カスタムフィールドの作成

カスタムフィールドの作成

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Zoho Workerly では、必要に応じて新しい項目を追加できます。追加した項目は、組織のWorkerlyアカウントに登録されたすべてのユーザーが利用可能です。

  • Zoho定義項目のカスタマイズ: Zohoが定義した項目の一部は編集・削除・非表示にできますが、削除、名前変更、必須設定の変更ができない項目もあります。これらのZoho定義項目はZoho Workerlyで必須となっています。例えば、Tempsの姓やタスクの件名などです。
  • 項目アクセス権限の設定: 特定の権限を持つユーザーに対して項目を非表示にしたり、表示専用に設定したりできます。

利用可能範囲

権限パーミッション必須: 権限内でZoho Workerlyのカスタマイズ権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。

 

メモ

  • 各Editionで作成できる項目の最大数は異なります。同様に、項目の種類ごとにも作成できる最大数が設定されています。
  • カスタム項目は名前の変更が可能ですが、項目の種類（例：テキスト、整数、日付など）は変更できません。
    たとえば、テキスト項目を作成した場合、それを整数項目へ変更することはできません。

カスタム項目

ほとんどの作成する項目には、以下の情報の指定が必要です。

  • ラベル: 項目の名前を指定します。
  • 項目のプロパティ: 説明や値、その他の項目プロパティを指定します。

項目の種類ごとに必要なその他の指定:

項目 種類
 その他の詳細
テキスト
 長さ：最大255文字まで入力可能です。
整数
 長さ：最大9桁まで入力可能です。
小数
 長さ：最大16桁（小数点以下の桁数を含む）まで入力可能です。
パーセント
 ラベル：項目名を指定してください。
通貨
 長さ：最大16桁まで入力可能です。丸めの処理オプション：丸めの処理オプションを指定してください。小数点以下の桁数：小数点以下の桁数を指定してください。精度：丸めの処理の精度を指定してください。
日付
 形式：YYYY/MM/DD　メモ：日付の形式はユーザーのタイムゾーン設定により変更されます。
日付 & 時間
 形式: YYYY/MM/DD HH:MM メモ: 日付の形式はユーザーのタイムゾーン設定に従って変更されます。
メール
 有効なメールアドレスを指定してください
電話番号
 有効な電話番号を指定してください
Pick list
 Pick List値: Pick Listの値を指定してください
Multi-選択する Pick list
 Pick List値: Pick Listの値を指定してください
URL
 -
Text 地域
 文字数制限を指定してください：Smallは2,000文字、Largeは32,000文字です。
Text 地域 Largeは、いずれの機能でも条件追加時に利用できません。
Text 地域 LargeおよびSmallは、データを昇順または降順で並べ替える際にはどちらも使用できません。
Checkbox
 -
Auto 番号
 接頭語: auto-番号のシーケンスに使用する接頭語を指定します。開始番号: シーケンスの開始番号を指定します。接尾語: auto-番号のシーケンスに使用する接尾語を指定します。既存データ: チェックボックスを選択して既存データにauto-番号を適用します。
Lookup
 Lookup種類: 関連付けたいタブを選択します。関連リストラベル: データの詳細に作成される項目に付ける名前です。例: 添付ファイル、連絡先Rolesなど。（Zoho Workerlyの有料エディションで利用可能、スタンダードエディションを除く）
長 Integer
 最大18文字まで入力可能です。（Zoho Workerlyの有料エディションで利用可能、スタンダードエディションを除く）

カスタム項目の上限

アカウント内で作成できる項目の合計数には上限があり、また作成できる項目の種類にも制限があります。

メモ

  • カスタム項目はZoho Workerlyの無料エディションでは利用できません。

カスタム項目の追加

各タブで、企業ニーズに合わせて重要なデータを収集するために、項目に関する情報を指定してカスタム項目を追加できます。


利用可能状況

権限 Permission 必須: 権限で項目レベルのアクセス権を持つユーザーがこの機能を利用できます。

新しいカスタム項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho Workerlyにログインします。
  2. 設定 > カスタマイズ > タブに移動します。
  3. 目的のタブをクリックします。
    レイアウトエディターが開きます。
  4. 左側の新規項目トレイから、必要な項目タイプを右側の該当タブセクションにドラッグ＆ドロップします。
  5. 項目名を入力し、項目プロパティで必須項目として設定します。
  6. レイアウトを保存をクリックします。

