データのナビゲーション

ナビゲーションとは、主にデータ内を前後に移動する操作を指します。Zoho Workerly では、データ間の移動を簡単に行えるほか、1ページに表示するデータ数の設定や、データへのアクセス時間の短縮が可能です。

Zoho Workerly で利用できる2つのナビゲーション設定は次のとおりです：

• ページ単位のナビゲーション
  
• データ単位のナビゲーション
  

データの検索

検索オプションを利用すると、データ一覧をすべて移動することなく、特定の情報やデータを素早く見つけることができ、検索時間を短縮できます。

Zoho Workerly で利用できる主な検索オプションは以下の通りです：

• アルファベットによるデータ検索
  
• 情報によるデータ検索
  
• 詳細フィルターを利用した条件によるデータ検索
  

データの作成

Zoho Workerly システムでは、以下の方法でデータを作成できます：

• データ詳細フォームに手動で入力する
  
• 外部ソースからデータをインポートする
  
• Web-to-データフォームを通じてWebサイトからデータを取得する
  

データを個別に作成する

データを個別に作成する場合、作成するデータ数が限られている場合に、1件ずつ手動で入力することができます。このような場合は、利用可能な詳細を手動で入力し、新規データをすぐに作成できます。

個別にデータを作成する方法は以下のとおりです。

• データ作成フォームに詳細を入力する。
• 既存の詳細を一部変更し、データを複製する。

Tempsを個別に作成する場合は、次の方法が利用できます。

• Temp作成フォームに詳細を入力する。
• 既存データを一部変更してTempを複製する。

Tempsを個別に作成する方法

1. [タブ]タブで、新規 [タブ]をクリックします。または、+をクリックします。
   
2. 作成 データページで、詳細を入力します。
   
3. 保存をクリックします。
   

データを複製するには

1. [タブ]タブで、複製したいデータをクリックします。
   タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] 詳細ページで、複製するをクリックします。
   
3. 複製する [データ]ページで、必要な詳細を修正します。
   
4. 保存をクリックします。
   

データのインポート

外部ソースからシステムへデータをインポートすることは、異なるシステムでデータを収集する際に最も重要な作業の一つです。例えば、外部ソースからデータを購入したり、WebサイトからTemp情報を取得したり、組織内の別の法人単位からデータを取得したり、既存のシステムからZoho Workerlyへデータを移行したりする場合があります。これらすべての場合において、データのインポートは生産性向上に役立ちます。

この操作を行う権限がある場合のみ、データのインポートが可能です。権限がない場合、[タブ]ホームページのデータインポートボタンはユーザーインターフェイス上に表示されません。初期設定では、データの担当者はデータをインポートしたユーザーとなります。インポート時にCSV/XLSファイルにデータ担当者列を追加し、担当者項目にマッピングすることで、データの担当者を変更できます。これにより、データが特定のユーザーに自動的に割り当てられます。データインポート用ファイルを作成する際は、Zoho Workerlyのユーザー名を正確に使用してください。そうしないと、データがZoho Workerlyに作成されません。

Webサイトからデータを取得する（Web-to-データフォームの利用）

Webフォームを利用することで、Webサイトの訪問者やユーザー情報をWorkerlyシステムに簡単に取り込むことができます。WebサイトからZoho Workerlyへのデータ取り込みを自動化し、技術的な知識がないユーザーでも独自のWebフォームを設計・公開できます。

メリット

Webフォームは次の用途で利用できます。

• データ（訪問者情報）の取得
  
• Webサイト訪問者とのコミュニケーション
  
• アンケートの実施
  
• ユーザーからの質問への回答
  
• オンラインでのリード生成
  
• オンラインフィードバックの受領

データのエクスポート

必要に応じて、Zoho WorkerlyからMicrosoft ExcelやOpenOfficeなどの表計算シートプログラムにデータをエクスポートし、さらにデータ分析を行うことができます。Zoho Workerlyでは、さまざまなエクスポートオプションを利用できます。

• データのエクスポート
  
• Workerlyデータバックアップのリクエスト

データ担当者の変更

見込み顧客の調査が進行中の場合、いくつかのデータの担当者を一度に変更すると非常に便利です。個別のデータやデータのグループの担当者を変更できます。

データ担当者を個別に変更する場合

1. [タブ]タブをクリックします。
   タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、データを選択します。
   
3. [タブ] 詳細ページで、次のいずれかを実行します：
   
   • [データ]ページで担当者を変更し、保存をクリックします。
     

データ担当者を一括で変更する場合

1. [タブ]タブをクリックします。
   タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、必要なチェックボックスを選択します。
   
3. その他の操作から担当者の変更をクリックします。
   
4. 担当者の変更ページで、新しいユーザーを変更担当者の選択リストから選択します。
   
5. OKをクリックします。

データを印刷する

データ詳細を印刷用の形式で表示し、ブラウザの印刷機能を使って印刷できます。

データ詳細を印刷するには

1. [タブ] タブをクリックします。
   タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、印刷したい必須データをクリックします。
   
3. [タブ] 詳細ページで、その他の操作 > 印刷プレビューをクリックします。
   
4. リストからテンプレートカテゴリーを選択します。
   選択したメールテンプレート、メールマージテンプレート、またはインベントリテンプレートが、印刷プレビューとして表示されます。
5. 印刷をクリックします。

