ファイル提案で関連ファイルに即アクセスする方法

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利用可能なのはWorkDrive ビジネスプランおよびZoho Oneバンドルユーザーのみです。

ファイル候補を使うと、必要なファイルにすばやくアクセスでき、検索したりフォルダーをたどったりする手間を省けます。このタブには、ファイルを探す時間を短縮する、スマートでパーソナライズされたファイルのおすすめが一覧表示されます。

ファイル候補は、最近開いたファイルを表示するだけでなく、アクセス履歴、利用パターン、チームのアクティビティに基づいて、次に必要になりそうなファイルを提案します。

ファイルはどのように提案されますか？

ファイルはファイル候補タブに、次の 5 つのカテゴリに基づいて表示されます。

最近アクセスしたファイル:直近のアクティビティに基づき、最近開いたファイルです。
頻繁にアクセスしたファイル: 最近よく開いているファイルです。
定期的にアクセスしたファイル:毎週や毎月など、一定の周期で繰り返しアクセスしているファイルです。
チームで頻繁にアクセスしたファイル:チームメンバーがよく開いているファイルで、共有されており利用頻度が高いファイルを示します。
チームで最近アクセスしたファイル:チームメンバーが最近開いたファイルで、直近のアクティビティを反映します。

これらの候補は、あなたやチームの利用状況に基づいて時間とともに更新され、ファイルの利用パターンが変化するにつれて、ユーザーごとに異なる内容が表示されます。

ファイル候補を有効にする

ファイル候補は、初期設定ではオフになっています。チーム管理者 が有効にしてはじめて、チームで［ファイル候補］タブを利用できます。

チームでファイル候補を有効にするには:

WorkDrive 画面左下の管理コンソールをクリックします。
管理コンソールが新しいタブで開き、初期設定でダッシュボードが選択されています。
左側のパネルで設定をクリックします。
［設定］パネルで、ファイル候補タブを選択します。
［ファイル候補を有効にする］オプションをオンに切り替えます。

有効にすると、WorkDrive ホーム画面の左側パネルに［ファイル候補］タブが表示され、すべてのチームメンバーが利用できるようになります。

ファイル候補にアクセスする方法

WorkDrive の左側パネルで、ファイル候補タブをクリックします。
あなた専用のファイル候補ページが開き、あなたとチームのアクティビティに基づいたスマートな候補の一覧が表示されます。

最初は候補が表示されない場合がありますが、他のファイルを操作していくにつれて、時間とともに精度が向上します。

ファイル候補を初期設定ページにする

［ファイル候補］を初期設定のランディングページとして設定し、あなたやチームがよく扱うファイルにすばやくアクセスできるようにすることができます。

ファイル候補を初期設定ページとして設定するには:

WorkDrive 画面右上のプロフィールアイコンをクリックします。ドロップダウンが表示されます。
［マイ設定］を、My WorkDrive セクションの下から選択します。［一般］タブが初期設定で開きます。
［初期設定のランディング場所］セクションで、ファイル候補を選択します。

設定が完了すると、次回 WorkDrive を開いたときに、直接ファイル候補ページが表示されます。

チームフォルダーのファイル候補を管理する

チームフォルダーの管理者は、特定のチームフォルダー内のファイルを他のメンバーのファイル候補 タブに表示するかどうかを決定できます。これにより、チームメンバーの候補リストに表示されるファイルを必要なものだけに絞り込むことができます。

チームフォルダーのファイル候補を管理するには:

管理したいチームフォルダーを選択します。
画面上部のバーにある管理ボタンをクリックします。ドロップダウンが表示されます。
設定を選択します。チームフォルダー設定画面が開きます。
トグル「このチームフォルダーのファイルをスマート候補に含める」 をオフにして、このフォルダーのファイルをメンバーのファイル候補タブに表示しないようにします。

トグルがオンの場合、このフォルダー内の関連ファイルがメンバーの候補リストに表示されます。

これにより、管理者はチームにとって最も関連性の高いコンテンツを優先表示しつつ、機密性の高いファイルや重要度の低いファイルを日常的な表示から外すことができます。

チームのファイル候補でのマイフォルダーの管理

自分のマイフォルダー内のファイルを、他のチームメンバーのファイル候補に含めるかどうかを選択できます。

この設定が有効な場合、マイフォルダー内で頻繁に、または最近アクセスしたファイルが（アクセス権のある）他のチームメンバーのファイル候補タブに表示されることがあります。表示を制限したい場合は、いつでもこの設定をオフにできます。

他のチームメンバーのファイル候補でのマイフォルダーの管理方法:

WorkDrive 画面右上のプロフィールアイコンをクリックします。
マイ設定を、マイ WorkDriveセクションの下から選択します。初期設定では一般タブが開きます。
トグル「マイフォルダーのファイルをスマート候補に含める」 をオフにして、自分のファイルが他のメンバーのファイル候補に表示されないようにします。
トグルをオン 「マイフォルダーのファイルをスマート候補に含める」に切り替えると、チームメンバーはあなたのマイフォルダー内の関連ファイルを候補として確認できるようになります。

チーム全体向けパーマリンクのファイル候補を管理する

ファイルをパーマリンクで「チーム内の全員」 の表示設定で共有する場合、そのファイルをチームのファイル候補リストに表示するかどうかを選択できます。

これにより、チームと共有されている中でも重要なファイルだけがファイル候補に表示されるようになり、頻繁に共有されるアイテムの不要な表示を避けることができます。

チーム全体向けパーマリンクのファイル候補を管理するには:

管理したいファイルを選択します。
共有ボタンをクリックします。共有設定パネルが開きます。
[パーマリンク] セクションで、[表示設定を変更] をクリックします。リンク設定が表示されます。

[このファイルにパーマリンクでアクセスできるユーザー ] ドロップダウンで、 チーム内の全員を選択します。
([スマート候補を許可] オプションは、ファイルを「チーム内の全員」と共有している場合にのみ表示されます。特定のユーザーやグループと共有している場合は利用できません。)

アクセスレベルを設定すると、Allow smart suggestion オプションは初期設定で無効になっています。

チームメンバーの「ファイル候補」にこのファイル／このフォルダー内のファイルを表示させたくない場合は、Allow Smart Suggestion のチェックボックスをオフにします。

または、チームメンバーの「ファイル候補」にこのファイル／このフォルダー内のファイルを表示させる場合は、Allow Smart Suggestion のチェックボックスをオンにします。