メモ

  • [タブ] 名前項目は、カスタムタブの場合は名称変更が可能ですが、あらかじめ定義されたタブの場合は名称変更できません。
  • カスタムタブの名前項目については、ユーザーがテキストまたは自動番号のどちらかを項目タイプとして選択できます。一度選択した初期設定の名前項目タイプは変更できません。
    また、カスタムタブの名前項目が自動番号項目の場合、そのタブには他の自動番号項目を追加できません。カスタムタブごとに自動番号項目は1つのみ許可されています。
    既存のカスタムタブでは初期設定の名前項目として自動番号は設定できません。この場合、新規カスタムタブを作成し、名前項目タイプとして自動番号を選択し、その後既存データをインポートする方法が回避策となります。
  • 項目作成後は、その項目の「データの種類」を変更できません。例として、整数（数字）項目を通貨項目に変更することはできません。
  • カスタム項目を編集すると、以下の項目タイプの長さを変更できます：通貨、テキスト、番号（整数）、小数、電話番号、長整数、URL。
  • 通話の記録ページではカスタム項目を追加できませんが、ページレイアウトカスタマイズを利用して既存項目のカスタマイズは可能です。
  • クライアント・連絡先・求人にも作成オプションは、Temps用の項目作成時のみ利用できます。

カスタム項目の編集

カスタム項目を編集するには

  1. 設定 > カスタマイズ > タブ に移動します。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. タブリストから表示したいタブを選択します。
    レイアウトエディタが開きます。
  3. 編集したい項目に移動し、項目名を変更するか、項目プロパティを編集します。
  4. レイアウトを保存をクリックします。

項目権限の設定

項目を作成した際や後からでも、ユーザーごとに異なる項目権限を設定できます。

項目権限を設定するには

  1. 設定 > カスタマイズ > タブ に移動します。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. タブリストから表示したいタブを選択します。
    レイアウトエディタが開きます。
  3. 該当する項目に移動し、設定アイコンをクリックして権限を設定を選択します。
  4. 権限を設定ポップアップで、それぞれの権限を設定します。
  5. 保存をクリックします。
  6. レイアウトを保存をクリックします。

項目を必須に設定

項目を必須項目に設定するには

  1. 設定 > カスタマイズ > タブ に移動します。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. タブリストから表示したいタブを選択します。
    レイアウトエディタが開きます。
  3. 編集したい項目に移動し、設定アイコンをクリックして必須として設定を選択します。

項目をユニークに設定

ユニークな項目とは、その値によってデータを一意に識別できるものを指します。メールアドレスは代表的なユニーク項目の例であり、2人が同じメールアドレスを持つことはありません。これは非常に特徴的な属性です。他の例としては、Social Security Numbers、パスポート番号、商品コードなど、類似の識別子が含まれます。Zoho Workerly では、任意のタブの項目を「ユニーク」として設定できます。「ユニーク」とマークされた項目は、手動でのデータ作成やインポート、API、リード／受注書／見積もりの変換など、さまざまな場面で重複データの管理に重要な役割を果たします。

項目をユニークとして設定する方法

  1. 設定 > カスタマイズ > タブへ移動します。
  2. タブ一覧ページで、目的のタブを選択します。
  3. ユニークとして設定したい項目の設定アイコンをクリックします。
  4. 設定ドロップダウンリストから複製する値を許可しないオプションを選択します。
    このオプションは、ユニークとして設定したい項目が事前定義項目である場合に適用されます。
    Temps／連絡先タブの主メール項目をユニークとしてマークすると、選択したタブでメールの重複チェックが行われます。
    カスタム項目をユニークとして設定したい場合は、設定ドロップダウンリストから項目プロパティを選択します。
    項目プロパティポップアップで、複製する値を許可しないチェックボックスを選択します。
  5. レイアウトを保存をクリックします。

項目一覧表示ページのデータの種類列にて、複製する値を許可しないオプションを選択した項目は、ユニーク項目として示されます。例えば、テキスト（ユニーク）のように表示されます。

