Trabalhando com campos personalizados

Trabalhando com campos personalizados

No Zoho CRM, você pode adicionar novos campos conforme as suas necessidades. Esses campos serão disponibilizados para todos os usuários adicionados à conta de CRM de sua organização.

  • Personalizar campos definidos pelo Zoho: você pode editar, excluir e ocultar alguns dos campos definidos pelo Zoho, mas observe que há alguns campos que você não pode excluir, remover, renomear ou mudar quando se trata de configurações obrigatórias. Esses campos definidos pelo Zoho são obrigatórios no Zoho CRM. Por exemplo, Último Nome em Leads, Assunto em Tarefas etc.
  • Definir permissões de acesso ao campo:  você pode ocultar os campos para os usuários em um determinado perfil ou marcar os campos como Somente leitura.
Disponibilidade
Permissão exigida
Os usuários com permissão para Personalizar o Zoho CRM no perfil podem acessar esse recurso.

Notes
Nota
  1. O número máximo de campos que você pode criar em cada edição varia. Da mesma forma, há também um limite máximo para cada tipo de campo que você criar. Consulte também Limites do campo personalizado
  2. Você pode renomear os campos personalizados, mas não é possível alterar o tipo de campo (p.ex. Texto, número inteiro, data etc.) dos campos personalizados.
    Por exemplo, se você criar um campo Texto, não é possível alterá-lo para um campo de número inteiro.

Campos personalizados

Para quase todos os campos que você criar, é preciso especificar o seguinte:

  • Etiqueta: especificar um nome para o campo.
  • Propriedades de campo: especificar as propriedades de campo como descrição, valores de campo, entre outros.

Outras especificações necessárias para cada tipo de campo:

Tipo de campo
 Outros detalhes
Texto
 Comprimento: no máximo são permitidos 255 caracteres.
Número inteiro
 Duração: no máximo são permitidos 9 dígitos.
Decimal
 Duração: no máximo 16 dígitos são permitidos (incluindo casas decimais).
Percentual
 Etiqueta: especifique o nome do campo
Moeda
 Comprimento: no máximo são permitidos 16 dígitos. Opção para arredondar: especifique a opção para arredondar Casas decimais: especifique o número de casas decimais Precisão: especifique a precisão do arredondamento
Data
 Formato: AAAA/MM/DD Nota: o formato de data será alterado de acordo com as configurações de fuso horário do usuário.
Data e Hora
 Formato: AAAA/MM/DD HH:MM Nota: o formato de data será alterado de acordo com as configurações de fuso horário do usuário.
E-mail
 Especifique um endereço de e-mail válido
Telefone
 Digite um número de telefone válido
Lista de seleção
 Valores da lista de seleção: especifique os valores da lista de seleção
Lista de seleção múltipla
 Valores da lista de seleção: especifique os valores da lista de seleção
URL
 –
Área de texto
 Especificar o limite de caracteres: limite pequeno é de 2.000 caracteres, limite grande é de 32.000 caracteres.
Área de texto Grande não estará disponível ao adicionar critérios em qualquer recurso.
Áreas de texto Grande e Pequeno não podem ser usadas para classificar registros em ordem crescente ou decrescente.
Caixa de seleção
 –
Número automático
 Prefixo: especifique o prefixo do número de sequência automática. Número inicial: especifique o número inicial da sequência. Sufixo: especifique o sufixo do número de sequência automática.Registros existentes: selecione a caixa de seleção para aplicar a sequência automática a registros existentes.
Pesquisa
 Tipo de pesquisa: selecione o módulo para o qual você gostaria de estabelecer relações. Etiqueta de lista relacionada: é o nome dado por você à entidade que será criada sob os detalhes do registro. Por exemplo, Anexos, Funções de contato, etc. (disponível em edições comerciais do Zoho CRM, exceto edição Standard)
Número inteiro longo
 No máximo 18 caracteres são permitidos (disponível nas edições comerciais do Zoho CRM, exceto a edição Padrão)

Limites do campo personalizado

Há um limite para o número total de campos que você pode criar em sua conta e também um limite para os tipos de campos que você criar. Isso varia com base na edição do Zoho CRM. Consulte o link a seguir para verificar os limites do campo:  Limites do campo personalizado

Notes
Nota
  1. Campos personalizados não estão disponíveis na edição gratuita do Zoho CRM.
  2. Os campos Pesquisa e Fórmula não estão disponíveis na edição Padrão do Zoho CRM.

Configurações do campo personalizado

Ao adicionar ou editar um campo personalizado, você será capaz de realizar diversas ações. Por exemplo, você pode editar as propriedades básicas de um campo, marcá-lo como obrigatório, torná-lo um campo exclusivo, entre outros. A seguir estão as diversas configurações de campo personalizado disponíveis no Zoho CRM.

