ワークフローコンポーネント

ワークフローコンポーネント

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

WorkDrive ワークフローで、コンテンツ特有の法人業務をシンプルかつ迅速に！

WorkDrive ワークフローを活用することで、承認、データコレクション、タスク割り当てなどの繰り返し発生するタスクを自動化し、法人業務をより効率的に進められます。この機能を利用することで、ミスの削減、コミュニケーションの向上、共同作業の促進、そしてコンテンツ特有の業務の効率化が実現します。

ワークフローの構成要素

ワークフローを設定する前に、主要な構成要素を理解しましょう:
  1. トリガー: トリガーはワークフローを開始するイベントです。ワークフローのプロセスの出発点となります。
    例:指定したフォルダーにファイルがアップロードされた際、自動的にドキュメント確認ワークフローを開始するトリガーを設定できます。

  2. 状態:ワークフロー内の状態は、タスクやドキュメントがワークフローの過程で経るさまざまな段階やフェーズを指します。各状態は特定の手順やマイルストーンを表します。
    例:アップロード後、ドキュメントは「確認中」状態に入り、確認の準備ができていることを示します。

  3. トランジション:ワークフロー内で2つの状態をつなぐ経路であり、タスクやドキュメントがある段階から別の段階へ移動することを表します。ワークフローが特定の状態に到達した際、ユーザーは利用可能なトランジションパスの中から選択し、ワークフローを進行・完了させます。
    例:ドキュメントが確認された後、ユーザーが「承認する」（トランジション）を選択して「承認済み」状態へ移動させます。

  4. 操作:あらかじめ定義されたイベントや一連の処理で、ワークフロー内の特定の状態やトランジション時にタスクを自動化します。条件が満たされた際に処理が自動的に実行され、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などの手作業を効率化します。
    例: ドキュメントが承認済みになると、操作によって自動的にチームと共有されます。

トリガー

以下は、WorkDriveで利用可能なすべてのファイル・フォルダーを基準としたトリガーおよび処理の包括的な概要です。

WorkDriveで利用可能なトリガー一覧: ワークフローでは、選択したワークフロー種類（ファイル/フォルダー基準）に応じて、ファイルおよびフォルダーの両方のトリガーを定義できます。

Notesメモ: トリガーは初回トランジション時のみ設定でき、各ワークフローにつき最大5つまで設定可能です。

ファイルトリガー

ワークフローで設定可能なファイルトリガーは以下の通りです。

データテンプレート経由で追加・更新されたファイルプロパティ

ファイルのプロパティがデータテンプレートを通じて追加または更新されると、ワークフローを開始できます。カスタム項目を選択し、ご要望に応じてトリガー条件を設定できます。

使用例：不動産会社を運営しており、すべての契約書をWorkDriveで管理しているとします。データテンプレートを活用して売買契約書、賃貸契約書、レンタル契約書、その他のように契約書を分類し、データを効率的に整理できます。契約書の種類が更新されるたびに、選択した契約書に合わせたワークフローをトリガーし、移動・共有・その他の処理を追加することが可能です。

設定方法：
  1. ファイルトリガードロップダウンから、プロパティがデータテンプレート経由で追加/更新されたときを選択します。
  2. 該当するデータテンプレートを選択し、必要に応じてトリガー条件を追加します。
  3. + 条件を追加をクリックすると、トリガー条件を割り当てることができます。選択基準ウィンドウが表示されます。
    1. カスタム項目を選択します。
    2. カスタム項目に基づいて条件を設定します。
    3. 初期値を選択します。
    4. +をクリックして他の条件を追加し、適用を選択します。
  4. 作成をクリックします。

ファイルのアップロード

ファイルのアップロードイベントをトリガーとして設定し、特定のフォルダーにファイルがアップロードされた際にワークフローを開始できます。
  1. ファイルトリガードロップダウンからファイルがアップロードされたときを選択します。
  2. フォルダーを選択をクリックし、アップロードイベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. 選択をクリックします。
  4. + 条件を追加をクリックすると、トリガー条件を割り当てることができます。選択基準ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルの種類のいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用を選択します。
  5. 作成をクリックします。

