Integración de Whatsapp Business | Zoho CRM - Ayuda

Integración de Whatsapp Business

 WhatsApp es una de las aplicaciones de mensajería de texto más utilizadas que ha ganado una inmensa popularidad entre las empresas, esto debido a sus servicios de mensajería rápidos y sin complicaciones. Dado que se permite a los clientes iniciar la conversación con la empresa, los clientes obtienen una ventaja sobre la privacidad y su decisión de compra.


Requisitos previos


Antes de poder integrar WhatsApp Business en su Zoho CRM, debe cumplir los siguientes requisitos previos:

 

    ● Una cuenta de Facebook Business Manager.

    ● Un negocio verificado.

    ● Una cuenta de WhatsApp Business.

    ● Un número de teléfono registrado para acceder a la API de WhatsApp Business.

    ● El número de teléfono debe cumplir los requisitos mencionados aquí

.

Disponibilidad

Esta integración es compatible con la versión de prueba y todas las ediciones de pago de Zoho CRM.

   Verifique disponibilidad de características y limitaciones.   


 

Integración del servicio de mensajería de WhatsApp con Zoho CRM  

Para ayudar a las empresas a interactuar con sus clientes a través de mensajes de negocios desde la cuenta de CRM, así como para mantener un registro de estas interacciones, Zoho CRM proporciona una integración fluida con WhatsApp. Solo un administrador puede iniciar esta integración.

 

 

Para integrar WhatsApp Business con Zoho CRM

 

  1. Acceda a Configuración > Canales > Mensajería empresarial.

  2. Bajo WhatsApp, de clic en Detalles > Integrar.

 

 

  1. En la página de solicitud de acceso a WhatsApp, inicie sesión con las credenciales de Facebook Business Manager.

 

  1. De clic en Comenzar/Continuar.

 

 

  1. De clic en Empezar para dar permiso.

 

 

  1. Seleccione un portfolio comercial existente en las opciones.

 

 

  1. Creé una nueva cuenta de WhatsApp Business o seleccione una existente entre las opciones.

 

  1. Creé un nuevo perfil de WhatsApp Business o seleccione un perfil existente de las opciones existentes.

 

 

  1. De Click en siguiente.

 

  1. Verifique su número de WhatsApp Business.

  1. De clic en Finalizar en la siguiente opción.

 

  1. En la ventana emergente Configurar perfil de WhatsApp Business en CRM:

 

  1. Proporcione un apodo del perfil de WhatsApp Business en CRM.

  2. Seleccione un número de teléfono para asociarlo al perfil de WhatsApp Business.


 

Aquí se enlista todos los números asociados a su perfil de WhatsApp Business Manager. Si un número no cumple las condiciones mencionadas en los Requisitos previos, no podrá asociar el número concreto.

 

  1. Proporcione un apodo para el perfil empresarial de WhatsApp en CRM y de clic en Siguiente.

 

  1. Proporcione las preferencias de la cuenta eligiendo entre las opciones desplegables.

           Elija añadir como clientes potenciales o contactos

  1. Asignar a usuarios, grupos o roles

  2. Elija los usuarios, grupos o roles.

 

  1. De clic en Guardar.

 

La cuenta de mensajería WhatsApp Business ya se encontrará activada.

 


Notas:

 

    ● Una vez verificado su negocio, se revisará si cumple las Condiciones de servicio de WhatsApp y la Política de comercio de WhatsApp.

    ● Si ha cambiado la marca de su dominio (cuentas con dominio ligado), debe habilitar las cookies de terceros en su navegador antes de iniciar la integración.

    ● No pueden utilizar números de teléfono de WhatsApp que se estén usando en otros productos. Sólo se pueden utilizar para la integración los números de teléfono que no se estén ligados a otro producto.

    ● Todavía no se admite la migración de números de teléfono existentes.

 

 

Para desactivar la integración de WhatsApp Business

 

  1. Vaya a Configuración > Canales > Mensajería empresarial.

  2. De clic en el botón Desactivar de la sección Integración de WhatsApp Business.

  1. Haga clic en Sí, eliminar en la ventana emergente para desactivar la integración.

 

 

Cargos por mensajes empresariales, compra de créditos y recarga automática

Los mensajes enviados por la empresa se cobran. Puede comprar créditos en función a la frecuencia de uso para que los cargos se deduzcan automáticamente. Tras la compra inicial de créditos, puede utilizar la opción de recarga automática para evitar quedarse sin saldo estableciendo el número mínimo de créditos que debe mantener en su cuenta en cualquier momento. También se puede establecer el número de créditos que deben comprarse cuando se agote el límite.  

 

Compra de créditos

 

  1. Acceda a Configuración > Canales > Mensajería Comercial.

  2. Clic en Comprar créditos.

Esta opción sólo estará disponible cuando el número de teléfono esté activo.

