Varios flujos de ventas
¿Qué es un embudo de ventas?
Un embudo de ventas es una representación visual de tu proceso de ventas que muestra en qué etapa se encuentra tu prospecto en el ciclo de compra, cuántas oportunidades abiertas tienes, cuánto tiempo permaneció un acuerdo determinado en cada etapa y si tienes buenas probabilidades de ganar esa oportunidad. Básicamente, se trata de un método sistemático que se sigue para avanzar a través de múltiples etapas por las que pasa un prospecto: desde convertirse en un lead hasta convertirse en cliente. La tubería de ventas te ayuda a determinar exactamente dónde se encuentran tus oportunidades. Además, define las acciones que debes realizar para convertir a un prospecto en cliente.
Etapas en una Ficha de Ventas
Existen múltiples etapas en cada equipo de ventas, incluyendo tareas como la generación de leads y su calificación:
1. Prospección
Es el proceso mediante el cual las empresas atraen prospectos hacia su base de datos de clientes con la esperanza de nutrirlos a través de un proceso de ventas y convertirlos en clientes. Por lo tanto, hacen esfuerzos para generar interés en los prospectos hacia sus productos y servicios. Existen diversas fuentes a través de las cuales puedes generar leads. Algunas de ellas incluyen ferias comerciales, campañas por correo electrónico, redes sociales, formularios web, entre otros.
2. Nutrición y Calificación
Una vez que has generado prospectos, necesitas asegurarte de que sean el tipo de cliente adecuado para tu negocio. Por lo tanto, necesitas calificarlos y gestionarlos. Esta es una etapa crucial en el proceso de ventas, ya que te ayuda a priorizar los leads prometedores y mantenerlos en la parte superior de tu lista de tareas pendientes.
3. Programar reuniones y definir las necesidades del prospecto
Ahora, para conocer mejor a tus prospectos, es decir, comprender mejor sus requisitos, necesitas programar una reunión con ellos. Después de interactuar con ellos en varias ocasiones, debes adaptar tu propuesta para abordar sus necesidades. En esencia, es fundamental que expliques cómo tus productos o servicios pueden ayudar a resolver sus problemas.
4. Negociar y cerrar el trato
Has cumplido tu trabajo de entender las necesidades del prospecto y has construido una relación sólida con ellos. Mientras algunos podrían estar listos para comprar tus productos o servicios, en el caso de otros prospectos, es posible que debas abordar preocupaciones adicionales, lo cual finalmente te ayudará a ofrecer exactamente lo que buscan sus clientes. Una vez que se hayan finalizado estos términos y condiciones, estarás en condiciones de cerrar el trato, ya sea con éxito o no.
Aunque muchas empresas difieren en cuanto a su método de seguimiento y etapas en la ficha de ventas, las etapas principales siguen siendo las mismas para todas:
Estos tres módulos son:
- Prospección
- Calificación
- Propuesta
- Cierre
Beneficios de una Ficha de Ventas
1. Tener una mejor comprensión del proceso de ventas.
2. Estrategia de ventas más eficiente.
3. Una mejor comprensión de la posición de cada lead en el embudo de ventas.
4. Menor tiempo invertido en cerrar tratos.
Gestiona tu Ficha de Ventas con Zoho CRM
Ahora que has comprendido el concepto de una ficha de ventas y sus etapas, imagina gestionarla sin un proceso centralizado. Definir las etapas en la ficha de ventas y rastrear el progreso en el proceso de ventas podría ser extremadamente desafiante. Con la ayuda de un software como Zoho CRM, puedes:
1. Definir etapas en una ficha de ventas
Es crucial definir las etapas en tu ficha de ventas desde el principio para tener un proceso de ventas sólido, ya que los representantes de ventas en tu empresa sabrán de antemano lo que se espera de ellos para avanzar el lead a través de la ficha de ventas y finalmente cerrar el trato. Esto se puede lograr personalizando.
