A criação de um processo é em grande parte um procedimento de 3 etapas.

1. Inserir informações básicas:
   
   Especifique o  módulo, o  layout e o  campo  para o qual o processo deve ser criado.
   
2.  Definir o fluxo do processo:
   
   No  Blueprint Editor, defina o fluxo do processo desde o  estado inicial ou do estado padrão (conforme aplicável) até o  estado de saída .
   
3. Definir configurações de transição:
   define configurações de Antes, Durante e Depois da transição, entre diferentes Estados no processo, conforme necessário. 

Etapa 1 - Inserir informações básicas

1. Acesse Configuração > Automação > Blueprint.
   
2. Clique em Criar blueprint.
   
3. No pop-up Criar blueprint, escolha o módulo, o layout e o campo para o qual o processo está sendo criado.
   
   
   
   
   
   No nosso cenário, como o processo é Acompanhamento de transação, vamos escolher o módulo Transações, o layout Padrão e o campo Estágio.
   
4. Especifique critérios para os registros para entrar um processo, se aplicável. Exemplo, o valor é >= 50000.
   
   Se você não inserir critérios, todos os registros criados no layout entrarão no processo. Clique em Avançar.
   

Nota

• Em Configuração avançada, você pode criar um Blueprint contínuo. Um Blueprint contínuo é um que ocorre sem uma pausa - ideal para o script de chamadas de vendas.
  

Etapa 2 - Definir o fluxo do processo no Blueprint Editor

1.  No Blueprint Editor, arraste e solte todos os estados (estágios) que fazem parte do processo.
   
2.  Defina o fluxo do processo entre os estados conectando os nós nos botões de estado..
   
   
   
   
   
   Observe que o estado Inicial é o equivalente ao valor "Nenhum" do campo de lista de seleção escolhido. 
   
3. Crie transições, clicando no botão + entre dois estados.
   
   (Para excluir uma transição, basta clicar com o botão direito do mouse na linha de transição e clicar em Remover transição)
   
   
   

O que significa o fluxo do processo acima?

Esta é uma representação pictórica do processo de acompanhamento de ofertas seguido na Zylker Inc. As ofertas que entrarem nesse processo passarão por todas as etapas da ordem vista na imagem.

1. Os botões brancos representam Estados no Blueprint (estágios de ofertas).
   
2. Os botões verdes representam transições (condições necessárias para concluir cada etapa).
   
3. Cada Transição que você configura é exibida como um botão na página de detalhes do registro.
   
   
   
4. Para completar uma transição, clique no botão Transição e execute as ações mencionadas na janela pop-up seguinte.
   
5. Exemplo: clicar em Qualificar abrirá uma janela pop-up, que irá orientar você na execução dessa transição.
   
6. Após a conclusão bem-sucedida da transição, você passará para o próximo estado no Blueprint.
   
7. O botão azul Transação perdida é chamado de Transição comum e será exibido em todos os estados do Blueprint.
   

•  Clique aqui para ver mais exemplos de fluxos de processos de vários setores, como Educação, Imobiliário, Seguros.
  

Etapa 3 - Definir configurações de transição

“Transição” refere-se à mudança de estado em um processo. É o elo de ligação entre dois estados, em que as condições para a mudança são claramente definidas. Uma transição é composta de três partes: Antes, Durante e Depois.

Por exemplo, vamos dar uma olhada na transição entre os Estados – Qualificado e Negociação concluída. Vamos nomear isso como “Negociação”. No exemplo de Zylker, seguem algumas diretrizes a serem observadas durante a definição das configurações de transição nesse cenário.
Nota: o comprimento do nome da transição pode ser de até 50 carateres. 

• Para concluir a transição de negociação, um representante de vendas da Zylker deve inserir a porcentagem de Desconto e a Data de encerramento.
  
• De acordo com a política da Zylker, o desconto para um produto não pode ser superior a 25%.
  
• Assim que a transição de Negociação for executada, uma notificação por e-mail deve ser automatizada para o gerente do representante de vendas, informando-o sobre o envio da transação.
  

Vamos ver como podemos acomodar todos esses pontos no Blueprint.

Antes da Transição

• Especifique as pessoas responsáveis pela execução de uma transição.
  
  Exemplo: proprietário de registro. Quando você escolhe Proprietário do registro, somente o Proprietário do registro (e aqueles acima do proprietário do registro na hierarquia da função) poderá visualizar a Transição.
  
• Defina os critériosque determinam exatamente quando a transição devem estar disponíveis para os registros em um processo. 
  
  Critérios de exemplo: "A demonstração do produto está concluída".
  
  Nesse caso, a transição será mostrada para os registros somente quando o campo Demonstração do produto for atualizado para Concluído. 
  
