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Zoho Workerly のワークフルールールは、特定の条件が満たされた場合に実行される処理（アラート、タスク、項目の更新）を自動化するための仕組みです。これにより、メールアラートやSMSアラートの送信、タスクの割り当て、データの特定項目の更新などがルールの実行時に自動で行われます。

1. 基本詳細 - ルールが適用されるデータ種別、ルール名、説明を指定します。
   
2. ルールトリガー - どのタイミングでルールを実行するか、また何に基づいて実行するかを指定します。設定は2種類あります：
   
1. データの操作に基づき実行する - データの作成、編集、作成/編集、削除、または特定項目の更新時にルールを実行できます。
   
2. 日付項目の値に基づき実行する - ルール条件に一致するすべてのデータに対して、選択した日付項目の値に基づいて、毎月または毎年ルールが実行されます。
   
3. ルール条件 - 条件をリスト化して、条件に一致するデータをフィルターします。ワークフロールールは、これらのデータによって実行されます。
   
4. 処理 - 設定した条件に一致したデータに対して自動化する操作を指定します。
   

1. 即時処理 - ルールが実行されたとき、すぐに実行されるアラート、SMSトリガー、タスク、項目更新、Webhookなどを追加します。
   
2. スケジュール処理 - 指定した時間に基づいてスケジュールされ、実行されるアラート、SMSトリガー、タスク、項目更新、Webhookなどを追加します。

Zoho Workerly でワークフロールールを作成する

ワークフロールールの作成手順は4つのパートに分かれています。

パート1 - ルールの基本詳細を入力する

1.   （設定アイコン）>設定 >自動化 >ワークフロールール をクリックします。
   
2. ワークフロールール ページで、「ルール作成」をクリックします。
   
3. 新しいルールを作成する ポップアップで、次の操作を行います：
   
   • ドロップダウンリストからルールを適用するタブを選択します。
     
   • ルール名と説明を入力します。
     
4.  次 をクリックします。
   

パート2 - ルールのトリガーを指定する

ルールが実行される条件となる設定が2つあります。いずれか1つをワークフールール作成時に選択する必要があり、後から編集して変更することはできません。設定は以下の通りです。

• データ操作 - データが作成、編集、作成/編集、削除、または特定の項目が更新されたときにルールを実行します。
  
• 日付項目の値 - ルール条件に合致するすべてのデータに対し、選択した日付項目の値に基づいて、月次または年次でルールが実行されます。
  

 データ操作を基準に実行

Zoho Workerlyで新しいtempが作成された際に、自動でメールやSMS通知を送信したり、一定間隔でメールを送信したりすることができます。また、新規tempのためにタスクを作成したい場合にも利用できます。加えて、特定の項目が更新されたときにワークフローをトリガーすることも可能です。この実行オプションでは、作成・編集・削除などの操作ごとに、どの操作でワークフールールを実行するかを指定できます。

1. 以下のいずれかを選択してください。
   

• 作成:データが作成されたときにルールを実行します。
  
• 編集:既存データが更新されたときにルールを実行します。
  
• 作成または編集:データが作成または既存データが更新されたときにルールを実行します。
  
• 項目の更新:指定した項目の値がデータ内で更新されたときにルールを実行します。
  
• 削除:特定のデータが削除されたときにルールを実行します。このルールにはワークフローアラートとWebhookのみ関連付けることができます。操作には以下が含まれます：
  
  • 詳細ページからデータを削除する場合。
    
  • リスト表示から削除する場合（個別または一括）。
    
  • 一括削除機能を利用する場合。
    
  • データの関連リストから削除する場合。例として、アカウント配下の連絡先を削除するケースなど
    

• 項目の更新 オプションを選択した場合、以下の操作を行います。
  
   
  • ドロップダウンリストから 項目 名前 を選択します。
    
  • 次のいずれかを選択します。
    
    • すべての選択済み項目が更新されたときにルールを実行します。
      
    • いずれかの選択済み項目が更新されたときにルールを実行します。
      
• 「次へ」をクリックします。
  

メモ

• 処理 タブでワークフールールを設定すると、「キャンセルする」という別のルールトリガーが表示されます。
  「キャンセルする」トリガーは、イベントのキャンセル時にワークフロー操作を設定したい場合に選択できます。
  