2. Realizar el seguimiento de tus negocios
Es fundamental realizar el seguimiento de tus negocios para tener una idea clara del avance total de cada uno y evitar errores futuros, así como tomar decisiones más acertadas sobre el camino a seguir. Asimismo, es esencial mantener actualizados todos los cambios para no perder información clave.
a) El análisis histórico te ayudará a evitar repetir errores que podrían haber provocado la pérdida de negocios en el pasado. Por ello, analizar el historial de etapas de ventas en Zoho CRM es fundamental, ya que te proporcionará el número de oportunidades en cada etapa durante un período determinado.
b) Otra forma de supervisar tu canal de ventas dentro de Zoho CRM consiste en crear informes y tableros de control. Gracias a estos, podrás monitorear tendencias de ventas, campañas de marketing, desempeño del equipo, entre otros aspectos.
c) Con múltiples negocios dentro de tu software, intentar revisar cada uno individualmente para determinar su estado podría resultar muy agotador. Sin embargo, en Zoho CRM puedes visualizar todos tus negocios en una sola vista gracias a la función de vista Kanban. Esta presentará la información de forma organizada y clara.
3. Identifica acuerdos prioritarios en los que enfocarse
- a) Si deseas localizar oportunidades que sean prioritarias (por ejemplo, oportunidades que se cerrarán este mes), puedes utilizar los filtros avanzados, una herramienta de búsqueda potente que te permitirá obtener la información necesaria en un instante. De este modo, podrás localizar rápidamente las oportunidades que cumplan con sus criterios (oportunidades prioritarias) y seguir inmediatamente con ellas.b) Por otro lado, si deseas que el sistema te sugiera las oportunidades que debe priorizar, puedes utilizar Zia, la herramienta de Inteligencia Artificial de Zoho CRM. Basándose en las tendencias, Zia predecirá para ti aquellas oportunidades que tienen más probabilidades de cerrarse con éxito. Esto te brindará una mejor comprensión de qué oportunidades deben ser tu prioridad. De hecho, Zia creará una vista que clasificará tus oportunidades en aquellas que es probable que se ganen, se pierdan o que podrían ir en cualquiera de las dos direcciones. Esto te ayudará a centrar tu atención en aquellas oportunidades que requieren tu atención.
- Disponibilidad
Permisos necesarios
Los usuarios con el perfil de permiso de personalización de módulos pueden acceder a esta función.
Los usuarios con el perfil de permiso de personalización de módulos pueden acceder a esta función.
Embudo de ventas para acuerdos
En cualquier proceso de ventas, un acuerdo debe pasar por varias etapas hasta cerrarse o perderse. Para asegurarse de que los acuerdos no se estanquen innecesariamente en la misma etapa, el equipo de ventas debe mantener un control estrecho sobre sus acuerdos en el pipeline. Nuestro módulo de Acuerdos contiene diferentes etapas, incluyendo Calificación, Propuesta de valor, Negociación y Cerrado ganado, que aparecen en un embudo de ventas típico. Estas etapas están disponibles en un campo de lista desplegable llamado Etapa. Puedes agregar tantas etapas como desees al embudo existente para reflejar con precisión tu proceso de ventas. A continuación se presentan algunas de las formas en que un representante de ventas puede beneficiarse de un embudo de ventas:
- Visualiza y rastrea el progreso de una oferta a través de cada etapa.
- Toma las acciones necesarias según la etapa del ciclo de compra.
- Supervisa cuánto tiempo una oferta ha permanecido en una etapa y toma medidas para evitar el estancamiento.
La necesidad de múltiples canales de ventas para los acuerdos.
