署名用ドキュメントの署名者詳細と署名ワークフローの設定
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概要
Zoho WriterはZoho Signと連携しており、Writerから文書を電子署名用に直接送信できます。署名者の事前指定、署名の項目の配置、署名順の設定、文書の処理フローの一環としての送信処理の自動化が可能です。また、署名者に対応を促すリマインダーや期限を設定し、指定期間内に文書が署名されるようにすることもできます。
署名の項目の設定
署名の項目の追加
［項目］パネル→［署名者の項目］から、必要な項目（署名、名前、日付、イニシャルなど）を文書上にドラッグ＆ドロップします。
項目への署名者の割り当て
各項目について、［署名者の一覧］から署名者（署名者A、署名者B、署名者Cのいずれか）を選択します。これにより、署名処理中にその項目を操作できるのは、割り当てられた署名者のみになります。また、他の署名者が、自分向けではない項目を表示または編集できないようにします。図のように、各項目に署名者を割り当てます。
署名フローの設定
署名者の詳細の設定
［署名の設定］ダイアログの［署名者の詳細］タブでは、次の項目を設定できます。
- ［署名者］：文書に署名するユーザーを選択します。［自分のみ］、［その他のみ］、［自分とその他］から選択できます。
- ［署名者の役割］：受信者に次の役割を割り当てます。
- 署名者：割り当てられた項目を入力した後、文書に署名します。
- 承認者：文書を承認し、次の処理に進めます。
- 表示者：入力済みの文書のコピーを表示専用で受け取ります。
- ［対面署名者］：署名者として設定されたすべてのメンバーに、署名を開始するよう促すメールが送信されます。対面署名の場合は、署名セッションを開始するよう促すメールが送信されます。必要に応じて、メールの件名とメッセージを設定します。
- ［署名順］：文書に署名するユーザーと署名のタイミングを管理するには、［上記の順番で署名］を有効にします。各署名者には、直前の署名者が署名した後にのみ文書が送信されます。署名の順番は設定できます。たとえば、アリスを1、ボブを2、チャーリーを3に設定すると、文書は最初にアリス、次にボブ、最後にチャーリーへ送信されます。
- ［署名者の詳細］：署名者のメールアドレスを入力します。署名者の詳細に差し込み項目を挿入するには、プラスアイコンをクリックします。署名者は25人まで追加できます。
- ［メールの件名とメッセージ］
- ［文書名］：送信する文書の名前を指定します。
- ［メールの添付ファイル］：署名対象の文書に加えて、共通の添付ファイルを3件までメールに追加できます。
署名者設定のカスタマイズ
条件付き受信者を使用すると、指定した条件に応じて文書に署名するユーザーを動的に変更できます。これにより、状況ごとに複数のテンプレートを作成する必要がなくなります。署名順が固定された処理フローとは異なり、条件付き受信者では、条件に基づいて代替の署名者を割り当てたり、指定した条件を満たす場合にのみ署名者を追加したりできます。たとえば、契約金額が$10,000より大きい場合はディレクターに承認を依頼し、それ以外の場合は別の指定した署名者に送信できます。
条件付き署名者を設定するには
- 最大7人の署名者のメールアドレスと名前を追加し、7人目をクライアントに指定して署名を設定します。
- 最初の6人の署名者に条件を設定します。これにより、指定した条件を満たす場合にのみ、その署名者へ文書が送信されます。
- 設定を保存します。
これで、クライアントは常に7人目の署名者として設定されます。署名者の人数を動的に変更できる一方で、クライアントは常に署名処理の最後の参加者になります。
署名者へのメール送信に使用する言語の設定
Zoho Signのプロフェッショナルプランのユーザーは、メール通知と署名の操作画面に使用する言語を選択できます。その他のユーザーには、アカウントの初期設定の言語が使用されます。
署名者用のパスワードと非公開メッセージの設定
必要に応じて、署名者、承認者、表示者、対面署名者のメールアドレスを指定し、パスワードを設定できます。これは、対面署名の進行担当者にも文書の内容を開示せず、機密性を保つ場合に役立ちます。
自動生成されたパスコードは、メール、SMS、またはオフラインで伝達できます。オフラインで伝達する場合、開始者がコードを共有する必要があります。パスコードは共有前に編集することもできます。
署名の詳細設定
［署名の設定］ダイアログの［詳細設定］タブをクリックすると、次の操作を実行できます。
- ［詳細設定］で、文書への署名に関するリマインダーと期限を設定します。
- 署名済みの文書のコピーをWriterの文書として、WorkDrive内の指定したフォルダーに保存します。