  Se você não tiver condições, pode pular a seção de critérios. Nesse caso, a transição será visível em todos os registros imediatamente. 
  

 

Durante a transição

Esta seção orienta os proprietários da transição na conclusão de um estágio específico de um processo, solicitando que eles insiram campos específicos, notas, anexos e outras informações contextualmente. Por exemplo, no processo de acompanhamento de oferta, os representantes de vendas podem ser solicitados a inserir o percentual de desconto, notas e anexar alguns documentos de vendas de acordo com a política da organização. Nesse caso, todos esses detalhes podem ser ordenados na seção Durante a transição da Transição de negociação.

A seguir estão os detalhes que você pode ordenar na seção Durante a transição:

• Ordenar e validar campos do módulo principal e dos módulos relacionados, incluindo campos de pesquisa de múltipla seleção e de vários usuários. 
  
• Incluir listas de verificação
  
• Ordenar itens associados
  
• Adicionar uma mensagem para os proprietários de transição
  
• Tornar anotações obrigatórias
  
• Tornar anexos obrigatórios
  
•  Tornar anotações obrigatórias
  
• Adicione widgets
  

Ordenar e validar campos entre módulos

1. • Desconto da oferta
     
   • Nome da conta relacionada
     
   • Receita anual da conta
     
   • Título e telefone da pessoa de contato
     

   Para ordenar os campos do módulo Blueprint e dos módulos relacionados
   

   1. Na guia Durante a transição, clique em Adicionar.
      
   2. Escolha o módulo necessário na lista suspensa.
      
   3. Selecione o campo a ser ordenado.
      
      Repita esta ação para o número de campos necessários.
      

A lista de verificação fará parte de Durante a transição, que, quando configurada pelo gerente ou pelo arquiteto de processo, será mostrada aos proprietários de transição elegíveis.

Por exemplo, em nosso processo de acompanhamento de transação, os seguintes itens podem fazer parte de uma lista de verificação de Transição de negociação.

• Finalizar porcentagem de desconto
  
• Anexar documentos de negociação conforme ordenados
  
• Verificar descontos da concorrência
  

Para ordenar listas de verificação

1. Na guia Durante a transição, clique em Adicionar.
   
2. Selecione Lista de verificação.
   
3. Adicionar um título para a lista de verificação e a lista de itens de tarefas.
   
   
   

   
   

   Isso será exibido para os proprietários de transição selecionados. Somente quando o proprietário da transição "marcar" esses itens da lista, ele poderá prosseguir para o próximo estado no Blueprint. Isso lhe dá uma imagem sólida e clara do progresso de cada estágio. 
   

• Tarefas
  
• Reuniões
  
• Chamadas
  
• Cotações
  
• Ordens de venda
  
• Casos
  

Por exemplo, uma vez que o desconto tenha sido aprovado e a oferta esteja na fase de Contrato, você pode querer que os representantes de vendas associem a cotação e programem uma chamada com o cliente para prosseguir com os requisitos legais. Então, aqui, você pode ordenar a criação de tarefas e a associação de OC.

Isso será contextual e guiará as equipes de vendas a dividir um processo possivelmente avassalador em partes menores e itens de ação factíveis.

Para ordenar a criação de itens associados

1. Na guia Durante a transição, clique em Adicionar.
   
2. Selecione Itens associados.
   
3. Escolha na lista suspensa Itens associados: tarefas e cotação.
   
   
   

Adicionar uma mensagem para os proprietários de transição

Não há nada como instruções claras para as equipes de vendas para garantir que elas executem um processo com eficiência. Inclua mensagens para as equipes de vendas em cada estágio, para que todos os proprietários da transição saibam o que se espera deles.

Para adicionar uma mensagem para os proprietários de transição

1. Na guia Durante a transição, clique em Adicionar.
   
2. Selecione Mensagem.
   
3. Escreva uma mensagem adequada na caixa de texto.
   
   
   

Tornar anotações obrigatórias

Você pode saber detalhes adicionais sobre vários aspectos de um processo, como por que um representante de vendas entrou em um desconto específico, por que uma determinada tarefa está pendente, e assim por diante. Esses detalhes adicionais podem ser adicionados como notas - e essas notas também podem ser ordenadas no estágio Durante a transição de um processo.

Para tornar anotações obrigatórias

1. Na guia Durante a transição, marque a caixa de seleção Tornar anotações obrigatórias.
   
   
   
   
   
   Portanto, aqui, durante a execução da transição de Qualificação, o proprietário da transição precisará inserir detalhes dos requisitos do cliente como notas, conforme descrito na mensagem.
   

