ワークフローの構成要素

ワークフローの構成要素

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WorkDrive ワークフローで、コンテンツに特化した業務をシンプルかつスピーディーに！

WorkDrive ワークフローを使用すると、承認、データ収集、タスクの割り当てなどの繰り返し作業を自動化し、業務プロセスをより効率化できます。この機能を利用することで、ミスの削減、コミュニケーションの改善、コラボレーションの促進、コンテンツに特化した業務の合理化が可能になります。

ワークフローの構成要素

ワークフローを設定する前に、主な構成要素を確認しましょう。
  1. トリガー: トリガーとは、ワークフローを開始するきっかけとなるイベントです。ワークフロー処理の起点となります。
    例:指定したフォルダーにファイルがアップロードされたときに、自動的にドキュメントレビュー用のワークフローを開始するトリガーを設定できます。

  2. ステータス:ワークフローにおけるステータスは、タスクやドキュメントがワークフロー処理の中で進む各段階やフェーズを指します。各ステータスは特定の手順やマイルストーンを表します。
    例:アップロード後、ドキュメントは「レビュー中」ステータスに入り、レビューの準備ができていることを示します。

  3. 遷移:ワークフロー内の 2 つのステータスをつなぐ経路で、タスクやドキュメントがある段階から別の段階へ移動することを表します。ワークフローが特定のステータスに到達すると、ユーザーは用意された遷移パスのいずれかを選択して処理を進め、ワークフローを完了させます。
    例:ドキュメントのレビューが完了したら、ユーザーは「承認」（遷移）を選択して、ステータスを「承認済み」に進めます。

  4. アクション:ワークフロー内の特定のステータスや遷移でタスクを自動化する、あらかじめ定義されたイベントまたは一連の処理です。条件が満たされると自動的に実行され、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などの手作業を効率化します。
    例: ドキュメントが承認済みになると、アクションによって自動的にチームと共有されます。

トリガー

以下は、WorkDrive で利用できるすべてのファイル／フォルダー単位のトリガーとアクションの概要です。

WorkDrive で利用できるトリガー一覧: ワークフローでは、選択したワークフローの種類（ファイル／フォルダー単位のワークフロー）に応じて、ファイルトリガーとフォルダートリガーの両方を定義できます。

Notesメモ: トリガーを設定できるのは最初の遷移のみで、1 つのワークフローにつき最大 5 つまでトリガーを設定できます。

ファイルトリガー

ワークフローには、次のファイルトリガーを設定できます。

データテンプレート経由でファイルプロパティが追加／更新されたとき

ファイルのプロパティがデータテンプレート経由で追加または更新されると、そのイベントをきっかけにワークフローを開始できます。カスタム項目を選択し、要件に応じてトリガー条件を設定できます。

利用例: 不動産仲介会社を運営しており、すべての契約書を WorkDrive で管理しているとします。データを効率的に整理するために、売買契約、賃貸借契約、レンタル契約などのカテゴリで分類するデータテンプレートを使用します。契約の種類が更新されたタイミングで、選択された契約種別に合わせたワークフローを起動し、移動や共有などのアクションを追加できます。

設定手順:
  1. [ファイルトリガー]ドロップダウンから、[プロパティがデータテンプレート経由で追加／更新されたとき]を選択します。
  2. 対象のデータテンプレートを選択し、必要に応じてトリガー条件を追加します。
  3. [+ 条件を追加]をクリックしてトリガー条件を設定する場合は、クリックすると条件選択ウィンドウが表示されます。
    1. カスタム項目を選択します。
    2. カスタム項目に基づいて条件を設定します。
    3. 既定値を選択します。
    4. [+]をクリックして条件を追加し、[適用]を選択します。
  4. [作成]をクリックします。

ファイルのアップロード

特定のフォルダーにファイルがアップロードされたときにワークフローを開始するよう、ファイルのアップロードイベントをトリガーとして設定できます。
  1. [ファイルトリガー]ドロップダウンから、[ファイルがアップロードされたとき]を選択します。
  2. [フォルダーを選択]をクリックし、アップロードイベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. [選択]をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、[+ 条件を追加]をクリックします。[条件を選択]ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルタイプのいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件に使用するキーワードを入力します。
    3. [+]をクリックして条件を追加し、[適用]を選択します。
  5. [作成]をクリックします。