  1. Introduzca el valor.

  2. Clic en Siguiente.

  3. Clic en Realizar un pago.

 

Recargas automáticas

 

  1. Acceda a Configuración > Canales > Mensajería comercial.

  2. Clic en Recarga automática.

  3. Active la recarga automática.

  4. Introduzca el saldo mínimo que debe mantenerse.

  5. Introduzca el número de créditos que se añadirán cuando el saldo sea mínimo.

  6. Clic en Guardar.

 

 

 


En lugar de cobrar al cliente por cada mensaje que envía, ahora las empresas cobran por conversación en función de las nuevas políticas. Cada conversación tiene una ventana de mensajería de 24 horas en la que sus clientes pueden enviar mensajes ilimitados. Para saber más sobre los precios basados en conversaciones para WhatsApp Business y consultar las distintas tarjetas de tarifas, haga clic aquí.


Trabajando con la pestaña Mensajes.

1. Filtrar y configurar la vista de los mensajes

En el módulo Mensajes los usuarios pueden utilizar los siguientes filtros y establecer criterios para encontrar un mensaje rápidamente:

 

    ● No contestado en x días/semanas/meses

    ● Respondido en x días/semanas/meses

    ● Hora del mensaje en x días/semanas/meses

    ● El propietario del registro es x usuario o usuario registrado

    ● Respondido por x usuario o usuario registrado

 

 

 

Los usuarios también pueden establecer una vista bajo el módulo para ver los mensajes que están sin responder, todos los mensajes enviados hoy, todos los mensajes sin responder, etc.


 

2. Recibiendo notificaciones de mensajes comerciales

Cuando un cliente potencial o un contacto existente envía un mensaje comercial al número de WhatsApp de su empresa, se envía una notificación al usuario de CRM a través de SalesSignal y una ventana emergente.

La notificación push se mostrará al propietario del registro.

Dentro de la notificación push, el usuario tendrá la opción de que se le vuelva a notificar pasados unos minutos o una hora. Si el usuario no puede responder inmediatamente, puede hacer clic en recordar después de 15 minutos. Esto no es un ajuste global, por lo tanto el usuario tiene que seleccionar cuando ser recordado para cada notificación push que reciba. Una vez que el usuario haga clic en ignorar, la notificación se cerrará.

 

Cuando se reciben varios mensajes, la notificación mostrará el recuento de mensajes.

El usuario también puede acceder a la notificación de mensajes desde SalesSignal.

3.  Responder a los mensajes comerciales

Los usuarios de CRM pueden responder a los mensajes comerciales haciendo clic en la notificación o haciendo clic en un registro en la pestaña Mensajes. Los usuarios también pueden hacer clic en Ver conversación desde la notificación de SalesSignal para responder.

Pueden responder a los clientes escribiendo el mensaje o enviando un mensaje comercial predefinido.

Se pueden utilizar campos de fusión para extraer el valor relacionado, por ejemplo, Hola, $[Leads.Nombre] al responder. El usuario puede previsualizar el valor antes de enviar el mensaje.

 


Nota:

    ● Los usuarios de CRM pueden responder a un mensaje dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. Transcurrido este tiempo, la ventana de mensajería de WhatsApp se cerrará.

    ● WhatsApp solo permite al cliente final iniciar una conversación enviando un mensaje a la empresa. Un usuario no puede iniciar una conversación con clientes potenciales o contactos a través de WhatsApp. Esta restricción es impuesta por WhatsApp.

 

Para responder a un mensaje de empresa

  1. Haga clic en la notificación para ver el mensaje.

Alternativamente, puede ir a la pestaña Mensajes y hacer clic en el registro.

  1. Escriba su mensaje o haga clic en Texto predefinido y seleccione un texto.

  2. Clic en Enviar, para responder.

 

4. Configurar y gestionar el texto predefinido

Los usuarios tendrán la opción de crear texto predefinido que podrán enviar rápidamente a los clientes, por ejemplo:
    ● Respuestas a preguntas frecuentes como ¿Cuál es el coste de la cobertura móvil? Mi pedido se ha retrasado, ¿pueden ayudarme a hacer el seguimiento?

    ● Saludos, como Hola, $[Leads.First Name] ¿cómo estás? ¿En qué puedo ayudarle?

 

Para crear texto predefinido

 

  1. Vaya a la pestaña Mensajes, haga clic en un mensaje.

  2. Junto a la barra de escritura, haga clic en Nuevo texto predefinido.

Alternativamente, haz clic en Gestionar y + Nuevo Texto Predefinido.

  1. En la ventana emergente Nuevo texto predefinido, asigne un nombre al texto (por ejemplo, Saludos).

  2. Introduzca el mensaje de texto.

También puede utilizar campos de fusión.

  1. Clic en Guardar.

 

Los mensajes de texto predefinidos pueden editarse o borrarse pulsando el botón Gestionar. Todos los textos se almacenan aquí, los usuarios pueden filtrarlos por módulos o buscarlos utilizando el nombre del texto.

 

Nota: No se puede cambiar el módulo mientras se edita un texto predefinido. Esto es para evitar errores en caso de que se hayan utilizado campos de fusión en los textos predefinidos.

