役割の作成と管理

役割の作成と管理

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Zoho Workerly では、役割を使って組織全体の階層を設定できます。上位の階層にいるユーザーは、下位階層のすべてのデータに常にアクセスできます。例えば、Agent Admin はすべてのデータにアクセスできますが、Agent は自身のデータのみアクセス可能です。

主な特長
  • Agent Admin 役割を持つユーザーは、組織内の全データベースにアクセスできます。
  • 役割階層のマネージャーは、該当するデータ種別に「閲覧」または「編集」権限がない場合、部下のデータを表示または編集できません。
  • 上位の役割にいるユーザーは、下位階層の他ユーザーのデータにアクセスできます。
  • 初期設定では、同じ役割のユーザー同士はお互いのデータにアクセスできません。
  • 初期設定では、階層の最上位にいるユーザーは、カスタム共有ルールを通じて部下ユーザーの共有データを表示できません。ただし、データ共有ルール作成時に上位者に許可オプションを利用することで、マネージャーへのアクセス権を有効にできます。
  • 同僚とデータを共有オプションを利用すると、同じ役割のユーザー同士でデータ共有が可能になります。
  • メモ、添付ファイルの追加やメール送信には、対象データへの読み書き権限が必要です。
利用可能状況

権限 必須：権限設定で管理者ロールのパーミッションを持つユーザーが本機能へアクセスできます。


メモ：Zoho Workerly アカウントに2人以上のユーザーがいる場合のみ、役割を作成できます。

役割の作成

初期設定で、管理者とAgentの役割はZoho Workerlyの有料アカウントで有効になっています。加えて、組織階層やZoho Workerlyエディションの種類に応じて、ユーザーごとに異なる役割を作成できます。

メモ: 管理者権限を持つユーザーは、ユーザーの役割や担当者に関係なく、すべてのデータへアクセスできます。
新しい役割を作成するには

  1. 設定 > ユーザー & コントロール > セキュリティコントロール > 役割に移動します。
  2. 役割セクションで、+新規 役割をクリックします。
  3. 新規 役割ページで以下を行います:
    • 役割名を入力します。同じ名前の役割は追加しないでください。
    • レポート先の検索から直属上司の役割を選択します。
    • ピアとデータを共有チェックボックスを選択すると、同僚間でのアクセス権限を有効にできます。
    • 役割の説明を入力します。
  4. 保存をクリックします。
メモ: Zoho Recruitアカウントで2人以上のユーザーがいる場合のみ、役割を作成できます。

ユーザーへの役割の割り当て


役割の作成後、組織内のユーザーに割り当てることができます。Administrator権限を持つユーザーは、役割に関係なくすべてのデータへアクセスできます。

ユーザーに役割を割り当てるには:

  1. 設定 > ユーザー & Control > ユーザー に移動します。
  2. ユーザー ページで、任意のユーザーをクリックします。
  3. ユーザーの詳細 ページで、編集 をクリックします。
  4. 対象の役割を検索ボックスから選択します。
  5. 保存 をクリックします。

役割の編集

組織階層の変更に応じて、ユーザーの役割を修正できます。役割の修正では、以下の操作が可能です。

  • 役割の名前を変更
  • 上位役割の変更
  • 同僚とのデータ共有設定の変更

役割の名前を変更すると、すべてのデータ共有ルールが自動的に更新されます。そのため、データ共有ルールの再計算やユーザーの詳細の更新は必要ありません。

メモ: Administrator権限を持つユーザーは、役割に関係なくすべてのデータにアクセスできます。

役割を編集するには

  1. 「設定 」>「 ユーザー & Control 」>「 Security Control 」>「役割」の順に移動します。
  2. 役割リストで、役割の名前をクリックします。
  3. 役割詳細ページで、編集をクリックします。
  4. 編集 役割ページで、役割の新しいプロパティを更新します。
  5. 保存をクリックします。

役割の削除

既存の役割は、ユーザーを新しい役割に移動しない限り削除できません。

役割を削除するには:

  1. 設定>ユーザー & コントロール>セキュリティコントロール> 役割に移動します。
  2. 役割ページで、役割名をクリックします。
  3. 役割詳細ページで、削除をクリックします。
  4. 役割の削除ページで、既存の役割をクリックし、子役割を選択した役割へ移行します。
  5. 移行して削除をクリックします。
    これで、役割および子役割が新しい役割に移行され、新しい組織階層が作成されます。