署名用ドキュメントの署名者詳細と署名ワークフローの設定
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概要
Zoho WriterはZoho Signと連携し、Writerから直接ドキュメントを電子署名用に送信できます。署名者の事前指定、署名項目の配置、署名順序の設定、ドキュメントワークフローの一部として送信処理の自動化が可能です。また、署名者に通知するリマインダーを設定したり、指定した期間内にドキュメントが署名されるよう期限を設定したりできます。
署名項目の設定
署名項目の追加
［項目］パネル→［署名者項目］から、必要な項目（署名、名前、日付、イニシャルなど）をドキュメント上にドラッグ＆ドロップします。
項目への署名者の割り当て
各項目について、［署名者リスト］から署名者（署名者A、署名者B、署名者C）を選択します。これにより、署名プロセス中に、割り当てられた署名者だけがその項目を操作できます。対象外の項目を他の署名者が表示または編集することを防ぎます。次のように、各項目に署名者を割り当てます。
署名ワークフローの設定
署名者の詳細の設定
［署名設定］ダイアログの［署名者の詳細］タブでは、以下を設定できます。
- 署名者：ドキュメントに署名する人を選択します。［自分のみ］、［他のユーザーのみ］、［自分と他のユーザー］から選択できます。
- 署名者の役割：受信者に次のような役割を割り当てます。
- 署名者 - 割り当てられた項目を入力した後、ドキュメントに署名します。
- 承認者 - 次の処理に進めるためにドキュメントを承認します。
- 閲覧者 - 入力済みドキュメントのコピーを閲覧用に受け取ります。
- 対面署名者：署名者として設定されたすべてのメンバーに、署名の開始またはセッションの主催（対面署名の場合）を促すメールが送信されます。必要に応じて、メールの件名とメッセージを設定します。
- 順番に署名：ドキュメントに誰がいつ署名するかを制御するには、［上記の順番で署名］を有効にします。これにより、各ユーザーは前のユーザーが署名した後にのみドキュメントを受け取ります。順序を設定できます。たとえば、Aliceが1、Bobが2、Charlieが3の場合、ドキュメントは最初にAliceへ、次にBobへ、最後にCharlieへ送信されます。
- 署名者の詳細：署名者のメールアドレスを入力します。署名者の詳細に差し込み項目を挿入するには、プラスアイコンをクリックします。最大10人の署名者を追加できます。
- メールの件名とメッセージ
- ドキュメント名：送信するドキュメントに名前を割り当てます。
- メールへの添付ファイル：署名対象のドキュメントとともに、共通の添付ファイルを最大3件までメールに追加できます。
署名者設定のカスタマイズ
条件付き受信者を使用すると、特定の条件に基づいてドキュメントに署名する人を動的に変更でき、シナリオごとに複数のテンプレートを作成する必要がなくなります。署名順序が固定されたワークフローとは異なり、条件付き受信者では、条件に基づいて代替の署名者を割り当てたり、特定の条件を満たした場合にのみ追加の署名者を含めたりできます。たとえば、次のように署名者を条件付きで割り当てます。契約金額が$10,000を超える場合は承認のためにディレクターへ送信し、それ以外の場合は別の指定署名者へ送信します。
条件付き署名者の設定手順
- 最大7人の署名者のメールアドレスと名前を追加して署名を設定し、7人目の署名者をクライアントとして指定します。
- 最初の6人の署名者に条件を設定します。これにより、特定の条件が満たされた場合にのみ、その署名者へドキュメントが送信されます。
- 設定を保存します。
これにより、クライアントは常に7人目の署名者として設定されます。署名者数を動的に変更できる柔軟性を確保しながら、クライアントが署名プロセスの最後の参加者であることを保証できます。
署名者に送信するメールの言語の設定
Zoho SignのProfessionalプランのユーザーは、メール通知と署名操作画面の言語を選択できます。それ以外のユーザーには、アカウントの標準の言語が使用されます。
署名者向けのパスワードと非公開メッセージの設定
必要に応じて、メールアドレスを指定することで、署名者、承認者、閲覧者、対面署名者にパスワードを設定できます。これは、対面署名時の進行役に対してもドキュメントの内容を機密に保つ場合に便利です。
自動生成されたパスコードは、メール、SMS、またはオフラインで提供できます。オフラインで提供する場合は、開始者がコードを共有する責任を負います。パスコードは共有前に編集することもできます。
署名の詳細設定
［署名ワークフローの設定］ダイアログの［詳細設定］タブをクリックすると、次の操作を実行できます。
- 詳細設定で、文書への署名に関するリマインダーと有効期限を設定できます。
- 署名済み文書のコピーを、Writer文書としてWorkDrive内の特定のフォルダーに保存できます。
