テンポラリーの作成と管理

テンポラリーの作成と管理

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Tempsは、出力業務を担当する人材であり、スタッフ配置プロセスにおいて重要な役割を担います。Tempsに業務が割り当てられた後は、適切に管理することが不可欠です。スタッフ配置部署によるTempsの管理方法は、組織の完了度に大きな影響を与えます。

Temp管理に関連する用語は業界によって異なる場合がありますが、基本的なプロセスは共通しています。Zoho WorkerlyのTempsタブを活用することで、Tempsの管理が可能です。
Zoho Workerlyでは、Tempsの詳細には企業（クライアント）と法人オポチュニティ（ジョブ）が組み合わさっています。

利用可能性

権限 Permission 必須：Tempsタブへのアクセス権限（表示、作成、編集、共有、削除）が必要です。

Zoho WorkerlyでTempsを管理する

  1. Temp詳細をカスタマイズ し、組織のスタッフ配置プロセスに合わせて調整します。既存項目の利用、標準項目の一部無効化、項目やセクションの順番変更、またはカスタム項目の新規追加が可能です。
  2. アカウントにtempsを追加します。ウェブフォームを活用してWebサイトからtemps情報を取得し、tempsをインポート またはtempフォームの入力により直接追加できます。
  3. tempsを正しいジョブに手動で割り当てるか、割り当てルールを使用して自動で割り当てます。
  4. Jobsタブでtempsのさらなる管理が可能です。

Temps ホームページ

TempsタブをクリックしてTempsホームページを表示し、以下の操作が行えます。

  • データはリストビューで表示されます。要件に合わせてカスタムビュー を定義できます。既にシステムで定義されたリストビューも用意されており、未読Tempsや最近作成されたTempsなどがあります。
  • 該当するデータのチェック箱を選択し、削除ボタンをクリックすることで、データを一括削除できます。
  • 該当するデータのチェック箱を選択し、メールを送信するボタンをクリックして、Tempsに一括メール送信が可能です。
  • Temps Toolsオプションを使用し、共通操作 （一括移管、一括削除、ジョブルールの設定など）が行えます。
  • Tempsをアルファベット順、情報別、または条件別で検索できます。
  • 詳細フィルターを使用して、優先度に基づきTempsを絞り込むことができます。
  • 必要な詳細情報と共にTempsを印刷できます。

Tempsの作成

Zoho Workerlyでは、次の方法でTempsを作成できます。

  • Temp詳細フォームへのデータ入力：Tempの詳細を、外部ソースから収集した情報をもとに手動で入力できます。
  • 外部ソースからTempsをインポート：様々な情報源（例：Tempデータベース購入中、異なる法人単位からのTempsなど）からデータを収集し、CSVやXLSファイルをZoho Workerlyにインポートできます。
  • WebサイトからのTemps取り込み： Webフォームを作成し、Webサイト訪問者が連絡先詳細や質問を直接フォームから送信できるようにします。Webサイトで送信された詳細は、直接Tempsタブに取り込まれます。

メモ

  • 一部のスタンダード項目は、組織の法人プロセスによって表示されない場合や編集できない場合があります。
  • 項目の追加や変更、または項目の利用方法について詳細を知りたい場合は、管理者にご連絡ください。

Tempsを個別に作成する

Tempsのフォームに詳細を入力して、手動でTempを作成できます。例えば、出張中に臨時スタッフとして働くことに興味を示す方と出会った場合、法人カードを渡して、後日仕事に関する詳細を連絡する旨を伝えます。翌日、その方の利用可能な詳細を手動で入力し、Tempデータを作成し、連絡します。このようなケースでは、利用可能な詳細を手動で入力し、すぐにTempデータを作成できるため便利です。

以下の方法でTempデータを個別に作成できます。

  • Temp作成フォームに詳細を入力する。
  • 既存データを一部変更してTempを複製する

  • メモ
    初期設定では、Tempを作成したユーザーが所有者となります。
    担当者を変更するには、Temp担当者項目の変更するリンクをTemp詳細ページからクリックし、別のユーザーを選択してください。

Tempを個別に作成するには

  1. Tempsタブで、+ボタンをクリックします。
  2. 作成Tempページで、Tempの詳細を入力します。
  3. 保存をクリックします。

Tempを複製するには

  1. Tempsタブで、複製したいTempをクリックします。
  2. Temps詳細ページで、その他アイコンをクリックします。
  3. 複製するをクリックします。
  4. 複製するTempsページで、必要な詳細を修正します。
  5. 保存をクリックします。

Tempsの資格確認

WorkerlyアカウントでTempsの詳細を収集した後、次のステップはTempの資格確認です。Tempの資格確認を行う目的は、連絡を取り、希望や関心を把握し、給与条件などを交渉することにあります。さらに交渉やフォローアップを行うことで、Tempに仕事を担当させることが可能です。

以下は、Tempの資格確認に利用できる主な方法です。

  • 電話番号 通話:電話番号 通話は、Tempと連絡を取るための最も迅速かつ簡単な方法です。ご自身の電話番号や、Zoho WorkerlyのPhonebridge連携を使用できます。
  • メール:メールを送信することでTempと連絡を保てます。これにより、特定または一括で資格確認対象のTempに迅速にメール送信が可能です。
  • 予定:Tempとオンラインまたはオフラインで予定を設定し、興味や報酬条件の交渉などを行います。
  • ドキュメント:ドキュメントやクライアントの方針などをやり取りして、Tempがクライアントの法人情報を理解できるようサポートし、業務内容を明確にします。
  • メモ:備考やコメントとしてメモを追加し、Tempに関する情報をチームで共有します。

Tempに他のデータを割り当てる

Tempの資格確認が中心となるため、さまざまなデータをTempに割り当てることが次の手順です。Tempが特定のステージに到達するまで、他のデータへの割り当てが必要な場合があります。

Temp 詳細ページでは、以下の項目を割り当てられます。

  • 開く 活動:タスクや処理（予定や通話）の追加が可能です。
  • 完了した活動:完了した活動をアーカイブできます。
  • 添付ファイル & メモ:ドキュメントやメモの添付が可能です。
  • Mails:選択済みのTempにe-メールメッセージを送信できます。

Temp関連リストへのアクセス方法

  1. Tempsタブをクリックします。
  2. 希望するデータをクリックします。
  3. Tempの詳細ページで、関連リストセクションの下にある、該当する関連リスト名をクリックして該当セクションへ移動します。
    追加する(ペン)アイコンを関連リストの横でクリックすると、新しい関連リストを追加できます。既存の関連リストに新たに商品を追加する場合は、関連リスト名にマウスを重ねたときに表示される追加する(ペン)アイコンをクリックしてください。

その他のTemp設定へアクセス

Tempの詳細ページでその他アイコンをクリックすると、その他のTemp設定にアクセスできます。