署名文書のための署名者詳細と署名ワークフローの設定方法
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概要
Zoho Writerでは、Zoho Signを使ってe-署名ワークフローをシームレスに開始および管理できます。ご自身でドキュメントに署名することも、複数の受信者を含む署名コレクションを設定することも可能です。
Signワークフローの設定手順
Signer詳細の設定
設定SignダイアログのSigner詳細タブで設定が可能です。
- 署名者の選択: ドキュメントに署名する人を選択します。「自分のみ」、「Only その他」、「Me and その他」から選ぶことが可能です。
- 署名者の役割: 受信者ごとに異なる役割を割り当てます。
- Signer - 割り当てられた項目を入力した後、ドキュメントに署名します。
- 承認者 - ドキュメントを承認し、次の処理に進めます。
- Viewer - 入力済みドキュメントのコピーを閲覧のみ可能です。
- 対面署名者 - 署名やセッション開始を促すメールが、署名者として設定されたすべてのメンバーに送信されます。必要に応じてメールの件名やメッセージを設定してください。
- 署名の順番: 「上記の順番で署名する」を有効にすると、誰がいつドキュメントに署名するかを制御できます。これは、順番が来た人が前の人の署名後にのみドキュメントを受け取るという意味です。順番を設定可能です。例: アリスが1、ボブが2、チャーリーが3の場合、ドキュメントはまずアリス、次にボブ、最後にチャーリーへ送られます。
- 署名者の詳細: 署名者のメールアドレスを入力します。プラスアイコンをクリックして署名者詳細にマージ項目を挿入できます。最大10名まで追加可能です。
- メール件名およびメッセージ
- ドキュメント名: 送信されるドキュメントに名前を割り当てます。
- メールへの添付ファイル: ドキュメントと一緒に署名依頼メールに最大3つまでの一般的な添付ファイルを追加できます。
署名者設定のカスタマイズ
署名条件付き受信者
- conditional recipientsを活用することで、特定の条件に基づいて署名者を動的に変更できます。これにより、異なる状況ごとに複数のテンプレートを作成する必要がなくなります。
- 決められた署名順序の固定ワークフローとは異なり、conditional recipientsを利用すると、条件に応じて別の署名者を割り当てたり、特定の条件を満たした場合のみ追加の署名者を含めたりすることができます。例えば、契約の値が$10,000を超える場合は承認のためにDirectorへ送信し、それ以外の場合は他の指定された署名者へ送るといった条件付きの割り当ても可能です。
Conditional Signersを設定する
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最大7名まで署名者のメールアドレスと氏名を追加して署名順を設定できます。7人目の署名者はクライアントとして指定されます。
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最初の6名の署名者に対して条件を設定します。これにより、特定の条件が満たされた場合のみドキュメントが送信されるようになります。
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設定内容を保存します。
署名者へのメール送信時の言語を設定
Zoho Sign プロフェッショナルプランのユーザーは、メール通知や署名画面の表示言語を選択できます。その他のプランでは、アカウントの初期設定言語が使用されます。
クライアントは常に7人目の署名者として設定されるため、署名者数が動的に変動しても、必ずクライアントが最終的な参加者となります。
署名者に対するパスワードおよび非公開メッセージの設定
オプションで署名者、承認者、閲覧者、または対面署名者に対して、メールアドレスを指定してパスワードを設定できます。これは、対面での署名時にもファシリテーターからドキュメントの内容を守るなど、機密性を維持したい場合に有効です。
自動生成されたパスコードをメールやSMSで送信したり、オフラインで渡すことも可能です。オフラインで渡す場合は、開始者がコードの共有を担当します。パスコードは共有前に編集することもできます。
詳細 Sign 設定
詳細設定タブ（Sign ワークフロー設定ダイアログ）をクリックすると、以下が可能です。
- リマインダーの設定や署名期限の設定：詳細設定でドキュメントの署名期限やリマインダーを指定できます。
- 署名済みドキュメントの保存：署名が完了したドキュメントを、Writer ドキュメントとしてWorkDrive内の指定フォルダーに保存できます。
- 他者への通知：ドキュメント署名時に、設定したメールIDへ署名済みドキュメントを送信できます。必要に応じてドキュメントを開くためのパスワードも設定できます。「署名済みドキュメントをメールで送信」オプションをチェックし、「設定」をクリックしてください。送信先メールID（CC/BCCも含む）を追加し、「保存」をクリックします。
- カスタム関数の実行：署名者の入力項目をCRMへ連携したり、Zoho Cliqチャットに投稿するなど、ZohoのDelugeカスタム関数を作成・連携して各種処理を実行できます。また、署名済みドキュメントをWorkDrive内の任意フォルダーに追加することも可能です。詳細はこちら
追加メモ
機能のご利用について
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機能 |
詳細 |
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同じメールアドレスで複数の署名者 |
同じメールアドレスで複数の署名者を割り当てることができ、それぞれに固有の名前を設定します。共通のメールアドレスを利用するチームに便利です。 |
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承認者 役割の利用可否 |
Zoho Sign スタンダードプラン以上でのみ利用可能です。 |
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署名者が言語を選択 |
Zoho Sign プロフェッショナルプランで利用可能 |
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対面署名 |
Zoho Sign エンタープライズ プランのユーザーのみ利用可能です。 |
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対応 添付ファイル形式 |
.doc, .docx, .htm, .html, .jpeg, .ods, .odt, .pdf, .png, .rtf, .sxw, .xls, .xlsx, .txt |
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署名者の最大番号
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1件のリクエストにつき最大25名の受信者詳細
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添付ファイルサイズ制限 |
ファイルごとに最大3MB |
概要 - 対面署名
対面署名は、署名者の実地での立ち会いが必須となる場合に最も役立ちます。ファシリテーターは、イニシエーターの組織内メンバーであることが多く、組織外のメンバーがドキュメントに署名する際のホストや立会人の役割を担います。
この機能の一般的な利用例としては、配達サービスが配達時に顧客からフォームやドキュメントへの署名を取得するケースが挙げられます。この場合、配達サービスパートナーが署名のイニシエーターとなり、配達を受け取る顧客や受領者が対面署名者、配達員がファシリテーターとなります。
対面署名に関与する役割は以下の通りです。
- 署名イニシエーター - ドキュメント担当者がイニシエーターとなり、関与する他のメンバーに役割を割り当てます。
- 署名者 - 実際にその場に立ち会い、ドキュメントへ署名します。
- ファシリテーター - セッション中にドキュメントの操作権限を署名者に渡します。ホスト/ファシリテーターはデバイスを対面署名者に手渡し、対面署名取引を案内する役割を担います。
トラブルシューティング
問題: 署名イニシエーターが最初の署名者であり、Zoho Signに登録していない場合はどうなりますか？
解決方法: 署名イニシエーターが主署名者（最初の署名者）で、「送信する」をクリックした場合、イニシエーターはWriter内からドキュメントへの署名を求められます。Zoho Signアカウントを持っていない署名イニシエーターや、アカウントを持っていてもZoho Signの組織に所属していないユーザーは、署名プロセスを開始する際（自分で署名または送信するを選択時）に、設定・管理ページへリダイレクトされ、新しい勘定の作成を案内されます。