日付項目の値に基づく実行

割り当ての終了日の1週間前にメールやSMSリマインダーを受け取ったり、クライアントへ月間請求書の支払いを促すメールを送信したい場合などがあります。この場合、ルールをトリガーするためにデータが作成または編集される必要はありません。日付項目の値のみに基づいて実行されます。この実行オプションでは、データから日付項目を選択し、ルールを実行する日を定義できます。注：このオプションでは、最大で1時間あたり3,000件のデータが実行されます。3,000件を超える場合、残りのデータは次の時間帯に実行されます。注：このオプションはエンタープライズ エディションのみで利用可能です。

1. ドロップダウンリストから日付項目を選択します。
   ルールを作成するタブ内のすべての日付項目が一覧表示されます。
2. ドロップダウンリストから「が次の前」または「が次の後」を選択し、実行日付を設定します。
   ルールは指定した日付項目の最大90日前または90日後に発動するよう設定できます。
3. 実行する時間を「時間」と「分」で指定します。
   日付時間項目の場合、項目値に基づいてルールを発動させるオプションがあります。
   
4. 実行回数を「1回」、「毎月」、「毎年」から選択します。
   
5. 「 次へ」をクリックします。
   

メモ

• ロック中のルールは他のユーザーが編集できません。必要に応じて、ルールを複製して新たに作成することができます。
  
• ロック中のルールに関連付けられているアラートや項目更新、タスクなどの処理もロックされ、ユーザーは編集や削除ができません。
  
• 「項目の更新」オプションを使用してルールを実行する場合は、ルール条件と実行条件の両方が満たされている必要があります。
  
• Zoho Workerlyアカウントがダウングレードされた場合やサブスクリプションが期限切れとなった場合、ワークフルールは無効になります。サブスクリプションを更新した際は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。
  
• 実行条件に「削除」オプションが選択されている場合、データがごみ箱から削除された際はワークフロールールは実行されません。
  
• 実行条件が「削除」の場合、ワークフローアラートおよびWebhookのみルールに設定・関連付けが可能です。
  
• ワークフロールールは、「一括更新」やマクロ、データの担当者変更時にも実行されます。また、マクロでタスクが作成された場合もルールが実行されます。
  

パート3 - ルール条件の設定

1. Rule Criteriaセクションで、ルール基準の詳細を指定します。
   
2. 追加する Criteriaをクリックして、複数の基準を追加します。
   
3.  次をクリックします。
   

Criteriaパターンの編集

カスタムリスト表示のCriteria Pattern Editorを使うと、AND/ORなどのシンプルな論理演算子を利用して詳細なフィルターを作成できます。

メモ

• リスト表示には最大で25件まで基準を指定できます。
  
• 受注データを［パッケージ］データに変換するだけで、操作（インスタント操作）をルールに関連付ける場合、基準の指定が必須です。
  

criteriaパターンを編集するには

• 設定 > 自動化 > ワークフロー Rulesへ移動します。
  
• ワークフローRulesページで、ワークフールールをクリックします。
  
• 編集 Ruleページで、既存の基準を確認し、編集 Patternリンクをクリックします。
  
• Pattern Editorボックスでフィルターを修正し、保存リンクをクリックします。
  
• 更新済みのカスタムビューを保存します。
  

例:
すべての一時従業員のうち、作成者が現在のユーザーで、現在の件名が「Foreman」の場合にワークフールールを発動したいとします。

作成者が現在のユーザーであり、現在の件名がForemanである場合です。

Criteria Pattern Editorでは、以下の文字を使用できます。

• 丸括弧：（）
  
• AND／OR演算子
  
• Criteria Row 番号
  

重要メモ

• 編集 Pattern 箱を使って編集している場合、Specify Criteria セクションの下でcriteria rowの追加や削除はできません。
  
• 括弧を指定しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例えば、条件を1 or 2 and 3と指定すると、((1 or 2) and 3)として扱われます。
  