ファイルの移動

ファイル移動イベントをトリガーとして設定し、特定のフォルダーからファイルが移動された際にワークフローを開始できます。
  1. File trigger ドロップダウンから、When file is movedを選択します。
  2. 選択する Folderをクリックし、移動イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. 選択するをクリックします。
  4. トリガー条件を設定したい場合は、+ 追加する 条件をクリックします。選択する criteria ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルの種類のいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用するを選択します。
  5. 作成をクリックします。

ファイルのコピー

特定のフォルダーからファイルがコピーされた際に、ワークフローを開始するトリガーとしてファイルコピーイベントを設定できます。
  1. File trigger ドロップダウンから、When file is copiedを選択します。
  2. 選択する Folderをクリックし、コピーイベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. 選択するをクリックします。
  4. トリガー条件を設定したい場合は、+ 追加する 条件をクリックします。選択する criteria ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルの種類のいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用するを選択します。
  5. 作成をクリックします。

ファイル作成

フォルダー内でファイルが作成された際に、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. File trigger ドロップダウンから、When file is 作成を選択します。
  2. ファイル作成イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. 選択するをクリックします。
  4. トリガー条件を設定したい場合は、+ 追加する 条件をクリックします。選択する criteriaウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルの種類のいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用するを選択します。
  5. 作成をクリックします。

ファイルの準備完了マーク
ファイルが下書き状態から準備完了にマークされた際に、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. File trigger ドロップダウンから、ファイルが準備完了としてマークされたときを選択します。
  2. フォルダーを選択をクリックし、監視したい「準備完了」イベントの発生するフォルダーを選択します。
  3. 選択をクリックします。
  4. トリガー条件を設定したい場合は、+ 条件を追加をクリックします。条件を選択ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルの種類を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用を選択します。
  5. 作成をクリックします。

フォルダートリガー

ワークフローに設定できるフォルダートリガーは以下の通りです。

データテンプレート経由で追加・更新されたフォルダーのプロパティ

ファイルのプロパティがデータテンプレート経由で追加または更新されると、ワークフローを開始できます。カスタム項目を選択し、ご要望に応じてトリガー条件を設定できます。

使用例：複数の不動産プロジェクトを管理している場合、データテンプレートを活用してプロジェクトのステータスごとにフォルダーを整理できます。例えば、「計画中」「建設中」「入居準備完了」「販売済み」などのカスタム項目を作成可能です。フォルダーのステータスがこれらの項目に更新されると、対応するフォルダーへ自動的に移動するワークフローを設定できます。
  1. Folder trigger ドロップダウンから、データテンプレート経由でプロパティが追加・更新されたときを選択します。
  2. フォルダーを選択をクリックし、フォルダープロパティの更新イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. 選択をクリックします。
  4. 関連付けられたデータテンプレートを検索して選択し、作成をクリックします。
  5. トリガー条件を設定したい場合は、+ 条件を追加をクリックします。条件を選択ウィンドウが表示されます。
    1. カスタム項目を選択します。
    2. カスタム項目に基づいて条件を設定します。
    3. 初期値を選択します。
    4. +をクリックして他の条件を追加し、適用を選択します。

フォルダーのアップロード

フォルダーがチームフォルダーまたはマイフォルダーにアップロードされると、それをトリガーとしてワークフローを開始できます。

  1. Folder trigger ドロップダウンからフォルダーがアップロードされたときを選択します。
  2. 「フォルダーを選択」をクリックし、アップロードイベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. 選択をクリックします。
  4. トリガー条件を設定したい場合は、+ 条件を追加をクリックします。条件を選択ウィンドウが表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用を選択します。
  5. 作成をクリックします。

フォルダーの移動

フォルダーが別のフォルダーに移動された際、それをトリガーとしてワークフローを開始することができます。
  1. Folder trigger ドロップダウンからフォルダーが移動されたときを選択します。
  2. フォルダーを選択をクリックし、移動イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. ウィンドウ下部の選択をクリックします。
  4. トリガー条件を設定したい場合は、+ 条件を追加をクリックします。条件を選択ウィンドウが表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用を選択します。
  5. 作成をクリックします。

フォルダーのコピー

フォルダーが別のフォルダーにコピーされた際、それをトリガーとしてワークフローを開始することができます。
  1. Folder trigger ドロップダウンからフォルダーがコピーされたときを選択します。
  2. フォルダーを選択をクリックし、コピーイベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. ウィンドウ下部の選択をクリックします。
  4. トリガー条件を設定したい場合は、+ 条件を追加をクリックします。条件を選択ウィンドウが表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用を選択します。
  5. 作成をクリックします。

