ワークフローの構成要素

ワークフローの構成要素

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WorkDriveのワークフローで、コンテンツに関する業務を簡素化し、迅速化しましょう。

WorkDriveのワークフローを使用すると、承認、データ収集、タスクの割り当てなどの反復作業を自動化し、業務プロセスを効率化できます。この機能により、ミスを減らし、コミュニケーションや共同作業を促進して、コンテンツに関する業務を合理化できます。

ワークフローの構成要素

ワークフローを設定する前に、主な構成要素を確認しましょう。
  1. トリガー：トリガーとは、ワークフローを開始するイベントです。ワークフロープロセスの起点となります。
    例：指定したフォルダーにファイルがアップロードされたときに、文書のレビューワークフローが自動的に開始されるようにトリガーを設定できます。

  2. 状態：ワークフローの状態とは、ワークフロープロセス中にタスクや文書が経る各段階を指します。各状態は、特定の手順や節目を表します。
    例：アップロード後、文書は［レビュー中］の状態になり、レビューの準備ができたことを示します。

  3. 遷移：ワークフロー内の2つの状態を結ぶ経路で、タスクや文書がある段階から次の段階へ移ることを表します。ワークフローが特定の状態に達したら、ユーザーは利用可能な遷移経路のいずれかを選択し、ワークフローを進めて完了する必要があります。
    例：文書のレビュー後、ユーザーが［承認］（遷移）を選択すると、文書は［承認済み］の状態に移ります。

  4. 処理：ワークフローの特定の状態や遷移でタスクを自動化する、事前定義されたイベントまたは一連のイベントです。条件を満たすと処理が自動的に実行され、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などの手動作業を効率化できます。
    例：文書が承認されると、処理によってチームに自動的に共有されます。

トリガー

WorkDriveで利用できる、ファイルおよびフォルダーに基づくすべてのトリガーと処理は次のとおりです。

WorkDriveで利用できるトリガーの一覧：ワークフローでは、選択したワークフローの種類（ファイル/folder-basedワークフロー）に応じて、ファイルとフォルダーの両方のトリガーを設定できます。

Notesメモ：トリガーは最初の遷移にのみ設定できます。各ワークフローには最大5件のトリガーを設定できます。

ファイルのトリガー

ワークフローには、次のファイルトリガーを設定できます。

データテンプレートによるファイルプロパティの追加または更新

データテンプレートを通じてファイルのプロパティが追加または更新されたときに、ワークフローを開始できます。カスタム項目を選択し、要件に応じてトリガー条件を設定できます。

活用例：不動産会社を経営し、すべての契約書をWorkDriveで管理しているとします。データを効率よく整理するため、データテンプレートを使用して、売買契約書、リース契約書、賃貸契約書などの種類別に契約書を分類します。契約書の種類が更新されたときに、選択された契約書に応じたワークフローを開始し、移動や共有などの処理を追加できます。

設定方法は次のとおりです。
  1. ［ファイルのトリガー］のドロップダウンから、［データテンプレートを通じてプロパティが追加されたとき］/updatedを選択します。
  2. 対応するデータテンプレートを選択し、必要に応じてトリガー条件を追加します。
  3. トリガー条件を指定する場合は、［+条件を追加］をクリックします。［条件の選択］画面が表示されます。
    1. カスタム項目を選択します。
    2. カスタム項目に基づいて条件を設定します。
    3. 初期値を選択します。
    4. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  4. ［作成］をクリックします。

ファイルのアップロード

特定のフォルダーにファイルがアップロードされたときにワークフローを開始するトリガーとして、ファイルのアップロードイベントを設定できます。
  1. ［ファイルのトリガー］のドロップダウンから、［ファイルがアップロードされたとき］を選択します。
  2. ［フォルダーを選択］をクリックし、アップロードイベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. ［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイルのアップロードイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］にチェックを入れます。選択した親フォルダー内のアップロードのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+条件を追加］をクリックします。［条件の選択］画面が表示されます。
    1. ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］をクリックします。

