ファイル候補で関連ファイルにすばやくアクセスする

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利用可能なのはWorkDrive ビジネスプランおよびZoho Oneバンドルユーザーのみです。

ファイル候補を使うと、必要なファイルにすばやくアクセスでき、検索したりフォルダーをたどったりする手間を省けます。このタブには、ファイルを探す時間を短縮する、スマートでパーソナライズされたファイルのおすすめが一覧表示されます。

ファイル候補は、最近開いたファイルを表示するだけでなく、アクセス履歴、利用パターン、チームのアクティビティに基づいて、次に必要になりそうなファイルも提案します。

ファイルはどのように提案されますか？

ファイルは、ファイル候補タブに、次の 5 つのカテゴリに基づいて表示されます。

最近アクセスしたファイル:直近のアクティビティに基づき、最近開いたファイルです。
頻繁にアクセスしたファイル: 最近よく開いているファイルです。
定期的にアクセスしたファイル:毎週や毎月など、一定の周期で繰り返しアクセスしているファイルです。
チームで頻繁にアクセスされたファイル:チームメンバーがよく開いているファイルで、共有されており利用頻度の高いファイルを示します。
チームで最近アクセスされたファイル:チームメンバーが最近開いたファイルで、直近のアクティビティを反映します。

これらの候補は、あなたやチームの利用状況に基づいて時間とともに更新され、ファイルの利用パターンが変化するにつれて、ユーザーごとに異なる内容になります。

ファイル候補を有効にする

ファイル候補は初期設定ではオフになっています。チーム管理者 が有効にしてはじめて、チームでファイル候補タブを利用できます。

チームでファイル候補を有効にするには:

WorkDrive 画面左下の管理コンソールをクリックします。
管理コンソールが新しいタブで開き、初期設定でダッシュボードが選択されています。
左側のパネルで設定をクリックします。
［設定］パネルで、ファイル候補タブを選択します。
［ファイル候補を有効にする］オプションをオンに切り替えます。

有効にすると、WorkDrive ホーム画面の左側パネルにファイル候補タブが表示され、すべてのチームメンバーが利用できるようになります。

ファイル候補にアクセスする方法

WorkDrive の左側パネルで、ファイル候補タブをクリックします。
あなた専用のファイル候補ページが開き、あなたとチームのアクティビティに基づいたスマートな候補リストが表示されます。

候補は最初は空の状態で表示される場合がありますが、他のファイルを操作し始めると、時間の経過とともに精度が向上します。

ファイル候補を初期設定ページとして設定する

よく利用するファイルにすばやくアクセスできるよう、ファイル候補を初期設定のランディングページとして設定できます。

ファイル候補を初期設定ページとして設定するには:

WorkDrive 画面右上のプロフィールアイコンをクリックします。ドロップダウンが表示されます。
［マイ設定］を、My WorkDrive セクションの下から選択します。一般タブが初期設定で開きます。
［初期設定のランディング場所］セクションで、ファイル候補を選択します。

設定が完了すると、次回 WorkDrive を開いたときに、直接ファイル候補ページが表示されます。

チームフォルダーのファイル候補を管理する

チームフォルダー管理者は、特定のチームフォルダー内のファイルを、他のチームメンバーのファイル候補 タブに表示するかどうかを制御できます。これにより、チームメンバーの候補リストに表示されるファイルを、意図したもののみに限定できます。

チームフォルダーのファイル候補を管理するには:

管理したいチームフォルダーを選択します。
画面上部のバーにある管理ボタンをクリックします。ドロップダウンが表示されます。
設定を選択します。「チームフォルダーの設定」画面が開きます。
「このチームフォルダーのファイルをスマート候補に含める 」をオフに切り替えると、このフォルダー内のファイルはメンバーの［ファイル候補］タブに表示されなくなります。

トグルがオンの場合、このフォルダー内の関連ファイルがメンバーの候補として表示されます。

これにより、管理者はチームにとって最も関連性の高いコンテンツを優先表示しつつ、機密性の高いファイルや重要度の低いファイルを日常的な表示から除外できます。

チームのファイル候補における［マイフォルダー］の管理

自分のマイフォルダー内のファイルを、他のチームメンバーのファイル候補に含めるかどうかを選択できます。

この設定が有効な場合、マイフォルダー 内で頻繁に、または最近アクセスしたファイルが（アクセス権がある場合に限り）他のチームメンバーの［ファイル候補］タブに表示されることがあります。表示を制限したい場合は、いつでもこの設定をオフにできます。

他のチームメンバーのファイル候補に表示される［マイフォルダー］を管理するには:

WorkDrive 画面右上のプロフィールアイコンをクリックします。
マイ設定を、マイ WorkDriveセクションから選択します。［一般］タブが既定で開きます。
「マイフォルダーのファイルをスマート候補に含める 」をオフに切り替えると、自分のファイルが他のメンバーの［ファイル候補］に表示されなくなります。
「オン マイフォルダーのファイルをスマート候補に含める」に切り替えると、チームメンバーは自分のマイフォルダー内の関連ファイルを候補として確認できるようになります。

チーム全体向けパーマリンクのファイル候補を管理する

ファイルをパーマリンクで「チーム内の全員」 の表示設定で共有する場合、そのファイルをチームの［ファイル候補］リストに表示するかどうかを選択できます。

これにより、チームと共有されている中でも重要なファイルだけがファイル候補に表示され、不要なファイルや頻繁に共有されるアイテムの過剰な表示を防ぐことができます。

チーム全体向けパーマリンクのファイル候補を管理するには :

管理したいファイルを選択します。
［共有］ボタンをクリックします。共有設定パネルが開きます。
［パーマリンク］セクションで、［表示設定を変更］をクリックします。［リンク設定］が表示されます。

［このファイルにパーマリンクでアクセスできるユーザー ］ドロップダウンで、 Anyone in the Team（チーム内の全員）を選択します。
(［スマート候補を許可］オプションは、ファイルが「チーム内の全員」と共有されている場合にのみ表示されます。特定のユーザーやグループと共有している場合は利用できません。)

アクセスレベルを設定すると、Allow smart suggestion オプションは、デフォルトで無効になっています。

チームメンバーの「ファイル候補」にこのファイル／このフォルダー内のファイルが表示されないようにするには、Allow Smart Suggestionのチェックボックスをオフにします。

または、チームメンバーの「ファイル候補」にこのファイル／このフォルダー内のファイルを表示させるには、Allow Smart Suggestionのチェックボックスをオンにします。