署名用ドキュメントの署名者詳細と署名ワークフローの設定
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概要
Zoho WriterはZoho Signと連携し、Writerから直接ドキュメントを電子署名用に送信できます。署名者の事前指定、署名項目の配置、署名順の設定、ドキュメントワークフローの一部としての送信プロセスの自動化が可能です。さらに、署名者に通知するリマインダーや期限を設定し、指定した期間内にドキュメントが署名されるようにできます。
署名項目の設定
署名項目の追加
［項目］パネル→［署名者項目］から、必要な項目（署名、名前、日付、イニシャルなど）をドキュメント上にドラッグ＆ドロップします。
項目への署名者の割り当て
各項目について、署名者リストから署名者（署名者A、署名者B、署名者C）を選択します。これにより、署名プロセス中に割り当てられた署名者のみがその項目を操作できます。他の署名者が自分向けではない項目を表示または編集できないようにします。図のように、各項目に署名者を割り当てます。
署名ワークフローの設定
署名者詳細の設定
署名設定ダイアログの［署名者詳細］タブでは、次の内容を設定できます。
- ［署名者］：ドキュメントに署名するユーザーを選択します。［自分のみ］［自分以外のみ］［自分と他のユーザー］から選択できます。
- ［署名者の役割］：受信者に次のような役割を割り当てます。
- 署名者：割り当てられた項目に入力した後、ドキュメントに署名します。
- 承認者：ドキュメントを承認し、次の処理に進めます。
- 閲覧者：入力済みドキュメントのコピーを閲覧専用で受け取ります。
- ［対面署名者］：署名の開始、または（対面署名の場合は）セッションの開催を促すメールが、署名者として設定されたすべてのメンバーに送信されます。必要に応じてメールの件名と本文を設定します。
- ［署名順］：［上記の順序で署名］をオンにすると、誰がいつドキュメントに署名するかを管理できます。これにより、各ユーザーは前のユーザーが署名した後にのみドキュメントを受け取ります。順序を設定できます。たとえば、Aliceを1、Bobを2、Charlieを3に設定すると、ドキュメントは最初にAlice、次にBob、最後にCharlieに送信されます。
- ［署名者詳細］：署名者のメールアドレスを入力します。プラスアイコンをクリックして、署名者詳細に差し込み項目を挿入します。署名者は最大10人まで追加できます。
- ［メールの件名と本文］
- ［ドキュメント名］：送信するドキュメントに名前を付けます。
- ［メールへの添付ファイル］：署名対象のドキュメントと一緒に、共通の添付ファイルを最大3件までメールに追加できます。
署名者設定のカスタマイズ
条件付き受信者を使用すると、特定の条件に基づいてドキュメントに署名するユーザーを動的に変更でき、シナリオごとに複数のテンプレートを作成する必要がなくなります。署名順が固定されたワークフローとは異なり、条件付き受信者では、条件に基づいて代替の署名者を割り当てたり、特定の条件を満たす場合にのみ追加の署名者を含めたりできます。たとえば、契約金額が$10,000を超える場合は承認のためにディレクターに送信し、それ以外の場合は別の指定署名者に送信するよう、条件に応じて署名者を割り当てられます。
条件付き署名者の設定手順
- 最大7人の署名者のメールアドレスと名前を追加して署名を設定し、7人目の署名者をクライアントに指定します。
- 最初の6人の署名者に条件を設定します。これにより、特定の条件を満たす場合にのみドキュメントが署名者に送信されます。
- 設定を保存します。
署名者に送信するメールの言語設定
Zoho Sign Professionalプランのユーザーは、メール通知と署名操作画面の言語を選択できます。それ以外のユーザーには、アカウントの初期設定言語が使用されます。
これにより、クライアントは常に7人目の署名者として設定されます。署名者数を動的に変更できる柔軟性を確保しながら、クライアントを署名プロセスの最後の参加者にできます。
署名者のパスワードと非公開メッセージの設定
必要に応じて、署名者、承認者、閲覧者、対面署名者にメールアドレスを指定してパスワードを設定できます。これは、対面署名中に進行役にもドキュメント内容を見せたくない場合など、機密性の保持に役立ちます。
自動生成されたパスコードは、メールやSMSで送信することも、オフラインで渡すこともできます。オフラインで渡す場合、開始者がコードを共有する責任を負います。パスコードは共有前に編集することもできます。
署名の詳細設定
［署名ワークフローの設定］ダイアログの［詳細設定］タブをクリックすると、以下を実行できます。