フォルダー作成

フォルダーが別のフォルダー内に作成された際、それをトリガーとしてワークフローを開始することができます。
  1. Folder trigger ドロップダウンから、フォルダーが作成されたときを選択します。
  2. フォルダーを選択をクリックし、作成イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. ウィンドウ下部の選択を選択します。
  4. トリガー条件を設定したい場合は、+ 条件を追加をクリックします。条件を選択ウィンドウが表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. +をクリックして他の条件を追加し、適用を選択します。
  5. 作成をクリックします。

処理

処理とは、あらかじめ定義されたタスクや、特定の状態やワークフロー内の遷移時に自動的に実行される一連のタスクです。これにより、ファイルの共有やフォルダーの移動、プロパティの更新など、定められた条件が満たされた際に手動操作を行う必要がなくなります。

ファイル処理とフォルダー処理の両方をワークフロー内で設定でき、遷移時や特定の状態内で利用可能です。各状態または遷移ごとに最大5つまで処理を定義でき、効率的なワークフロー管理とタスク自動化を実現します。

状態でファイルおよびフォルダー処理を設定する方法:
  1. 状態をクリックします。状態ペインが右側に表示されます。
  2. インスタント処理項目の下にある+ 追加をクリックし、利用可能なファイルおよびフォルダーのインスタント処理一覧を表示します。

遷移でファイルおよびフォルダー処理を設定する方法:
  1. 遷移をクリックします。遷移ペインが右側に表示されます。
  2. ここでは、前、During、後の3つのタブが表示されます。
  3. 後タブで、インスタント処理項目の下にある+ 追加を選択し、利用可能なファイルおよびフォルダーのインスタント処理一覧を表示します。
WorkDriveで利用可能なファイルおよびフォルダー処理一覧:

ファイル処理

共有

ワークフローの任意の遷移や状態で、ファイル共有操作を設定できます。定義された条件が満たされると、この操作が自動的に実行され、ワークフロー内でスムーズなファイル共有が実現します。

例えば、ドキュメントの確認および承認のワークフローがある場合、確認が完了した後、承認者に最終承認を依頼するため、確認済みドキュメントを自動的に共有する操作を設定できます。これにより、確認・承認プロセスの一貫性が保たれ、業務が円滑に進みます。

設定方法:
  1. +追加する ドロップダウンを開き、共有するをFile 処理から選択します。
  2. 共有する file ドロップダウンで、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを実行したファイル（ファイルベースのワークフローのみ利用可能）:このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからファイルを選択:WorkDriveで必要なファイルを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. +をクリックし、「共有する相手」に共有したいメンバーのメールアドレスを入力します。
  4. メンバーに適切なアクセスレベルを割り当て、共有するをクリックします。
  5. 保存をクリックします。
他の処理を含める場合は、+追加するをInstant 処理の下でクリックし、必要に応じて設定します。

移動

ワークフロー内の任意の遷移や状態で、ファイル移動操作を設定できます。この操作は、あらかじめ定義された条件が満たされたときに自動的に実行され、ファイルシステムの整理に役立ちます。

例えば、ドキュメントを承認するワークフローがある場合、ドキュメントが承認された後、自動的に承認済みファイルを指定フォルダーに移動する操作を設定することで、ファイルの整理が容易になります。

操作手順:
  1. +追加する ドロップダウンを開き、移動をFile 処理から選択します。
  2. 移動するファイルを選択 ドロップダウンで、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを実行したファイル（ファイルベースのワークフローのみ利用可能）:このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからファイルを選択:WorkDriveで必要なファイルを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. 移動先フォルダーを選択をクリックし、選択したファイルの移動先フォルダーを指定します。
  4. 保存をクリックします。
他の処理を含める場合は、+追加するをInstant 処理の下でクリックし、必要に応じて設定します。

コピー

ワークフローの任意の遷移や状態で、ファイルコピー操作を設定できます。この操作は、あらかじめ定義された条件が満たされたときに実行され、バックアップやさらなる処理のためにファイルを複製できます。

例えば、ドキュメントを承認依頼として送信しつつ、元の内容のファイルを別フォルダーに保管して参照したい場合、コピー操作を設定することで、ファイルが複製され指定フォルダーに保存され、元の内容が保持されます。