ファイルの移動

特定のフォルダーからファイルが移動されたときにワークフローを開始するよう、ファイルの移動イベントをトリガーとして設定できます。
  1. [ファイルトリガー]ドロップダウンから、[ファイルが移動されたとき]を選択します。
  2. [フォルダーを選択]をクリックし、移動イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. [選択]をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、[+ 条件を追加]をクリックします。[条件を選択]ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルタイプのいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件に使用するキーワードを入力します。
    3. [+]をクリックして条件を追加し、[適用]を選択します。
  5. [作成]をクリックします。

ファイルのコピー

特定のフォルダーからファイルがコピーされたときにワークフローを開始するよう、ファイルのコピーイベントをトリガーとして設定できます。
  1. [ファイルトリガー]ドロップダウンから、[ファイルがコピーされたとき]を選択します。
  2. [フォルダーを選択]をクリックし、コピーイベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. [選択]をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、[+ 条件を追加]をクリックします。[条件を選択]ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルタイプのいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件に使用するキーワードを入力します。
    3. [+]をクリックして条件を追加し、[適用]を選択します。
  5. [作成]をクリックします。

ファイルの作成

フォルダー内でファイルが作成されたときに、そのイベントをトリガーとしてワークフローを開始できます。
  1. [ファイルトリガー]ドロップダウンから、[ファイルが作成されたとき]を選択します。
  2. ファイル作成イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. [選択]をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、[+ 条件を追加]をクリックします。[条件を選択]ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルタイプのいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件に使用するキーワードを入力します。
    3. [+]をクリックして条件を追加し、[適用]を選択します。
  5. [作成]をクリックします。

ファイルが「準備完了」にマークされたとき
ファイルが「下書き」ステータスから「準備完了」にマークされたときに、そのイベントをトリガーとしてワークフローを開始できます。
  1. [ファイルトリガー]ドロップダウンから、[ファイルが準備完了にマークされたとき]を選択します。
  2. [フォルダーを選択]をクリックし、「準備完了」イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. [選択]をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、[+ 条件を追加]をクリックします。[条件を選択]ウィンドウが表示されます。
    1. ファイル名またはファイルタイプのいずれかを選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件に使用するキーワードを入力します。
    3. [+]をクリックして条件を追加し、[適用]を選択します。
  5. [作成]をクリックします。

フォルダートリガー

ワークフローには、次のフォルダートリガーを設定できます。

データテンプレート経由でフォルダープロパティが追加／更新されたとき

フォルダーのプロパティがデータテンプレート経由で追加または更新されると、そのイベントをきっかけにワークフローを開始できます。カスタム項目を選択し、要件に応じてトリガー条件を設定できます。

利用例: 複数の不動産プロジェクトを管理している場合、データテンプレートを使用して、プロジェクトステータスごとにフォルダーを整理できます。たとえば、「計画中」「建設中」「入居準備完了」「売却済み」といったカスタム項目を作成できます。フォルダーのステータスがこれらのいずれかに更新されたときに、対応するフォルダーへ自動的に移動するワークフローを設定できます。
  1. [フォルダートリガー]ドロップダウンから、[プロパティがデータテンプレート経由で追加／更新されたとき]を選択します。
  2. [フォルダーを選択]をクリックし、プロパティ更新イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. [選択]をクリックします。
  4. 関連付けるデータテンプレートを検索して選択し、[作成]をクリックします。
  5. トリガー条件を設定する場合は、[+ 条件を追加]をクリックします。[条件を選択]ウィンドウが表示されます。
    1. カスタム項目を選択します。
    2. カスタム項目に基づいて条件を設定します。
    3. 既定値を選択します。
    4. [+]をクリックして条件を追加し、[適用]を選択します。

フォルダーのアップロード

フォルダーがチームフォルダーまたはマイフォルダーにアップロードされたときに、そのイベントをトリガーとしてワークフローを開始できます。

  1. Folder trigger ドロップダウンから、When folder is uploaded を選択します。
  2. [Select Folder] をクリックし、アップロードイベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. 選択する をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、+ 条件を追加 をクリックします。[条件を選択] ウィンドウが表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件用のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには + をクリックし、適用 を選択します。
  5. 作成 をクリックします。

フォルダー移動

フォルダーが別のフォルダーに移動されたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. Folder trigger ドロップダウンから、When folder is moved を選択します。
  2. Select Folder をクリックし、移動イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. ウィンドウ下部の 選択する をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、+ 条件を追加 をクリックします。[条件を選択] ウィンドウが表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件用のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには + をクリックし、適用 を選択します。
  5. 作成 をクリックします。

