Uso de campos personalizados

Uso de campos personalizados

En Zoho CRM, puede agregar nuevos campos según sus necesidades. Estos campos estarán disponibles para todos los usuarios agregados a la cuenta CRM de su organización.

  • Personalizar los campos definidos de Zoho: puede editar, eliminar y ocultar algunos de los campos definidos por Zoho, pero tenga en cuenta que hay algunos campos que no se pueden eliminar, quitar, renombrar ni cambiar en la configuración obligatoria. Estos campos definidos por Zoho son obligatorios en Zoho CRM. Por ejemplo, el apellido en los clientes potenciales, el tema en las tareas, etc.
  • Establecer permisos de acceso a campos: puede ocultar los campos para usuarios en un perfil específico o marcarlos como “Solo lectura”.
Disponibilidad
Permiso requerido
Los usuarios que cuentan con permiso para personalizar Zoho CRM en el perfil pueden acceder a esta función.

Notes
Nota
  1. El número máximo de campos que puede crear en cada edición varía. Asimismo, también hay un límite máximo para cada tipo de campo que cree. Consulte también Límites de campo personalizado.
  2. Puede cambiar el nombre de los campos personalizados, pero no el tipo (p. ej., “Texto”, “Entero”, “Fecha”, etc.) de los campos personalizados.
    Por ejemplo, si crea el campo “Texto”, no puede cambiarlo al campo “Entero”.

Campos personalizados

En casi todos los campos que cree, debe especificar la siguiente información:

  • Etiqueta: especifique un nombre para el campo.
  • Propiedades de campo: especifique las propiedades del campo, como la descripción, los valores de campo, etc.

Otras especificaciones requeridas para cada tipo de campo:

Tipo de campo
 Otros detalles
Texto
 Extensión: se permite un máximo de 255 caracteres.
Entero
 Extensión: se permite un máximo de 9 dígitos.
Decimal
 Extensión: se permite un máximo de 16 dígitos (incluidos decimales).
Porcentaje
 Etiqueta: especifique el nombre del campo
Moneda
 Extensión: se permite un máximo de 16 dígitos. Opción de redondeo: especifique la opción de redondeo. Espacios decimales: especifique el número de decimales. Precisión: especifique la precisión de redondeo.
Fecha
 Formato: AAAA/MM/DD Nota: El formato de fecha se modificará según los ajustes de la zona horaria del usuario.
Fecha y hora
 Formato: AAAA/MM/DD HH:MM Nota: El formato de fecha se modificará según los ajustes de la zona horaria del usuario.
Correo electrónico
 Especifique una dirección de correo electrónico válida
Teléfono
 Especifique un número de teléfono válido
Lista de selección
 Valores de la lista de selección: especifique los valores de la lista de selección
Lista de selección múltiple
 Valores de la lista de selección: especifique los valores de la lista de selección
Dirección URL
 -
Área de texto
 Especifique el límite de caracteres: el mínimo es de 2000 caracteres, el máximo es de 32 000 caracteres.
No dispondrá de una gran área de texto durante la adición de criterios en alguna función.
Ni el área de texto grande ni el pequeño se pueden utilizar para ordenar los registros de forma ascendente o descendente.
Casilla de verificación
 -
Numeración automática
 Prefijo: especifique el prefijo de la secuencia de numeración automática Número inicial: especifique el número inicial de la secuencia Sufijo: especifique el sufijo de la secuencia de numeración automática Registros existentes: marque la casilla para aplicar la numeración automática a los registros existentes.
Búsqueda
 Tipo de búsqueda: seleccione el módulo para el que desea establecer la relación Etiqueta de lista relacionada: es el nombre que se le da a la entidad que creará en los detalles del registro. Por ejemplo, los archivos adjuntos, las funciones de contactos, etc. (disponible en las ediciones pagadas de Zoho CRM, excepto en la edición estándar)
Entero largo
 Se permite un máximo de 18 caracteres (disponible en las ediciones pagadas de Zoho CRM, excepto en la edición estándar)

Límites de campo personalizado

Existe un límite para la cantidad total de campos que puede crear en su cuenta y también un límite para el tipo de campos que puede crear. El límite varía según la edición de Zoho CRM. Consulte el siguiente enlace para conocer los límites de los campos: límites de campos personalizados.

Notes
Nota
  1. Los campos personalizados no están disponibles en la edición gratuita de Zoho CRM.
  2. Los campos Búsqueda y Fórmula no están disponibles en la Edición Standard de Zoho CRM.

Ajustes de campo personalizados

Durante la adición o la edición de un campo personalizado, tendrá la posibilidad de realizar muchas acciones. Por ejemplo, puede editar las propiedades básicas de un campo, marcarlo como obligatorio, convertirlo en un campo único, etc. A continuación, se indican los diversos valores de campos personalizados y disponibles en Zoho CRM.