メモ

  • Unique 項目機能は、Zoho Workerly の有料エディションでのみご利用いただけます。
  • Zoho Workerly のカスタマイズ権限が有効になっているユーザーのみ、項目をユニークとして設定できます。
  • Zoho Workerly のタブには、2つのユニーク項目を設定できます。ただし、一部のタブでは3つのユニーク項目を設定できる例外があります。
    • Temps/連絡先/カスタムタブ（メールアドレス＋2項目）
    • 商品タブ（商品コード＋2項目）
  • テキスト、メール、電話番号、Integer、長Integer、URL 項目のみ、すべてのタブでユニークとして設定できます。Twitter項目は、Temps/連絡先タブでユニークとして設定可能です。
  • ユニーク項目は大文字・小文字を区別しません。例えば、受信したユニーク項目の値が「ABC」で既存データが「abc」の場合でも、Zoho Workerly は一致と判断します。
  • 項目をユニークとして設定した後、データベースでこの変更がインデックスされるまでに少し時間がかかる場合があります。つまり、項目をユニークに設定した直後に同じ値でデータを作成した場合、Zoho Workerly がユニーク項目の値として認識しないことがあります。変更がまだインデックスされていないため、重複データが作成される可能性があります。その場合は、数分後に再度お試しください。
  • 活動タブにはユニーク項目を設定できません。
  • Zoho Sheet 表示でのデータにはユニーク項目はサポートされていません。

カスタム項目の削除/消去

作成した項目が不要になった場合は、削除できます。カスタム項目を削除すると、未使用項目セクションに移動します。これは、レイアウトからのみ削除され、Workerly 本体からは削除されていないことを意味します。
項目を Workerly から完全に削除するには、未使用項目セクションから再度削除する必要があります。

レイアウトからカスタム項目を削除する方法

  1. 設定 > カスタマイズ > タブに移動します。
    タブとはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. タブリストから表示したいタブを選択します。
  3. 削除したい該当項目のごみ箱アイコンをクリックします。
  4. ポップアップボックスの指示をよく読み、はい、未使用項目に移動をクリックして項目を削除します。
    削除された項目は未使用項目セクションに移動されます。

メモ

  • カスタム項目が未使用項目セクションに移動されると、そのタブのレイアウトからのみ削除され、Zoho Workerly自体からは削除されません。未使用項目セクションに含まれている限り、ドラッグ＆ドロップで必須セクションに戻すことで復元できます。
  • 未使用項目セクションから項目を復元すると、関連付けられていたデータも復元されます。
  • 削除された項目が未使用項目セクションに含まれている場合でも、データベースには残っています。そのため、Zoho Workerlyエディションで許可されている項目の合計数には、未使用項目セクション内の項目も含まれます。
  • Zoho Workerlyからカスタム項目を完全に削除するには、未使用項目セクションから再度削除する必要があります。
  • 未使用項目セクションから削除された場合は、そのカスタム項目および関連データを元に戻すことはできません。
  • Zoho Workerlyで初期設定として提供されているスタンダード項目は、未使用項目セクションに移動できますが、完全に削除することはできません。

通貨項目の作成

通貨項目では、選択した通貨ロケールに基づき、小数点や精度の設定を定義できます。Zoho Workerlyの通貨項目には、4つの丸め処理設定が利用可能です。

通貨タイプのカスタム項目を作成するには

  1. 管理者権限を持つアカウントでZoho Workerlyにログインします。
  2. 設定 > カスタマイズ > タブ に移動します。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  3. 必要なタブをタブリストからクリックして表示します。
  4. 通貨項目タイプを、右側の目的の[タブ]セクションへドラッグ＆ドロップします。

  5.  
    通貨プロパティのポップアップで、次の操作を行います：
    • 項目ラベル欄に名前を入力します。
    • 最大許容桁数のドロップダウンリストから項目の長さを選択します。例：9
    • 小数点以下の桁数のドロップダウンリストから必要な小数点以下の桁数を選択します。例：2
    • 丸めの処理オプションをドロップダウンリストから選択します。例：普通
    • 必須項目にしたい場合は、必須のチェックボックスを選択します。
    • Temps、連絡先、Clients、Job Openingsタブの場合、「Also 作成 for」という追加オプションが表示されます。これを利用すると、他の3つのタブにも同じ項目を一度に作成できます。このオプションはカスタムタブの通貨項目には利用できません。
  6. 完了 をクリックします。