• criteria rowのand/orを変更でき、下部のエディターに反映されます。
  
• パターン内のand/or条件も変更でき、上部のrowに反映されます。
  
• 1 and 2と指定し保存した場合、編集画面でパターンは(1 and 2)と表示されます。(1 and 2) or 3の場合は((1 and 2) or 3)と表示されます。
  
• エディターでrowを追加し、1つずつ削除すると、パターン内に追加の括弧が表示されます。例えば、4つのrowを追加し3番目のrowを削除すると、条件パターンは((1 and 2)) or 3となります。最初のrowを削除すると((1)) or 2と表示されますが、条件を保存すると(1 or 2)に変更されます。
  
• 次のような無効な形式は使用しないでください：(), (and), (or)。
  
• 括弧が一致しない場合は無効として扱われます。
  
• rowの数とパターン内で指定された番号が一致しない場合、またはパターンで番号が抜けている場合はエラーメッセージが表示されます。
  
• 最後の括弧が不足している場合、Criteria Patterns Editorおよびその表示する方法に差分が生じます。
  

  エディタでのCriteriaパターン	表示する方法でのCriteriaパターン
  (1 and 2) or (3 and 4)	((1 and 2) or (3 and 4))
  1 and 2 and 3 and 4	(1 and 2 and 3 and 4)
  (1 or 2) and (3 or 4)	((1 or 2) and (3 or 4))

Part 4 - instant AND/OR scheduled 処理の関連付け

ワークフローrulesは、注意、タスク、項目の更新、またはWebhookがルールに関連付けられてはじめて意味を持ちます。これらはInstant処理またはScheduled処理のいずれかに分類されます。作成した処理は、複数のルールに関連付けることが可能です。

1. 処理 セクションで、次の操作を実行します。
   
   ルールを保存するには、即時またはスケジュールされた操作のいずれかを作成する必要があります。
   
   • アラート、タスク、項目の更新、またはWebhookを関連付けてInstant操作を作成します。
     
   • スケジュール処理を作成し、アラート、タスク、項目の更新、またはWebhookを関連付けます。
      最大5件までスケジュール処理を作成できます。
2. ［保存］をクリックします。
   

メモ

• 各操作ごとに、最大5件のアラート、5件のタスク、および3件の項目更新を関連付けできます。
  
• 同様に、1つのInstant操作と5つの時間ベース処理の計6件までWebhookをワークフロールールごとに関連付け可能です。
  
• 1つのルールにつき、最大5件までスケジュール処理（アラート、タスク、項目更新、Webhookを含む）を作成できます。
  
• Zoho Workerlyアカウントがダウングレードされるか、サブスクリプションが期限切れになると、ワークフロールールは無効になります。サブスクリプションを更新した場合は、ルールを手動で再度有効にする必要があります。
  

処理のルールへの関連付け

Instant処理の作成

Instant操作には、メールアラート、SMSトリガー、タスク、項目の更新、Webhookが含まれ、ルールが実行されると直ちに実行されます。これらの処理を関連付ける設定は2つあります。

• アラート、タスク、項目の更新、Webhookを作成し、ルールに関連付けます。
  
• 既存のアラート、タスク、項目の更新、Webhookを選択してルールに関連付けます。
  

Instant操作を作成するには

ワークフロー ルールを作成している場合は、手順4に直接進んでください。

1.  （設定アイコン） >設定>自動化>ワークフロー ルールをクリックします。
   
2. ワークフールールページで、操作を作成したいルールをクリックします。
   
3. 編集をクリックしてルール設定を変更します。
   
4. 即時処理セクションで、アラート・タスク・項目の更新・Webhookをルールに関連付けるには、以下の操作を行います：
   
   • 該当セクションで（追加アイコン）をクリックし、詳細を指定してデータを作成し、ルールに関連付けます。
     
   • 該当セクションで（関連付けアイコン）をクリックし、既存データを選択してルールに関連付けます。
     
5.  保存をクリックします。
   

メモ

• ワークフロールールでは、すべての処理（アラート、タスク、項目の更新、Webhook）が表示されるわけではありません。ルールがTemps用の場合、Tempsに対する処理のみが関連付けで利用可能です。
  
