ファイル候補による迅速な関連ファイルアクセス

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ファイル候補を使うと、フォルダーを検索したり閲覧したりしなくても、必要なファイルにすばやくアクセスできます。このタブには、ファイルを探す時間を短縮するための、スマートでパーソナライズされたファイルのおすすめが一覧表示されます。

ファイル候補は、最近開いたファイルを表示するだけでなく、アクセス履歴、利用パターン、チームの活動に基づいて、次に必要になりそうなファイルを提案します。

すべての有料プラン（Starter、Team、Business）、Zoho Workplace、Zoho One バンドルで利用できます。

ファイルはどのように提案されますか？

ファイルは、ファイル候補タブに、次の 5 つのカテゴリに基づいて表示されます。

最近アクセスしたファイル:直近の操作履歴に基づき、最近開いたファイルが表示されます。
頻繁にアクセスしたファイル: 最近よく開いているファイルが表示されます。
定期的にアクセスしているファイル:毎週や毎月など、一定の周期でアクセスしているファイルが表示されます。
チームで頻繁にアクセスしているファイル:チームメンバーがよく開いているファイルが表示され、共有されていて利用頻度の高いファイルを把握できます。
チームで最近アクセスしたファイル:チームメンバーが最近開いたファイルが表示され、直近のチームの活動状況を反映します。

これらの候補は、あなたやチームの利用状況に応じて随時更新されます。ファイルの利用パターンが変化すると、ユーザーごとに表示される候補も異なってきます。

ファイル候補を有効にする

ファイル候補は、デフォルトではオフになっています。チーム管理者 が有効化することで、チームメンバーが［ファイル候補］タブにアクセスできるようになります。

チームでファイル候補を有効にするには：

WorkDrive 画面左下の［Admin Console］をクリックします。
Admin Console が新しいタブで開き、デフォルトで［Dashboard］が選択されています。
左側のパネルで［Settings］をクリックします。
［Settings］パネルで、［File Suggestions］タブを選択します。
［Enable File Suggestions］オプションをオンに切り替えます。

有効にすると、すべてのチームメンバーの WorkDrive ホーム画面左側のパネルに、［ファイル候補］タブが表示されます。

ファイル候補にアクセスする方法

WorkDrive の左側パネルから、［File Suggestions］タブをクリックします。
あなた専用のファイル候補ページが開き、あなたとチームの活動に基づいたスマートな候補リストが表示されます。

最初は候補が表示されない場合がありますが、ファイルの操作が増えるにつれて精度が向上します。

ファイル候補をデフォルトページに設定する

［ファイル候補］をデフォルトのランディングページとして設定し、あなたやチームがよく利用するファイルに、よりすばやくアクセスできるようにすることができます。

ファイル候補をデフォルトページに設定するには：

WorkDrive 画面右上のプロフィールアイコンをクリックします。ドロップダウンが表示されます。
［My WorkDrive］セクションの下にある［My Preferences］を選択します。［General］タブがデフォルトで開きます。
［Default Landing Location］セクションで、［File Suggestions］を選択します。

設定が完了すると、次回 WorkDrive を開いたときに、直接「ファイル候補」ページが表示されます。

チームフォルダーのファイル候補を管理する

チームフォルダーの管理者は、特定のチームフォルダー内のファイルを他のメンバーのファイル候補 タブに表示するかどうかを設定できます。これにより、チームメンバーの候補リストに、意図したファイルだけが表示されるようにできます。

チームフォルダーのファイル候補を管理するには：

管理したいチームフォルダーを選択します。
上部バーの［管理］ボタンをクリックします。ドロップダウンが表示されます。
ドロップダウンから［設定］を選択します。チームフォルダーの設定画面が開きます。
［このチームフォルダーのファイルをスマート候補に含める］トグルをOFFに切り替えると、このフォルダー内のファイルはメンバーの「ファイル候補」タブに表示されなくなります。

トグルがONの場合、このフォルダー内の関連ファイルがメンバーの候補に表示されます。

これにより、管理者はチームにとって最も関連性の高いコンテンツを優先表示しつつ、機密性の高いファイルや重要度の低いファイルを日常的な表示から除外できます。

チームのファイル候補における「マイフォルダー」の管理

自分のマイフォルダー内のファイルを、他のチームメンバーのファイル候補に含めるかどうかを選択できます。

この設定を有効にすると、自分のマイフォルダー 内で頻繁に、または最近アクセスしたファイルが（アクセス権がある場合）他のチームメンバーの「ファイル候補」タブに表示されることがあります。いつでもこの設定をオフにして、表示を制限できます。

他のチームメンバーのファイル候補における「マイフォルダー」を管理するには：

WorkDrive 画面右上のプロフィールアイコンをクリックします。
［マイ設定］を、マイ WorkDriveセクションの下から選択します。デフォルトで［全般］タブが開きます。
［マイフォルダーのファイルをスマート候補に含める］トグルをOFFに切り替えると、自分のファイルが他のユーザーの「ファイル候補」に表示されなくなります。
［マイフォルダーのファイルをスマート候補に含める］トグルをオンにすると、チームメンバーは自分のマイフォルダー内の関連ファイルを候補として確認できるようになります。

チーム全体向けパーマリンクのファイル候補を管理する

ファイルをパーマリンクで「チーム内の全員」 の表示設定で共有する場合、そのファイルをチームのファイル候補リストに表示するかどうかを選択できます。

これにより、チームと共有されたファイルのうち、重要なものだけがファイル候補に表示され、共有されたすべてのアイテムが不要に表示されることを防げます。

チーム全体向けパーマリンクのファイル候補を管理するには：

管理したいファイルを選択します。
［共有］ボタンをクリックします。「共有設定」パネルが開きます。
［パーマリンク］セクションで、［表示設定を変更］をクリックします。［リンク設定］が表示されます。

[このファイルにパーマリンクでアクセスできるユーザー ] ドロップダウンで、 チーム内の全員を選択します。
([スマートサジェストを許可] オプションは、ファイルが「チーム内の全員」と共有されている場合にのみ表示されます。特定のユーザーやグループと共有している場合は表示されません。)

[アクセスレベル] の設定が完了すると、 [スマートサジェストを許可] オプションはデフォルトで無効になっています。

チームメンバーの「ファイルのおすすめ」にこのファイル、またはこのフォルダー内のファイルを表示させない場合は、スマートサジェストを許可のチェックボックスをオフのままにします。

または、チームメンバーの「ファイルのおすすめ」にこのファイル、またはこのフォルダー内のファイルを表示させる場合は、スマートサジェストを許可 のチェックボックスをオンにします。