Pick List値の追加・名前変更

初期設定で、各タブにはいくつかの業界標準のPick List値が利用可能です。組織の業務プロセスに合わせて新しいPick List値を追加したり、既存の値の名前を変更することができます。

Pick List値の追加・名前変更方法

  1. 管理者権限を持つアカウントでZoho Workerlyにログインします。
  2. 設定 > カスタマイズ > タブ の順に移動します。
    タブは Temps、Clients、連絡先 などのタブを指します。
  3. 表示するタブリストから、目的のタブをクリックします。
  4. 該当する必須ピックリスト項目まで進み、設定アイコンをクリックし、詳細を編集するを選択します。
  5. Pick List Properties
     
    ポップアップで、次の操作が可能です:
    • 新しい値を追加する場合は、プラスアイコンを値の横でクリックし、その下に値を入力します。
    • 値を削除する場合は、マイナスアイコンを該当の値の横でクリックします。
    • 既存の値の名称を変更する場合は、該当の値の場所に新しい名前を入力してください。
    • すべての設定を一括で追加する場合は、設定を一括追加をクリックします。
      一括設定追加のテキストボックスに、1行ずつ値を入力してください。
      選択肢を追加をクリックします。
    • 値を並べ替える場合は、並べ替えアイコンをクリックします。
    • 値をインポートする場合は、インポートアイコンをクリックします。
    • ポップアップを最大化するには、最大化アイコンをクリックします。
  6. 初期値を選択のドロップダウンリストから値を選択します。
    何も値が選択されていない場合、選択した初期値がこの項目に適用されます。
  7. この項目を必須にしたい場合は、必須チェックボックスを選択します。
  8. 完了をクリックします。

メモ

  • 値の追加、名称変更、削除を行っても、すでに使用されているデータには自動で反映されません。各データを手動で選択し、ピックリスト項目を更新する必要があります。
  • ピックリスト値を削除した場合、該当項目値が関連付けられているデータは削除されません。

Multi-選択型ピックリスト値の追加

このオプションを使用すると、データの作成や編集時に複数の値を選択できます。例えば、組織で複数のサービスを提供している場合、一部の顧客が複数のサービスに関心を持つことがあります。そのような際は、単一のピックリスト値ではなく、multi-選択型ピックリスト値を利用してポテンシャルを作成できます。必要に応じて、組織の業務プロセスに合わせてピックリスト値を随時変更することも可能です。

multi-選択型ピックリスト値を追加する手順

  1. 管理者権限を持つユーザーでZoho Workerlyにログインします。
  2. 設定 > カスタマイズ > タブ に移動します。
    タブとは、Temps、Clients、連絡先などの各タブを指します。
  3. 表示されたタブ一覧から必要なタブを選択します。
    レイアウトエディターが表示されます。
  4. Multi 選択する項目タイプを新規 項目トレイから、右側の希望する[タブ]セクションにドラッグ＆ドロップします。

  5.  
    Pick List Propertiesセクションで、以下の操作を行います。
    • 項目ラベル
       
      項目に名前を入力します。
      • 新しい値を追加するには、プラスアイコンを値の横でクリックし、その下に値を追加します。
      • 値を削除するには、値の横にあるマイナスアイコンをクリックします。
      • 既存の値の名前を変更するには、既存の値の代わりに新しい名前を入力します。
      • すべての設定を一度に追加する場合は、設定を一括追加 をクリックします。
        一括設定追加テキストボックスに、各値を改行で入力します。
        選択肢を追加 をクリックします。
      • 値を並べ替えるには、並べ替えアイコンをクリックします。
      • 値をインポートする場合は、インポートアイコンをクリックします。
      • ポップアップを最大化するには、最大化アイコンをクリックします。
  6. 初期値を選択のドロップダウンリストから値を選択します。
    何も選択されていない場合は、選択した初期値がこの項目に適用されます。
  7. この項目を必須項目にしたい場合は、必須チェックボックスを選択します。
  8. 完了をクリックします。