  • Agregar campos personalizados
  • Editar los campos personalizados
  • Establecer permiso de campo
  • Marcar un campo como obligatorio
  • Marcar un campo como único
  • Establecer campo externo
  • Eliminar campos personalizados
  • Asignar campos de dependencia

Agregar campos personalizados

En cada módulo, puede agregar campos personalizados para recopilar datos importantes específicos para las necesidades de su empresa si especifica algún tipo de información relacionada con el campo.

Para crear nuevos campos personalizados

  1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
  2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
    El módulo puede ser la pestaña “Clientes potenciales”, “Cuentas”, “Contactos”, etc.
  3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
  4. En la bandeja Campos nuevos de la izquierda, arrastre y suelte el tipo de campo requerido en la sección de módulo que desee a la derecha.
  5. Asigne un nombre al campo y defina las propiedades del campo según sea necesario para el campo.
  6. Haga clic en Guardar diseño.
Notes
Nota
  1. El campo “Nombre de [módulo]” de un módulo personalizado se puede renombrar, mientras que el campo “Nombre de [módulo]” de un módulo predefinido no se puede renombrar.
  2. En el caso del campo “Nombre” de un módulo personalizado, el usuario puede seleccionar entre los tipos de campo, “Texto” y “Numeración automática”. Después de seleccionarlo, el tipo de campo “Nombre” predeterminado no se puede cambiar.
    Notes
    Además, si el campo “Nombre” del módulo personalizado es un campo con numeración automática, el módulo respectivo no puede tener otro campo con numeración automática, debido a que solo se permite un campo con numeración automática por módulo personalizado.
    Los módulos personalizados existentes no pueden contar con numeración automática como el campo “Nombre” predeterminado. Por lo que una solución alternativa sería crear un nuevo módulo personalizado y seleccionar “Numeración automática” como el tipo de campo “Nombre” y, luego, importar los registros existentes.
  3. Después de crear el campo, no puede cambiar el "tipo de datos" del campo. Por ejemplo, no puede cambiar un campo “Enteros” (dígitos) a un campo “Moneda”.
  4. Puede editar los campos personalizados para cambiar la extensión de los siguientes tipos de campos. - Moneda, Texto, Número (entero), Decimal, Teléfono, Número entero largo y dirección URL.
  5. No puede agregar campos personalizados en la página “Registrar una llamada” . Sin embargo, puede personalizar los campos existentes mediante la personalización del diseño de página.
  6. La opción “También crear para cuentas, contactos y acuerdos” estará disponible solo durante la creación de campos para clientes potenciales.
    Notes
  7. La opción “También crear para pedidos de ventas y facturas” estará disponible solo durante la creación de campos para cotizaciones.
  8. En el tipo de campo de lista de selección, puede habilitar el seguimiento de historial de un campo en particular. Consulte también: historial de seguimiento de la lista de selección.
  9. En el caso de que el valor del campo de la lista de selección esté traducido, puede utilizar los valores de referencia para definir las funciones personalizadas, combinar los campos, establecer fórmulas de campos, etc. Obtenga más información acerca de los valores de referencia en Traducciones.
  10. En el campo “Lista de selección” para el módulo “Reuniones”, puede asociar el color a cada valor de la lista de selección. Estos colores se mostrarán en el calendario, las listas relacionadas, los recordatorios, la página de inicio, la vista de lista, etc. Lea más sobre los campos de la lista de selección.

Editar los campos personalizados

Para editar los campos personalizados

  1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
  2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
    El módulo puede ser la pestaña “Clientes potenciales”, “Cuentas”, “Contactos”, etc.
  3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
  4. Vaya al campo que desee editar y cambie el nombre del campo o edite las propiedades de campo.
  5. Haga clic en Guardar diseño.

Establecer permiso de campo

Puede establecer los diferentes permisos de campo para diferentes usuarios durante la creación de un campo o incluso posteriormente.

Para establecer un permiso de campo

  1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
  2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
    El módulo puede ser la pestaña “Clientes potenciales”, “Cuentas”, “Contactos”, etc.
  3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
  4. Vaya al campo requerido, haga clic en el ícono Configuración y seleccione Establecer permiso. 
  5. En la ventana emergente Establecer permiso, defina los permisos para cada perfil.
  6. Haga clic en Guardar.
  7. Haga clic en Guardar diseño.

Marcar un campo como obligatorio

Para marcar un campo como obligatorio

  1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
  2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
    El módulo puede ser la pestaña “Clientes potenciales”, “Cuentas”, “Contactos”, etc.
  3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
  4. Vaya al campo que desee editar, haga clic en el ícono Configuración y seleccione Marcar como obligatorio. 

Marcar un campo como único

Un campo único es aquel que se encuentra en un registro cuyo valor hace que el registro sea único. Las direcciones de correo electrónico de las personas son buenos ejemplos de campos únicos porque, evidentemente, no es posible que dos personas tengan la misma dirección de correo electrónico. Es un atributo muy singular. Otros ejemplos incluyen los números de seguro social, los números de pasaporte, los códigos de producto y otros similares. En Zoho CRM, puede marcar un campo de cualquier módulo como "Único". Después de marcarlos como "Únicos", estos campos desempeñan una función vital en la gestión de registros duplicados en Zoho CRM en varias instancias, incluidos los registros creados de manera manual, así como los registros creados a través de importación, API, conversión de clientes potenciales, pedido de ventas y cotización.