ファイルの移動

特定のフォルダーからファイルが移動されたときにワークフローを開始するトリガーとして、ファイルの移動イベントを設定できます。
  1. ［ファイルのトリガー］のドロップダウンから、［ファイルが移動されたとき］を選択します。
  2. ［フォルダーを選択］をクリックし、移動イベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. ［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイルの移動イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］にチェックを入れます。選択した親フォルダー内のファイル移動イベントのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+条件を追加］をクリックします。［条件の選択］画面が表示されます。
    1. ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］をクリックします。

ファイルのコピー

特定のフォルダーからファイルがコピーされたときにワークフローを開始するトリガーとして、ファイルのコピーイベントを設定できます。
  1. ［ファイルのトリガー］のドロップダウンから、［ファイルがコピーされたとき］を選択します。
  2. ［フォルダーを選択］をクリックし、コピーイベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. ［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイルのコピーイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］にチェックを入れます。選択した親フォルダー内のファイルコピーイベントのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+条件を追加］をクリックします。［条件の選択］画面が表示されます。
    1. ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］をクリックします。

ファイルの作成

フォルダー内にファイルが作成されたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. ［ファイルのトリガー］のドロップダウンから、［ファイルが作成されたとき］を選択します。
  2. ファイル作成イベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. ［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでファイル作成イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］にチェックを入れます。選択した親フォルダー内のファイル作成イベントのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+条件を追加］をクリックします。［条件の選択］画面が表示されます。
    1. ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］をクリックします。

ファイルを準備完了に設定
下書き状態のファイルが準備完了に設定されたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. ［ファイルのトリガー］のドロップダウンから、［ファイルが準備完了に設定されたとき］を選択します。
  2. ［フォルダーを選択］をクリックし、準備完了に設定するイベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. ［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーで、ファイルを準備完了に設定するイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］にチェックを入れます。選択した親フォルダー内のイベントのみを監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+条件を追加］をクリックします。［条件の選択］画面が表示されます。
    1. ［ファイル名］または［ファイルの種類］を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］をクリックします。

フォルダーのトリガー

ワークフローには、次のフォルダートリガーを設定できます。

データテンプレートによるフォルダープロパティの追加/updated

データテンプレートを通じてフォルダーのプロパティが追加または更新されたときに、ワークフローを開始できます。カスタム項目を選択し、要件に応じてトリガー条件を設定できます。

活用例：複数の不動産プロジェクトを管理している場合、データテンプレートを使用すると、プロジェクトのステータス別にフォルダーを整理できます。たとえば、［計画中］、［建設中］、［入居可能］、［売却済み］などのカスタム項目を作成できます。フォルダーのステータスがこれらのいずれかに更新されたときに、対応するフォルダーへ自動的に移動するワークフローを設定できます。
  1. ［フォルダーのトリガーのドロップダウン］から、データテンプレートを通じてプロパティが追加されたとき/updatedを選択します。
  2. 関連付けるデータテンプレートを検索して選択し、［作成］をクリックします。
  3. トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
    1. カスタム項目を選択します。
    2. カスタム項目に基づいて条件を設定します。
    3. 初期値を選択します。
    4. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。

フォルダーのアップロード

チームフォルダーまたは自分のフォルダーにフォルダーがアップロードされたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。

  1. ［フォルダーのトリガーのドロップダウン］から、［フォルダーがアップロードされたとき］を選択します。
  2. ［フォルダーを選択］をクリックし、フォルダーのアップロードイベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. ［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでフォルダーのアップロードイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］

    をクリックします。

フォルダーの移動

フォルダーが別のフォルダーに移動されたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. ［フォルダーのトリガーのドロップダウン］から、［フォルダーが移動されたとき］を選択します。
  2. ［フォルダーを選択］をクリックし、フォルダーの移動イベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. 画面下部の［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでフォルダーの移動イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］をクリックします。

フォルダーのコピー

フォルダーが別のフォルダーにコピーされたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. ［フォルダーのトリガーのドロップダウン］から、［フォルダーがコピーされたとき］を選択します。
  2. ［フォルダーを選択］をクリックし、フォルダーのコピーイベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. 画面下部の［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでフォルダーのコピーイベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］をクリックします。