- 文書への署名時に他のユーザーへ通知：設定したメールアドレスに署名済みの文書を送信します。必要に応じて、文書を開く際に必要なパスワードも設定できます。［署名済み文書の送信先］にチェックを入れ、［設定］をクリックします。署名済みの文書の送信先となるメールアドレスをCC／BCCも含めて追加し、［保存する］をクリックします。
- Zohoの独自の関数（Deluge）を使用して任意の関数を作成し、関連付けることで、署名者の項目に入力されたデータをCRMに送信する、Zoho Cliqのチャットに投稿するなど、さまざまな操作を実行するカスタム関数を実行できます。署名済みの文書は、WorkDrive内の任意のフォルダーに追加できます。詳細はこちら
補足事項
機能の利用条件
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機能 |
詳細 |
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同じメールアドレスを使用する複数の署名者 |
それぞれに一意の名前を指定することで、同じメールアドレスを使用して複数の署名者を割り当てることができます。共通のメールアドレスを使用しているチームに便利です。 |
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承認者の役割の利用条件 |
Zoho Signの標準プラン以上でのみ利用できます。 |
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署名者の言語の選択 |
Zoho Signのプロフェッショナルプランで利用できます。 |
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対面署名 |
Zoho Signのエンタープライズプランを利用しているユーザーのみ利用できます。 |
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対応している添付ファイルの書式 |
.doc, .docx, .htm, .html, .jpeg, .ods, .odt, .pdf, .png, .rtf, .sxw, .xls, .xlsx, .txt |
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署名者の最大数
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1件の依頼につき、受信者の詳細は25件までです。
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添付ファイルのサイズの上限 |
ファイル1件あたり最大3MB |
対面署名について
対面署名は、署名者本人の立ち会いが必要な場合に特に役立ちます。進行役は通常、署名開始者と同じ組織内のメンバーであり、組織外のメンバーが文書に署名する際の主催者または立会人を務めます。
この機能の一般的な使用例として、配送時に顧客からフォームや文書への署名を受け取る配送サービスがあります。この場合、配送サービス事業者が署名開始者、配送品を受け取る顧客または受取人が対面署名者、配達員が進行役となります。
対面署名に関与する人は次のとおりです。
- 署名開始者：文書の所有者が開始者となり、関係者に役割を割り当てます。
- 署名者：対面でのセッション中に文書へ署名します。
- 進行役：セッション中に文書の操作権限を署名者へ渡します。主催者／進行役は、対面署名者に端末を直接手渡し、対面署名の手続きを案内します。
トラブルシューティング
問題：署名開始者が最初の署名者であり、Zoho Signを契約していない場合はどうなりますか？
解決策：署名開始者が主署名者／最初の署名者であり、［署名用に送信］をクリックすると、Writer内で文書に署名するよう求められます。署名開始者がZoho Signアカウントを持っていない場合、またはアカウントを持っていてもZoho Signの組織に所属していない場合は、署名プロセスの開始時（［自分で署名］または［署名用に送信］を選択したとき）に［設定と管理］ページへ移動し、新規アカウントを作成することになります。
問題：［フォーム入力］の送信ページ（［その他のオプション］→［署名収集用に送信］）からZoho Sign／DocuSignにログインまたはログアウトできないのはなぜですか？
解決策：フォーム入力モードでは、署名サービスの認証操作を利用できません。そのため、フォームの送信ページからZoho SignまたはDocuSignに直接ログインしたり、ログアウトしたりすることはできません。代わりに、Zoho Writerの文書を開いてZoho SignとDocuSignにログインし、フォームの送信ページを更新してください。