 

Para gestionar un texto predefinido

 

  1. Acceda a la pestaña Mensajes y haga clic en Texto predefinido en el área de texto.

  2. Clic en Gestionar en la lista desplegable.

  3. En Gestionar texto predefinido, pase el puntero del ratón sobre un texto y haga clic en el icono Editar o Eliminar

 

5.  Envío de archivos adjuntos a través de mensajes de empresa

Los usuarios de CRM pueden enviar archivos adjuntos a través de mensajes de texto. Pueden adjuntar hasta 5 archivos utilizando:
    ● Cargar un archivo desde su ordenador.

    ● Adjuntar archivos desde el Inventario como órdenes de venta, cotizaciones, órdenes de compra y facturas.

    ● Adjuntar archivos de unidades de nube compatibles como Google Drive, Sky Drive, Evernote y Dropbox.

 

El usuario puede seleccionar una cotización que esté asociada con el prospecto, crear una nueva cotización o enviar una de las cotizaciones disponibles dependiendo de la necesidad y tipo de negocio.

Cada pestaña de vista de conversación se divide en dos pestañas: Mensajes y Adjuntos donde se almacena la información respectiva. Puede previsualizar y descargar todos los archivos adjuntos desde aquí o desde los mensajes.

 

Plantillas personalizadas

Puede configurar plantillas de WhatsApp personalizadas dentro de Zoho CRM y utilizarlas para configurar acciones y, a su vez, automatizar su proceso empresarial. Tendrá la opción de configurar plantillas de diferentes categorías en función de los requisitos, tanto mensajes de utilidad como de marketing. Las plantillas de mensajes de utilidad podrían ser sobre detalles de transacciones, mientras que las plantillas de marketing podrían utilizarse para mensajes de bienvenida u otras notificaciones similares.
 

Para configurar plantillas personalizadas

  1. Vaya a la página Configuración y vaya a Acciones, bajo Automatización.

Encontrará la pestaña Notificación de WhatsApp una vez que WhatsApp Business esté integrado.

  1. Vaya a Notificación de WhatsApp > Plantillas de WhatsApp.

  2. Clic en + Nueva plantilla de WhatsApp

  3. En la ventana emergente de configuración de plantillas, haga lo siguiente:

  1. Nombre: Dé un título a la plantilla para que sirva de referencia.

  2. Módulo: Seleccione el módulo al que debe asociarse la plantilla.

  3. Seleccione el idioma.

  4. Seleccione la categoría de la plantilla: Utilidad, o Marketing.

  5. Introduzca el contenido del mensaje.

Puede utilizar # para los campos de fusión.

 

     5.  Clic en Guardar.

 


Nota:

    ● Al guardar, la plantilla se enviará automáticamente a Facebook para su revisión.

    ● Sólo las plantillas aprobadas pueden utilizarse para crear notificaciones de WhatsApp en CRM.

    ● El tiempo de aprobación puede depender del contenido y del idioma utilizado.

    ● Una plantilla no se puede editar cuando está en revisión ni una vez aprobada.

    ● Para obtener más información sobre las directrices de Facebook para las plantillas de mensajes de WhatsApp Business, haga clic aquí.

 

Notificaciones de WhatsApp

Una vez aprobada su plantilla personalizada, puede utilizarla para crear notificaciones.
 

Para crear una notificación de WhatsApp

  1. Vaya a la página Configuración, y navegue hasta Acciones, bajo Automatización.

Encontrará la pestaña Notificación de WhatsApp una vez que WhatsApp Business esté integrado.

  1. Acceda a Notificación de WhatsApp > Notificaciones.

  2. En la ventana emergente, proporcione los siguientes detalles:

  1. Asigne un nombre a la notificación para utilizarla en el futuro.

  2. Seleccione el módulo específico de la lista de módulos basados en el usuario.

  3. Seleccione los destinatarios de la notificación de WhatsApp.

  4. Seleccione la plantilla de la lista de plantillas aprobadas.

 

    4.     Clic en Guardar.

 

Configuración de notificaciones automatizadas a través de WhatsApp

Puede configurar notificaciones automatizadas de WhatsApp desde Reglas de flujo de trabajo, Blueprints y CommandCenter.
​

Reglas de flujo de trabajo  

En la página de configuración de reglas de flujo de trabajo,
  1. En Acciones instantáneas, vaya a Notificar > vía WhatsApp.

  2. Asocie notificaciones existentes o cree una nueva.

  3. Después de hacer su selección, de clic en "Asociar".

Si ha creado una nueva notificación, haga clic en "Guardar y asociar".

Blueprints

Para las transiciones de blueprints, puede establecer una notificación de WhatsApp como acción para Después de las transiciones. La opción de notificación de WhatsApp también está disponible para los estados.

CommandCenter

Puede elegir la notificación de WhatsApp como acción en una transición para la herramienta Journey Builder de CommandCenter.

 

 

 


Visualización de mensajes en la pestaña Notificaciones

Cuando los mensajes de notificación automatizados se activan y se envían a los usuarios finales, aparecerán en el módulo de mensajes, así como en la pestaña separada de Notificaciones dedicada a los mensajes transaccionales, para una visión global.