Zylker Automóviles es una empresa de concesionarios de automóviles que tiene diferentes procesos de ventas para la reventa de automóviles usados, la venta de automóviles nuevos y la prestación de servicios de mantenimiento automotriz. Algunas de las etapas básicas de venta serán similares en estos tres procesos, pero también habrá diferencias significativas. El diagrama de flujo a continuación muestra las diferentes etapas del trato para cada proceso:
Nuevos vehículos | Vehículos usados | Solicitudes de servicio |
| Recopilación de requisitos | Mostrar modelos disponibles | Análisis de solicitud |
Pruebas de conducción y selección de vehículo | Pruebas de conducción y selección de vehículo | Proceso de reparación (en curso) |
Cotización de precio | Cotización de precio | Revisión de calidad y prueba de conducción |
| Negociación | Negociación | Generación de factura |
Cerrado ganado/perdido | Cerrado ganado/perdido | Solicitud de servicio/cerrado |
Dado que cada proceso es diferente, someter todos los negocios a una única canalización no proporcionará una comprensión clara de su avance. Por lo tanto, Zylker Automóviles necesita crear múltiples embudos de ventas para representar con mayor precisión el progreso de un trato.
Crear múltiples embudos de ventas
El campo Etapa del Negocio está disponible de forma predeterminada en el módulo de Negocios, con algunas etapas definidas por el sistema, como: Calificación, Análisis de necesidades, Propuesta de valor, etc.
Embudo estándar
- Cuando creas un embudo por primera vez, se creará un embudo estándar definido por el sistema y se asociarán todos los registros del módulo Acuerdos. Esto se hace para garantizar que cada oportunidad esté asociada a al menos un embudo.
- El embudo estándar se creará con las etapas que están presentes en el campo de lista desplegable Etapa.
- Puedes renombrar y personalizar este embudo para satisfacer tus necesidades. El embudo estándar no se creará si no tienes ningún registro en la plantilla o si no existe una plantilla definida para el campo Etapa.
Especificidad de diseño
Los embudos son específicos de cada proceso de ventas y puedes crear múltiples embudos para cada proceso. Por ejemplo, tienes un proceso para ventas y estás vendiendo dos categorías de productos, muebles y accesorios, que tienen procesos de venta diferentes. Puedes crear dos embudos en el diseño de Ventas, uno para cada categoría.
Mover un negocio de un embudo a otro
El módulo de Negocios tiene un campo Etapa que se utiliza para el pipeline predeterminado. Si creas múltiples embudos en un diseño, puedes mover manualmente un registro de un pipeline a otro (dentro del diseño). También puedes usar la función Actualización Masiva para mover un grupo de registros a la vez.
Valor de probabilidad de una etapa
Cada etapa en una canalización se asignará un valor de probabilidad. Si utilizas la misma etapa en diferentes canalizaciones, se utilizará el mismo valor.
Cuando crees un nuevo embudo, podrás crear nuevas etapas y asignarles valores de probabilidad, pero no podrás modificar el valor de probabilidad de las etapas existentes desde la pantalla de creación de embudos. Para cambiar la probabilidad de otras etapas, deberás ir a Asignación de Probabilidad por Etapa.
Si estableces la categoría de pronóstico en Embudos, Cerrado o Omitido en Asignación de Probabilidad por Etapa, entonces el estado del negocio será Abierto, Cerrado Ganado o Cerrado Perdido, respectivamente.
Crear una canalización de ventas
- Ve a Configuración > Personalización > Embudos
- Haz clic en Nuevo embudo.
- Escribe un nombre y selecciona el Layout con el que asociar el embudo.
- Agrega las Etapas al embudo.
Los valores predeterminados del campo Etapa del Layout estándar estarán disponibles para seleccionar. - En la opción de Etapas, haz clic en el enlace Crear nueva etapa para agregar nuevas etapas.
- Introduce el Nombre de la etapa, la Probabilidad, el Tipo de pronóstico y la Categoría de pronóstico en el cuadro de diálogo Crear nueva etapa.
- Haz clic en Listo.
La nueva etapa se agregará a la nueva lista maestra de valores de etapa. - Marca la casilla Establecer como predeterminado si deseas que este embudo sea el predeterminado al crear un acuerdo.
- Haz clic en Guardar.
Modificando las etapas en el embudo
Si en algún momento se modifica tu proceso de ventas, puedes agregar o eliminar etapas de la canalización. Las etapas que elimines de una canalización no se eliminarán del CRM; seguirán estando disponibles en el constructor de etapas.
Para modificar las etapas
- Ve a Configuración > Personalización > Embudo.
- Selecciona el Layout desde la lista desplegable.