  • Adicionar campos personalizados
  • Editar campos personalizados
  • Definir permissão do campo
  • Marcar um campo como obrigatório
  • Marcar campo como único
  • Definir campo externo
  • Remover/excluir campos personalizados
  • Mapear campos de dependência

Adicionar campos personalizados

Em cada módulo, você pode adicionar campos personalizados para capturar dados importantes específicos para suas necessidades comerciais, especificando algumas informações relacionadas ao campo.

Para criar novos campos personalizados

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios de administrador.
  2. Acesse Configuração > Personalização > Módulos e campos.
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. A partir da  Bandeja Novos campos , à esquerda, arraste e solte o tipo de campo desejado até a seção do módulo, à direita.
  5. Nomeie o campo e defina as Propriedades de campos conforme necessário para o campo.
  6. Clique em Salvar layout.
Notes
Nota
  1. O campo Nome [Módulo] de um módulo personalizado pode ser renomeado, enquanto o campo Nome [Módulo] de um módulo predefinido não pode ser renomeado.
  2. No caso do campo Nome para um módulo personalizado, o usuário pode escolher entre os tipos de campo, Texto e Número automático. Uma vez escolhido, o tipo de campo padrão Nome não pode ser alterado.
    Notes
    Além disso, se o campo Nome do módulo personalizado for um campo de Número automático, o respectivo módulo não pode ter nenhum outro campo Número automático já que apenas um campo de Número automático é permitido por módulo personalizado.
    Módulos personalizados existentes não podem ter o número automático como padrão no campo Nome . Uma alternativa seria criar um novo módulo personalizado e selecionar Número automático como tipo do campo  Nome  e, em seguida, importar os registros existentes.
  3. Depois que o campo é criado, não é possível alterar o “tipo de dados” do campo. Por exemplo, um campo Número inteiro (dígitos) não pode ser alterado para um campo de Moeda.
  4. Você pode editar os campos personalizados para alterar o comprimento dos seguintes tipos de campos. – Moeda, Texto, Número (inteiro), Decimal, Telefone, Número inteiro longo e URL.
  5. Não é possível adicionar campos personalizados na página  Registro de chamada . No entanto, você pode personalizar os campos existentes usando a personalização do layout da página.
  6. A opção Também criar para Contas, Contatos, Negociações estará disponível apenas durante a criação de campos para Leads.
    Notes
  7. A opção Também criar para Pedidos de vendas, Faturas estará disponível apenas durante a criação de campos para Cotações.
  8. No tipo de campo da lista de seleção, você pode habilitar o rastreamento de histórico de um campo específico. Consulte também: Histórico de rastreamento da lista de seleção
  9. Caso o valor do campo de seleção tenha sido traduzido, você pode usar os Valores de referência para definir as funções personalizadas, mesclar campos, campos de fórmulas, entre outros. Saiba mais sobre valores de referência em Traduções
  10. No campo Lista de seleção do módulo Reuniões, você pode associar a cor a cada valor da lista de seleção. Essas cores serão exibidas no calendário, listas relacionadas, lembretes, página inicial, exibição de lista etc. Leia mais sobre Campos da lista de seleção

Editar campos personalizados

Para editar campos personalizados

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios de administrador.
  2. Acesse Configuração > Personalização > Módulos e campos.
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Vá para o campo que você deseja editar e renomeie o campo ou edite as Propriedades do campo.
  5. Clique em Salvar layout.

Definir permissão do campo

Você pode definir as diferentes permissões de campo para diferentes usuários ao criar um campo ou até mesmo em um momento posterior.

Para definir permissão do campo

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios de administrador.
  2. Acesse Configuração > Personalização > Módulos e campos.
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Vá para o campo obrigatório, clique no ícone Configurações e selecione Definir permissão. 
  5. No pop-up Definir permissão , defina as permissões para cada perfil.
  6. Clique em Salvar.
  7. Clique em Salvar layout.

Marcar um campo como obrigatório

Para marcar um campo como obrigatório

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios de administrador.
  2. Acesse Configuração > Personalização > Módulos e campos.
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Vá para o campo que deseja editar, clique no ícone Configurações e selecione Marcar como obrigatório. 

Marcar campo como único

Um campo único é aquele em um registro cujo valor torna o registro exclusivo. Endereços de e-mail são bons exemplos de campos únicos, pois claramente duas pessoas não podem ter o mesmo endereço de e-mail. Ele é um atributo único. Outros exemplos incluem CPF, números de passaporte, códigos de produto e afins. No Zoho CRM, você pode marcar um campo de qualquer módulo como "Exclusivo". Uma vez marcado como “único”, esses campos desempenham um papel vital na gestão de registros duplicados no Zoho CRM em várias instâncias, incluindo a criação manual de registros, assim como os registros criados por importação, APIs, lead/pedido de venda/cotação.

