Un éxito en las ventas se relaciona estrechamente con las actividades diarias que realizan los representantes, como la cantidad de seguimientos, la prontitud en retomar el contacto con los clientes, las respuestas rápidas frente a sus consultas y las soluciones a los tickets de soporte. Todos estos factores desempeñan una función fundamental en el avance rápido de los clientes potenciales a través del embudo de ventas, lo que finalmente deriva en un cierre de venta satisfactorio.
Un aspecto importante para lograr lo anterior es, ¿cuál es el grado de organización y planificación del proceso de asignación de clientes potenciales en una organización? La mayoría de las empresas dependen de varias fuentes para generar clientes potenciales. Esto aumenta la probabilidad de obtener clientes potenciales de diversos lugares, industrias, intereses o requisitos. Dado que cada cliente potencial o cliente tiene requisitos distintos, no es aconsejable asignarlos aleatoriamente a cualquier representante de ventas. Debido a que los representantes con experiencia en la administración de clientes potenciales desde una región en particular o un producto específico podrían relacionarse mejor con los requisitos del cliente. Aunque es importante identificar y clasificar los representantes en función de los factores anteriores, puede ser difícil hacerlo manualmente.
La herramienta de reglas de asignación de Zoho CRM se diseñó para permitirle automatizar el proceso de asignación de clientes potenciales mediante la definición de reglas en función de qué clientes potenciales se asignan a un conjunto de representantes. Puede configurar diferentes criterios basados en las especificaciones de la industria, como el territorio, el interés en el producto, el origen del cliente potencial, etc., de modo que solo los clientes potenciales que cumplan los criterios se asignarán automáticamente al representante seleccionado. Mediante la automatización del proceso de asignación de clientes potenciales, puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, así como reducir los descuidos accidentales que se pueden producir debido a las intervenciones manuales.
Disponibilidad
Se requiere permiso
Los usuarios con permiso para establecer reglas de asignación de un módulo pueden acceder a esta función.
Puntos para tener en cuenta
- Puede asociar hasta 25 criterios diferentes en cada entrada de reglas.
- Puede utilizar las reglas de asignación en los registros generados solo a través de importación, formularios web y API.
- No puede emplear las reglas de asignación si crea los registros manualmente.
- En la vista de lista, puede reordenar las entradas de reglas para cambiar el orden en el que se deben ejecutar.
Crear reglas de asignación
Puede crear una regla de asignación para clientes potenciales, contactos, acuerdos, casos y módulos personalizados. La configuración de reglas de asignación consta de los siguientes pasos.
Paso 1. Ingresar datos básicos
Debe especificar el módulo, el nombre de la regla y la descripción.
Paso 2. Seleccionar los registros a los que se aplica la regla
La regla se puede crear para todos los registros o para los registros seleccionados según los criterios. Por ejemplo, un gerente de ventas puede establecer una regla para todos los clientes potenciales de India.
Paso 3. Asignar registro a usuarios
Los registros se pueden asignar a los usuarios según la categoría o condición.
Categoría: el registro se puede asignar a usuarios individuales o usuarios pertenecientes a roles o grupos. Si se seleccionan varios usuarios, los registros se asignan según el patrón de asignación equitativa.
Condición: el usuario se asignará a un registro en función de los criterios definidos, como el país que gestiona. Por ejemplo, Steve gestiona los registros de la India y Jerusha gestiona los registros de EE. UU. Cuando llegue un cliente potencial de EE. UU., se asignará a Jerusha.
Paso 4. Comprobar la disponibilidad del usuario antes de asignar un registro
Durante la asignación de registros, puede elegir comprobar la disponibilidad del usuario. La disponibilidad de los usuarios se comprueba en función del estado en línea (con la sesión iniciada en CRM) o el horario del turno (si se menciona en los detalles de la empresa).
Paso 5. Asignar una tarea de seguimiento al usuario
Una vez que se asigne el registro al usuario, también puede agregar una tarea de seguimiento. Por ejemplo, puede especificar si el usuario debe llamar o enviar un correo electrónico al cliente potencial después de asignar el registro.
Paso 6. Asignar usuario predeterminado
En el paso 3 seleccionó algunos usuarios. Puede haber casos en los que los registros no se puedan asignar a estos usuarios, por lo que se recomienda seleccionar un usuario (usuario predeterminado) al que se le asignarán los registros. A continuación, se indican los motivos por los que el registro se asignará al usuario predeterminado:
- El usuario seleccionado no está disponible (no ha iniciado sesión o no está disponible debido al turno).
- El usuario está desactivado o eliminó de la cuenta de CRM.
Nota
Un usuario predeterminado puede ser un usuario con la sesión iniciada (que inició la acción de registro) o cualquier otro usuario en el sistema de CRM. En los casos que se presentan a continuación, un usuario con la sesión iniciada hace referencia a lo siguiente:
- Importación: un usuario con la sesión iniciada es aquel que inicia la acción.
- API: al usuario cuyo token de autorización se utiliza en la API.
- Formulario web: el usuario que creó la regla de formulario web. Sin embargo, si se desactivan o eliminan, el superadministrador se convierte en el usuario con la sesión iniciada.
