Zoho WorkDriveのファイルの提案機能を使用すると、ファイルを手動で検索したり、複数階層のフォルダーをたどったりすることなく、目的のファイルに簡単にアクセスできます。［ファイルの提案］タブには、ファイルのアクセス日時や頻度に基づいて、各ユーザーやチームにファイルの一覧が表示されます。

この機能では、最近アクセスしたファイルだけでなく、アクセス履歴や頻度、チーム内での利用状況なども考慮して、アクセスする可能性が高い項目が提案されます。 

この機能は、Zoho WorkDriveのスタータープラン、チームプラン、ビジネスプラン、Zoho WorkplaceおよびZoho Oneのバンドルプランで利用できます。

ファイルの提案の仕組み  

［ファイルの提案］タブには、提案されるファイルが、以下の5つのカテゴリーに分けて表示されます。

• 最近アクセス：アクセス履歴に基づいて、最近アクセスしたファイルが表示されます。

• 頻繁にアクセス：最近、頻繁にアクセスしているファイルが表示されます。

• 定期的にアクセス：週や月など、一定の期間でアクセスしているファイルが表示されます。

• チームが頻繁にアクセス：チームメンバーが頻繁にアクセスしている共有ファイルが表示されます。

• チームが最近アクセス：アクセス履歴に基づいて、チームメンバーが最近アクセスしたファイルが表示されます。

［ファイルの提案］タブには、各ユーザーやチームのファイルへのアクセス履歴や利用状況に基づいて、提案されるファイルが更新されます。また、アクセス履歴や利用状況の変更に応じて、ユーザーごとに異なる内容が表示されます。

ファイルの提案の有効化

初期設定では、ファイルの提案機能は無効です。チームメンバーが［ファイルの提案］タブにアクセスするには、チーム管理者がこの機能を有効にする必要があります。

チームにおけるファイルの提案機能の有効化

1. 画面左下の［管理画面］をクリックします。
   ［管理画面］が新しいタブで表示されます。初期設定では、［ダッシュボード］が選択されています。

2. 画面左側のメニューで、［設定］をクリックします。

3. ［設定］メニューで、［ファイルの提案］タブを選択します。

4. ［ファイルの提案を有効にする］のスイッチを有効にします。
   
   

   

有効にすると、すべてのチームメンバーに対して、Zoho WorkDrive画面左側のメニューに、［ファイルの提案］タブが表示されます。

ファイルの提案へのアクセス方法

• 画面左側のメニューで、［ファイルの提案］タブをクリックします。
  各ユーザーやチームの利用状況に応じたファイルの提案が一覧表示されます。
  
  

最初は提案が表示されない場合がありますが、ファイルの利用が増えるにつれて改善されていきます。

ファイルの提案への最初の表示内容の設定  

Zoho WorkDriveにアクセスした際に最初に表示する画面として
［ファイルの提案］タブを設定すると、ユーザーやチームが頻繁に使用するファイルにすぐにアクセスできます。

ファイルの提案を最初に表示する内容として設定するには

1. 画面右上のプロフィール写真
   をクリックします。 ドロップダウンが表示されます。

2. ［自分のドライブ］セクションで、［個人設定］を選択します。初期設定では、一般設定タブが表示されます。

3. ［アクセス時に最初に表示する内容］セクションで、［ファイルの提案］を選択します。設定が完了すると、次回Zoho WorkDriveにアクセスしたときに、直接ファイルの提案画面が表示されます。

   
   

   
   
   

ファイルの提案におけるチームフォルダーの表示

チームフォルダーの管理者は、特定のチームフォルダー内のファイルを、他のチームメンバーの
［ファイルの提案］
タブに表示するかどうかを設定できます。これにより、チームメンバーのファイルの提案一覧に、特定のファイルのみが表示されるようになります。

チームフォルダーの表示を管理するには

1. ファイルの提案を管理するチームフォルダーを選択します。

2. 上部の操作バーで、［管理する］ボタンをクリックします。ドロップダウンが表示されます。

3. ドロップダウンから［設定］を選択します。チームフォルダーの設定画面が表示されます。

4. 該当するチームフォルダーのファイルを他のチームメンバーの［ファイルの提案］タブに表示するには、
   ［候補の提案にチームフォルダー内のファイルを含める］のスイッチを有効にします。
   
   

無効にすると、該当チームフォルダーのファイルは他のチームメンバーの［ファイルの提案］タブに表示されなくなります。

これにより、管理者は、機密性の高いファイルや重要度の低いファイルが表示されないようにしながら、チームにとって関連性の高いコンテンツを優先的に表示できます。

ファイルの提案における自分のフォルダーの表示

自分のフォルダー内のファイルを、他のチームメンバーの［ファイルの提案］タブに表示するかどうかを設定できます。

この設定を有効にすると、自分のフォルダー
で最近アクセスしたファイルや頻繁にアクセスしているファイルが、アクセス権限を持つ他のチームメンバーの［ファイルの提案］タブに表示される場合があります。自分のフォルダー内のファイルを他のチームメンバーのファイルの提案に表示しない場合、この機能を無効にできます。

 自分のフォルダーの表示を管理するには

1. 画面右上のプロフィール写真をクリックします。

2. ［自分のドライブ］セクションで、［個人設定］を選択します。
   初期設定では、一般設定タブが表示されます。

3. 自分のフォルダー内のファイルを他のチームメンバーの［ファイルの提案］タブに表示するには、［候補の提案に自分のフォルダー内のファイルを含める］のスイッチを有効にします。
   ［候補の提案に自分のフォルダー内のファイルを含める］を無効にすると、自分のフォルダー内のファイルが他のチームメンバーの［ファイルの提案］タブに表示されなくなります。
   
   
   
   

ファイルの提案におけるリンクの表示

［チームの誰でも］の表示設定では、リンクを使用してチームにファイルを共有する際に、そのファイルをチームの［ファイルの提案］タブに表示するかどうかを設定できます。

これにより、すべての共有ファイルではなく、重要なファイルのみが［ファイルの提案］タブに表示されるようになります。

リンクの表示を管理するには

1. 管理するファイルを選択します。

2. 画面上部の操作バーで、［共有する］をクリックします。共有設定の画面が表示されます。

3. ［リンク］セクションで、［表示設定を変更する］をクリックします。リンク設定が表示されます。
   
   

4. ［リンクを通じたこのファイルへのアクセスを許可する対象］ドロップダウンから、［チームの誰でも］を選択します。
   ［候補の提案を許可する］設定は、ファイルが［チームの誰でも］の表示設定で共有されている場合にのみ表示されます。特定のユーザーやグループと共有した場合は表示されません。
   

5. 初期設定では、アクセス権限の設定で［候補の提案を許可する］は無効になっています。
   リンクを使用して共有したファイルを他のチームメンバーの［ファイルの提案］タブに表示するには、［候補の提案を許可する］のチェックボックスにチェックを入れます。
   ［候補の提案を許可する］のチェックボックスからチェックを外すと、該当ファイルは他のチームメンバーの［ファイルの提案］タブに表示されなくなります。