フォルダーの作成

別のフォルダー内にフォルダーが作成されたときに、ワークフローを開始するトリガーとして設定できます。
  1. ［フォルダーのトリガーのドロップダウン］から、［フォルダーが作成されたとき］を選択します。
  2. ［フォルダーを選択］をクリックし、フォルダーの作成イベントを監視するフォルダーを選択します。
  3. 画面下部の［選択］をクリックします。
  4. 選択したフォルダーとそのすべてのサブフォルダーでフォルダーの作成イベントを監視するには、［サブフォルダーを含める］のチェックボックスを選択します。選択した親フォルダーのみで監視する場合は、チェックを外したままにします。
  5. トリガー条件を指定する場合は、［+ 条件を追加］をクリックします。［条件を選択］画面が表示されます。
    1. ドロップダウンからフォルダー名を選択します。
    2. 条件を設定し、トリガー条件のキーワードを入力します。
    3. 他の条件を追加するには［+］をクリックし、［適用］を選択します。
  6. ［作成］をクリックします。

処理

処理とは、ワークフロー内の特定の状態または遷移時に自動実行される、事前定義済みのタスクまたは一連のタスクです。事前定義済みの条件を満たしたときに、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などを自動化できるため、手動で操作する必要がなくなります。

ファイルとフォルダーの処理は、ワークフローの遷移時または特定の状態内に設定できます。状態または遷移ごとに最大5件の処理を設定でき、ワークフローを効率的に管理してタスクを自動化できます。

状態にファイルとフォルダーの処理を設定するには
  1. ［状態］をクリックします。右側に状態パネルが表示されます。
  2. ［即時処理］項目の［+ 追加］をクリックすると、利用可能なファイルとフォルダーの即時処理の一覧が表示されます。

遷移にファイルとフォルダーの処理を設定するには
  1. ［遷移］をクリックします。右側に遷移パネルが表示されます。
  2. こちらには、［実行前］、［実行中］、［実行後］の3つのタブが表示されます。
  3. ［実行後］タブで、［即時処理］項目の［+ 追加］を選択すると、利用可能なファイルとフォルダーの即時処理の一覧が表示されます。
WorkDriveで利用可能なファイルとフォルダーの処理一覧

ファイルの処理

共有

ワークフロー内の任意の遷移または状態に、ファイル共有処理を設定できます。事前定義済みの条件を満たすと、この処理が自動実行され、ワークフローの一環としてファイルをスムーズに共有できます。

たとえば、文書を確認して承認するワークフローがあるとします。確認完了後、最終承認を得るため、確認済み文書を承認者に自動共有するように共有処理を設定できます。これにより、手順のばらつきをなくし、確認と承認のプロセスを効率化できます。

設定するには
  1. ［+ 追加のドロップダウン］を開き、［ファイルの処理］から［共有］を選択します。
  2. ［共有するファイルのドロップダウン］で、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローをトリガーしたファイル（ファイルベースのワークフローでのみ利用可能）］：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで必要なファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［共有先］の下にある［+］をクリックし、ファイルを共有するメンバーのメールアドレスを入力します。
  4. メンバーに適切なアクセス権限を割り当て、［共有］をクリックします。
  5. ［保存］をクリックします。
処理をさらに追加するには、［+ 追加］を［即時処理］の下でクリックし、必要に応じて設定します。

移動

ワークフロー内の任意の遷移または状態に、ファイル移動処理を設定できます。事前定義済みの条件を満たすと、この処理が自動実行され、ファイルを整理された状態に保つことができます。

文書を承認するワークフローがあるとします。文書が承認されたら、承認済みファイルを指定のフォルダーに自動で移動するように移動処理を設定できるため、ファイルを適切に整理できます。

設定するには
  1. ［+ 追加のドロップダウン］を開き、［ファイルの処理］から［移動］を選択します。
  2. ［移動するファイルを選択するドロップダウン］で、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローをトリガーしたファイル（ファイルベースのワークフローでのみ利用可能）］：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで必要なファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［移動先のフォルダーを選択］をクリックし、選択したファイルの移動先フォルダーを選択します。
  4. ［保存］をクリックします。
処理をさらに追加するには、［+ 追加］を［即時処理］の下でクリックし、必要に応じて設定します。

