レポートの生成

レポートの生成

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他のクロスファンクショナルなタブと連携させて、新規のタブ専用レポートを作成できます。例えば、工数表タブでレポートを作成し、Temps、Jobs、その他のタブと連携することが可能です。

レポートの種類

  • Tabular レポート:サブトータルなしでデータを表示します。連絡先のメーリングリスト作成などに適しています。
  • 概要 レポート:サブトータルやグループ化、その他の概要情報とともにデータを表示します。
  • Matrix レポート:データを横軸と縦軸のグリッド内で集計して表示します。

レポートの作成

組織の要件に合わせて新しいレポートを作成できます。レポートのカスタマイズは以下の手順で行います：

  • タブおよび該当するクロスファンクショナルタブの選択
  • 申請の種類（Tabular、概要、またはMatrixレポート）の選択
  • レポートのカラムの選択
  • カラムのグループ化
  • 計算関数の選択
  • 詳細な並べ替えやフィルター条件の指定
  • レポートのフォルダーへの保存

利用条件

権限 Permission 必須: レポート権限を持つユーザーのみ、この機能にアクセスできます。
メモ
  • 作成したレポートを組織内の他のユーザーと共有する際、レポート内のすべての項目が相手に表示されます。一部のユーザーに特定の項目を表示する権限がない場合でも同様です。


パート1: タブおよびクロスファンクショナルタブの選択方法
  1. レポートタブをクリックします。
  2. レポートホームページで、作成 レポートをクリックします。
  3. 作成 レポート
     
    ページで、次の操作を行います:
    • ドロップダウンリストからプライマリタブを選択します。
    • Related タブリストボックスからクロスファンクショナルタブを選択します。
      Related タブの項目を使用して、条件の設定、レポートへの列の追加、合計する列の選択が可能です。
  4. 続けるをクリックします。

パート2: 申請の種類を選択する方法

  1. 作成 レポート
     
    ページの
     
    申請の種類タブで、以下のいずれかのレポート設定を選択します:
    • Tabular レポート
    • 概要 レポート
    • Matrix レポート

メモ

  • 概要 レポートを選択すると、Groupingタブも利用可能になります。
  • レポート作成中、いつでもRunまたは保存することができます。
  • Runボタンをクリックすると、システムがレポートの保存を促します。一時的に保存され、その後レポートのプレビューが作成されます。
  • 保存ボタンをクリックすると、指定したフォルダーにレポートが保存されます。

パート3：レポートの列を選択する

  1. 作成 レポートページで、Columnsタブをクリックします。
  2. レポートに表示する列を選択するには、次の操作を行います：
    • 利用可能 Columnsリストボックスから列を選択します。
    • 追加するをクリックします。
    • 選択した列が選択済み Columnsリストボックスに追加されます。
    • UpおよびDown矢印キーを使用して、列の表示順序を並べ替えます。
    • 列名を選択し、クリックして選択済み列を削除します。
  3. 保存をクリックします。
    ポップアップウィンドウで、レポート 名前、説明、レポート Folderの詳細を指定します。
  4. Runをクリックして、まずレポートを保存し、その後実行します。
  5. レポートの列を選択後、概要レポートを使用する場合はGroupingタブ、そうでない場合はColumns to 合計タブをクリックします。
パート4：レポート列をグループ化する

メモ

  • システムは、ここで選択したタブのみ、Columnsタブに列名を表示します。
  • 作成 レポートページで、Groupingタブをクリックします。
    このタブは、申請の種類タブで概要レポートを選択した場合のみ利用できます。
  • Groupingページで、指定したグループ化基準に基づいてデータをグループ化できます。
  • 各リストから値を選択します。
  • リストからAscendingまたはDescendingを選択します。

パート5：計算関数を選択する

  1. 作成 レポートページで、Columns to 合計タブをクリックします。
  2. Columns to 合計セクションで、必要な計算関数（Sum、平均、最低値、Largest 値）を選択します。