• 即時処理のセットは、アラートやタスクなどを1セットのみ作成・関連付けできます。
  
• 最大でアラート5件、タスク5件、項目更新3件、Webhook1件を即時操作に関連付けることができます。

スケジュール済み処理の作成

スケジュール済み処理には、アラート、タスク、項目の更新、Webhookが含まれ、ルールが実行された後、指定した時刻に実行されます。これらの処理は、ルールトリガー日付、データの作成日時、データの更新日時、およびタブ内の他の日時や日付項目を基準にスケジュールできます。個別データの「今後の処理」から、スケジュール済み処理の一覧を確認できます。

これらの処理を関連付けるためには2つの設定方法があります。

• alerts、タスク、項目の更新、またはWebhookを作成し、ルールに関連付けます。
  
• 既存のalerts、タスク、項目の更新、またはWebhookを選択してルールに関連付けます。
  

スケジュール済み処理の作成方法

ワークフールールを作成する場合は、直接手順4に進んでください。

1.   （設定アイコン） をクリックし、設定 > 自動化 > ワークフロー Rulesを選択します。
   
2. ワークフローRulesページで、操作を作成したいルールをクリックします。
   
3. 編集をクリックして、ルール設定を変更します。
   
4. 処理セクションで、追加するをクリックしてスケジュール済み操作を追加します。
   
5. スケジュール済み操作の名前を入力します。
   
6. 実行時間、すなわち関連付けられた処理を実行するタイミングを指定します。
   
7.  保存をクリックします。
   
8. スケジュール済み処理セクションで、ルールにalerts、タスク、項目の更新、またはWebhookを関連付けるには、次の操作を行います：
   
   • 該当するセクションで追加アイコンをクリックし、詳細を指定してデータを作成し、ルールに関連付けます。
     
   • 該当するセクションで関連付けアイコンをクリックし、既存のデータを選択してルールに関連付けます。
     
9.  保存.をクリックします。
   

メモ

• ワークフロー ルールの場合、すべての処理（アラート、タスク、項目更新、Webhook）が一覧表示されるわけではありません。ルールがTemps用の場合、Temps用の処理作成のみ関連付けに利用できます。
  
• ワークフールールごとに、最大5つのスケジュール済み処理を作成できます。
  
• 各スケジュール済み操作には、最大5つのアラート、5つのタスク、3つの項目更新、5つのWebhookを設定可能です。
  
• メールOpt出力オプションが有効な場合、メールはtempsに送信されません。
  
• ワークフロー管理機能では、1日を計算する際に組織のタイムゾーンが考慮されます。タイムゾーンが定義されていない場合は、スーパ管理者のタイムゾーンが適用されます。
  
• スケジュール済み処理は分単位ではありません。スケジュールされた処理の実行には数分の遅延が生じる場合があります。
  
• メールアラートが1日の上限に達した場合、同日に送信予定だった残りのメールは送信されません。
  
• 計算された実行時間が過去の時間の場合、操作はすぐに実行されます。なお、スケジュール済み処理の実行には数分の遅延が生じる場合があります。
  
• データのスケジュール済み処理は、データ詳細ページの「今後の処理」に一覧表示されます。
  

Per Day Limitsに関するメモ

• (ユーザー数 * 100) または 5000 のうち少ない方が、ワークフローアラートを使用して送信できる1日の最大メール送信数となります。
  
• 1時間あたり最大300件の処理が実行されます。1時間あたり300件を超える処理がある場合は、残りの処理は次の時間帯に実行されます。
  
• ワークフローメールアラートの1日あたりの上限を超えた場合は、WorkerlyアカウントのSuper Administratorに通知されます。
  
• 1日あたりの上限（例：メール上限）はPST基準で計算されます。
• Webhookの上限:
  
  • プロフェッショナルエディション - 10,000通話/日 または 100通話/ユーザーライセンス（いずれか少ない方）。
    
  • エンタープライズエディション - 10,000通話/日 または 100通話/ユーザーライセンス（いずれか少ない方）。
    

1. ルールの実行条件が編集または作成の場合。データがルール条件を満たすと、即時処理が実行され、スケジュールされた処理がそのデータに対して計画されます。
   ユーザーがデータを編集し、ルール条件が満たされない場合、以前に計画されたスケジュール処理は削除されます。データが再度編集されて条件を満たすと、スケジュールされた処理は予約変更されます。
   