コピー

ワークフロー内の任意の遷移または状態に、ファイルコピー処理を設定できます。事前定義済みの条件を満たすと、この処理が実行され、バックアップや追加処理のためにファイルを複製できます。

たとえば、承認用に文書を送信しながら、参照用として元のファイルのコピーを別のフォルダーに保存する必要があるワークフローを考えてみましょう。コピー処理を設定すると、ファイルが複製されて指定のフォルダーに保存されるため、元のファイルをそのまま保持できます。

設定するには
  1. ［+ 追加のドロップダウン］を開き、［ファイルの処理］から［コピー］を選択します。
  2. ［コピーするファイルを選択するドロップダウン］から、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローをトリガーしたファイル（ファイルベースのワークフローでのみ利用可能）］：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで必要なファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［コピー先のフォルダーを選択］をクリックし、ファイルのコピーを保存するフォルダーを選択します。
  4. ［保存］をクリックして、コピー処理の設定を完了します。
処理をさらに追加するには、［+ 追加］を［即時処理］の下でクリックし、必要に応じて設定します。

データテンプレートの関連付け

ワークフローの一部として、ファイルにデータテンプレートを関連付けることができます。データテンプレートを関連付けることでデータを効率的に構造化し、必要なときにファイルを簡単に検索、管理できます。

データテンプレートとカスタム項目：データテンプレートを使用すると、ファイルやフォルダーに独自の情報やプロパティーを追加できます。データテンプレートを関連付けてカスタム値を入力すると、［データテンプレート］フィルターを使用して、これらのファイルやフォルダーを簡単に検索、抽出できます。データテンプレートとカスタム項目の詳細

たとえば、プロジェクト文書を管理するワークフローを使用しているとします。各プロジェクトには、提案書、計画書、進捗レポートなど、さまざまなファイルがあります。すべてを整理して検索しやすくするため、プロジェクト名、プロジェクトID、開始日、期限などの項目を含むデータテンプレートを各ファイルに関連付けることができます。

設定するには
  1. ［+追加］ドロップダウンを開き、［ファイル操作］の［データテンプレートを関連付ける］を選択します。
  2. ［関連付けるファイルを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローを開始したファイル（ファイルベースのワークフローでのみ使用可能）］：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで対象のファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［関連付けるデータテンプレートを選択］ドロップダウンをクリックし、目的のデータテンプレートを選択します。
  4. 選択したデータテンプレートをファイルに関連付けるには、［関連付ける］をクリックします。
  5. 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに操作を追加するには、［+追加］を［インスタントアクション］セクションでクリックし、必要に応じて設定します。

最終版として設定

ワークフローの任意の遷移または状態に、［最終版として設定］操作を設定できます。この操作では、指定した条件が満たされると選択したファイルが自動的にロックされ、編集が手動で再度有効になるまで変更できなくなります。文書が最終版に達し、それ以上変更されないよう保持する必要がある場合に特に便利です。

たとえば、文書のすべてのレビューと承認が完了した後、［最終版として設定］操作でファイルをロックし、内容が変更されないようにできます。これにより、誤って編集されることを防ぎ、ファイルが確定済みであることを明確に示せます。

設定するには
  1. ［+追加］ドロップダウンを開き、［ファイル操作］から［最終版として設定］を選択します。
  2. ［ファイルを選択］ドロップダウンで、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローを開始したファイル（ファイルベースのワークフローでのみ使用可能）］：このワークフローを開始したファイルが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからファイルを選択］：WorkDriveで対象のファイルを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［保存］をクリックします。
  4. この操作が実行されると、選択したファイルがロックされ、最終版として設定されます。編集を明示的に再度有効にしない限り、ユーザーはファイルを編集できなくなります。
さらに操作を追加するには、［+追加］を［インスタントアクション］セクションでクリックし、必要に応じて設定します。

フォルダー操作

共有

ワークフローの任意の遷移または状態に、フォルダー共有操作を設定できます。この操作は、あらかじめ指定した条件が満たされると自動的に実行され、ワークフローの一部としてフォルダーを円滑に共有できます。