操作手順:
  1. +追加するドロップダウンを開き、File処理の下でCopyを選択します。
  2. コピーするファイルを選択するドロップダウンから、以下のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを実行したファイル（ファイルベースのワークフローのみ利用可能）：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからファイルを選択：WorkDriveで必要なファイルを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. 保存先フォルダーを選択をクリックし、コピーしたファイルを保存するフォルダーを選択します。
  4. 保存をクリックしてコピー操作を完了します。
他の処理を追加するには、+追加するをInstant処理の下でクリックし、必要に応じて設定します。

データテンプレートの関連付け

ワークフローの一部として、ファイルにデータテンプレートを関連付けることができます。データテンプレートを関連付けることで、データを効果的に構造化でき、必要なときにファイルを簡単に検索・管理できます。

データテンプレートとカスタム項目：データテンプレートを利用すると、ファイルやフォルダーにカスタム情報やプロパティを追加できます。一度データテンプレートが関連付けられ、カスタム値が入力されると、Dataテンプレートフィルターを使って簡単に検索や絞り込みが可能です。データテンプレートとカスタム項目の詳細はこちら

たとえば、プロジェクトのドキュメント管理ワークフローを運用しているとします。各プロジェクトには、提案書、計画書、進捗レポートなど、さまざまなファイルが含まれます。すべてを整理し検索しやすくするために、プロジェクト名、プロジェクトID、開始日、期限日などの項目を含むデータテンプレートを各ファイルに関連付けることができます。

操作手順：
  1. +追加するドロップダウンを開き、File処理の下でデータテンプレートを関連付けるを選択します。
  2. 関連付けるファイルを選択するドロップダウンをクリックし、以下のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを実行したファイル（ファイルベースのワークフローのみ利用可能）：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからファイルを選択：WorkDriveで必要なファイルを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. 関連付けるデータテンプレートを選択ドロップダウンをクリックし、希望するデータテンプレートを選択します。
  4. 関連付けるをクリックして、選択したデータテンプレートをファイルにリンクします。
  5. 保存をクリックして設定を完了します。
他の処理を追加するには、+追加するをInstant処理の下でクリックし、必要に応じて設定します。

Finalとして設定

ワークフローの任意の遷移や状態で「設定 as Final」操作を設定できます。この操作は、指定した条件が満たされると自動的に選択したファイルをロックし、手動で編集を再有効化するまで編集ができなくなります。ドキュメントが最終バージョンに達し、今後変更を加えずに保存しておきたい場合に特に便利です。

例えば、ドキュメントがすべての確認および承認ステージを通過した後、「設定 as Final」操作を設定してファイルをロックすることで、内容が変更されないようにできます。これにより、誤って編集されることを防ぎ、ファイルが最終化されたことを明確に示せます。

操作手順:
  1. +追加するドロップダウンを開き、File 処理から設定 as Finalを選択します。
  2. 選択する file ドロップダウンで、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローで処理されたファイル（ファイルベースのワークフローのみ利用可能）:このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからファイルを選択:WorkDriveで必要なファイルを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. 保存をクリックします。
  4. この操作が実行されると、選択したファイルはロックされ、最終版としてマークされます。編集が明示的に再有効化されない限り、ユーザーは編集できなくなります。
他の処理を含める場合は、+追加するをInstant 処理の下でクリックし、必要に応じて設定してください。

Folder 処理

共有する

ワークフローの任意の遷移や状態でフォルダー共有操作を設定できます。あらかじめ定義された条件が満たされると、この操作が自動的に実行され、ワークフローの一部としてフォルダー共有がシームレスに行われます。

例えば、商品開発のワークフローを管理している場合、各プロジェクトには設計ファイル、仕様書、予定メモが含まれる専用フォルダーがあります。設計フェーズが完了したら、そのフォルダーをマーケティングチームと共有し、キャンペーン準備を進める必要があります。フォルダーを手動で共有する代わりに、「共有する Folder」操作を使ってこの手順を自動化できます。