- 文書の署名完了時に他のユーザーに通知：設定したメールアドレスに署名済み文書をメールで送信します。必要に応じて、文書を開くためのパスワードを設定できます。［署名済み文書をメールで送信］オプションにチェックを入れ、［設定］をクリックします。署名済み文書の送信先メールアドレスを、Cc／Bccも含めて追加し、［保存］をクリックします。
- ZohoのDelugeカスタム関数を使用して任意の関数を作成して連携することで、署名者フィールドに入力されたデータをCRMに送信したり、Zoho Cliqのチャットに投稿したりするなど、さまざまな操作を実行するカスタム関数を実行できます。署名済み文書をWorkDrive内の任意のフォルダーに追加することもできます詳細はこちら
補足事項
機能の提供状況
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機能 |
詳細 |
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同じメールアドレスを使用する複数の署名者 |
それぞれに一意の名前を設定することで、同じメールアドレスを使用して複数の署名者を割り当てられます。共通のメールアドレスを共有しているチームに便利です。 |
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承認者の役割の利用可否 |
Zoho SignのStandardプラン以上でのみ利用できます。 |
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署名者の言語選択 |
Zoho SignのProfessionalプランで利用できます |
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対面署名 |
Zoho SignのEnterpriseプランのユーザーのみ利用できます。 |
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対応している添付ファイル形式 |
.doc, .docx, .htm, .html, .jpeg, .ods, .odt, .pdf, .png, .rtf, .sxw, .xls, .xlsx, .txt |
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署名者の最大数
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1件の依頼につき、受信者情報は25件までです。
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添付ファイルのサイズ制限 |
1ファイルあたり最大3MB |
対面署名について
対面署名は、署名者が物理的にその場にいる必要がある場合に特に便利です。進行役は多くの場合、署名開始者の組織内のメンバーで、組織外のメンバーが文書に署名する際に、ホストまたは立会人として対応します。
この機能の一般的な利用例の1つは、配送サービスが配達時に顧客からフォームや文書への署名を受け取るケースです。この場合、配送サービスの事業者が署名開始者、顧客または配達物を受け取る人が対面署名者、配達員が進行役になります。
対面署名に関わる担当者は次のとおりです。
- 署名開始者 - 文書の所有者が開始者となり、関係者に役割を割り当てます。
- 署名者 - 会議などで物理的にその場にいる状態で文書に署名します。
- 進行役 - セッション中に文書の操作権限を署名者に渡します。ホスト／進行役は、デバイスを対面署名者に直接手渡し、対面署名の手続き全体を案内する責任を負います。
トラブルシューティング
問題：署名開始者が最初の署名者で、Zoho Signを契約していない場合はどうなりますか？
解決方法：署名開始者が主署名者または最初の署名者で、［署名依頼を送信］をクリックすると、開始者はWriter内で文書に署名するよう求められます。Zoho Signアカウントを持っていない署名開始者、またはアカウントを持っていてもZoho Signの組織に所属していないユーザーは、署名プロセスの開始時（［自分で署名］または［署名依頼を送信］を選択した時）に、新しいアカウントを作成するための［設定と管理］ページにリダイレクトされます。
問題：フォーム入力の送信ページ（［その他のオプション］→［署名収集の送信］）からZoho Sign／DocuSignにログインまたはログアウトできないのはなぜですか？
解決方法：フォーム入力モードでは、署名サービスの認証コントロールを利用できません。そのため、フォームの送信ページからZoho SignまたはDocuSignに直接ログインしたりログアウトしたりすることはできません。代わりに、Zoho Writer文書を開いてZoho SignとDocuSignにログインし、フォームの送信ページを更新してください。