Microsoft Outlook-Add-in für Zoho CRM

Microsoft Outlook-Add-in für Zoho CRM

Mit dem Zoho CRM-Add-in für MS Outlook können Sie Einzelheiten Ihres CRM-Kontos direkt in Ihrem Outlook-Konto anzeigen. Bei der Installation können Sie Folgendes von Ihrem MS Outlook-Konto aus tun:

  • Leads oder Kontakte hinzufügen 

  • Notizen Ihren CRM-Datensätzen hinzufügen

  • Neue Aktivitäten für Leads oder Kontakte erstellen

  • Kampagnen anzeigen, die den Leads oder Kontakten zugeordnet wurden

  • Leads konvertieren

  • Leads, Kontakte und Deal-E-Mails mit ihrem Datensatz verknüpfen

Das Add-in Installieren

Sie können das Add-in über Ihr MS Outlook-Konto installieren.
So installieren Sie über MS Outlook:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.

  2. Wählen Sie eine E-Mail aus und klicken Sie auf das Symbol Add-ins erhalten. 
    Sie werden zur Liste der Add-ins für Outlook weitergeleitet.
    Alternativ können Sie auf das Symbol Mehr (...) klicken und Add-ins erhalten in der Dropdown-Liste wählen.



  3. Geben Sie in der Suchleiste Zoho CRM für E-Mail ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

  4. Bestätigen Sie die Datenschutzrichtlinie sowie den Lizenzzeitraum.

Nach der erfolgreichen Installation wird das Add-in Zoho CRM für E-Mail für den schnellen Zugriff Ihrer E-Mail angeheftet. 


Das Add-in verstehen

Sobald das Add-in installiert wurde, wird die Option Zoho CRM für E-Mail in der Liste der Add-ins angezeigt. Sie können auf den Pfeil nach unten im oberen Bereich Ihrer E-Mails klicken, um darauf zuzugreifen. Durch klicken auf das Symbol wird im rechten Seitenbereich Ihres Posteingangs ein separater Abschnitt für Zoho CRM für Outlook hinzugefügt.

Sie können auf das Add-in-Menü klicken, um Folgendes anzuzeigen:

  • Alle Geschäftsabschlüsse: Alle in Ihrem CRM-Konto erstellten oder hinzugefügten Geschäfte werden angezeigt.

  • Alle Kampagnen: Alle Kampagnen, die Kontakten über das CRM-Konto zugewiesen wurden, werden angezeigt.

  • Alle Konten: Alle in Ihrem CRM-Konto erstellten oder vorhandenen Konten werden angezeigt.


Leads oder Kontakte hinzufügen 

Sie können Benutzer entweder als Leads oder Kontakte direkt aus Ihrer Outlook-E-Mail dem CRM-Konto hinzufügen. 

So fügen Sie einen Lead oder Kontakt hinzu:

  1. Wählen Sie eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Posteingang aus.

  2. Wählen Sie mit dem Pfeil nach unten Zoho CRM für E-Mail aus.
    Wenn der Benutzer nicht als Lead oder Kontakt hinzugefügt wurde, wird die Option Lead oder Kontakt hinzufügen angezeigt.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Leads oder Kontakte.

  4. Geben Sie die Details ein.
    Klicken Sie auf +weitere Felder, um weitere Details hinzuzufügen.

  5. Klicken Sie auf Lead hinzufügen oder Kontakt hinzufügen.

E-Mails mit Leads, Kontakten und Geschäftsabschlüssen verknüpfen

Die E-Mail-Funktion für Mitarbeiter erleichtert die Follow-up-Aktionen der E-Mail-Kommunikation mit Ihren Leads oder Kontakten. Sie finden diese E-Mail in der zugehörigen Liste "E-Mails" auf der Seite Datensatzdetails.

So verknüpfen Sie eine E-Mail

  1. Wählen Sie eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Posteingang.
  2. Gehen Sie zur Registerkarte Info und klicken Sie auf das Symbol Zoho CRM für E-Mail sowie auf Verknüpfen.

  3. Wenn der Benutzer nicht als Lead, Kontakt oder Deal hinzugefügt wurde, klicken Sie auf Lead, Kontakt oder Deal hinzufügen.
    Sobald die E-Mail verknüpft ist, erhalten Sie eine Meldung für den erfolgreichen Abschluss des Vorgangs.

NotesHinweis
Sie können eine E-Mail nur mit einem Datensatz verknüpfen. Wenn eine E-Mail mehrere E-Mail-Adressen enthält und Sie diese E-Mail für alle Leads/Kontakte mit dieser E-Mail-Adresse protokollieren, steht sie nicht mehr für die Zuordnung zu anderen Datensätzen zur Verfügung. Der Datensatz kann verschiedenen E-Mail-Nachrichten zugeordnet werden, wobei jede E-Mail nur einem Datensatz zugeordnet werden kann. 

Leads konvertieren

Sie können einen Lead direkt aus Ihrem Outlook-Posteingang in einen Kontakt umwandeln. Bei der Konvertierung können Sie den Kontakt einem vorhandenen Konto hinzufügen oder ein neues Konto erstellen. Sie können auch die Datensatzeigentümer des Kontos oder Kontakts über das Hinzufügen des Datensatzes informieren.

So konvertieren Sie einen Lead

  1. Wählen Sie eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Posteingang.

  2. Klicken Sie auf das Symbol Mehr > Konvertieren.

  3. Aktivieren Sie im Pop-up-Fenster Lead konvertieren das Kontrollkästchen Zu vorhandenem Kontakt hinzufügen oder Neuen Kontakt erstellen.

  4. Wählen Sie Datensatzeigentümer benachrichtigen.

  5. Klicken Sie auf Konvertieren.

Leads oder Kontakte bearbeiten oder löschen

Wenn Sie Informationen eines Leads oder Kontakts bearbeiten oder löschen möchten, können Sie auf das Symbol Mehr klicken und die erforderlichen Optionen auswählen.

Aktivitäten und Notizen hinzufügen

Sie können Aktivitäten und Notizen einem Datensatz aus Ihrem Posteingang hinzufügen. 

  1. Wählen Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang aus und klicken Sie auf den Pfeil nach unten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Aktivitäten und greifen Sie auf Aktivitäten anlegen zu.
    Klicken Sie auf die Option Notiz hinzufügen, um eine Notiz zu erstellen.

  3. Wählen Sie unter Aktivität auswählen die Option Aufgabe, Anruf oder Ereignis aus.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Kampagnen anzeigen

Sie können nur die Kampagnen anzeigen, denen ein Lead oder Kontakt zugeordnet wurde. 

So zeigen Sie Kampagnen an

  1. Wählen Sie eine E-Mail aus und klicken Sie auf den Pfeil nach unten.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Kampagnen aus.
    Alle Kampagnen, die dem Lead oder Kontakt zugeordnet sind, werden angezeigt.

Das MS Outlook-Add-in deaktivieren

Sie können das Add-in bei Bedarf mit der Option Add-in verwalten in den MS Outlook-Einstellungen deaktivieren. Die mit dem Add-in hinzugefügten Leads oder Kontakte bleiben nach der Deaktivierung erhalten. 


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