フォルダーコピー

フォルダーが別のフォルダーにコピーされたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. Folder trigger ドロップダウンから、When folder is copied を選択します。
  2. Select Folder をクリックし、コピーイベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. ウィンドウ下部の [選択する] をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、+ 条件を追加 をクリックします。[条件を選択] ウィンドウが表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件用のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには + をクリックし、適用 を選択します。
  5. 作成 をクリックします。

フォルダー作成

フォルダーが別のフォルダー内に作成されたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. Folder trigger ドロップダウンから、When folder is created を選択します。
  2. Select Folder をクリックし、作成イベントを監視したいフォルダーを選択します。
  3. ウィンドウ下部の 選択する をクリックします。
  4. トリガー条件を設定する場合は、+ 条件を追加 をクリックします。[条件を選択] ウィンドウが表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件用のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには + をクリックし、適用 を選択します。
  5. 作成 をクリックします。

処理

処理は、あらかじめ定義されたタスク、またはワークフロー内の特定のステージや遷移で自動的に実行される一連のタスクです。これらの処理により、事前に定義した条件が満たされたときに、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などのタスクを自動化し、手動操作の必要がなくなります。

ファイル処理とフォルダー処理の両方を、ワークフロー内の遷移時または特定のステージ内で設定できます。各ステージまたは遷移ごとに最大 5 つまで処理を定義でき、効率的なワークフロー管理とタスク自動化を実現します。

ステージでファイル／フォルダー処理を設定するには:
  1. ステージをクリックします。右側にステージペインが表示されます。
  2. インスタント処理項目の下にある + 追加 をクリックし、利用可能なファイル／フォルダーのインスタント処理一覧を表示します。

遷移でファイル／フォルダー処理を設定するには:
  1. 遷移をクリックします。右側にTransition ペインが表示されます。
  2. ここでは、前、During、後 の 3 つのタブが表示されます。
  3. 後 タブで、インスタント処理項目の下にある + 追加 を選択し、利用可能なファイル／フォルダーのインスタント処理一覧を表示します。
WorkDrive で利用可能なファイル／フォルダー処理一覧:

ファイル処理

共有

ワークフロー内の任意の遷移またはステージで、ファイル共有処理を設定できます。この処理は、事前に定義した条件が満たされると自動的に実行され、ワークフローの一部としてシームレスにファイルを共有できます。

たとえば、ドキュメントをレビューおよび承認するワークフローがあるとします。レビューが完了した後に、最終承認のためにレビュー済みドキュメントを承認者と自動的に共有する共有処理を設定できます。これにより、ばらつきを防ぎ、レビューから承認までのプロセスを効率化できます。

設定手順:
  1. + 追加 ドロップダウンを開き、ファイル処理 から 共有 を選択します。
  2. 共有するファイル ドロップダウンで、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを開始したファイル（ファイルベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からファイルを選択:WorkDrive 内で必要なファイルを検索して選択し、Pick をクリックします。
  3. [共有先] の下にある + をクリックし、ファイルを共有したいメンバーのメールアドレスを入力します。
  4. メンバーに適切なアクセス権限を割り当て、共有 をクリックします。
  5. 保存 をクリックします。
他の処理を追加するには、+ 追加 を インスタント処理 の下でクリックし、必要に応じて設定します。

Move

ワークフロー内の任意の遷移またはステージで、ファイル移動処理を設定できます。この処理は、事前に定義した条件が満たされると自動的に実行され、整理されたファイル構造の維持に役立ちます。

たとえば、ドキュメントを承認するワークフローがあるとします。ドキュメントが承認されたら、承認済みファイルを指定フォルダーに自動的に移動する処理を設定し、ファイルの整理を向上させることができます。

設定手順:
  1. + 追加 ドロップダウンを開き、ファイル処理 から Move を選択します。
  2. 移動するファイルを選択 ドロップダウンで、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを開始したファイル（ファイルベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からファイルを選択:WorkDrive 内で必要なファイルを検索して選択し、Pick をクリックします。
  3. 移動先フォルダーを選択 をクリックし、選択したファイルの移動先フォルダーを指定します。
  4. 保存 をクリックします。
他の処理を追加するには、+ 追加 を インスタント処理 の下でクリックし、必要に応じて設定します。

