ワークフロールール

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Zoho Workerly のワークフルールールは、特定の条件が満たされた場合に実行される処理（アラート、タスク、項目の更新）を自動化するための仕組みです。これにより、メールアラートやSMSアラートの送信、タスクの割り当て、データの特定項目の更新などがルールの実行時に自動で行われます。

ワークフロールールは以下の要素で構成されます：

基本詳細 - ルールが適用されるデータ種別、ルール名、説明を指定します。
ルールトリガー - どのタイミングでルールを実行するか、また何に基づいて実行するかを指定します。設定は2種類あります：

データの操作に基づき実行する - データの作成、編集、作成/編集、削除、または特定項目の更新時にルールを実行できます。
日付項目の値に基づき実行する - ルール条件に一致するすべてのデータに対して、選択した日付項目の値に基づいて、毎月または毎年ルールが実行されます。

ルール条件 - 条件をリスト化して、条件に一致するデータをフィルターします。ワークフロールールは、これらのデータによって実行されます。
処理 - 設定した条件に一致したデータに対して自動化する操作を指定します。

即時処理 - ルールが実行されたとき、すぐに実行されるアラート、SMSトリガー、タスク、項目更新、Webhookなどを追加します。

スケジュール処理 - 指定した時間に基づいてスケジュールされ、実行されるアラート、SMSトリガー、タスク、項目更新、Webhookなどを追加します。

Zoho Workerly でワークフロールールを作成する

ワークフロールールの作成手順は4つのパートに分かれています。

パート1 - ルールの基本詳細を入力する

（設定アイコン）>設定 >自動化 >ワークフロールール をクリックします。
ワークフロールール ページで、「ルール作成」をクリックします。
新しいルールを作成する ポップアップで、次の操作を行います：
- ドロップダウンリストからルールを適用するタブを選択します。
- ルール名と説明を入力します。
次をクリックします。

パート2 - ルールのトリガーを指定する

ルールが実行される条件となる設定が2つあります。いずれか1つをワークフールール作成時に選択する必要があり、後から編集して変更することはできません。設定は以下の通りです。

データ操作 - データが作成、編集、作成/編集、削除、または特定の項目が更新されたときにルールを実行します。
日付項目の値 - ルール条件に合致するすべてのデータに対し、選択した日付項目の値に基づいて、月次または年次でルールが実行されます。

データ操作を基準に実行

Zoho Workerlyで新しいtempが作成された際に、自動でメールやSMS通知を送信したり、一定間隔でメールを送信したりすることができます。また、新規tempのためにタスクを作成したい場合にも利用できます。加えて、特定の項目が更新されたときにワークフローをトリガーすることも可能です。この実行オプションでは、作成・編集・削除などの操作ごとに、どの操作でワークフールールを実行するかを指定できます。

以下のいずれかを選択してください。

作成:データが作成されたときにルールを実行します。
編集:既存データが更新されたときにルールを実行します。
作成または編集:データが作成または既存データが更新されたときにルールを実行します。
項目の更新:指定した項目の値がデータ内で更新されたときにルールを実行します。
削除:特定のデータが削除されたときにルールを実行します。このルールにはワークフローアラートとWebhookのみ関連付けることができます。操作には以下が含まれます：
- 詳細ページからデータを削除する場合。
- リスト表示から削除する場合（個別または一括）。
- 一括削除機能を利用する場合。
- データの関連リストから削除する場合。例として、アカウント配下の連絡先を削除するケースなど

項目の更新オプションを選択した場合、以下の操作を行います。
- ドロップダウンリストから項目名前を選択します。
- 次のいずれかを選択します。
  - すべての選択済み項目が更新されたときにルールを実行します。
  - いずれかの選択済み項目が更新されたときにルールを実行します。
「次へ」をクリックします。

メモ

処理タブでワークフールールを設定すると、「キャンセルする」という別のルールトリガーが表示されます。
「キャンセルする」トリガーは、イベントのキャンセル時にワークフロー操作を設定したい場合に選択できます。

