WorkDriveのワークフロー概要

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機能の提供状況:

カスタマイズ済みワークフロー:WorkDrive ビジネスプランおよび Zoho One ユーザーでのみ利用できます。

標準ワークフロー（レビュー、承認、レビュー＆承認）:すべてのチームプランで利用できます。

WorkDrive ワークフローを使用して、コンテンツに特化した日常的なビジネスプロセスを自動化し、組織内の業務フローを最適化しましょう。

ワークフロー機能を使用すると、承認、データ収集、タスクの割り当てなどの繰り返し作業を自動化でき、ビジネスプロセスの効率が向上します。この機能を活用することで、ミスの削減、コミュニケーションの強化、コラボレーションの促進など、組織のビジネスプロセスの最適化に役立つさまざまなメリットが得られます。

WorkDrive でワークフローを自動化する主な利用例:

ドキュメントレビューのプロセス:ワークフローを使用すると、ドキュメントのレビュー担当者を簡単に割り当て、承認フローを構築し、期限内にレビューが行われるよう条件を設定して、遅延を減らすことができます。
ファイルとフォルダーの整理:WorkDrive にファイルやフォルダーが追加されたタイミングで自動的に整理されるようワークフローを作成し、必要な情報をすばやく見つけられるようにします。
タスクの割り当てと追跡:タスクを自動的にメンバーに割り当て、タスクの進捗を追跡して、期限どおりに完了できるようにします。

このような自動化をビジネスプロセスに設定することで、業務運営を強化し、効率を高め、より良い成果を得ることができます。

WorkDrive のワークフローを構成する要素

トリガー: トリガーは、ワークフローを開始するきっかけとなるイベントです。ワークフロー処理の起点となります。
例:特定のフォルダーにファイルがアップロードされたときに、自動的にドキュメントレビュー用のワークフローが開始されるようトリガーを設定できます。
ステータス:ワークフロー内のステータスは、タスクやドキュメントがワークフロー処理の中で通過する各段階やフェーズを指します。各ステータスは特定の手順やマイルストーンを表します。
例:アップロード後、ドキュメントは「レビュー中」ステータスになり、レビューの準備ができていることを示します。
遷移:ワークフロー内の 2 つのステータスをつなぐ経路で、タスクやドキュメントがある段階から別の段階へ移動することを表します。ワークフローが特定のステータスに到達すると、ユーザーは用意された遷移のいずれかを選択して処理を進め、ワークフローを完了させます。
例:ドキュメントのレビューが完了したら、ユーザーが「承認」（遷移）を選択して、ステータスを「承認済み」に進めます。
アクション:ワークフロー内の特定のステータスや遷移でタスクを自動化する、あらかじめ定義されたイベントまたは一連の処理です。条件が満たされると自動的に実行され、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などの手作業を効率化します。
例: ドキュメントが承認済みになると、アクションによって自動的にチームと共有されます。

以下は、WorkDrive で利用できるファイル／フォルダーを対象としたトリガーとアクションの一覧です。

メモ:

ワークフローを開始するトリガーは複数追加できます。例: ファイルが「準備完了」に設定されたとき、ファイルがアップロードされたとき、ファイルが作成されたときなど。
各ステータス／遷移ごとに、ファイルベース／フォルダーベースのワークフローに最大 5 個までアクションを設定できます。

ファイルトリガー

データテンプレート経由でファイルプロパティが追加／更新されたとき
ファイルがアップロードされたとき
ファイルが移動されたとき
ファイルがコピーされたとき
ファイルが作成されたとき
ファイルが「準備完了」に設定されたとき

フォルダートリガー

データテンプレート経由でフォルダープロパティが追加／更新されたとき
フォルダーがアップロードされたとき
フォルダーが移動されたとき
フォルダーがコピーされたとき
フォルダーが作成されたとき

ファイルの即時アクション

共有する
移動する
コピーする
最終版として設定する
データテンプレートを関連付ける

フォルダーの即時アクション

共有する
移動する
コピーする
データテンプレートを関連付ける
フォルダーを作成する

その他のアクション

カスタム関数を実行する

WorkDrive で利用できるファイル／フォルダーベースのトリガーとアクションの詳細はこちらをクリックしてください

WorkDrive のワークフロー

自動ワークフロー	手動ワークフロー
これらのワークフローは、ワークフロー内であらかじめ設定されたアクションや条件に基づいて自動的に実行されます。トリガーイベント（例: ファイルの追加、コピー、移動など）が発生すると、ワークフローは自動的に開始され、定義された各ステータスを順に進行します。ワークフローの各段階では、担当ユーザーが用意された遷移のいずれかを選択して、ワークフローを次の段階へ進める必要があります。	自動ワークフローとは異なり、手動ワークフローはユーザーによる手動の開始が必要です。つまり、WorkDrive 内のファイルまたはフォルダーから、ユーザーが手動でワークフローを開始する必要があります。ファイルまたはフォルダーで手動ワークフローを開始するには: 対象のファイルまたはフォルダーを右クリックし、ワークフローを選択します。一覧から必要な手動ワークフローを選択します。自動ワークフローと同様に、手動ワークフローでも、各段階の担当ユーザーはワークフローを次の段階へ進めるために遷移を選択する必要があります。
ワークフローの開始にはユーザー制限はなく、設定されたトリガー条件が発生すると自動的に開始されます。メモ: ワークフローは現在、チームメンバーのみサポートされています。外部ユーザーによって自動イベントが実行された場合、ワークフローは実行されません。	このワークフローを開始できるのは、編集者ロール以上のメンバーのみです。
自動ワークフローでは、最初の遷移の参加者をワークフロー設定時にあらかじめ割り当てておく必要があります。それ以降の遷移については、設定に応じて、参加者を事前に固定することも、ワークフロー実行中に動的に割り当てることもできます。	一方、手動ワークフローはより柔軟で、担当者を事前に指定せずにワークフローを設定し、ユーザーがワークフローを開始するタイミングで担当者情報を入力してもらうことができます。

利用可能な種類:

ファイルベースのワークフロー	フォルダーベースのワークフロー
ファイルベースのワークフローは、個々のファイルに対する処理やタスクを自動化するように設計されています。	フォルダーベースのワークフローは、フォルダー全体に関連する処理やタスクを自動化することに重点を置いています。
ファイルベースのトリガーには、ファイルの作成、アップロード、移動、コピー、準備完了としてマークする操作、または特定のファイルプロパティの更新などがあります。	フォルダーベースのトリガーには、フォルダーの作成、アップロード、移動、コピー、またはフォルダープロパティの更新などがあります。
ファイルベースのワークフローは、ドキュメントの承認、コンテンツレビュー、特定のファイルタイプの管理などのプロセスを自動化するのに最適です。たとえば、公開前にドキュメントを確認・承認したり、アップロードされたファイルを内容に基づいて分類したりするために、ファイルベースのワークフローを使用できます。	フォルダーベースのワークフローは、コンテンツの整理、プロジェクトフォルダーの管理、ドキュメント一式全体の自動化など、より広範なプロセスの自動化に最適です。これらのワークフローを使用してクラウドストレージシステムの構造を設定・維持し、フォルダーレベルでファイルが適切に整理・管理されるようにすることができます。