Para marcar campo como único

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios de administrador.
  2. Acesse Configuração > Personalização > Módulos e campos.
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Clique no ícone Configurações no campo que deseja marcar como único.
  5. Selecione a opção Não permitir valores duplicados na lista suspensa Configurações.
    Esta opção é aplicável se o campo que você deseja marcar como único for um campo predefinido.
    Marcar o campo E-mail principal para o módulo de Leads/Contatos como único garantirá a verificação de duplicação de e-mails para o módulo selecionado.

    Se o campo que desejar marcar como único for um campo personalizado, selecione Propriedades do campo na lista suspensa Configurações.
    No pop-up Propriedades do campo , selecione a caixa de seleção Não permitir valores duplicados .
  6. Clique em Salvar layout.

Na página Exibição de lista de campos , na coluna Tipo de dados , o campo para o qual você tenha selecionado a opção Não permitir valores duplicados será indicado como um campo Único . Por exemplo, Texto (Único).

Notes
Nota
  1. O recurso Campos únicos está disponível somente em edições comerciais do Zoho CRM.
  2. Somente os usuários com a permissão Personalizar Zoho CRM ativada em seus perfis poderão marcar um campo como único.
  3. Um módulo do Zoho CRM pode ter 2 campos únicos. A seguir estão as exceções a essa condição, já que podem ter 3 campos únicos.
  4. Leads/Contatos/Módulos personalizados (endereço de e-mail + 2 campos)
  5. Módulo de produtos (código do produto + 2 campos).
  6. Somente campos de Texto, E-mail, Telefone, Número inteiro, Número inteiro longo e URL podem ser marcados como únicos em todos os módulos. O campo Twitter pode ser marcado como único para o módulo Leads/Contatos.
  7. Os campos únicos NÃO diferenciam maiúsculas de minúsculas. Ou seja, se o valor do campo de entrada único for "ABC" e no registro existente for "abc", o Zoho CRM ainda identificará como uma correspondência.
  8. Assim que um campo é marcado como único, pode levar um pouco para que o Zoho CRM indexe essa alteração no banco de dados. Isso significa que, depois de marcar um campo como único, se você criar imediatamente um registro no módulo com o mesmo valor, o Zoho CRM pode não reconhecer o valor de campo único. Ele pode permitir que duplicados sejam criados, porque a alteração ainda não foi indexada. Nesse caso, tente após alguns minutos.
  9. Os módulos Tarefa, Chamadas e Reuniões (Atividades) não podem ter um campo único.
  10. No Zoho CRM, campos únicos são suportados para registros criados manualmente e por importações, APIs e leads/cotações/conversão de pedidos de vendas.
  11. Campos únicos não são suportados para registros criados por migração de CRM, MS Outlook e sincronização do Google, restauração da lixeira.
  12. Campos únicos não são suportados para registros no Zoho Sheet View.
  13. Quando marcar um campo como único no módulo Leads, você também verá uma opção para ativar a verificação de duplicação de leads convertidos.
    Considere este exemplo. Você continuou e converteu um lead chamado James. Agora James é registro no módulo de Contatos. Outro representante de vendas de sua equipe adiciona o mesmo lead (James), sem saber que o lead já tinha sido adicionado. Nesse caso, não é preciso que James seja adicionado como lead novamente, essa seria apenas uma entrada duplicada.
    Nesse caso, você pode interromper a criação do mesmo lead, permitindo a verificação de duplicação de leads convertidos. Depois de ter habilitado isso, sempre que uma entrada duplicada for adicionada em Leads, o CRM verificará os leads existentes, bem como leads convertidos. 
    Notes
    Para ativar a Verificação de duplicação para Leads convertidos, clique no link Alterar preferência ,que aparece quando você marca um campo como único. Na janela popup Preferência de verificação de duplicação , selecione a caixa de seleção Verificar também duplicações nos Leads convertidos e cliquee clique em Salvar. Você sempre pode alterar essa configuração mais tarde. 
    Você também pode ativar a verificação de duplicação em Configurações > Configurar > Personalização > Módulos > Leads. Clique no ícone Mais  em Leads > Preferência de verificar duplicações.. 
    Notes

Definir campo externo

Um campo personalizado de linha única pode ser marcado como um campo externo onde informações sobre o registro de um aplicativo de terceiros podem ser armazenadas. Ao integrar um aplicativo ao CRM, você pode executar upsert de chamada de API para pesquisar, criar ou atualizar e excluir registros usando o ID externo.
Por exemplo, se os IDs de pacientes estiverem armazenados em um banco de dados externo, você poderá usá-los no campo externo para consultar, atualizar ou excluir detalhes no CRM.
Da mesma forma, você pode usar outros campos que também se referem aos registros do paciente.
Há dois tipos de campos externos:
  1. Com base no usuário: um ID externo diferente será gerado para cada usuário. Por exemplo, se um contato for gerenciado por dois usuários diferentes na organização, cada um terá seu próprio ID externo para o mesmo contato.  
  2. Com base na organização: todos os usuários da organização terão um ID externo comum.  
Para definir um campo externo ou para criar um ID externo
  1. No criador de módulo, arraste e solte o campo de linha única.
  2. Clique em Editar propriedades e selecione Definir campo externo.
  3. Em Tipo de campo Externo, selecione Organização ou Usuário.
  4. Selecione a Visibilidade do campo como Exibir ou Ocultar.
  5. Clique em Concluído.
      