日付項目の値に基づく実行

割り当ての終了日の1週間前にメールやSMSリマインダーを受け取ったり、クライアントへ月間請求書の支払いを促すメールを送信したい場合などがあります。この場合、ルールをトリガーするためにデータが作成または編集される必要はありません。日付項目の値のみに基づいて実行されます。この実行オプションでは、データから日付項目を選択し、ルールを実行する日を定義できます。注：このオプションでは、最大で1時間あたり3,000件のデータが実行されます。3,000件を超える場合、残りのデータは次の時間帯に実行されます。注：このオプションはエンタープライズ エディションのみで利用可能です。

ドロップダウンリストから日付項目を選択します。
ルールを作成するタブ内のすべての日付項目が一覧表示されます。
ドロップダウンリストから「が次の前」または「が次の後」を選択し、実行日付を設定します。
ルールは指定した日付項目の最大90日前または90日後に発動するよう設定できます。
実行する時間を「時間」と「分」で指定します。
日付時間項目の場合、項目値に基づいてルールを発動させるオプションがあります。
実行回数を「1回」、「毎月」、「毎年」から選択します。
「次へ」をクリックします。

メモ

ロック中のルールは他のユーザーが編集できません。必要に応じて、ルールを複製して新たに作成することができます。
ロック中のルールに関連付けられているアラートや項目更新、タスクなどの処理もロックされ、ユーザーは編集や削除ができません。
「項目の更新」オプションを使用してルールを実行する場合は、ルール条件と実行条件の両方が満たされている必要があります。
Zoho Workerlyアカウントがダウングレードされた場合やサブスクリプションが期限切れとなった場合、ワークフルールは無効になります。サブスクリプションを更新した際は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。
実行条件に「削除」オプションが選択されている場合、データがごみ箱から削除された際はワークフロールールは実行されません。
実行条件が「削除」の場合、ワークフローアラートおよびWebhookのみルールに設定・関連付けが可能です。
ワークフロールールは、「一括更新」やマクロ、データの担当者変更時にも実行されます。また、マクロでタスクが作成された場合もルールが実行されます。

パート3 - ルール条件の設定

Rule Criteriaセクションで、ルール基準の詳細を指定します。
追加する Criteriaをクリックして、複数の基準を追加します。
次をクリックします。

Criteriaパターンの編集

カスタムリスト表示のCriteria Pattern Editorを使うと、AND/ORなどのシンプルな論理演算子を利用して詳細なフィルターを作成できます。

メモ

リスト表示には最大で25件まで基準を指定できます。
受注データを［パッケージ］データに変換するだけで、操作（インスタント操作）をルールに関連付ける場合、基準の指定が必須です。

criteriaパターンを編集するには

設定 > 自動化 > ワークフロー Rulesへ移動します。
ワークフローRulesページで、ワークフールールをクリックします。
編集 Ruleページで、既存の基準を確認し、編集 Patternリンクをクリックします。
Pattern Editorボックスでフィルターを修正し、保存リンクをクリックします。
更新済みのカスタムビューを保存します。

例:
すべての一時従業員のうち、作成者が現在のユーザーで、現在の件名が「Foreman」の場合にワークフールールを発動したいとします。

作成者が現在のユーザーであり、現在の件名がForemanである場合です。

Criteria Pattern Editorでは、以下の文字を使用できます。

丸括弧：（）
AND／OR演算子
Criteria Row 番号

重要メモ

編集 Pattern 箱を使って編集している場合、Specify Criteria セクションの下でcriteria rowの追加や削除はできません。
括弧を指定しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例えば、条件を1 or 2 and 3と指定すると、((1 or 2) and 3)として扱われます。
criteria rowのand/orを変更でき、下部のエディターに反映されます。
パターン内のand/or条件も変更でき、上部のrowに反映されます。
1 and 2と指定し保存した場合、編集画面でパターンは(1 and 2)と表示されます。(1 and 2) or 3の場合は((1 and 2) or 3)と表示されます。
エディターでrowを追加し、1つずつ削除すると、パターン内に追加の括弧が表示されます。例えば、4つのrowを追加し3番目のrowを削除すると、条件パターンは((1 and 2)) or 3となります。最初のrowを削除すると((1)) or 2と表示されますが、条件を保存すると(1 or 2)に変更されます。
次のような無効な形式は使用しないでください：(), (and), (or)。
括弧が一致しない場合は無効として扱われます。
rowの数とパターン内で指定された番号が一致しない場合、またはパターンで番号が抜けている場合はエラーメッセージが表示されます。

