Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie

La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.

Éliminer les copies multiples d'un même document

L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de

• Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
  
• Connaître les modifications apportées au document.
  
• Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version. 

Contrôler l'accès aux fichiers

Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.

Bon à savoir

• Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller). 
  
• Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
  

Extraire un fichier

• Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
  
• Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
  
• L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.

Pour récupérer un fichier

• Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
  
• L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
  
• Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
  

Organiser le dossier d'équipe

Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.

Bon à savoir

• Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination. 
  
• Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
  
• Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
  
• Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
  
• Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.

Afficher les propriétés du fichier

Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.

• Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
  
• Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut. 

L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;

• Format du fichier
  
• Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
  
• Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
  
• Taille (taille de la dernière version du fichier)
  
• Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
  
• Lien permanent (lien d'accès au fichier)
  
• Nombre de commentaires
  
• Nombre de vues
  
• Nombre de téléchargements

Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.

Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :

• Restaurer la version comme version principale
  
• Télécharger la version
  
• Afficher un aperçu de la version
  
• Enregistrer la version comme un nouveau fichier
  
• Supprimer la version
  

Bon à savoir

• Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
  
• Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
  
• Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.

L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.

Bon à savoir

• Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
  
• Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.

Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).

• Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
  
• Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
  
• Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  
• Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  

Bon à savoir

• Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
  
• Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
  
• Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
  
• Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.

N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.

 

L'équipe Zoho France

• Topic Participants

• Kinjal Lodaya

  

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  Please help me to retrieve my documents from any date between 1st February, 2025 to 20th,March 2025 .it got mistakenly deleted on the 21 of March 2025 due to phone screen malfunction I earnestly await your positive response .thank you

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  Hello, How can I please change the page a signer sees after signing a document in Zoho Sign? I cannot seem to find it. As it is now, it shows a default landing page "return to Zoho Sign Home". Thanks!

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  Dear Zoho One Team, Greetings, We would like to request a feature enhancement in Zoho One. Currently, it is not possible to remove or downgrade a user with the Admin role in Zoho Creator from the Zoho One admin interface. Unlike other Zoho apps where

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  Are they ever going to set up the feature "where I left off" just as you can do in Microsoft Excel online ? For me that is the only feature missing from Zoho sheets other than that I think they are terrific and use them every day. I only occasionally

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  Hello, I am having an issue finding a way to sort a related list within a canvas detail view. I have sorted the related list on the page layout associated with the canvas view, but that does not transfer to the canvas view. What am I missing?

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  Hello, I want to update my past update records by using deluge on some conditions. anyone can please tell me how can I do it.

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  Please provide the backend details where you will be adding the SMTP/API information of ZeptoMail Who knows what this means?

• Action requested: Retain your sales journey configuration in Path Finder

  Dear Customers, We hope you're well! As you might know, we're completely overhauling our journey management suite, CommandCenter, and are in the last leg of it. As a means of getting ready to go live, we will be announcing a series of requests and updates

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  Hello where is the menu for customizing search fields (module search layout) in the new zoho version (2016) ?? thanks nono

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  Hi Team, Our Zoho Marketplace Dashboard is not showing any data. What do you think we could do?

• if i have zoho one can i upgrade some of my staff from crm to crm plus within my organisation?

  if i have zoho one can i upgrade some of my staff from crm to crm plus within my organisation? Or because I have many licenses of ZOHO ONE , IF I upgrade some staff to ZOGO CRUM PLUS. they will not be on the same organisat

• The problem with Commerce ownership changing

  Hi, I am changing the ownership of the company and trying to delete the previous user-owner. I changed the owner of the company from user Tatiana to user Eugene. Eugene is the owner of the organization. It's OK. I am now trying to remove the user Tatiana.

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  I am having issues deleting a secondary email address from a couple of our users and need help. When in Directory, manage email addresses, I click the trash icon by the email address and confirm I am trying to delete the email. I click continue and I

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