Notes
 Nota
  1. Ao executar a ação Encontrar e Mesclar, o ID externo do registro mestre será retido, ou seja, o ID externo de outros registros duplicados será substituído.
  2. Quando um registro for clonado, o ID externo não será copiado para o novo registro. Posteriormente, você poderá atualizar o valor no campo (ID externo) por meio da API.
  3. Durante a conversão de um registro como lead, pedidos, cotações etc., você poderá mapear um campo externo somente com outro campo externo presente no módulo subsequente.
  4. Durante a importação de dados, qualquer campo presente no arquivo .CSV pode ser mapeado com um campo externo presente no módulo CRM. Só é possível atualizar o valor do campo ID externo por meio da API.

Remover/excluir campos personalizados

Os campos que você criou podem ser removidos, caso não precise deles. Quando você remover um campo personalizado, ele passa para a seção Campos não utilizados. Isso significa que ele só é removido do layout e não do próprio CRM.
Para excluir o campo permanentemente do CRM, você deve excluí-lo novamente da seção Campos não utilizados .

Para remover campos personalizados do layout

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios de administrador.
  2. Acesse Configuração > Personalização > Módulos e campos.
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Clique no ícone Mais e selecione Remover campo.
  5. Leia as instruções na caixa pop-up e, em seguida, clique em Sim, mover para campos não utilizados para remover o campo.
    Os campos removidos são enviados para a seção Campos não utilizados .
Notes
Nota
  1. Quando um campo personalizado é movido para a seção Campos não utilizados , ele é removido somente do layout do módulo, não do Zoho CRM. Enquanto o campo removido estiver na seção Campos não utilizados , você pode restaurá-lo arrastando-o e soltando-o de volta na seção desejada.
  2. Restaurar um campo da seção Campos não utilizados restaura também os seus dados associados.
  3. Quando um campo é removido da seção Campos não utilizados , ele ainda faz parte do banco de dados. Portanto, o número total de campos permitidos para sua edição do Zoho CRM inclui os campos na seção Campos não utilizados .
  4. Para excluir um campo personalizado permanentemente do Zoho CRM, você deve exclui-lo novamente da seção Campos não utilizados .
  5. Uma vez excluído da seção Campos não utilizados , não é possível trazer de volta o campo personalizado e seus dados associados.
  6. Campos padrão que são fornecidos no Zoho CRM por padrão podem ser movidos para a seção Campos não utilizados , mas não podem ser excluídos permanentemente.

Mapear campos de dependência

Alert

A função Mapear dependência também está disponível para os campos da lista de seleção presentes nos subformulários. 

Há determinados campos cujos valores dependem do valor de outro campo. Isso pode ser definido como um relacionamento pai-filho (principal-derivado). Por exemplo, supondo que há dois campos – País e Estado – no seu módulo de Leads. Os valores no campo Estado dependerão do país selecionado no campo País. Da mesma forma, os valores para o campo Subdepartamento dependerão do campo Departamento que você selecionar. Este tipo de relação é estabelecida por meio de mapeamento de campos de dependência. Você pode definir quais valores serão exibidos no campo derivado quando um determinado valor for escolhido no campo principal.

NotesObservação: Os campos principal e derivado exibirão todos os campos da lista de seleção presentes no layout e no subformulário. 

Para mapear dependências de campo

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios de administrador.
  2. Acesse Configuração > Personalização > Módulos e campos.
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Clique no ícone Configurações e selecione Mapear campos de dependência.
  5. Na página Mapear campos de dependência para o módulo selecionado, clique em Novo.
    • Selecione o Campo principal na lista suspensa.
    • Selecione o Campo derivado na lista suspensa.
    • Clique em Avançar.
    • Selecione os valores para cada valor do campo principal.
    • Por exemplo, se o campo principal for Ramo de estudos, selecione os Cursos relevantes para o ramo selecionado.
    • Clique nos links Anterior ou Próximo , se necessário, para mapear todos os valores do campo Principal até os valores do campo Derivado.
  6. Clique em Salvar.
    Agora, quando você criar um novo registro no módulo, os valores no campo derivado diferem de acordo com o valor escolhido para o campo Principal.

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