最後の括弧が不足している場合、Criteria Patterns Editorおよびその表示する方法に差分が生じます。

エディタでのCriteriaパターン	表示する方法でのCriteriaパターン
(1 and 2) or (3 and 4)	((1 and 2) or (3 and 4))
1 and 2 and 3 and 4	(1 and 2 and 3 and 4)
(1 or 2) and (3 or 4)	((1 or 2) and (3 or 4))

Part 4 - instant AND/OR scheduled 処理の関連付け

ワークフローrulesは、注意、タスク、項目の更新、またはWebhookがルールに関連付けられてはじめて意味を持ちます。これらはInstant処理またはScheduled処理のいずれかに分類されます。作成した処理は、複数のルールに関連付けることが可能です。

処理セクションで、次の操作を実行します。

ルールを保存するには、即時またはスケジュールされた操作のいずれかを作成する必要があります。
- アラート、タスク、項目の更新、またはWebhookを関連付けてInstant操作を作成します。
- スケジュール処理を作成し、アラート、タスク、項目の更新、またはWebhookを関連付けます。
  最大5件までスケジュール処理を作成できます。
［保存］をクリックします。

メモ

各操作ごとに、最大5件のアラート、5件のタスク、および3件の項目更新を関連付けできます。
同様に、1つのInstant操作と5つの時間ベース処理の計6件までWebhookをワークフロールールごとに関連付け可能です。
1つのルールにつき、最大5件までスケジュール処理（アラート、タスク、項目更新、Webhookを含む）を作成できます。
Zoho Workerlyアカウントがダウングレードされるか、サブスクリプションが期限切れになると、ワークフロールールは無効になります。サブスクリプションを更新した場合は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。

処理のルールへの関連付け

Instant処理の作成

Instant操作には、メールアラート、SMSトリガー、タスク、項目の更新、Webhookが含まれ、ルールが実行されると直ちに実行されます。これらの処理を関連付ける設定は2つあります。

アラート、タスク、項目の更新、Webhookを作成し、ルールに関連付けます。
既存のアラート、タスク、項目の更新、Webhookを選択してルールに関連付けます。

Instant操作を作成するには

ワークフロールールを作成している場合は、手順4に直接進んでください。

（設定アイコン） >設定>自動化>ワークフロー ルールをクリックします。
ワークフールールページで、操作を作成したいルールをクリックします。
編集をクリックしてルール設定を変更します。
即時処理セクションで、アラート・タスク・項目の更新・Webhookをルールに関連付けるには、以下の操作を行います：
- 該当セクションで（追加アイコン）をクリックし、詳細を指定してデータを作成し、ルールに関連付けます。
- 該当セクションで（関連付けアイコン）をクリックし、既存データを選択してルールに関連付けます。
保存をクリックします。

メモ

ワークフロールールでは、すべての処理（アラート、タスク、項目の更新、Webhook）が表示されるわけではありません。ルールがTemps用の場合、Tempsに対する処理のみが関連付けで利用可能です。
即時処理のセットは、アラートやタスクなどを1セットのみ作成・関連付けできます。
最大でアラート5件、タスク5件、項目更新3件、Webhook1件を即時操作に関連付けることができます。

スケジュール済み処理の作成

スケジュール済み処理には、アラート、タスク、項目の更新、Webhookが含まれ、ルールが実行された後、指定した時刻に実行されます。これらの処理は、ルールトリガー日付、データの作成日時、データの更新日時、およびタブ内の他の日時や日付項目を基準にスケジュールできます。個別データの「今後の処理」から、スケジュール済み処理の一覧を確認できます。

これらの処理を関連付けるためには2つの設定方法があります。

alerts、タスク、項目の更新、またはWebhookを作成し、ルールに関連付けます。
既存のalerts、タスク、項目の更新、またはWebhookを選択してルールに関連付けます。

