Succesvolle sales hangen nauw samen met de dagelijkse activiteiten van de salesmedewerkers, zoals het aantal follow-ups, het stipt terugkoppelen naar de klanten, het snel beantwoorden van hun vragen en het reageren op de supporttickets. Al deze factoren spelen een cruciale rol om ervoor te zorgen dat de leads de salestrechter snel doorlopen, wat uiteindelijk leidt tot succesvolle sales.
Een belangrijk aspect hierbij is hoe goed georganiseerd en gepland het toewijzingsproces van leads in een organisatie is. De meeste bedrijven vertrouwen op meerdere bronnen voor het genereren van leads. Dit vergroot de kans op het genereren van leads vanuit uiteenlopende locaties, branches, belangen of vereisten. Omdat elke lead/klant andere vereisten heeft, is het niet raadzaam om deze willekeurig aan een salesmedewerker toe te wijzen. Omdat vertegenwoordigers met ervaring met het beheren van leads uit een bepaalde regio of een specifiek product beter kunnen aansluiten op de behoeften van de klant. Hoewel het belangrijk is de medewerkers op basis van de bovenstaande factoren te identificeren en te onderscheiden, kan het moeilijk zijn om dit handmatig uit te voeren.
De tool voor toewijzingsregels van Zoho CRM is ontworpen om het leadtoewijzingsproces te automatiseren, door regels te definiëren op basis waarvan leads worden toegewezen aan een reeks medewerkers. U kunt verschillende criteria configureren op basis van uw branchespecificaties, zoals regio, productinteresse, leadbron enz., zodat alleen de leads die aan de criteria voldoen, automatisch worden toegewezen aan de geselecteerde medewerker. Door het toewijzingsproces voor leads te automatiseren, bespaart u veel tijd en moeite en vermindert u bovendien de onbedoelde vergissingen die zich voor kunnen doen als gevolg van handmatige afhandeling.
Beschikbaarheid
Toestemming vereist
Gebruikers met toestemming om toewijzingsregels voor een module in te stellen, hebben toegang tot deze functie.
Aandachtspunten
- U kunt maximaal 25 verschillende criteria bij elk regelitem koppelen.
- U kunt alleen toewijzingsregels gebruiken voor de records die zijn gegenereerd via import, Webform en API.
- Als u de records handmatig maakt, kunt u geen toewijzingsregels gebruiken.
- In de lijstweergave kunt u de regelitems opnieuw ordenen om de volgorde te wijzigen waarin de regelitems moeten worden uitgevoerd.
Toewijzingsregels maken
U kunt een toewijzingsregel maken voor leads, contactpersonen, deals, cases en maatwerkmodules. Het configureren van toewijzingsregels bestaat uit de volgende stappen.
Stap 1. De basisgegevens invoeren
U moet de module, regelnaam en beschrijving opgeven.
Stap 2. De records selecteren waarop de regel van toepassing is
De regel kan worden gemaakt voor alle records of voor geselecteerde records op basis van criteria. Een salesmanager kan bijvoorbeeld een regel instellen voor alle leads uit India.
Stap 3. Record toewijzen
De records kunnen worden toegewezen aan de gebruikers op basis van categorie of voorwaarde.
Categorie - de record kan worden toegewezen aan afzonderlijke gebruikers of gebruikers in rollen of groepen. Wanneer meerdere gebruikers zijn geselecteerd, worden de records om de beurt toegewezen.
Voorwaarde - de gebruiker wordt toegewezen aan een record op basis van de gedefinieerde criteria, zoals het land waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Steve houdt zich bijvoorbeeld bezig met records uit India en Anna met records uit de Verenigde Staten. Als een lead uit de Verenigde Staten binnenkomt, wordt deze toegewezen aan Anna.
Stap 4. De beschikbaarheid van een gebruiker controleren vóór het toewijzen van een record
Bij het toewijzen van records kunt u ervoor kiezen om de beschikbaarheid van de gebruiker te controleren. De beschikbaarheid van de gebruikers wordt gecontroleerd op basis van de online status (aangemeld bij CRM) en/of de timing van de ploegendienst (indien dit is vermeld in de bedrijfsgegevens).
Stap 5. Een follow-uptaak toewijzen aan de gebruiker
Zodra de record is toegewezen aan de gebruiker, kunt u een follow-uptaak toevoegen. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat de gebruiker de lead moet bellen of deze een e-mail moet sturen nadat de record is toegewezen.
Stap 6. Standaardgebruiker toewijzen
In stap 3 hebt u een aantal gebruikers geselecteerd. Het kan gebeuren dat de records niet kunnen worden toegewezen aan deze gebruikers. Voor die gevallen is het raadzaam om een backup-gebruiker (standaardgebruiker) te selecteren aan wie de records worden toegewezen. Hieronder volgen de redenen waarom de record wordt toegewezen aan de standaardgebruiker:
- De geselecteerde gebruiker is niet beschikbaar (niet aangemeld of niet beschikbaar in een ploeg).
- De gebruiker is gedeactiveerd of verwijderd uit de CRM-account.
Opmerking
Een standaardgebruiker kan een aangemelde gebruiker zijn (die de recordactie heeft geïnitieerd) of een andere gebruiker in CRM. Een aangemelde gebruiker voor de volgende gevallen is
- Import: Een aangemelde gebruiker is degene die de actie initieert
- API: De gebruiker van wie het autorisatietoken wordt gebruikt in de API
- Webform: De gebruiker die deze webform-regel heeft gemaakt. Als deze echter is gedeactiveerd of verwijderd, wordt de superbeheerder de aangemelde gebruiker.