操作手順:
  1. +追加するドロップダウンを開き、Folder 処理の下で共有するを選択します。
  2. 共有するフォルダーを選択ドロップダウンをクリックし、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローで処理されたフォルダー（フォルダーベースのワークフローのみ利用可能）:このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからフォルダーを選択:WorkDriveで必要なフォルダーを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. +を共有先の下にクリックし、フォルダーを共有したいメンバーのメールアドレスを入力します。
  4. メンバーに適切なアクセスレベルを割り当て、共有するをクリックします。
  5. 設定を完了するには保存をクリックします。
他の処理を追加するには、Instant処理の下にある+追加するをクリックし、必要に応じて設定してください。

移動

ワークフロー内の任意の遷移や状態で、フォルダー移動操作を設定できます。あらかじめ定義された条件が満たされると、この操作が自動的に実行され、フォルダー構造を整理された状態に保つことができます。

例えば、プロジェクト承認を管理するワークフローがあるとします。プロジェクトが承認された際に、該当フォルダーを自動的に承認済みドキュメントの場所へ移動する操作を設定することで、より整理された管理とアクセス性を実現できます。

手順：
  1. +追加するドロップダウンを開き、Folder処理の下で移動を選択します。
  2. 移動するフォルダーを選択ドロップダウンをクリックし、以下のいずれかの設定を選択します：
    1. このワークフローを実行したフォルダー（フォルダーベースのワークフローのみ利用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからフォルダーを選択：WorkDrive内で必要なフォルダーを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. 移動先フォルダーを選択をクリックし、移動先を指定します。
  4. 保存をクリックして設定を確定します。
他の処理を追加するには、+追加するをInstant処理の下でクリックし、必要に応じて設定してください。

コピー

ワークフロー内の任意の遷移や状態で、フォルダーコピー操作を設定できます。あらかじめ定義された条件が満たされると、この操作が自動的に実行され、重要なフォルダーの複製を希望する場所に作成し、元の内容構成を保持できます。

例えば、プロジェクトフォルダーを完了後にアーカイブするワークフローがあるとします。フォルダーを移動する代わりに、コピー操作を設定してアーカイブ済みプロジェクトディレクトリに複製し、元のフォルダーは現在の場所にそのまま残して今後の参照に活用できます。

手順：
  1. +追加するドロップダウンを開き、Folder処理の下でコピーを選択します。
  2. コピーするフォルダーを選択ドロップダウンをクリックし、以下のいずれかの設定を選択します：
    1. このワークフローを実行したフォルダー（フォルダーベースのワークフローのみ利用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからフォルダーを選択：WorkDrive内で必要なフォルダーを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. コピー先フォルダーを選択をクリックし、コピー先を指定します。
  4. 保存をクリックして設定を確定します。
他の処理を追加するには、+追加するをInstant処理の下でクリックし、必要に応じて設定してください。

データテンプレートの関連付け

ワークフローの一環として、データテンプレートをフォルダーに関連付けることができます。これにより、フォルダーのデータを効果的に構造化でき、必要なときにフォルダーを整理・検索しやすくなります。

Data テンプレートとカスタム項目:Data テンプレートを利用すると、ファイルやフォルダーにカスタム情報やプロパティを追加できます。データテンプレートに関連付けられ、カスタム値が入力されたファイルやフォルダーは、Data テンプレートフィルターを使って簡単に検索・絞り込みが可能です。Data テンプレートとカスタム項目の詳細はこちら

例えば、クライアントプロジェクトの整理ワークフローを管理している場合、各クライアントプロジェクトフォルダーには、契約書、納品物、請求書など複数のサブフォルダーが含まれます。フォルダー管理をより効率的にするために、各フォルダーにClient 名前、プロジェクトID、開始日付、End 日付などの項目を持つデータテンプレートを関連付けることができます。

操作手順:
  1. +追加するドロップダウンを開き、Folder 処理の下にある関連付ける a data テンプレートを選択します。
  2. 選択する a folder to 関連付けるドロップダウンをクリックし、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを実行したフォルダー（フォルダーベースのワークフローのみ利用可能）:このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからフォルダーを選択:WorkDrive内で必要なフォルダーを検索し、選択して「Pick」をクリックします。
  3. 選択する a data テンプレート to 関連付けるドロップダウンをクリックし、希望するデータテンプレートを選択します。
  4. 関連付けるをクリックして、選択したデータテンプレートをフォルダーにリンクします。
  5. 保存をクリックして設定を確定します。
さらに処理を追加したい場合は、+追加するをInstant 処理の下でクリックし、必要に応じて設定してください。

