共通機能

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ナビゲーションとは、主にデータ内を前後に移動する操作を指します。Zoho Workerly では、データ間の移動を簡単に行えるほか、1ページに表示するデータ数の設定や、データへのアクセス時間の短縮が可能です。

Zoho Workerly で利用できる2つのナビゲーション設定は次のとおりです：

  • ページ単位のナビゲーション
  • データ単位のナビゲーション

データの検索

検索オプションを利用すると、データ一覧をすべて移動することなく、特定の情報やデータを素早く見つけることができ、検索時間を短縮できます。

Zoho Workerly で利用できる主な検索オプションは以下の通りです：

  • アルファベットによるデータ検索
  • 情報によるデータ検索
  • 詳細フィルターを利用した条件によるデータ検索

データの作成

Zoho Workerly システムでは、以下の方法でデータを作成できます：

  • データ詳細フォームに手動で入力する
  • 外部ソースからデータをインポートする
  • Web-to-データフォームを通じてWebサイトからデータを取得する

メモ

  • 下記に記載されている一部のスタンダード項目は、組織の法人プロセスによって表示または編集できない場合があります。
  • 項目を追加または修正したい場合は、他の項目の利用方法などについてシステム管理者にご連絡ください。

データを個別に作成する

データを個別に作成する場合、作成するデータ数が限られている場合に、1件ずつ手動で入力することができます。このような場合は、利用可能な詳細を手動で入力し、新規データをすぐに作成できます。

個別にデータを作成する方法は以下のとおりです。

  • データ作成フォームに詳細を入力する。
  • 既存の詳細を一部変更し、データを複製する。

Tempsを個別に作成する場合は、次の方法が利用できます。

  • Temp作成フォームに詳細を入力する。
  • 既存データを一部変更してTempを複製する。

メモ

  • 初期設定では、Tempを作成したユーザーが所有者となります。
  • 担当者を変更するには、Temp詳細ページのTemp担当者項目にある変更するリンクをクリックし、他のユーザーを選択してください。

Tempsを個別に作成する方法

  1. [タブ]タブで、新規 [タブ]をクリックします。または、+をクリックします。
  2. 作成 データページで、詳細を入力します。
  3. 保存をクリックします。

データを複製するには

  1. [タブ]タブで、複製したいデータをクリックします。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] 詳細ページで、複製するをクリックします。
  3. 複製する [データ]ページで、必要な詳細を修正します。
  4. 保存をクリックします。

データのインポート

外部ソースからシステムへデータをインポートすることは、異なるシステムでデータを収集する際に最も重要な作業の一つです。例えば、外部ソースからデータを購入したり、WebサイトからTemp情報を取得したり、組織内の別の法人単位からデータを取得したり、既存のシステムからZoho Workerlyへデータを移行したりする場合があります。これらすべての場合において、データのインポートは生産性向上に役立ちます。

この操作を行う権限がある場合のみ、データのインポートが可能です。権限がない場合、[タブ]ホームページのデータインポートボタンはユーザーインターフェイス上に表示されません。初期設定では、データの担当者はデータをインポートしたユーザーとなります。インポート時にCSV/XLSファイルにデータ担当者列を追加し、担当者項目にマッピングすることで、データの担当者を変更できます。これにより、データが特定のユーザーに自動的に割り当てられます。データインポート用ファイルを作成する際は、Zoho Workerlyのユーザー名を正確に使用してください。そうしないと、データがZoho Workerlyに作成されません。

メモ

  • インポートするリンクは、インポートする機能を使用する権限がある場合のみ表示されます。
  • これらのリンクが無効になっている場合は、管理者にご連絡ください。
  • データをインポートする前に、CSVまたはXLSファイルにデータの詳細が含まれている必要があります。
  • データをインポートする前に、CSV/XLSファイルおよび表計算シートプログラムを閉じてください。
  • CSVファイルにアポストロフィ（例：ABC's）が含まれていないことを確認してください。

Webサイトからデータを取得する（Web-to-データフォームの利用）

Webフォームを利用することで、Webサイトの訪問者やユーザー情報をWorkerlyシステムに簡単に取り込むことができます。WebサイトからZoho Workerlyへのデータ取り込みを自動化し、技術的な知識がないユーザーでも独自のWebフォームを設計・公開できます。