メモ

  • ピックリスト値を削除しても、その項目値が関連付けられているデータは削除されません。

作成 Lookup 項目

lookup 項目は、異なるタブ間（例：Jobsと連絡先）で関係性を構築する際に利用します。この関連付けは、Lookup 項目を作成することで確立されます。なお、lookup 項目はタスクや処理のためには作成できませんのでご注意ください。

利用可能状況

権限 Permission 必須: 権限で項目レベルのアクセス権を持つユーザーは、この機能を利用できます。
 

lookup 項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho Tempstaffingにログインします。
  2. 設定 > カスタマイズ > タブ の順に移動します。
    タブはTemps、Clients、連絡先などの各タブを指します。
  3. タブリストから表示したいタブを選択します。
    レイアウトエディターが表示されます。
  4. Lookup項目種別を新規項目トレイから、右側の必要な[タブ]セクションへドラッグ＆ドロップします。

  5.  
    Lookup Propertiesポップアップで、以下の操作を行います：
    • FieldLabelテキストボックスに、lookup 項目の名前を入力してください。
    • Lookup 種類のドロップダウンからタブを選択します。項目には、選択したタブのデータが一覧表示されます。（例：連絡先。lookup 項目にはすべての商品が表示されます）
    • 関連リスト件名を入力します。
  6. 完了をクリックします。
  7. 保存 Layoutをクリックします。
    Referred By Lookup 項目は見込み客作成時に表示されます。
    見込み客 Referred 関連リストは、連絡先タブのすべてのデータ詳細ページで確認できます。
     

作成 Auto 番号 項目

auto 番号タイプのカスタム項目は、一意の番号でデータを分類する際に役立ちます。Workerlyタブに追加すると、auto 番号項目は新規データに対して順番に番号を割り当てます。また、既存のデータも更新可能です。

利用可能範囲

権限 Permission 必須: 権限内に項目レベルアクセス権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。
 

自動番号項目を作成するには

  1. 管理者権限でZoho Workerlyにログインします。
  2. 設定 > カスタマイズ > タブに移動します。
    タブはTemps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  3. タブリストから表示したいタブを選択します。
    レイアウトエディタが表示されます。
  4. 自動番号項目種類を新規項目トレイからドラッグ＆ドロップします。

  5.  
    自動番号プロパティのポップアップで、以下を実行します：
    • FieldLabel項目に名前を入力します。
    • 自動番号形式セクションで、自動番号値の接頭語、開始番号、接尾語を入力します。
      プレビューの確認も可能です。
  6. 完了をクリックします。
  7. レイアウトを保存をクリックします。

依存項目のマッピング

特定の項目は、他の項目の値に依存して値が決まるため、親子関係が定義されます。例えば、Tempsタブで「国」と「状態」という2つの項目がある場合、「状態」項目の値は選択された「国」項目の値に依存します。同様に、「サブ部署」項目の値は選択した「部署」項目に依存します。この関係は依存項目のマッピングによって確立され、親項目で値を選択したときに子項目に表示される値を定義できます。なお、この機能はピックリスト項目にのみ適用されます。

項目の依存関係をマッピングするには

  1. 「設定」>「カスタマイズ」>「タブ」に移動します。
    タブは、Temps、Clients、連絡先などのタブを指します。
  2. 任意のタブにカーソルを合わせ、「Map Dependency 項目」を選択します。
  3. 選択したタブの
     
    Map Dependency 項目ページで、「
     
    新規」をクリックします。
    • ドロップダウンリストからParent 項目を選択します。
    • ドロップダウンリストからChild 項目を選択します。
    • 次をクリックします。
    • 各Parent 項目の値に対応する値を選択します。
    • 例えば、Parent 項目が商品 Editionの場合、選択したEditionで利用可能なFeaturesを選択します。
    • 必要に応じて前へまたは次リンクをクリックし、すべてのParent 項目の値をChild 項目の値にマッピングしてください。
  4. 保存をクリックします。
    これで、タブで新規データを作成する際、Parent 項目で選択した値によってChild 項目に表示される値が異なります。