WorkDriveのワークフローの概要

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機能の利用条件。

カスタマイズしたワークフロー。

手動ワークフロー - WorkDriveのすべての有料プランで利用できます。
自動ワークフロー - WorkDrive BusinessプランおよびZoho Oneユーザーのみで利用できます。

WorkDrive ワークフローで、定型的なコンテンツ関連の業務プロセスを自動化し、組織の作業の流れを最適化できます。

ワークフロー機能を使用すると、承認、データ収集、タスクの割り当てなどの反復作業を自動化し、業務プロセスの効率を高めることができます。この機能を活用することで、エラーの削減、コミュニケーションの向上、コラボレーションの促進など、組織の業務プロセスの最適化に役立つさまざまなメリットが得られます。

WorkDriveでワークフローを自動化するユースケースは以下のとおりです。

ドキュメントレビュープロセス：ワークフローを使用すると、チームメンバーへのドキュメントレビューの割り当て、承認階層の設定、期限内のレビューを確実にするための条件設定を簡単に行え、遅延を削減できます。
ファイルとフォルダーの整理：WorkDriveに追加されたファイルやフォルダーを自動的に整理するワークフローを作成することで、必要な情報をすばやく見つけやすくなります。
タスクの割り当てと追跡：チームメンバーにタスクを自動的に割り当て、タスクの進捗を追跡して期限内の完了を確実にできます。

このような自動化を業務プロセスに設定することで、業務運用を強化し、効率を改善し、より優れた成果を得ることができます。

WorkDriveにおけるワークフローの構成要素

トリガー：トリガーとは、ワークフローを開始するイベントです。ワークフロープロセスの開始点として機能します。
例：指定したフォルダーにファイルがアップロードされたときに、ドキュメントレビューのワークフローを自動的に開始するトリガーを設定できます。
状態：ワークフローの状態とは、タスクやドキュメントがワークフロープロセス中に通過する各段階やフェーズを指します。各状態は、特定のステップやマイルストーンを表します。
例：アップロード後、ドキュメントはレビュー可能であることを示すレビュー中の状態になります。
移行：ワークフロー内の2つの状態をつなぐ経路で、タスクやドキュメントがある段階から別の段階へ移ることを表します。ワークフローが特定の状態に到達すると、ユーザーは利用可能な移行経路のいずれかを選択して、ワークフローを進めて完了する必要があります。
例：ドキュメントのレビュー後、ユーザーは［承認］（移行）を選択して、承認済みの状態に移動します。
アクション：ワークフロー内の特定の状態や移行でタスクを自動化する、事前定義されたイベントまたは一連のイベントです。条件が満たされるとアクションが自動的に実行され、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などの手動作業を効率化できます。
例：ドキュメントが承認されると、アクションによってチームに自動共有されます。

WorkDriveで利用できるファイルおよびフォルダーを対象としたトリガーとアクションの一覧は以下のとおりです。

メモ：

ワークフローを開始するトリガーは複数追加できます。例：ファイルが準備完了としてマークされた、ファイルがアップロードされた、ファイルが作成された場合など。
ファイルおよびフォルダーを対象としたワークフローの各状態／移行には、最大5件のアクションを設定できます。

ファイルのトリガー

データテンプレートを通じてファイルのプロパティが追加／更新されたとき
ファイルがアップロードされたとき
ファイルが移動されたとき
ファイルがコピーされたとき
ファイルが作成されたとき
ファイルが準備完了としてマークされたとき

フォルダーのトリガー

データテンプレートを通じてフォルダーのプロパティが追加／更新されたとき
フォルダーがアップロードされたとき
フォルダーが移動されたとき
フォルダーがコピーされたとき
フォルダーが作成されたとき

ファイルの即時アクション

共有
移動
コピー
最終版としてマーク
データテンプレートの関連付け

フォルダーの即時アクション

共有
移動
コピー
データテンプレートの関連付け
フォルダーの作成

その他のアクション

カスタム関数の実行

WorkDriveで利用できるファイルおよびフォルダーを対象としたトリガーとアクションについて詳しく理解するには、こちらをクリックしてください

WorkDriveのワークフロー

自動ワークフロー	手動ワークフロー
これらのワークフローは、ワークフロー内で設定された事前定義のイベントや条件に基づいて自動的にトリガーされます。トリガーイベントが発生すると（例：ファイルが追加、コピー、移動された場合など）、ワークフローが自動的に開始され、定義された状態に沿って進行します。ワークフローの各段階で、割り当てられたユーザーは利用可能な移行のいずれかを選択し、ワークフローを次の段階へ進める必要があります。	自動ワークフローとは異なり、手動ワークフローはユーザーが手動で開始する必要があります。つまり、WorkDrive内のファイルまたはフォルダーからワークフローを手動で開始する必要があります。ファイルまたはフォルダーの手動ワークフローを開始する手順は次のとおりです。ファイルまたはフォルダーを右クリックし、［ワークフロー］を選択します。利用可能な一覧から必要な手動ワークフローを選択します。自動ワークフローと同様に、手動ワークフローでも、各段階で割り当てられたユーザーが移行を選択して、ワークフローを次の段階へ進める必要があります。
ワークフローの開始にユーザー制限はありません。設定済みのトリガー条件が発生すると自動的に開始されます。	このワークフローを開始できるのは、編集者以上の役割を持つメンバーのみです。
自動ワークフローでは、最初の移行の参加者をワークフロー設定時に事前に割り当てる必要があります。以降の移行では、設定に応じて、参加者を事前に定義することも、ワークフロー中に動的に割り当てることもできます。	一方、手動ワークフローはより柔軟です。担当者を事前に指定せずにワークフローを設定し、ユーザーがワークフローを開始する時点で担当者の詳細を収集できます。

利用可能な種類。

ファイルベースのワークフロー	フォルダーベースのワークフロー
これらのワークフローは、個々のファイルに固有のイベントや操作を自動化するためのものです。	フォルダーベースのワークフローは、フォルダー全体に関連するイベントや操作の自動化に重点を置いています。
ファイルベースのトリガーには、ファイルの作成、アップロード、移動、コピー、準備完了としてマークすること、特定のファイルのプロパティの更新などのイベントが含まれます。	フォルダーベースのトリガーには、フォルダーの作成、アップロード、移動、コピー、フォルダーのプロパティの更新などのイベントが含まれます。
ファイルベースのワークフローは、ドキュメントの承認、コンテンツレビュー、特定のファイル種別の管理などのプロセスの自動化に適しています。たとえば、ファイルベースのワークフローを使用すると、公開前にドキュメントをレビューして承認したり、アップロードされたファイルを内容に基づいて分類したりできます。	フォルダーベースのワークフローは、コンテンツの整理、プロジェクトフォルダーの管理、ドキュメントセット全体の自動化など、より広範なプロセスの自動化に最適です。これらのワークフローを使用すると、クラウドストレージシステムの構造を設定して維持し、ファイルをフォルダー単位で適切に整理、管理できます。