メリット

Webフォームは次の用途で利用できます。

  • データ（訪問者情報）の取得
  • Webサイト訪問者とのコミュニケーション
  • アンケートの実施
  • ユーザーからの質問への回答
  • オンラインでのリード生成
  • オンラインフィードバックの受領

データのエクスポート

必要に応じて、Zoho WorkerlyからMicrosoft ExcelやOpenOfficeなどの表計算シートプログラムにデータをエクスポートし、さらにデータ分析を行うことができます。Zoho Workerlyでは、さまざまなエクスポートオプションを利用できます。

  • データのエクスポート
  • Workerlyデータバックアップのリクエスト

データ担当者の変更

見込み顧客の調査が進行中の場合、いくつかのデータの担当者を一度に変更すると非常に便利です。個別のデータやデータのグループの担当者を変更できます。

メモ: この機能を使用するには、担当者を変更する権限が必要です。

データ担当者を個別に変更する場合

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、データを選択します。
  3. [タブ] 詳細ページで、次のいずれかを実行します：
    • [データ]ページで担当者を変更し、保存をクリックします。

データ担当者を一括で変更する場合

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、必要なチェックボックスを選択します。
  3. その他の操作から担当者の変更をクリックします。
  4. 担当者の変更ページで、新しいユーザーを変更担当者の選択リストから選択します。
  5. OKをクリックします。

メモ

  • データ 担当者は、既存 担当者に関係なく、別のユーザーに変更されます。
  • この操作は慎重に行ってください。そうしないと、異なるユーザーに属するデータまで新しいユーザーに変更されてしまいます。
  • この問題を回避するには、まず必須 担当者名でデータを検索し、その後まとめて担当者を変更してください。
  • 表示専用権限しかないデータには、担当者変更オプションは利用できません。

データ詳細を印刷用の形式で表示し、ブラウザの印刷機能を使って印刷できます。

データ詳細を印刷するには

  1. [タブ] タブをクリックします。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、印刷したい必須データをクリックします。
  3. [タブ] 詳細ページで、その他の操作 > 印刷プレビューをクリックします。
  4. リストからテンプレートカテゴリーを選択します。
    選択したメールテンプレート、メールマージテンプレート、またはインベントリテンプレートが、印刷プレビューとして表示されます。
  5. 印刷をクリックします。

メモ

  • Webブラウザーの印刷機能を使って、詳細を印刷することもできます。
  • メール テンプレートは、該当タブで作成されたメール テンプレートがある場合のみ表示されます。
  • メール Merge テンプレートのオプションは、Temps、連絡先、Clients、Jobsに限定されています。
  • 追加の印刷設定（メール、メール Merge、Inventory テンプレート）は、すべての有料Zoho Workerly取引先で利用可能です。

データを印刷するには

  1. [タブ] タブをクリックします。
    タブとは、Temps、Clients、連絡先などの各種タブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、印刷表示アイコンをクリックします。
  3. 印刷プレビューページで、システムがデータの一覧を表示します。
  4. 印刷ページをクリックします。

データの削除

不要なデータをZoho Workerlyから削除し、データを整理する必要がある場合があります。今後参照しないデータは削除を検討してください。

メモ

  • 削除されたデータは、削除日から60日間一時的にごみ箱に保存され、その後完全に削除されます。
  • 管理者権限を持つユーザーは、ごみ箱内のすべてのデータにアクセスできます。
  • ごみ箱からデータを削除できるのは管理者のみです。

データを個別に削除するには

  1. [タブ] タブをクリックします。
    「タブ」はTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、データを選択します。
  3. [タブ] 詳細ページで、削除をクリックします。

データを一括削除する場合

  1. [タブ] タブをクリックします。
    「タブ」はTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、対象データに対応するチェックボックスを選択します。
  3. 削除をクリックします。

削除済みデータを復元する

誤ってデータを削除した場合でも、リサイクルビンからいつでも削除済みデータを復元できます。

削除済みデータを復元するには

  1. 設定 > 設定 > Data Administration > Recycle Binをクリックします。
  2. Recycle Binページで、復元したいデータのチェックボックスにチェックを入れます。
  3. 復元するをクリックします。

メモ: Administrator権限を持つユーザーは、削除されたすべてのデータを表示できます。

複製データのマージ

時間が経つと、複製データが蓄積される場合があります。重複データを検索してマージすれば、より良いデータ管理が可能です。複製データをマージするための機能は2つあります。