データを印刷するには

1. [タブ] タブをクリックします。
   タブとは、Temps、Clients、連絡先などの各種タブを指します。
2. [タブ] ホームページで、印刷表示アイコンをクリックします。
   
3. 印刷プレビューページで、システムがデータの一覧を表示します。
   
4. 印刷ページをクリックします。
   

データの削除

不要なデータをZoho Workerlyから削除し、データを整理する必要がある場合があります。今後参照しないデータは削除を検討してください。

データを個別に削除するには

1. [タブ] タブをクリックします。
   「タブ」はTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、データを選択します。
   
3. [タブ] 詳細ページで、削除をクリックします。
   

データを一括削除する場合

1. [タブ] タブをクリックします。
   「タブ」はTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、対象データに対応するチェックボックスを選択します。
   
3. 削除をクリックします。
   

削除済みデータを復元する

誤ってデータを削除した場合でも、リサイクルビンからいつでも削除済みデータを復元できます。

削除済みデータを復元するには

1. 設定 > 設定 > Data Administration > Recycle Binをクリックします。
   
2. Recycle Binページで、復元したいデータのチェックボックスにチェックを入れます。
   
3. 復元するをクリックします。
   

複製データのマージ

時間が経つと、複製データが蓄積される場合があります。重複データを検索してマージすれば、より良いデータ管理が可能です。複製データをマージするための機能は2つあります。

• Find & Merge 複製する データ - 複製する データを検索するための条件を指定します。6つの項目があり、それぞれのタブで条件を指定できます。
  
• De-複製する データ - 選択した項目の値に基づき、タブ内のすべての複製するデータを検索します。選択したタブに応じて、利用可能な4つの項目のいずれかを選択できます。
  

Mass Transfer データ

この機能を利用すると、データをあるユーザーから別のユーザーへ一括で移行できます。これにより、すべての未完了活動も新しい担当者に移管されます。個人タブに対するMass Transfer権限が必要です。

データを一括移行するには

1. [タブ]タブをクリックします。
   タブとは、Temps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、[タブ]ツール > Mass Transfer [タブ]をクリックします。
   
3. Mass Transfer [タブ]ページで、以下を実行します。
   

• 新しい担当者の選択セクションで、移管元および移管先項目の担当者名をクリックして選択します。
  
• 条件を指定します。
  
• 検索するをクリックします。
  
• 一致する[データ]のチェックボックスを選択します。
  
• Transferをクリックします。
  

Mass 削除 データ

この機能を利用すると、データを一括で削除できます。個人タブに対するMass 削除権限が必要です。

データを一括削除するには

1. [タブ] タブをクリックします。
   タブとは、Temps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、[タブ] Tools > Mass 削除 [タブ]をクリックします。
   
3. Mass 削除 [タブ]ページで、以下を実行します。
   

• 条件を指定します。
  
• 検索するをクリックします。
  
• Matching [データ] の下にあるチェックボックスを選択します。
  
• 削除をクリックします。

Mass 更新する データ

この機能を利用すると、データの詳細を一括で更新できます。個人タブに対するMass 更新する権限が必要です。

mass データを更新するには：

1. [タブ]タブをクリックします。
   タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、[タブ] ツール > Mass更新する [タブ]をクリックします。
   
3. Mass更新する [タブ]ページで、以下の操作を行います。
   

• 条件を指定します。
  
• 検索するをクリックします。該当するデータの一覧が表示されます。
  
• 一致する[データ]の下で、チェックボックスを選択し、Mass更新するをクリックします。
  
• 選択項目を更新するページで、更新する項目を選択します。
  
• 該当するデータを入力欄に入力します。
  

• 保存をクリックします。
  

リスト表示からMassデータを更新する場合

1. [タブ]タブをクリックします。
   タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
2. [タブ] ホームページで、更新したいデータに対応するチェックボックスを選択します。
   
3. その他の操作から、Mass更新するをクリックします。
   
4. 選択項目を更新するポップアップで、データに対して更新したい項目を選択します。
   
5. 項目の値を指定します。
   
6. 保存をクリックします。
   

CriteriaでLast活動時間を使用する

データの編集以外にも、さまざまな活動がデータに関連付けられています。例えば、メモの追加、タスクの完了、メール送信などです。これらの活動の最終更新時間は、各データにLast更新する時間として記録されます（Temps、Clients、連絡先、Jobsタブのみ）。この項目の情報は、ListViewやレポートでの条件として利用でき、特定期間活動がなかったデータや、最近活動があったデータを出力する際のフィルターに活用できます。

Last 活動時間として記録される活動および更新内容：

• データ内の項目編集
  
• 活動（タスク、処理、通話など）の追加・更新
  
• Tempsや連絡先へのメール送信
  
• メモの追加・編集
  
• アカウント内へのTemps・連絡先の追加
  
• データの担当者変更
  
• データの追加・削除
  （ただし、データの関連付け先（親データ）の削除は含まれません。）
• タスクの完了
  （処理については、終了日時後に自動的に「完了した活動」に移動されるため、対象外です。）
• データの削除および復元（個別または一括）
  

Last 活動時間として記録されない活動および更新内容：

• 一括更新、一括転送などの一括操作
  （一括削除オプションを除く）
• アカウント内の連絡先またはTempsの編集は、アカウントには記録されません。
  
• データの関連リストの削除