WorkDriveのワークフロー概要

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機能の提供状況:

カスタマイズ済みワークフロー:WorkDrive 企業プランおよび Zoho One ユーザーでのみ利用できます。

標準ワークフロー（レビュー、承認、レビュー＆承認）:すべてのチームプランで利用できます。

WorkDrive ワークフローを使って、コンテンツに特化した日常的な業務プロセスを自動化し、組織内の業務フローを最適化しましょう。

ワークフロー機能を使用すると、承認、データ収集、タスクの割り当てなどの繰り返し作業を自動化でき、業務プロセスの効率を向上できます。この機能を利用することで、ミスの削減、コミュニケーションの強化、コラボレーションの促進など、組織の業務プロセスを最適化するさまざまなメリットが得られます。

WorkDrive でワークフローを自動化する主な利用例:

ドキュメントレビューのプロセス:ワークフローを使用すると、ドキュメントのレビュー担当者を簡単に割り当て、承認階層を設定し、期限どおりにレビューが行われるよう条件を設定して、遅延を減らすことができます。
ファイルとフォルダーの整理:WorkDrive に追加されたタイミングでファイルやフォルダーを自動的に整理するワークフローを作成し、必要な情報をすばやく見つけられるようにします。
タスクの割り当てと進捗管理:タスクを自動的にメンバーへ割り当て、タスクの進捗を追跡して、期限どおりの完了を確保します。

このような自動化を業務プロセスに設定することで、業務運営を強化し、効率を高め、より良い成果を得ることができます。

WorkDrive のワークフローを構成する要素について

トリガー: トリガーは、ワークフローを開始するきっかけとなるイベントです。ワークフロー処理の起点となります。
例:特定のフォルダーにファイルがアップロードされたときに、ドキュメントレビューのワークフローが自動的に開始されるようトリガーを設定できます。
ステータス:ワークフロー内のステータスは、タスクやドキュメントがワークフロー処理の中で通過する各段階やフェーズを指します。各ステータスは特定の手順やマイルストーンを表します。
例:アップロード後、ドキュメントは「レビュー中」ステータスに入り、レビューの準備ができていることを示します。
遷移:ワークフロー内の 2 つのステータスをつなぐ経路で、タスクやドキュメントがある段階から別の段階へ移動することを表します。ワークフローが特定のステータスに到達すると、ユーザーは用意された遷移のいずれかを選択して処理を進め、ワークフローを完了させます。
例:ドキュメントのレビューが完了したら、ユーザーが「承認」（遷移）を選択して、ステータスを「承認済み」に進めます。
アクション:ワークフロー内の特定のステータスや遷移でタスクを自動化する、あらかじめ定義されたイベントまたは一連の処理です。条件が満たされると自動的に実行され、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などの手作業を効率化します。
例: ドキュメントが承認済みになると、アクションによって自動的にチームと共有されます。

以下は、WorkDrive で利用できるファイル／フォルダーを対象としたすべてのトリガーとアクションの一覧です。

メモ:

ワークフローを開始するトリガーは複数追加できます。例: 「準備完了」にマークされたファイル、アップロードされたファイル、作成されたファイルなど。
各ステータス／遷移ごとに、ファイルベース／フォルダーベースのワークフローそれぞれで最大 5 件までアクションを設定できます。

ファイルトリガー

データテンプレート経由でファイルプロパティが追加／更新されたとき
ファイルがアップロードされたとき
ファイルが移動されたとき
ファイルがコピーされたとき
ファイルが作成されたとき
ファイルが「準備完了」にマークされたとき

フォルダートリガー

データテンプレート経由でフォルダープロパティが追加／更新されたとき
フォルダーがアップロードされたとき
フォルダーが移動されたとき
フォルダーがコピーされたとき
フォルダーが作成されたとき

ファイルの即時アクション

共有する
移動する
コピーする
最終版として設定する
データテンプレートを関連付ける

フォルダーの即時アクション

共有する
移動する
コピーする
データテンプレートを関連付ける
フォルダーを作成する

その他のアクション

カスタム関数を実行する

WorkDrive で利用できるファイル／フォルダーベースのトリガーとアクションの詳細はこちらをクリックしてください

WorkDrive のワークフロー

自動ワークフロー	手動ワークフロー
これらのワークフローは、ワークフロー内であらかじめ設定されたアクションや条件に基づいて自動的に実行されます。トリガーイベント（例: ファイルの追加、コピー、移動など）が発生すると、ワークフローは自動的に開始され、定義された各ステータスを進行していきます。ワークフローの各段階では、担当ユーザーが用意された遷移のいずれかを選択して、ワークフローを次のステージへ進める必要があります。	自動ワークフローとは異なり、手動ワークフローはユーザーによる手動の開始が必要です。つまり、WorkDrive 内のファイルまたはフォルダーから、ユーザーが手動でワークフローを開始する必要があります。ファイルまたはフォルダーで手動ワークフローを開始するには: 対象のファイルまたはフォルダーを右クリックし、ワークフローを選択します。一覧から、必要な手動ワークフローを選択します。自動ワークフローと同様に、手動ワークフローでも、各段階の担当ユーザーが遷移を選択して、ワークフローを次のステージへ進める必要があります。
ワークフローの開始にユーザー制限はなく、設定されたトリガー条件が発生すると自動的に開始されます。	このワークフローを開始できるのは、編集者ロール以上のメンバーのみです。
自動ワークフローでは、最初の遷移の参加者を、ワークフローの設定時にあらかじめ割り当てておく必要があります。それ以降の遷移については、設定に応じて、事前に参加者を定義しておくことも、ワークフロー実行中に動的に割り当てることもできます。	一方、手動ワークフローはより柔軟で、担当者を事前に指定せずにワークフローを設定し、ユーザーがワークフローを開始するタイミングで担当者情報を入力してもらうことができます。

利用可能な種類:

ファイルベースのワークフロー	フォルダーベースのワークフロー
これらのワークフローは、個々のファイルに対する処理やタスクを自動化するよう設計されています。	フォルダーベースのワークフローは、フォルダー全体に関連する処理やタスクの自動化に特化しています。
ファイルベースのトリガーには、ファイルの作成、アップロード、移動、コピー、準備完了へのマーク、特定のファイルプロパティの更新などの処理が含まれます。	フォルダーベースのトリガーには、フォルダーの作成、アップロード、移動、コピー、フォルダープロパティの更新などの処理が含まれます。
ファイルベースのワークフローは、ドキュメントの承認、コンテンツレビュー、特定のファイルタイプの管理などのプロセスを自動化するのに最適です。たとえば、公開前にドキュメントを確認・承認したり、アップロードされたファイルを内容に基づいて自動分類したりするために、ファイルベースのワークフローを使用できます。	フォルダーベースのワークフローは、コンテンツの整理、プロジェクトフォルダーの管理、ドキュメント一式の自動処理など、より広範なプロセスの自動化に適しています。これらのワークフローを使用すると、クラウドストレージシステムの構造を設定・維持し、フォルダーレベルでファイルが適切に整理・管理されるようにすることができます。