダーの作成
ワークフローの任意の遷移または状態で、新しいフォルダーを作成できます。事前に定義した条件を満たすと、指定した場所に新しいフォルダーが自動的に作成されるため、ファイルやフォルダーを効率的に整理できます。
たとえば、従業員の入社手続きワークフローを管理しているとします。新入社員ごとに、内定通知書、契約書、入社手続き用チェックリストなどの書類を保存する専用フォルダーが必要です。これらのフォルダーを手動で作成する代わりに、［フォルダーの作成］処理を使用して自動化できます。
設定するには、次の手順を実行します。
- ［+ 追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［フォルダーの作成］を選択します。
- ［作成先フォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したフォルダー］（フォルダーに基づくワークフローでのみ使用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- 新しいフォルダーの名前を入力します。
- 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［即時処理］の下にある［+ 追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
共有アクセス権の削除
ワークフローの任意の遷移または状態に、共有アクセス権を削除する処理を設定できます。事前に定義した条件を満たすと、この処理が自動的に実行され、選択したメンバーの指定フォルダーへのアクセス権が削除されます。
たとえば、プロジェクトフォルダーを管理するワークフローがあるとします。プロジェクトの完了後に共有アクセス権を削除する処理を設定すると、一時的な共同作業者のアクセス権を自動的に取り消すことができ、プロジェクトフォルダーへのアクセスを適切に管理できます。
設定するには、次の手順を実行します。
- ［+ 追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［共有アクセス権を削除］を選択します。
- ［共有アクセス権を削除するフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したフォルダー］（フォルダーに基づくワークフローでのみ使用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［共有アクセス権を削除するメンバーを選択］をクリックし、アクセス権を削除するメンバーを選択します。
- 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［即時処理］の下にある［+ 追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
ごみ箱への移動
ワークフローの任意の遷移または状態に、ごみ箱へ移動する処理を設定できます。事前に定義した条件を満たすと、この処理が自動的に実行され、選択したフォルダーがごみ箱に移動します。
たとえば、プロジェクトフォルダーを管理するワークフローがあるとします。プロジェクトのアーカイブ後にごみ箱へ移動する処理を設定すると、該当するフォルダーが自動的にごみ箱へ移動し、WorkDrive内を整理できます。
設定するには、次の手順を実行します。
- ［+ 追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［ごみ箱に移動］を選択します。
- ［ごみ箱に移動するフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したフォルダー］（フォルダーに基づくワークフローでのみ使用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［即時処理］の下にある［+ 追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
名前の変更
ワークフローの任意の遷移または状態に、名前を変更する処理を設定できます。事前に定義した条件を満たすと、この処理が自動的に実行され、選択したフォルダーの名前が変更されます。
たとえば、プロジェクトフォルダーを管理するワークフローがあるとします。プロジェクトが承認された後、名前を変更する処理を設定して、フォルダー名に「承認済み」という接尾辞を追加できます。これにより、ユーザーはフォルダーの状態をすぐに確認でき、WorkDrive全体で一貫した命名規則を維持できます。
設定するには、次の手順を実行します。
- ［+ 追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［名前を変更］を選択します。
- ［名前を変更するフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
- ［このワークフローを開始したフォルダー］（フォルダーに基づくワークフローでのみ使用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
- ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
- ［新しい名前を入力］に、選択したファイルの新しい名前を入力します。動的な値を使用する場合は、「#」を入力します。対応しているワークフローの動的な値については、こちらをクリックして参照してください
- 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに処理を追加するには、［即時処理］の下にある［+ 追加］をクリックし、必要に応じて設定します。
その他の操作
カスタム関数の実行
［カスタム関数を実行］処理では、ワークフローの一部としてカスタムDelugeスクリプトを実行できます。この処理を使用すると、外部システムの更新、計算の実行、WorkDriveのメタデータの変更、通知の送信、他のZohoサービスや外部アプリケーションとの連携など、高度なロジックを柔軟に自動化できます。
カスタム関数を使用すると、標準のファイルやフォルダーの操作にとどまらず、チーム固有の業務プロセスに合わせた自動化を構築できます。ワークフローに追加したカスタム関数は、ワークフローの条件を満たすたびに自動で実行されます。
状態または遷移でカスタム関数を実行するには
- ［即時処理］セクションの［+ 追加］をクリックします。
- ［その他の操作］までスクロールし、［カスタム関数を実行］を選択します。
- ［関数を選択］のドロップダウンから、実行するカスタム関数を選択します。
- 関数に引数がある場合：
- 各引数の項目が［引数の関連付け］の下に表示されます。
- 固定値を入力するか、「#」を入力して動的な値を選択し、ワークフローのデータ（ファイル名、ファイルID、ワークフローの開始者、カスタム項目など）を指定します。
- ［保存］をクリックし、ワークフローに処理を追加します。
使用可能な動的な値
引数を関連付ける際は、次の情報から値を選択できます。
- ワークフロー（IDや名前など、ワークフローの基本情報）
- ID：workflow.id
- 名前：workflow.name
- 開始元のリソース（ワークフローを開始したファイルまたはフォルダーの情報）
- 名前：trigger_res.name
- ID：trigger_res.id
- 固定リンク：trigger_res.permalink
- ダウンロードURL：trigger_res.download_url
- 最新バージョン番号：trigger_res.top_version_number
- 親ID：trigger_res.parent_id
- 作成者名：trigger_res.creator_name
- 作成者のメールアドレス：trigger_res.creator_email_id
- 作成者のZUID：trigger_res.creator_zuid
- ワークフロー項目（ワークフローに設定されたカスタムワークフロー項目の値）
- 名前：wf_fields.cf_001.name
- ID：wf_fields.cf_001.id
- 値：wf_fields.cf_001.value
- 種類：wf_fields.cf_001.type
- 組織（ワークフローが実行されている組織の情報）
- 名前：organization.name
- ID：organization.id
- ワークフローの開始者（ワークフローを開始したユーザーの情報）
- ID：wf_initiator.id
- 名前：wf_initiator.name
- メールアドレス：wf_initiator.email_id
これらの変数を使用すると、ワークフローを開始したファイルまたはフォルダーに応じて、スクリプトを動的に動作させることができます。