- 詳細設定で、ドキュメントへの署名に関するリマインダーと有効期限を設定します。
- 署名済みドキュメントのコピーを、WriterドキュメントとしてWorkDrive内の特定のフォルダーに保存します。
- ドキュメントが署名されたときに他のユーザーに通知：設定済みのメールID宛てに署名済みドキュメントをメールで送信します。必要に応じて、ドキュメントを開くためのパスワードを設定できます。［署名済みドキュメントをメールで送信する］オプションを選択し、［設定］をクリックします。次に、署名済みドキュメントの送信先にするメールID（CC／BCCを含む）を追加し、［保存］をクリックします。
- カスタム関数を実行すると、署名者項目に入力されたデータをCRMに送信したり、Zoho Cliqのチャットに投稿したりするなど、さまざまな処理を行えます。ZohoのDeluge カスタム関数を使用して任意の関数を作成し、関連付けることで実行できます。署名済みドキュメントをWorkDrive内の任意のフォルダーに追加できます。詳細はこちら
補足メモ
機能の提供状況
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機能 |
詳細 |
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同じメールIDを使用する複数の署名者 |
それぞれに一意の名前を付けることで、同じメールアドレスを使用して複数の署名者を割り当てることができます。共通のメールIDを共有するチームに便利です。 |
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承認者の役割の提供状況 |
Zoho Sign Standardプラン以上でのみ利用できます。 |
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署名者用の言語選択 |
Zoho Sign Professionalプランで利用できます。 |
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対面署名 |
Zoho Sign Enterpriseプランのユーザーのみ利用できます。 |
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対応している添付ファイル形式 |
.doc, .docx, .htm, .html, .jpeg, .ods, .odt, .pdf, .png, .rtf, .sxw, .xls, .xlsx, .txt |
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署名者の最大数
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1件の依頼につき、受信者情報は25件までです。
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添付ファイルのサイズ制限 |
1ファイルあたり最大3MB |
対面署名の概要
対面署名は、署名者が物理的にその場にいる必要がある場合に最も便利です。進行役は多くの場合、開始者の組織内のメンバーであり、組織外のメンバーがドキュメントに署名する際のホストまたは立会人として対応します。
この機能の一般的な利用例の1つは、配送サービスで、配送時に顧客からフォームやドキュメントに署名してもらうケースです。この場合、配送サービスの提供元が署名開始者、顧客または配送物を受け取る人が対面署名者、配送担当者が進行役になります。
対面署名に関わる担当者は次のとおりです。
- 署名開始者-ドキュメントの所有者が開始者となり、関係者に役割を割り当てます。
- 署名者-会議に実際に出席した状態でドキュメントに署名します。
- 進行役-セッション中に、ドキュメントの操作を署名者に引き渡します。ホスト／進行役は、対面署名者にデバイスを直接渡し、対面署名の手続きを案内します。
トラブルシューティング
問題：最初の署名者である署名開始者がZoho Signを契約していない場合、どうなりますか。
解決策：署名開始者が主署名者／最初の署名者であり、［署名用に送信］をクリックした場合、Writer内でドキュメントに署名するよう求められます。Zoho Signアカウントを持っていない署名開始者、またはアカウントを持っていてもZoho Signの組織に所属していないユーザーが署名プロセスを開始する（［自分で署名］／［署名用に送信］を選択する）と、新しいアカウントを作成するために［設定と管理］ページにリダイレクトされます。