Copy

ワークフロー内の任意の遷移またはステージで、ファイルコピー処理を設定できます。この処理は、事前に定義した条件が満たされると実行され、バックアップや後続処理のためにファイルを複製できます。

たとえば、ドキュメントを承認用に送信する一方で、参照用として元のファイルのコピーを別フォルダーに保持しておきたいワークフローを考えてみます。コピー処理を設定しておけば、ファイルが複製されて指定フォルダーに保存され、元の内容はそのまま保持されます。

設定手順:
  1. + 追加 ドロップダウンを開き、ファイル処理 の下で Copy を選択します。
  2. コピーするファイルを選択 ドロップダウンから、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを開始したファイル（ファイルベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からファイルを選択:WorkDrive 内で必要なファイルを検索して選択し、Pick をクリックします。
  3. コピー先フォルダーを選択 をクリックし、ファイルコピーの保存先フォルダーを選択します。
  4. コピー処理を確定するには、保存 をクリックします。
他の処理を追加するには、+ 追加 を インスタント処理 の下でクリックし、必要に応じて設定します。

データテンプレートを関連付ける

ワークフローの一部として、ファイルにデータテンプレートを関連付けることができます。データテンプレートを関連付けることで、データを効果的に構造化でき、必要なときにファイルを見つけて管理しやすくなります。

データテンプレートとカスタム項目: データテンプレートを使用すると、ファイルやフォルダーにカスタム情報やプロパティを追加できます。データテンプレートを関連付けてカスタム値を入力すると、これらのファイルやフォルダーはデータテンプレートフィルターを使って簡単に検索・絞り込みできます。データテンプレートとカスタム項目の詳細はこちら

たとえば、プロジェクト文書を管理するワークフローを運用しているとします。各プロジェクトには、提案書、計画書、進捗レポートなど、さまざまなファイルが含まれます。すべてを整理し、検索しやすく保つために、プロジェクト名、プロジェクト ID、開始日、期限日といった項目を含むデータテンプレートを各ファイルに関連付けることができます。

設定手順:
  1. + 追加 ドロップダウンを開き、ファイル処理 の下で データテンプレートを関連付ける を選択します。
  2. 関連付けるファイルを選択 ドロップダウンをクリックし、次のいずれかの設定を選択します。
    1. このワークフローを開始したファイル（ファイルベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からファイルを選択:WorkDrive 内で必要なファイルを検索して選択し、Pick をクリックします。
  3. 関連付けるデータテンプレートを選択 ドロップダウンをクリックし、目的のデータテンプレートを選択します。
  4. 選択したデータテンプレートをファイルにリンクするには、関連付ける をクリックします。
  5. 設定を完了するには、保存 をクリックします。
他の処理を追加するには、+ 追加 を インスタント処理 の下でクリックし、必要に応じて設定します。

最終版として設定

ワークフロー内の任意の遷移またはステージで、[最終版として設定] 処理を設定できます。この処理では、定義した条件が満たされると選択したファイルが自動的にロックされ、手動で編集を再有効化するまで編集が制限されます。ドキュメントが最終バージョンに達し、それ以上変更せずに保護したい場合に特に有効です。

たとえば、あるドキュメントがすべての確認および承認ステージを完了した後に、そのファイルをロックして内容が変更されないようにするための「最終版として設定」アクションを設定できます。これにより、誤って編集されることを防ぎ、ファイルが最終版であることを明確に示せます。

手順:
  1. + 追加するドロップダウンを開き、ファイル処理から最終版として設定を選択します。
  2. ファイルを選択ドロップダウンで、次のいずれかを選択します。
    1. このワークフローを開始したファイル（ファイルベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からファイルを選択:WorkDrive 内で対象のファイルを検索して選択し、Pickをクリックします。
  3. 保存をクリックします。
  4. このアクションが実行されると、選択したファイルはロックされ、最終版としてマークされます。編集が再度有効化されない限り、ユーザーはそのファイルを編集できなくなります。
その他の処理を追加するには、+追加するをインスタント処理の下でクリックし、必要に応じて設定します。

フォルダー処理

共有

ワークフロー内の任意の遷移または状態で、フォルダー共有アクションを設定できます。このアクションは、事前に定義した条件が満たされると自動的に実行され、ワークフローの一部としてシームレスにフォルダーを共有できます。