  • Find & Merge 複製する データ - 複製する データを検索するための条件を指定します。6つの項目があり、それぞれのタブで条件を指定できます。
  • De-複製する データ - 選択した項目の値に基づき、タブ内のすべての複製するデータを検索します。選択したタブに応じて、利用可能な4つの項目のいずれかを選択できます。

Mass Transfer データ

この機能を利用すると、データをあるユーザーから別のユーザーへ一括で移行できます。これにより、すべての未完了活動も新しい担当者に移管されます。個人タブに対するMass Transfer権限が必要です。

データを一括移行するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブとは、Temps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、[タブ]ツール > Mass Transfer [タブ]をクリックします。
  3. Mass Transfer [タブ]ページで、以下を実行します。
  • 新しい担当者の選択セクションで、移管元および移管先項目の担当者名をクリックして選択します。
  • 条件を指定します。
  • 検索するをクリックします。
  • 一致する[データ]のチェックボックスを選択します。
  • Transferをクリックします。

Mass 削除 データ

この機能を利用すると、データを一括で削除できます。個人タブに対するMass 削除権限が必要です。

データを一括削除するには

  1. [タブ] タブをクリックします。
    タブとは、Temps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、[タブ] Tools > Mass 削除 [タブ]をクリックします。
  3. Mass 削除 [タブ]ページで、以下を実行します。
  • 条件を指定します。
  • 検索するをクリックします。
  • Matching [データ] の下にあるチェックボックスを選択します。
  • 削除をクリックします。

メモ

  • データを一括削除すると、Zoho Workerly のごみ箱に一時的に保管されます。
  • データを復元するには、対象のデータを選択し、復元するをクリックします。

Mass 更新する データ

この機能を利用すると、データの詳細を一括で更新できます。個人タブに対するMass 更新する権限が必要です。

メモ

  • Mass 更新する機能では、以下の項目を更新できません。
  • テキスト地域項目
  • ルックアップ項目

mass データを更新するには：

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、[タブ] ツール > Mass更新する [タブ]をクリックします。
  3. Mass更新する [タブ]ページで、以下の操作を行います。
  • 条件を指定します。
  • 検索するをクリックします。該当するデータの一覧が表示されます。
  • 一致する[データ]の下で、チェックボックスを選択し、Mass更新するをクリックします。
  • 選択項目を更新するページで、更新する項目を選択します。
  • 該当するデータを入力欄に入力します。
  • 保存をクリックします。

リスト表示からMassデータを更新する場合

  1. [タブ]タブをクリックします。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. [タブ] ホームページで、更新したいデータに対応するチェックボックスを選択します。
  3. その他の操作から、Mass更新するをクリックします。
  4. 選択項目を更新するポップアップで、データに対して更新したい項目を選択します。
  5. 項目の値を指定します。
  6. 保存をクリックします。

CriteriaでLast活動時間を使用する

データの編集以外にも、さまざまな活動がデータに関連付けられています。例えば、メモの追加、タスクの完了、メール送信などです。これらの活動の最終更新時間は、各データにLast更新する時間として記録されます（Temps、Clients、連絡先、Jobsタブのみ）。この項目の情報は、ListViewやレポートでの条件として利用でき、特定期間活動がなかったデータや、最近活動があったデータを出力する際のフィルターに活用できます。

メモ

  • このオプションは、Temps、Clients、連絡先、Jobsタブでのみサポートされています。
  • リスト表示条件の「Last 活動時間」とデータ詳細ページの「Last 更新時間」は同じ内容です。

Last 活動時間として記録される活動および更新内容：

  • データ内の項目編集
  • 活動（タスク、処理、通話など）の追加・更新
  • Tempsや連絡先へのメール送信
  • メモの追加・編集
  • アカウント内へのTemps・連絡先の追加
  • データの担当者変更
  • データの追加・削除
    （ただし、データの関連付け先（親データ）の削除は含まれません。）
  • タスクの完了
    （処理については、終了日時後に自動的に「完了した活動」に移動されるため、対象外です。）
  • データの削除および復元（個別または一括）

Last 活動時間として記録されない活動および更新内容：

  • 一括更新、一括転送などの一括操作
    （一括削除オプションを除く）
  • アカウント内の連絡先またはTempsの編集は、アカウントには記録されません。
  • データの関連リストの削除