Tornar anexos obrigatórios

Qualquer processo, sejam vendas, seguros, manufatura ou imóveis - qualquer processo de negócio para esse assunto traz a necessidade de vários documentos. Contratos de vendas, acordos de nível de serviço, documentos legais e assim por diante são necessários em diferentes fases de um processo. Você pode ordená-los no estágio necessário em um Blueprint.

Para tornar anexos obrigatórios

1. Na guia Durante a transição, marque a caixa de seleção Tornar anexos obrigatórios.
   
   
   
   Então, aqui, durante a execução da transição de Negociação, o proprietário da transição precisará anexar os documentos conforme ordenado na lista de verificação.
   

   
   

   Você pode reordenar os itens a serem exibidos na janela pop-up usando as setas PARA CIMA e PARA BAIXO. Você também pode usar campos de mesclagem para exibir dados do CRM na tela.
   

Tornar etiquetas obrigatórias 

Como parte das configurações durante a transição, você também pode exigir que as etiquetas sejam inseridas.

Quando um usuário realiza essa transição, ele será solicitado a inserir um valor para marcas, como parte do Blueprint. 

 

Adicione widgets

Você também pode ordenar widgets como parte das configurações durante a transição no Blueprint.  

Ao preparar um widget, você pode definir seus próprios parâmetros que precisam ser inseridos como parte do processo. Não apenas campos e notas, mas completamente além das partes padrão de dados de CRM. Você pode determinar a localização em um mapa. Ou um compromisso do calendário.

Isso, além de seus próprios campos e notas, conforme definido pelas funções do widget. 

Aqui está um exemplo de widgets que são obrigatórios como parte de um Blueprint:

Observação:

Disponível a partir da edição Empresarial.

 Depois da Transição

Defina as ações a serem automatizadas na conclusão da transição. As ações que podem ser automatizadas na seção Após a transição são:

• Enviar notificação por e-mail
  
• Atribua tarefas
  
• Fazer uma atualização de campo
  
• Acionar Webhooks
  
• Acionar funções personalizadas
  
• Converter registro (aplicável para os módulos Leads e Cotações) 

No exemplo de Zylker, uma notificação por e-mail deve ser automatizada para o gerente de vendas em relação a uma oferta enviada para aprovação de desconto. Portanto, escolha Alertas de e-mail e associe o modelo de e-mail necessário.

Semelhantemente, você pode criar condições para cada transição até o final do processo.

Transição comum

 Uma transição comum é uma transição que pode ser executada por todos os estados em um processo.

Por exemplo, em um processo de acompanhamento de oferta, você normalmente sabe se ganhou ou perdeu um contrato depois que o registro passar por vários estágios, como qualificação, negociação, aprovação de descontos, e assim por diante. Portanto, Transação perdida é uma transição que está disponível apenas no final do processo. Mas suponha que um cliente não demonstre interesse e que você queira desistir de uma oferta na etapa de Qualificação em si. Nesse caso, você deve ser capaz de executar a transição de Oferta perdida  imediatamente - em vez de passar por todos os estágios intermediários.

Para possibilitar isso, você deve fazer de  Oferta perdida uma transição comum, marcando a caixa de seleção conforme mostrado na imagem a seguir. Ao fazer isso, você verá a transição de Oferta perdida  em todos os estados.

Transições automáticas

Transições automáticas foram introduzidas em Blueprints, para ajudar você a combater atrasos no processo. Muitas vezes, um registro que atravessa um processo tende a estagnar em um determinado estado e você pode nem perceber. Isso causa atrasos injustificados. Uma coisa que você certamente pode fazer é definir um SLA para o estado e ser notificado sempre que houver um escalonamento.

Mas, por fim, o SLA também é uma notificação ou uma atualização de tarefa/campo de classificações, o registro no final do dia, precisa de sua intervenção manual para avançar ainda mais no processo. Se você quiser ser notificado apenas sobre escalações, você pode configurar SLAs. Por outro lado, se você quiser que o sistema atue e mova automaticamente um registro de um estado para outro a qualquer momento, agora você pode criar transições automáticas.

Então, o que são transições automáticas e como elas funcionam?

Uma transição automática é aquela em que um registro em um Blueprint se move automaticamente de um estado para outro, após um tempo de "espera" especificado ter decorrido.

De acordo com o processo, para que um registro vá do Estado A para o Estado B, você terá que executar uma transição A. Se esta transição A não tiver sido executada dentro de um determinado periodo, por exemplo, 5 dias, então a transição Automática configurada para esse estado será executada e o registro será enviado automaticamente para outro estado no Blueprint de acordo com a configuração.

Por exemplo, na captura de tela a seguir, o CRM aguardará que uma das transições ocorra: "Confirmar interesse" ou "eliminar negócio". Se nenhuma ação for tomada nesse registro até uma data mencionada, o registro será movido automaticamente para o estágio "Cotação de preços" e os usuários poderão assumi-lo a partir daí.