たとえば、製品開発のワークフローを管理しているとします。各プロジェクトには、デザインファイル、仕様書、会議メモが保存された専用フォルダーがあります。デザイン段階が完了したら、キャンペーン準備のためにそのフォルダーをマーケティングチームと共有する必要があります。フォルダーを手動で共有する代わりに、［フォルダーを共有］操作を使用してこの手順を自動化できます。

設定するには
  1. ［+追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［共有］を選択します。
  2. ［共有するフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ使用可能）］：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［共有相手］の下にある［+］をクリックし、フォルダーを共有するメンバーのメールアドレスを入力します。
  4. メンバーに適切なアクセスレベルを割り当て、［共有］をクリックします。
  5. 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに操作を追加するには、［インスタントアクション］セクションの［+追加］をクリックし、必要に応じて設定します。

移動

ワークフローの任意の遷移または状態に、フォルダー移動操作を設定できます。この操作は、あらかじめ指定した条件が満たされると自動的に実行され、フォルダー構成を整理された状態に保つことができます。

たとえば、プロジェクトの承認を管理するワークフローがあるとします。プロジェクトが承認されたら、対応するフォルダーを［承認済み文書］の場所に自動的に移動する操作を設定できます。これにより、フォルダーを整理し、アクセスしやすくできます。

設定するには
  1. ［+追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［移動］を選択します。
  2. ［移動するフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ使用可能）］：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［移動先フォルダーを選択］をクリックし、選択したフォルダーの移動先を指定します。
  4. 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに操作を追加するには、［+追加］を［インスタントアクション］セクションでクリックし、必要に応じて設定します。

コピー

ワークフローの任意の遷移または状態に、フォルダーコピー操作を設定できます。この操作は、あらかじめ指定した条件が満たされると自動的に実行されます。元の構成を維持したまま、重要なフォルダーの複製を目的の場所に作成できます。

たとえば、完了後にプロジェクトフォルダーをアーカイブするワークフローがあるとします。フォルダーを移動する代わりに、コピー操作を設定して［アーカイブ済みプロジェクト］ディレクトリーにフォルダーを複製できます。元のフォルダーは、後で参照できるよう現在の場所にそのまま残ります。

設定するには
  1. ［+追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［コピー］を選択します。
  2. ［コピーするフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ使用可能）］：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［コピー先フォルダーを選択］をクリックし、選択したフォルダーのコピー先を指定します。
  4. 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
さらに操作を追加するには、［+追加］を［インスタントアクション］セクションでクリックし、必要に応じて設定します。

データテンプレートの関連付け

ワークフローの一部として、フォルダーにデータテンプレートを関連付けることができます。これによりフォルダーのデータを効率的に構造化し、必要なときにフォルダーを簡単に整理、検索できます。

データテンプレートとカスタム項目：データテンプレートを使用すると、ファイルやフォルダーに独自の情報やプロパティーを追加できます。データテンプレートを関連付けてカスタム値を入力すると、［データテンプレート］フィルターを使用して、これらのファイルやフォルダーを簡単に検索、抽出できます。データテンプレートとカスタム項目の詳細

たとえば、顧客プロジェクトを整理するワークフローを管理しているとします。各顧客のプロジェクトフォルダーには、契約書、納品物、請求書などの複数のサブフォルダーがあります。フォルダーを効率的に管理するため、顧客名、プロジェクトID、開始日、終了日などの項目を含むデータテンプレートを各フォルダーに関連付けることができます。

設定するには
  1. ［+追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［データテンプレートを関連付ける］を選択します。
  2. ［関連付けるフォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかを選択します。
    1. ［このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ使用可能）］：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. ［WorkDriveからフォルダーを選択］：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. ［関連付けるデータテンプレートを選択］ドロップダウンをクリックし、目的のデータテンプレートを選択します。
  4. 選択したデータテンプレートをフォルダーに関連付けるには、［関連付ける］をクリックします。
  5. ［保存］をクリックして設定を完了します。
さらに操作を追加するには、［+追加］を［インスタントアクション］セクションでクリックし、必要に応じて設定します。