- Arrastra y suelta los valores para reordenar las etapas.
- Haz clic en el icono Cerrar para eliminar una etapa del embudo.
- Haz clic en el enlace Agregar etapas en el embudo que deseas editar.
- Haz clic en las etapas para agregarlas al embudo.Todos los escenarios disponibles creados para la disposición seleccionada se mostrarán aquí. Puedes agregar y asociar nuevos escenarios haciendo clic en el enlace Crear nuevo escenario.
- Haz clic en Guardar.
¿Cómo influyen las etapas del embudo y las etapas de las oportunidades en otras actividades de Zoho CRM?
Actualización masiva de registros
Al actualizar masivamente registros, ten en cuenta que un embudo es específico de un diseño y que las etapas dentro de él son específicos de un embudo determinado. Durante la actualización masiva, los registros siempre se verificarán en el siguiente orden: Diseño > Canalización > Etapa. (Puedes actualizar masivamente los campos de diseño, canalización y etapa de los registros).
Actualizar masivamente el campo “Diseño”
Si deseas actualizar el diseño de múltiples oportunidades, también debes definir el embudo al que se moverán y la etapa que tendrán.
Ten en cuenta que solo necesitas seleccionar un embudo si el diseño tiene uno; de lo contrario, puedes simplemente seleccionar el diseño deseado y actualizar el registro.
Actualización masiva del campo Pipeline
Dado que un embudo está estrechamente relacionado con una plantilla, cuando actualizas masivamente el embudo de registros, CRM verificará si los registros pertenecen a la plantilla a la que deseas moverlos. Por ejemplo, imagina que tienes dos plantillas: Ventas y Servicios, cada una con dos embudos. Si seleccionas algunas oportunidades desde la vista de lista y las mueves a un embudo que pertenece a la plantilla Ventas, solo se moverán las oportunidades que ya pertenecen a la plantilla Ventas. Las demás oportunidades se omitirán porque provienen de una plantilla diferente.
Actualización masiva solo del campo Etapa
Si solo deseas actualizar el campo Etapa, se actualizarán solo los registros que tengan la etapa seleccionada en su embudo. Los demás registros se omitirán. Por ejemplo, si eliges actualizar el campo Etapa para que sea Negociación, solo se actualizarán los registros que tengan Negociación en su pipeline; los demás se omitirán.
Nota
- Los campos Pipeline y Stage también se pueden actualizar mediante macros, reglas de flujo de trabajo, Plantillas y acciones posteriores (actualizaciones de campos) después de enviar correos masivos.
- Si el campo Stage se utiliza como criterio en una regla de diseño o una regla de validación, entonces el campo Stage y sus campos dependientes (Pipeline y Diseño) no aparecerán en las opciones de actualización masiva.
- Si el campo Pipeline se utiliza como criterio en una regla de diseño o una regla de validación, entonces el campo Pipeline y su campo dependiente (Diseño) no aparecerán en las opciones de actualización masiva.
El campo Etapa se utiliza con frecuencia en los planos (Blueprints).
Generalmente, los planos son específicos del diseño, pero si has creado embudos (pipelines) en el diseño, son específicos del embudo. Si creas un plano basado en el campo Etapa, deberás seleccionar la tubería a la que está asociado. Todos los valores del campo Etapa se utilizarán para diseñar el plano.
Nota
- Si incluyes una nueva etapa en el plano, se añadirá automáticamente al embudo.
- Si se elimina un embudo, también se eliminarán todos los Layout creados para dicho embudo.
Importar datos según la etapa del embudo de ventas
Al importar registros, es necesario asignar el campo Pipeline para que las oportunidades se asignen automáticamente a los respectivos embudos.
- Importación de oportunidades para un embudo diferente: Si deseas importar registros que pertenecen a diferentes embudos, debes agregar una columna al archivo de importación con los detalles del embudo al que pertenece el registro. Asigna este campo con el campo Embudo de Zoho CRM durante la importación.