たとえば、製品開発用のワークフローを管理しているとします。各プロジェクトには、設計ファイル、仕様書、計画メモなどを含む専用のフォルダーがあります。設計フェーズが完了したら、キャンペーン準備のためにそのフォルダーをマーケティングチームと共有する必要があります。フォルダーを手動で共有する代わりに、「フォルダーを共有」アクションを使用して、この手順を自動化できます。

手順:
  1. + 追加するドロップダウンを開き、フォルダー処理の下で共有を選択します。
  2. 共有するフォルダーを選択ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からフォルダーを選択: WorkDrive 内で対象のフォルダーを検索して選択し、Pickをクリックします。
  3. [共有先] の下にある+をクリックし、フォルダーを共有するメンバーのメールアドレスを入力します。
  4. メンバーに適切なアクセス権限を割り当て、共有をクリックします。
  5. 設定を完了するには、保存をクリックします。
その他の処理を追加するには、インスタント処理の下で +追加する をクリックし、必要に応じて設定します。

Move

ワークフロー内の任意の遷移または状態で、フォルダー移動アクションを設定できます。このアクションは、事前に定義した条件が満たされると自動的に実行され、フォルダー構造を整理された状態に保つのに役立ちます。

たとえば、プロジェクト承認を管理するワークフローがあるとします。プロジェクトが承認されたら、対応するフォルダーを承認済みドキュメント用の場所に自動的に移動するアクションを設定し、整理とアクセス性を向上させることができます。

手順:
  1. + 追加するドロップダウンを開き、フォルダー処理の下でMoveを選択します。
  2. 移動するフォルダーを選択ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からフォルダーを選択: WorkDrive 内で対象のフォルダーを検索して選択し、Pickをクリックします。
  3. 移動先フォルダーを選択をクリックし、選択したフォルダーの移動先を指定します。
  4. 設定を完了するには、保存をクリックします。
その他の処理を追加するには、+追加するをインスタント処理の下でクリックし、必要に応じて設定します。

Copy

ワークフロー内の任意の遷移または状態で、フォルダーコピーアクションを設定できます。このアクションは、事前に定義した条件が満たされると自動的に実行され、元の構造を維持したまま、必要な場所に重要なフォルダーの複製を作成できます。

たとえば、プロジェクトフォルダーを完了後にアーカイブするワークフローがあるとします。フォルダーを移動する代わりに、コピーアクションを設定して、アーカイブ済みプロジェクト用ディレクトリにフォルダーを複製し、元のフォルダーは今後の参照のために現在の場所に残しておくことができます。

手順:
  1. + 追加するドロップダウンを開き、フォルダー処理の下でCopyを選択します。
  2. コピーするフォルダーを選択ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からフォルダーを選択:WorkDrive 内で対象のフォルダーを検索して選択し、Pickをクリックします。
  3. コピー先フォルダーを選択をクリックし、選択したフォルダーのコピー先を指定します。
  4. 設定を完了するには、保存をクリックします。
その他の処理を追加するには、インスタント処理の下で+追加するをクリックし、必要に応じて設定します。

データテンプレートを関連付ける

ワークフローの一部として、フォルダーにデータテンプレートを関連付けることができます。これにより、フォルダーデータを効果的に構造化でき、必要なときにフォルダーを整理・検索しやすくなります。

データテンプレートとカスタム項目:データテンプレートを使用すると、ファイルやフォルダーにカスタム情報やプロパティを追加できます。データテンプレートを関連付けてカスタム値を入力すると、これらのファイルやフォルダーはデータテンプレートフィルターを使って簡単に検索・絞り込みできます。データテンプレートとカスタム項目の詳細はこちらをご覧ください

たとえば、クライアントプロジェクトを整理するためのワークフローを管理しているとします。各クライアントプロジェクトフォルダーには、契約書、成果物、請求書などの複数のサブフォルダーが含まれます。フォルダー管理をさらに効率化するために、各フォルダーに「クライアント名」「プロジェクト ID」「開始日」「終了日」などの項目を持つデータテンプレートを関連付けることができます。