フォルダーの作成

ワークフローの任意の遷移または状態で、新しいフォルダーを作成できます。この操作では、あらかじめ指定した条件が満たされると、作成先に新しいフォルダーが自動的に作成され、ファイルやフォルダーを効率的に整理できます。

例：従業員の入社手続きを管理するワークフローを使用しているとします。新入社員ごとに、採用通知書、契約書、入社手続きチェックリストなどの文書を保存する専用フォルダーを作成する必要があります。これらのフォルダーを手動で作成する代わりに、［フォルダーの作成］操作で処理を自動化できます。

設定するには
  1. ［+ 追加］ドロップダウンを開き、［フォルダー操作］の［フォルダーを作成］を選択します。
  2. ［保存先フォルダーを選択］ドロップダウンをクリックし、次のいずれかのオプションを選択します。
    1. このワークフローを開始したフォルダー（フォルダーベースのワークフローでのみ使用可能）：このワークフローを開始したフォルダーが自動的に選択されます。
    2. WorkDriveからフォルダーを選択：WorkDriveで対象のフォルダーを検索して選択し、［選択］をクリックします。
  3. 新しいフォルダーの名前を入力します。
  4. 設定を完了するには、［保存］をクリックします。
操作をさらに追加するには、［すぐに実行する操作］の［+ 追加］をクリックし、必要に応じて設定します。

その他の操作

カスタム関数の実行

［カスタム関数を実行］操作を使用すると、ワークフローの一部としてカスタムDelugeスクリプトを実行できます。この操作により、外部システムの更新、計算の実行、WorkDriveのメタデータの変更、通知の送信、他のZohoアプリや外部アプリとの連携など、高度なロジックを柔軟に自動化できます。
カスタム関数を使用すると、標準のファイル操作やフォルダー操作を超えて、チーム固有の業務プロセスに合わせた自動化を構築できます。ワークフローに追加したカスタム関数は、ワークフローの条件が満たされるたびに自動的に実行されます。

状態または遷移でカスタム関数を実行するには
  1. ［すぐに実行する操作］セクションの［+ 追加］をクリックします。
  2. ［その他の操作］までスクロールし、［カスタム関数を実行］を選択します。



  3. ［関数を選択］ドロップダウンで、実行するカスタム関数を選択します。
  4. 関数に引数がある場合：
    1. 各引数の項目が［引数の関連付け］の下に表示されます。
    2. 静的な値を入力するか、ファイル名、ファイルID、ワークフロー開始者、カスタム項目などのワークフローデータから動的な値を選択するには「#」を入力します。
  5. ワークフローに操作を追加するには、［保存］をクリックします。

対応している動的な値

引数を関連付ける際、次の値を選択できます。
  1. ワークフロー（ID、名前などのワークフローの基本情報）
    1. ID：workflow.id
    2. 名前：workflow.name

  2. トリガーリソース（ワークフローを開始したファイルまたはフォルダーの詳細）
    1. 名前：trigger_res.name
    2. ID：trigger_res.id
    3. 固定リンク：trigger_res.permalink
    4. ダウンロードURL：trigger_res.download_url
    5. 最新バージョン番号：trigger_res.top_version_number
    6. 親ID：trigger_res.parent_id
    7. 作成者名：trigger_res.creator_name
    8. 作成者のメールアドレス：trigger_res.creator_email_id
    9. 作成者のZUID：trigger_res.creator_zuid

  3. ワークフロー項目（ワークフローに設定されているカスタムワークフロー項目の値）
    1. 名前：wf_fields.cf_001.name
    2. ID：wf_fields.cf_001.id
    3. 値：wf_fields.cf_001.value
    4. 種類：wf_fields.cf_001.type

  4. 組織（ワークフローが実行されている組織の詳細）
    1. 名前：organization.name
    2. ID：organization.id

  5. ワークフロー開始者（ワークフローを開始したユーザーの詳細）
    1. ID：wf_initiator.id
    2. 名前：wf_initiator.name
    3. メールアドレス：wf_initiator.email_id

これらの変数を使用すると、ワークフローを開始したファイルまたはフォルダーに応じて、スクリプトを動的に動作させることができます。