- Importación de oportunidades para el mismo embudo: El embudo es un campo obligatorio, por lo que si el archivo de importación no incluye los detalles del embudo, todas las oportunidades importadas se asignarán a un solo embudo seleccionado. Puedes seleccionar un embudo en Asignar valor predeterminado.
Nota
- Los diseños, los flujos de trabajo y las etapas dependen unos de otros, por lo que debes esperar que se omitan algunos registros en las siguientes situaciones:
- Incompatibilidad entre diseño y flujo de trabajo: Al importar, debes especificar el diseño al que se importarán los registros. Si el flujo de trabajo de la oportunidad no pertenece al diseño seleccionado, el registro se omitirá debido a la incompatibilidad entre diseño y flujo de trabajo.
- Incompatibilidad entre flujo de trabajo y etapa: Si el flujo de trabajo de la oportunidad pertenece al diseño seleccionado, el sistema comprobará la etapa seleccionada para el registro. Si el valor de la etapa no forma parte del flujo de trabajo de la oportunidad, el registro se omitirá debido a la incompatibilidad.
- En el historial de importación, puedes revisar los registros que se omitieron y las razones por las que se omitieron.
Vista Kanban
Las ventas en una vista Kanban se pueden filtrar según el diseño y el flujo de trabajo.
Migrar datos
Al migrar desde otro CRM, el campo Pipeline estará disponible durante el mapeo de campos. Las oportunidades se asignarán al pipeline de la plantilla según este campo.
Si las oportunidades que se van a migrar no tienen un embudo asociado, se asignarán al embudo predeterminado de la plantilla seleccionada.
Eliminación de un embudo de ventas
Para eliminar un embudo de ventas
- Ve a Configuración > Personalización > Embudos.
- Pasa el cursor sobre los puntos suspensivos y haz clic en Eliminar.
Si hay registros asociados a ese embudo, debes transferirlos a otro embudo antes de poder eliminarlo. - Selecciona el embudo al que estás transfiriendo los datos.
- Asigna las etapas del embudo antiguo a las etapas del nuevo embudo.
- Haz clic en Transferir y eliminar.
- Las ventas que ya están cerradas se conservarán en el embudo eliminado y no se transferirán a otro embudo.
- Cuando se elimina una plantilla, puedes elegir la plantilla a la que se moverán los registros. Si la plantilla a la que se transfieren los registros tiene un embudo, puedes elegir el embudo y el estado a los que se transferirán los registros de la plantilla eliminada.
- Los ofertas cerradas de la plantilla eliminada se transferirán al embudo predeterminado de la nueva plantilla.
- Si un registro está bloqueado debido a un proceso de aprobación o revisión en el campo Canalización o Estado, no se transferirá a otro embudo cuando se elimine su embudo o plantilla.
Related Articles
Automatiza tu proceso de ventas
Zoho CRM tiene por objetivo facilitarte todo el proceso de operar una empresa, enviar correos electrónicos de bienvenida a cada cliente nuevo hasta los seguimientos periódicos de clientes, e incluso asignar puntuaciones a los clientes potenciales ...Diseño de un Blueprint
La creación de un proceso es, en gran medida, un procedimiento de 3 pasos. Ingresar información básica: Especifique el módulo, el diseño y el campo para los que se debe crear el proceso. Definir el flujo de proceso: En el editor de Blueprint, defina ...Configuración de reglas de asignación
Un éxito en las ventas se relaciona estrechamente con las actividades diarias que realizan los representantes, como la cantidad de seguimientos, la prontitud en retomar el contacto con los clientes, las respuestas rápidas frente a sus consultas y las ...Configuración de cuenta de la organización
Como administrador, tu primer paso hacia la implementación de Zoho CRM para tu empresa implicará introducir detalles en la configuración personal y definir los detalles de la organización, que serán visibles para todos los usuarios en los diferentes ...Dirección de correo electrónico de la organización
Cuando quieras enviar correos electrónicos en nombre de tu organización, puedes usar la dirección de correo electrónico de la organización. Por ejemplo, cuando una persona del equipo de ventas desea enviar correos, preferirá enviarlos con direcciones ...