パート6：詳細な並び替えフィルターを指定する

  1. 作成 レポートページで、Criteriaタブをクリックします。
  2. Criteriaセクションで、レポートの追加条件を選択します。
  3. レポートのカスタマイズが完了したら、次のいずれかを実行します：
    • Runをクリックしてレポートをプレビューします。
    • 保存をクリックします。
    • キャンセルするをクリックします。

メモ

  • データの作成者や更新済み By項目を利用して条件を設定することもできます。


パート7：レポートをフォルダーに保存する
  1. 作成 レポートページで、Runまたは保存をクリックします。
    メモ：レポートを実行できるのは、保存した後のみです。

  2.  
    保存 レポートダイアログボックスで、以下を実行します：
    • レポート 名前を入力します。
    • レポートの説明を入力します。
    • レポート Folderを選択し、レポートを保存する場所を指定します。
  3. 保存をクリックします。

Criteria Patterns の編集

レポート内の Criteria Pattern Editor を使用すると、and／or などのシンプルなロジックを用いて詳細フィルターを定義できます。
利用可能な権限


権限 Permission 必須: レポート & Dashboards 権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。

メモ

  • レポートごとに最大25件の criteriaを指定できます。


criteria pattern を編集するには
  1. レポートタブをクリックします。
  2. レポート一覧から、criteria pattern を編集したいレポートの編集リンクをクリックします。
  3. レポートをカスタマイズするページで、フィルタータブをクリックします。
  4. 既存 criteria を確認し、保存をクリックします。
  5. 更新されたレポートを保存します。


重要なメモ

  • 変更する Patternボックスが開いている場合、Specify Criteriaセクションで条件行の追加や削除はできません。
  • カッコを指定しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例えば、1 or 2 and 3と指定すると、((1 or 2) and 3)として扱われます。
  • 条件行のand/orを変更でき、その内容は下部のエディターにも反映されます。
  • パターン内のand/or条件を変更すると、上部の行にも反映されます。
  • 1 and 2を指定し保存した場合、レポートを編集するとパターンは(1 and 2)と表示されます。(1 and 2) or 3を指定した場合は、((1 and 2) or 3)と表示されます。
  • エディターでさらに行を追加してから順に削除すると、パターン内に追加のカッコが表示されます。例えば、4行追加して3行目を削除すると、条件パターンは(((1 and 2))) or 3となります。最初の行を削除した場合は(((1))) or 2と表示されます。ただし、条件を保存すると(1 or 2)に変更されます。
  • 無効となるため、次のような記述は使用しないでください：()、(and)、(or)
  • カッコが一致しない場合は無効なものとして扱われます。
  • 行数とパターン内の番号が一致しない場合や、パターンで番号の抜けがある場合はエラーメッセージが表示されます。
  • レポートの保存・キャンセルボタンは、条件パターン編集中は非表示となります。
  • 最終的なカッコが不足している場合、Criteria Patterns Editorとその表示方法に差分が生じます。
エディターでの条件パターン
 表示する方法での条件パターン
( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 )
 (( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 ))
1 and 2 and 3 and 4
 (1 and 2 and 3 and 4 )
( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 )
 ( ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 ) )

「Last 活動 時間」を条件に使用する

データに対して、メモの追加、タスクの完了、メール送信、項目の編集など、いずれかの変更が行われた時間は、「Last 活動 時間」として記録されます。この項目の情報は、レポートの条件として利用でき、一定期間活動がなかったデータや、最近活動があったデータを出力データとして絞り込む際に活用できます。

メモ

  • このオプションは、Temps、工数表、Clients、連絡先、Jobsタブでのみサポートされています。
  • これらのタブはPrimaryタブとして選択するか、Relatedタブのいずれかである必要があります。
  • リスト表示条件でのLast 活動 時間はデータに対するすべての更新を記録しますが、Last 更新済み時間は項目への変更のみを記録し、メモ、タスク、メールセクションでの変更は含まれません。
  • これらの条件はすべての種類のレポートで利用できます。
利用可能範囲