スケジュール済み処理の作成方法

ワークフールールを作成する場合は、直接手順4に進んでください。

（設定アイコン） をクリックし、設定 > 自動化 > ワークフロー Rulesを選択します。
ワークフローRulesページで、操作を作成したいルールをクリックします。
編集をクリックして、ルール設定を変更します。
処理セクションで、追加するをクリックしてスケジュール済み操作を追加します。
スケジュール済み操作の名前を入力します。
実行時間、すなわち関連付けられた処理を実行するタイミングを指定します。
保存をクリックします。
スケジュール済み処理セクションで、ルールにalerts、タスク、項目の更新、またはWebhookを関連付けるには、次の操作を行います：
- 該当するセクションで追加アイコンをクリックし、詳細を指定してデータを作成し、ルールに関連付けます。
- 該当するセクションで関連付けアイコンをクリックし、既存のデータを選択してルールに関連付けます。
保存.をクリックします。

メモ

ワークフロールールの場合、すべての処理（アラート、タスク、項目更新、Webhook）が一覧表示されるわけではありません。ルールがTemps用の場合、Temps用の処理作成のみ関連付けに利用できます。
ワークフールールごとに、最大5つのスケジュール済み処理を作成できます。
各スケジュール済み操作には、最大5つのアラート、5つのタスク、3つの項目更新、5つのWebhookを設定可能です。
メールOpt出力オプションが有効な場合、メールはtempsに送信されません。
ワークフロー管理機能では、1日を計算する際に組織のタイムゾーンが考慮されます。タイムゾーンが定義されていない場合は、スーパ管理者のタイムゾーンが適用されます。
スケジュール済み処理は分単位ではありません。スケジュールされた処理の実行には数分の遅延が生じる場合があります。
メールアラートが1日の上限に達した場合、同日に送信予定だった残りのメールは送信されません。
計算された実行時間が過去の時間の場合、操作はすぐに実行されます。なお、スケジュール済み処理の実行には数分の遅延が生じる場合があります。
データのスケジュール済み処理は、データ詳細ページの「今後の処理」に一覧表示されます。

Per Day Limitsに関するメモ

(ユーザー数 * 100) または 5000 のうち少ない方が、ワークフローアラートを使用して送信できる1日の最大メール送信数となります。
1時間あたり最大300件の処理が実行されます。1時間あたり300件を超える処理がある場合は、残りの処理は次の時間帯に実行されます。
ワークフローメールアラートの1日あたりの上限を超えた場合は、WorkerlyアカウントのSuper Administratorに通知されます。
1日あたりの上限（例：メール上限）はPST基準で計算されます。
Webhookの上限:
- プロフェッショナルエディション - 10,000通話/日または 100通話/ユーザーライセンス（いずれか少ない方）。
- エンタープライズエディション - 10,000通話/日または 100通話/ユーザーライセンス（いずれか少ない方）。

スケジュールされた処理が予約変更される場合

ルールの実行条件が編集または作成の場合。データがルール条件を満たすと、即時処理が実行され、スケジュールされた処理がそのデータに対して計画されます。
ユーザーがデータを編集し、ルール条件が満たされない場合、以前に計画されたスケジュール処理は削除されます。データが再度編集されて条件を満たすと、スケジュールされた処理は予約変更されます。
スケジュールされた処理の実行時間は、独自の日付＆時間項目にも基づくことができます。データがルール条件を満たすと、即時処理が実行され、スケジュールされた処理がそのデータに対して計画されます。
ユーザーが日付＆時間項目の値を変更するためにデータを編集した場合、新しい日付＆時間値に従ってスケジュールされた処理が予約変更されます。

スケジュールされた処理が削除または予約変更されない場合

ルールの実行条件は「編集」または「作成」です。ルールの条件がデータに対して満たされた場合、即時処理は実行され、スケジュール処理はデータに対して計画されます。
ユーザーがデータを編集してもルールの条件が満たされない場合、スケジュール処理は再度計画されません。
エンタープライズ Edition から無料 Edition へダウングレードした場合、データに対して計画されているすべてのスケジュール処理は削除されます。
データが削除されると、データに対して計画されていたすべてのスケジュール処理も削除されます。削除されたデータを復元しても、スケジュール処理は再設定されません。

スケジュール処理が実行されない場合

イベントがキャンセル済みの場合、そのイベントに対して計画されているすべてのスケジュール処理は実行されません。