Para configurar uma transição automática

Marque 
 a caixa de seleção transição automática ao criar uma transição normal.

Em seguida, mencione um "tempo de espera" e as ações automatizadas correspondentes.

De acordo com a captura de tela a seguir, o fluxo do processo de acompanhamento de negócios tem algumas etapas principais a serem executadas antes que uma cotação de preço possa ser elaborada, ou seja, estabelecimento de contato, qualificação, análise de necessidades e proposta de valor. Se uma determinada negociação tiver sido movida para a fase "contatada", mas o usuário não tiver tomado a ação necessária para Qualificação, o Blueprint aguardará 5 dias e a moverá diretamente para o estado "ID.Decision Makers". A partir daí, o usuário em questão pode assumir a elaboração de uma cotação de preço.

Uma cotação de preço não pode ser criada sem conhecer os requisitos, detalhes de contato etc., portanto, os itens de ação dos Estados anteriores também podem ser feitos completamente neste ponto, sem perder mais tempo.    

Loop no mesmo estado

Um processo geralmente contém etapas que você precisa tentar várias vezes para que ele seja bem-sucedido. Um exemplo típico seria uma tentativa de entrar em contato com um cliente. Para reunir os requisitos, você terá que chamá-los. Mas muitas vezes eles podem estar indisponíveis ou podem pedir que você ligue mais tarde. A menos que você fale com eles, você não pode ir para a próxima etapa, então você tem que permanecer no mesmo Estado até que eles respondam. No entanto, sua estadia no mesmo estado também não significa que você não fez seu trabalho - você só precisa tentar várias vezes até que você seja bem-sucedido.

Nesses casos, agora você pode criar uma transição que "volta" para o mesmo estágio. O estado de e até é o mesmo. Por exemplo, no processo de acompanhamento de negociações a seguir, você pode usar o número infinito de vezes da transição "tentar contato novamente", até que seja bem-sucedido, caso em que você selecionará Cliente disponível e avançará ainda mais.

 Configurar SLAs para estados

Quando você implementa um processo em sua organização, precisa garantir que ele também seja concluído no prazo.  "SLA" significa Contrato de Nível de Serviço e geralmente é entendido no contexto de um provedor de serviços e cliente. Esse termo no Blueprint significa um contrato entre as equipes dentro de uma organização para comunicar o tempo máximo que um representante/equipe de vendas pode manter em um determinado registro em um certo estado. Por exemplo, se uma oferta ficar no estágio "Qualificação" por muito tempo, o gerente de vendas ou o proprietário do registro deverá ser notificado sobre isso. Mas quanto tempo é muito longo? Se permanecer em um estado por muito tempo, quem deve ser notificado e o que deve ser feito a respeito? Esses detalhes podem ser configurados como parte do Blueprint via SLAs. Quando você configura um SLA, o CRM observa os registros e por quanto tempo cada registro está em um determinado estado. Se exceder o limite de tempo mencionado, o sistema enviará alertas conforme definido para os usuários mencionados nas configurações de SLA. Isso ajuda você a ser transparente com o progresso de um processo em toda a sua organização e fazer as coisas no prazo. 

 Para configurar SLA para um estado

1. Em seu Blueprint Editor, clique no estado para o qual você deseja configurar o SLA. Exemplo,  negociação/Revisão.            
   
2. Defina o limite de tempo máximo para o qual a oferta pode estar no estado Qualificado. Exemplo: 5 dias. 
   
3.  Quando a oferta exceder o limite de tempo do SLA, especifique quem deve ser notificado e quando.
   Exemplo: escale no terceiro dia para o proprietário do registro. 
4.  Além dessa notificação de escalação, você pode definir um alerta adicional a ser enviado antes ou depois do limite de tempo do SLA.
   
   

Observação:

As Ações de SLA definidas pelo usuário estão disponíveis a partir da Enterprise Edition em diante 

Reordenar Blueprints

Criar um blueprint no Sandbox

Ao formular um blueprint para o processo de vendas, é possível que ele precise ser modificado com frequência para encontrar o correto. O Zoho CRM fornece um ambiente de teste chamado Sandbox para você verificar como o seu blueprint funciona, sem afetar os dados reais.
Veja também: Sandbox

Fluxos de processos de amostra

No próximo conjunto de slides, você encontrará exemplos de fluxos de processos para negócios de vários setores, como Educação, Imobiliário, Seguros, Bancos e Finanças. Esses são fluxos de processos genéricos destinados a lhe dar a perspectiva de que você precisa para começar a projetar seus próprios Blueprints. Você pode ajustar os estados, as transições e o fluxo com base em suas necessidades exclusivas. Comece a procurar a galeria agora!