2. スケジュールされた処理の実行時間は、独自の日付＆時間項目にも基づくことができます。データがルール条件を満たすと、即時処理が実行され、スケジュールされた処理がそのデータに対して計画されます。
   ユーザーが日付＆時間項目の値を変更するためにデータを編集した場合、新しい日付＆時間値に従ってスケジュールされた処理が予約変更されます。

1. ルールの実行条件は「編集」または「作成」です。ルールの条件がデータに対して満たされた場合、即時処理は実行され、スケジュール処理はデータに対して計画されます。
   ユーザーがデータを編集してもルールの条件が満たされない場合、スケジュール処理は再度計画されません。
2. エンタープライズ Edition から無料 Edition へダウングレードした場合、データに対して計画されているすべてのスケジュール処理は削除されます。
   
3. データが削除されると、データに対して計画されていたすべてのスケジュール処理も削除されます。削除されたデータを復元しても、スケジュール処理は再設定されません。
   

1. イベントがキャンセル済みの場合、そのイベントに対して計画されているすべてのスケジュール処理は実行されません。
   

ワークフロー ルールのロック

ワークフールールの編集を必要最小限に抑えたい場合は、ルールをロックできます。ルールがロックされている間は編集できません。再び編集するには、ロックを解除する必要があります。ロック中のルールは、他の管理者に対して「編集は推奨されません」というメッセージを送信します。ワークフロー ルールは作成後にロックできます。

ワークフロー ルールをロックする方法

1.  （設定アイコン） >設定>自動化>ワークフロー ルール の順にクリックします。
   
2. ワークフロー ルールリストがルールタブの下に表示されるので、ロックしたいルールをクリックします。
   
3. 選択したワークフロー ルールの詳細ページで、ルール名の横にあるロックアイコンをクリックします。
   
4. Lock Ruleポップアップで、ロックする理由を入力してください。このメッセージは編集のためにロック解除を試みる他の管理者に表示されます。
   
5.  Lockをクリックします。
   

メモ

• ワークフロー ルールのロック／ロック解除は管理者のみが行えます。このオプションは、他のユーザーがルールを編集または削除できないようにするために利用可能です。必要に応じて、他のユーザーはワークフロー ルールを複製できます。
  
• 同じ手順でルールのロック解除も可能です。ワークフロー ルールの詳細ページでロック解除アイコンをクリックし、編集を続けてください。
  

List 表示 & 概要表示の使用

作成されたワークフロー ルールには2つの表示方法があります。ListView と 概要表示です。初期設定では、すべてのタブまたは選択済みタブのワークフルー ルールが一覧で表示されます。

概要表示では、各ルールの条件や関連する項目更新が一覧で確認できるため、すべてのルールの内容や利用場所を明確に把握でき、混乱を防げます。

メモ

• 概要表示を確認するには、タブを選択してください。「すべてタブ」選択時はこの表示は利用できません。
  
• 概要表示はワークフロー ルール専用で、アラート、タスク、項目更新には対応していません。
  
• List 表示では、ルールの実行順を変更するために並べ替えが可能です。並べ替えオプションは、ドロップダウンリストからタブを選択した後に利用できます。

概要表示を利用するには

1.  （設定アイコン） > 設定>自動化>ワークフロー ルールをクリックします。
   
2. ワークフロー ルールページで、ドロップダウンリストからタブを選択します。
   
3. 概要表示アイコンをクリックします。
   選択したタブのすべてのルールが、条件および関連付けられている項目の更新とともに一覧表示されます。ルールに関連付けられている他の商品を確認したい場合は、さらに表示リンクをクリックできます。
    

ワークフロー ルールの削除

ワークフールールは、使用していない場合は無効化できます。また、不要なワークフロールールを削除することも可能です。

メモ

• ワークフロールールを削除すると、そのデータに対してスケジュールされているすべての処理も削除されます。
  

ワークフロールールを削除する手順

1.  （設定アイコン） >設定>自動化>ワークフロー ルールをクリックします。
   
2. ワークフロー ルールページで、該当ルールの削除アイコンをクリックします。