Zoho Mailアドオンユーザーの管理

Zoho Mailアドオンユーザーの管理

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Zoho Mail 追加する-オンは、Zoho Workerlyアカウント内ですべての顧客対応を一元管理できる機能です。顧客とWorkerlyユーザー間のすべてのメールコミュニケーションを追跡できます。また、管理者としてZoho Mail 追加する-オンのユーザー管理に関する以下の機能が利用できます。
  • 無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップ取得
  • メール追加する-オン設定のロック
  • メール追加する-オン設定のロック解除

これらの機能は、Zoho WorkerlyでZoho Mail 追加する-オンを利用しているユーザーが無効化された場合に有効です。ユーザーが無効化されると、そのユーザーが顧客と行ったすべてのメールやり取りが失われます。この問題を回避するため、無効化されたユーザーのメールアカウントをバックアップするオプションを利用できます。これにより、Workerly内のデータに紐づくメールが復元され、他のユーザーが引き継ぐことが可能になります。

メモ

  • メール取引先のバックアップは、データレベル共有および完了共有アカウント種別のみ対応しています。また、管理者はユーザーのメール追加する-オン設定をロックでき、取引先が無効化される前にユーザーがメールアカウント設定を非公開アカウントに変更することを防げます。
  • バックアップを取得するアカウントのメールアドレスドメインが自社のドメインと一致している必要があります。

利用可能状況

権限 必須: 管理者権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。

ユーザーのメールアカウントのバックアップ取得

無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップは、口座の種類がデータレベル共有または完了共有の場合のみ可能です。バックアップを取得すると、そのユーザーのメールがZoho Workerlyのデータと紐づけて利用可能となります。

データバックアップの手順

  1. 「設定」>「ユーザー & Control」>「Security Control」>「Zoho Mail 追加する-オン ユーザー」の順にクリックします。
  2. Zoho Mail 追加する-オン ユーザー ページでは、Zoho Mail 追加する-オンを利用しているすべての有効かつ確認済みのユーザーが表示されます。
    各ユーザーの Mailbox や 口座の種類 の詳細を確認できます。無効化されたユーザーの場合は、メールバックアップの詳細も利用可能です。
  3. バックアップデータをクリックします。
    Workerly データに関連付けられているメールのバックアップが開始されます。バックアップが完了すると、ステータスが完了となります。

Zoho Mail 追加する-オンの設定をロックする

Zoho Mail 追加する-オンの設定は、ユーザー自身のみが変更できます。他のユーザーのメール連携設定を変更することはできませんが、管理者として設定をロックすることが可能です。ロックすると、ユーザーはメール追加する-オンの設定（口座の種類やメールボックスの変更を含む）を編集できなくなります。

この機能は、無効化されたユーザーのメールアカウントをバックアップする際に便利です。データレベル共有や完了共有設定のみを持つアカウントタイプでバックアップが可能です。ユーザーが口座の種類を非公開方法に変更するのを防ぐために、メール追加する-オンの設定をロックできます。

メモ

  • Zoho Workerly アカウントに複数の管理者がいる場合、自分自身のメール追加する-オン設定をロックまたはロック解除することはできません。他の管理者の設定のみロックできます。
  • Zoho Workerly アカウントで自分が唯一の管理者である場合は、自分自身のメール追加する-オン設定のロックやロック解除が可能です。
  • アカウントを非公開に設定しているユーザーのメール追加する-オン設定はロックできません。

メール追加する-オン設定をロックする手順

  1. 「設定」>「ユーザー & Control」>「Security Control」>「Zoho Mail 追加する-オン ユーザー」の順にクリックします。
    Zoho Mail 追加する-オンを利用しているすべての有効かつ確認済みのユーザーが表示されます。
    各ユーザーの Mailbox や 口座の種類 の詳細を確認できます。無効化されたユーザーの場合は、メールバックアップの詳細も利用可能です。
  2. 該当するユーザーの Lock Configuration をクリックします。

 Zoho Mail 追加する-オン設定のロック解除

管理者は、ユーザーが設定を変更できないようにメール追加する-オン設定を常にロックできます。また、設定のロック解除も可能です。

メモ

  • Zoho Workerlyアカウントに複数の管理者がいる場合、自分自身のメール追加する-オン設定のロック解除はできません。他の管理者のみにロックを設定できます。
  • Zoho Workerlyアカウントで唯一の管理者である場合は、自分自身のメール追加する-オン設定のロック解除が可能です。

メール追加する-オン設定をロック解除するには

  1. 設定 > ユーザー＆コントロール > セキュリティコントロール > Zoho Mail追加する-オンユーザーをクリックします。
    Zoho Mail追加する-オンを利用している有効かつ確認済みのユーザーがすべて表示されます。
    すべてのユーザーについてメールボックスや口座の種類の詳細を確認できます。無効化されたユーザーの場合、メールバックアップの詳細も利用可能です。
  2. 該当ユーザーのロック解除設定をクリックします。

 最新バックアップの取得

ユーザーが無効化された際、そのユーザーのメールアカウントのバックアップを取得できます。ユーザーが再度会社に復帰し、Workerlyアカウントでメール送信を行うケースもあります。再度ユーザーが無効化された場合、Workerlyアカウントに関連付けられた最新のメールのバックアップを取得できます。
最新バックアップオプションが利用できないケースは2つあります：

  1. 管理者がユーザーを有効化した後、ユーザーがZoho Mail追加する-オン設定を保存しなかった場合。ユーザー自身がアカウントにログインし、メール追加する-オン設定を保存する必要があります。
  2. ユーザーが設定を非公開アカウントに変更した場合、管理者は再度そのユーザーを無効化した後にバックアップを取得できません。

最新のバックアップを取得するには

  1. 設定 > ユーザー & Control > Security Control > Zoho Mail 追加する-オン ユーザー をクリックします。
  2. Zoho Mail 追加する-オン ユーザー ページで、無効化されたユーザーに対応するチェックボックスを選択します。
  3. Latest Backup をクリックします。