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機能の提供状況:

カスタマイズ済みワークフロー:WorkDrive 企業プランおよび Zoho One ユーザーでのみ利用できます。

標準ワークフロー（レビュー、承認、レビュー＆承認）:すべてのチームプランで利用できます。

1. ドキュメントレビューのプロセス:ワークフローを使用すると、ドキュメントのレビュー担当者を簡単に割り当て、承認階層を設定し、期限どおりにレビューが行われるよう条件を設定して、遅延を減らすことができます。
   
   
2. ファイルとフォルダーの整理:WorkDrive に追加されたタイミングでファイルやフォルダーを自動的に整理するワークフローを作成し、必要な情報をすばやく見つけられるようにします。
   
   
3. タスクの割り当てと進捗管理:タスクを自動的にメンバーへ割り当て、タスクの進捗を追跡して、期限どおりの完了を確保します。
   

1. トリガー: トリガーは、ワークフローを開始するきっかけとなるイベントです。ワークフロー処理の起点となります。
   例:特定のフォルダーにファイルがアップロードされたときに、ドキュメントレビューのワークフローが自動的に開始されるようトリガーを設定できます。
   
   
2. ステータス:ワークフロー内のステータスは、タスクやドキュメントがワークフロー処理の中で通過する各段階やフェーズを指します。各ステータスは特定の手順やマイルストーンを表します。
   例:アップロード後、ドキュメントは「レビュー中」ステータスに入り、レビューの準備ができていることを示します。
   
   
3. 遷移:ワークフロー内の 2 つのステータスをつなぐ経路で、タスクやドキュメントがある段階から別の段階へ移動することを表します。ワークフローが特定のステータスに到達すると、ユーザーは用意された遷移のいずれかを選択して処理を進め、ワークフローを完了させます。
   例:ドキュメントのレビューが完了したら、ユーザーが「承認」（遷移）を選択して、ステータスを「承認済み」に進めます。
   
   
4. アクション:ワークフロー内の特定のステータスや遷移でタスクを自動化する、あらかじめ定義されたイベントまたは一連の処理です。条件が満たされると自動的に実行され、ファイルの共有、フォルダーの移動、プロパティの更新などの手作業を効率化します。
   例: ドキュメントが承認済みになると、アクションによって自動的にチームと共有されます。

メモ:

1. ワークフローを開始するトリガーは複数追加できます。例: 「準備完了」にマークされたファイル、アップロードされたファイル、作成されたファイルなど。
2. 各ステータス／遷移ごとに、ファイルベース／フォルダーベースのワークフローそれぞれで最大 5 件までアクションを設定できます。
   

1. データテンプレート経由でファイルプロパティが追加／更新されたとき
2. ファイルがアップロードされたとき
3. ファイルが移動されたとき
4. ファイルがコピーされたとき
5. ファイルが作成されたとき
6. ファイルが「準備完了」にマークされたとき

1. データテンプレート経由でフォルダープロパティが追加／更新されたとき
2. フォルダーがアップロードされたとき
3. フォルダーが移動されたとき
4. フォルダーがコピーされたとき
5. フォルダーが作成されたとき

1. 共有する
2. 移動する
3. コピーする
4. 最終版として設定する
5. データテンプレートを関連付ける

1. 共有する
2. 移動する
3. コピーする
4. データテンプレートを関連付ける
5. フォルダーを作成する
   

1. カスタム関数を実行する

WorkDrive のワークフロー

1. レビュー
   
2. 承認
3. レビューと承認