フォルダーの作成

ワークフローの任意の遷移や状態で新規フォルダーを作成できます。この操作により、あらかじめ定めた条件が満たされた際に、指定した場所に自動的に新規フォルダーが作成され、ファイルやフォルダーを効率的に整理できます。

例:従業員のオンボーディングワークフローを管理している場合、各新規採用者ごとに、オファーレターや契約書、オンボーディングチェックリストなどのドキュメントを保管する専用フォルダーを作成する必要があります。これらのフォルダーを手動で作成する代わりに、フォルダーの作成操作でプロセスを自動化できます。

操作手順:
  1. +追加する ドロップダウンを開き、Folder 処理の下にある作成 Folderを選択します。
  2. 宛先フォルダー選択用ドロップダウンをクリックし、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを実行したフォルダー（フォルダーベースのワークフローのみ利用可能）:このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからフォルダーを選択:WorkDriveで必要なフォルダーを検索し、選択してPickをクリックします。
  3. 新しいフォルダーの名前を入力します。
  4. 保存をクリックして設定を完了します。
その他の処理を含める場合は、Instant 処理の下にある+追加するをクリックし、必要に応じて設定してください。

その他の処理

カスタム関数を実行する

カスタム関数実行操作では、ワークフローの一部としてカスタムDelugeスクリプトを実行できます。この操作により、外部システムの更新、計算の実行、WorkDriveメタデータの変更、通知の送信、他のZohoやサードパーティアプリケーションとの連携など、詳細なロジックの自動化が柔軟に行えます。
カスタム関数は、標準のファイル・フォルダー処理を超えて拡張でき、チームの特定の業務プロセスに合わせた自動化を作成できます。ワークフローに追加すると、ワークフロー条件が満たされた際に自動的にカスタム関数が実行されます。

状態または遷移でカスタム関数を実行する方法
  1. Instant 処理セクションで+追加するをクリックします。
  2. その他の処理までスクロールし、カスタム関数を実行を選択します。



  3. 関数を選択ドロップダウンで、実行したいカスタム関数を選択します。
  4. 関数に引数がある場合：
    1. 各引数項目が「Map arguments」欄に表示されます。
    2. 静的値を入力するか、#を入力してワークフローデータ（ファイル名、ファイルID、ワークフロー開始者、カスタム項目など）から動的値を選択します。
  5. 保存をクリックして、操作をワークフローに追加します。

対応する動的値

引数をマッピングする際、次の値から選択できます。
  1. ワークフロー（ワークフローの基本情報や詳細、ID、名前など）
    1. ID: ワークフロー。id
    2. 名前:ワークフロー。名前

  2. トリガーリソース（ワークフローを開始したファイルまたはフォルダーの詳細）
    1. 名前:trigger_res。名前
    2. ID:trigger_res。id
    3. パーマリンク: trigger_res。permalink
    4. ダウンロードURL: trigger_res。download_url
    5. トップバージョン番号:trigger_res。top_version_number
    6. 親ID:trigger_res。parent_id
    7. 作成者名: trigger_res。creator_name
    8. 作成者メールID:trigger_res。creator_email_id
    9. 作成者ZUID: trigger_res。creator_zuid

  3. ワークフロー項目（ワークフローに設定されているカスタムワークフロー項目の値）
    1. 名前: wf_fields。cf_001。名前
    2. ID: wf_fields。cf_001。id
    3. 値:wf_fields。cf_001。値
    4. 種類:wf_fields。cf_001。種類

  4. 組織（ワークフローが実行されている組織の詳細）
    1. 名前: 組織。名前
    2. ID: 組織。id

  5. ワークフロー開始者（ワークフローを開始したユーザーの詳細）
    1. ID: wf_initiator。id
    2. 名前: wf_initiator。名前
    3. メールID: wf_initiator。email_id

これらの変数を利用することで、ファイルやフォルダーの状況に応じてスクリプトを動的に対応させることができます。

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho Campaigns Resources

                Zoho WorkDrive Resources




                  • Desk Community Learning Series


                  • Digest


                  • Functions


                  • Meetups


                  • Kbase


                  • Resources


                  • Glossary


                  • Desk Marketplace


                  • MVP Corner


                  • Word of the Day


                  • Ask the Experts






                          Latest Feature Updates



                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.