手順:
  1. + 追加するドロップダウンを開き、フォルダー処理の下でデータテンプレートを関連付けるを選択します。
  2. 関連付けるフォルダーを選択ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からフォルダーを選択:WorkDrive 内で対象のフォルダーを検索して選択し、Pick をクリックします。
  3. 関連付けるデータテンプレートを選択ドロップダウンをクリックし、目的のデータテンプレートを選択します。
  4. 選択したデータテンプレートをフォルダーにリンクするには、関連付けるをクリックします。
  5. 設定を完了するには、保存をクリックします。
その他の処理を追加するには、+追加するをインスタント処理の下でクリックし、必要に応じて設定します。

フォルダーを作成

ワークフロー内の任意の遷移または状態で、新しいフォルダーを作成できます。このアクションは、事前に定義した条件が満たされると、指定した場所に新しいフォルダーを自動的に作成し、ファイルやフォルダーを効率的に整理できるようにします。

例:従業員のオンボーディングワークフローを管理しているとします。新規採用者ごとに、オファーレター、契約書、オンボーディングチェックリストなどのドキュメントを保存する専用フォルダーを作成する必要があります。これらのフォルダーを手動で作成する代わりに、フォルダーを作成アクションを使用してプロセスを自動化できます。

手順:
  1. + 追加するドロップダウンを開き、フォルダー処理の下でフォルダーを作成を選択します。
  2. [宛先フォルダーを選択] ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ利用可能）:このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDrive からフォルダーを選択:WorkDrive 内で対象のフォルダーを検索して選択し、Pickをクリックします。
  3. 新しいフォルダーの名前を入力します。
  4. 設定を完了するには、保存をクリックします。
その他の処理を追加するには、インスタント処理の下で+追加するをクリックし、必要に応じて設定します。

その他のアクション

カスタム関数を実行する

［カスタム関数を実行］アクションを使用すると、ワークフローの一部としてカスタム Deluge スクリプトを実行できます。このアクションにより、外部システムの更新、計算の実行、WorkDrive メタデータの変更、通知の送信、他の Zoho 製品やサードパーティアプリケーションとの連携など、より詳細なロジックを柔軟に自動化できます。
カスタム関数は、標準的なファイルやフォルダーのアクションを超えた処理を実現します。チーム固有の業務プロセスに合わせた自動化を作成でき、ワークフローに追加すると、ワークフロー条件が満たされたタイミングで自動的に実行されます。

ステータスまたは遷移でカスタム関数を実行する手順
  1. ［+ 追加］をクリックし、［即時アクション］セクションの下に追加します。
  2. ［その他のアクション］までスクロールし、［カスタム関数を実行］を選択します。



  3. ［関数を選択］ドロップダウンで、実行したいカスタム関数を選択します。
  4. 関数に引数がある場合：
    1. 各引数フィールドが［引数のマッピング］の下に表示されます。
    2. 固定値を入力するか、# を入力してファイル名、ファイル ID、ワークフローの開始ユーザー、カスタムフィールドなどのワークフローデータから動的値を選択します。
  5. ［保存］をクリックして、アクションをワークフローに追加します。

使用できる動的値

引数をマッピングする際、次の項目から値を選択できます。
  1. ワークフロー（ワークフローの基本情報：ID、名前 など）
    1. ID：workflow.id
    2. 名前：workflow.name

  2. トリガーリソース（ワークフローを開始したファイルまたはフォルダーの詳細）
    1. 名前：trigger_res.name
    2. ID：trigger_res.id
    3. パーマリンク：trigger_res.permalink
    4. ダウンロード URL：trigger_res.download_url
    5. 最新バージョン番号：trigger_res.top_version_number
    6. 親 ID：trigger_res.parent_id
    7. 作成者名：trigger_res.creator_name
    8. 作成者メール ID：trigger_res.creator_email_id
    9. 作成者 ZUID：trigger_res.creator_zuid

  3. ワークフローフィールド（ワークフローに設定されているカスタムワークフローフィールドの値）
    1. 名前：wf_fields.cf_001.name
    2. ID：wf_fields.cf_001.id
    3. 値：wf_fields.cf_001.value
    4. 種類：wf_fields.cf_001.type

  4. 組織（ワークフローが実行されている組織の詳細）
    1. 名前：org.name
    2. ID：org.id

  5. ワークフロー開始ユーザー（ワークフローを開始したユーザーの詳細）
    1. ID：wf_initiator.id
    2. 名前：wf_initiator.name
    3. メール ID：wf_initiator.email_id

これらの変数を使用することで、スクリプトを、ワークフローを実行したファイルやフォルダーの内容に応じて動的に動作させることができます。