権限 Permission 必須: レポート & Dashboards 権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。


最終活動時間として記録される活動および更新内容:

    • データ内の項目を編集した場合

    • 活動の追加・更新（例：処理、通話）

    • 候補者や連絡先へのメール送信

    • メモの追加・編集

    • アカウント配下での求人や連絡先の追加

    • データの担当者を変更

    • データの追加および削除中
      （これは、データ関連付け（親データ）の削除中は含みません。）

    • タスクの完了

    • データの削除中および復元（個別または一括）

    • 一括更新、一括移管などの大量操作
      （一括削除オプションは除く）

最終活動時間として記録されない活動および更新内容:

  • データ配下の関連リストの削除中。

レポートフォルダーの作成

初期設定では、レポートはさまざまなカテゴリに保存されています。よく使用するレポートを簡単にアクセスできるよう、個人用または公開用フォルダーを作成して共通のフォルダーにまとめることができます。

レポートフォルダーを作成するには

  1. レポートタブをクリックします。
  2. レポートホームページで、作成 Folderをクリックします。

  3.  
    作成Folder
     
    ページで、次の操作を行います：
    • フォルダー名を入力します。

    •  
      アクセシビリティ詳細を選択します：
      • 誰でも: すべてのユーザーにフォルダーへのアクセスを許可したい場合に選択します。
      • 自分のみ: 自分のみがフォルダーにアクセスできるようにしたい場合に選択します。
      • 選択したユーザー: フォルダーにアクセスできるユーザーまたはユーザーロールを選択します。
  • 保存をクリックします。

レポートの表示

レポートタブで標準レポートにアクセスするには、該当するレポートをクリックします（例：今月開かれたJobsはJobsレポートから）。レポートフォルダーからアクセスできます（例：工数表レポート、Jobsレポート、その他）。

レポートを表示するには

  1. レポートタブをクリックします。
  2. レポートホームページで、必須レポートグループをクリックします。
  3. 表示されているレポート一覧から、該当する必須レポートのリンクをクリックします。
  4. 編集リンクをクリックして、レポート名、フォルダー詳細、および説明を変更できます。
  5. レポート
     
    ページで、次の操作が可能です:
    • エクスポートする: このオプションを利用して、レポートをExcel、PDF、またはCSV形式でローカルドライブにエクスポート・保存できます。
    • 保存 As: このオプションを利用して、レポートを新しい名前で保存できます。特定のデータセットにフィルターをかけ、それを今後参照用に保存したい場合に便利です。
    • 更新する: このオプションを利用して、ページ内容を更新できます。
    • 隠す 詳細/詳細を表示する: 隠す 詳細をクリックするとレポートの詳細が非表示になり、詳細を表示するをクリックすると非表示の詳細が表示されます。
    • 作成 Chart: この機能を使うと、選択したレポートの詳細に基づき、棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ、ファネルチャートなどのグラフを作成できます。
  6. 以下のいずれかを実行し、フィルターを適用するをクリックします。
     
    指定したフィルター設定に基づきレポートを表示します:
    • Last 作成時間または最終更新日時を列リストから選択します。
    • 隣接するリストからオプションを選択します（次 FQなど）。このオプションを選択すると、システムが自動的に開始するおよびEnd日付をそれぞれのボックスに表示します。
    • 開始日および終了日をmm/dd/yyyy形式で入力するか、表示されたカレンダーから日付を選択します。

メモ

  • 1ページあたり最大2000データが表示されます。ナビゲーション設定を利用して、他のページを表示できます。
  • エクスポートは1回につき、1ページあたり最大2000データまで可能です。
  • FQはFinancial Quarter（四半期）、FYはFinancial Year（会計年度）を指します。

レポートの削除

定期的に、不要なレポートを削除する場合があります。ご注意：削除できるのは、自分が作成したレポートのみです。また、管理レポート権限が必要です。

レポートを削除する手順

  1. レポートタブをクリックします。
  2. レポートホームページで、削除したいレポートに対応する削除リンクをクリックします。