Para marcar un campo como único

  1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
  2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
    El módulo puede ser la pestaña “Clientes potenciales”, “Cuentas”, “Contactos”, etc.
  3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
  4. Haga clic en el ícono Configuración del campo que desee marcar como único.
  5. Seleccione la opción No duplicar valores de la lista desplegable Configuración.
    Esta opción se aplica si el campo que desea marcar como único es un campo predefinido.
    Si marca el campo “Correo electrónico principal” para el módulo “Clientes potenciales”/”Contactos” como único, garantizará que se compruebe la duplicación de correo electrónico del módulo seleccionado.

    Si el campo que desea marcar como único es un campo personalizado, seleccione Propiedades de campo de la lista desplegable Configuración.
    En la ventana emergente Propiedades del campo, marque la casilla de verificación No duplicar valores. 
  6. Haga clic en Guardar diseño.

En la página Vista de lista de campos, en la columna Tipo de datos, aquel campo para el que seleccionó la opción No duplicar valores se indicará como campo único.  Por ejemplo, Texto (único).

Notes
Nota
  1. La función de campos únicos solo está disponible en las ediciones pagadas de Zoho CRM.
  2. Solo los usuarios que cuenten con permiso activo para personalizar Zoho CRM en sus perfiles podrán marcar un campo como único.
  3. Un módulo de Zoho CRM puede tener 2 campos únicos. A continuación, se indican las excepciones a esta condición, ya que pueden tener 3 campos únicos.
  4. Módulos personalizados, de clientes potenciales y contactos (dirección de correo electrónico + 2 campos)
  5. Módulo de productos (código de producto + 2 campos).
  6. Solo los campos de texto, correo electrónico, teléfono, números enteros, entero largos y direcciones URL se pueden marcar como únicos a través de todos los módulos. El campo “Twitter” se puede marcar como único para el módulo “Contactos” o “Clientes potenciales”.
  7. Los campos únicos NO distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Es decir, si el valor entrante de un campo único del archivo es "ABC" y en el registro existente es "abc", Zoho CRM lo identificará de todos modos como una coincidencia.
  8. Después de marcar el campo como único, es posible que Zoho CRM tarde unos momentos para indexar este cambio en la base de datos. Es decir, después de marcar un campo como único, si crea inmediatamente un registro en el módulo con el mismo valor, es posible que Zoho CRM no reconozca el valor de campo único. Puede permitir que se cree un duplicado debido a que el cambio aún no se ha indexado. En ese caso, vuelva a intentarlo transcurridos unos minutos.
  9. Los módulos “Tareas”, “Llamadas” y “Reuniones (actividades)” no pueden tener un campo único.
  10. En Zoho CRM, los campos únicos se admiten para los registros creados manualmente y mediante importaciones, API y conversión de pedidos de ventas, clientes potenciales y cotizaciones.
  11. No se admiten campos únicos para los registros creados a través de la migración de CRM, la sincronización de Google y MS Outlook además de la restauración de la Papelera de reciclaje.
  12. No se admiten campos únicos para los registros en la vista de Zoho Sheet.
  13. Cuando marque un campo como único en el módulo “Clientes potenciales”, verá una opción para habilitar la verificación de duplicados para los clientes potenciales convertidos también.
    Analice este ejemplo. Realizó un seguimiento y convirtió a un cliente potencial llamado James. Ahora James está registrado en el módulo Contactos. Otro representante de ventas de su equipo agrega el mismo cliente potencial (James), sin saber que ya se le realizó un seguimiento. En ese caso, no es necesario que James se agregue nuevamente como cliente potencial; simplemente será una entrada duplicada.
    En este caso, puede detener la creación del mismo cliente potencial mediante la habilitación de la verificación de duplicados de clientes potenciales convertidos. Una vez que haya habilitado esta opción, cada vez que se agregue una entrada duplicada en “Clientes potenciales”, CRM verificará los clientes potenciales existentes, así como los clientes potenciales convertidos, para ver las coincidencias. 
    Notes
    Para habilitar la opción Verificar duplicados de clientes potenciales convertidos, haga clic en el enlace Cambiar preferencia, el cual aparece cuando marca un campo como único. En la ventana emergente Preferencia de verificación de duplicados, seleccione la casilla de verificación Verificar duplicados en clientes potenciales convertidos y haga clic en Guardar. Puede cambiar esta configuración en cualquier momento en el futuro. 
    También puede habilitar la verificación de duplicados desde Ajustes > Configuración > Personalización > Módulos > Clientes potenciales. Haga clic en el ícono Más  en Clientes potenciales > Preferencia de verificación de duplicados. 
    Notes

Establecer campo externo

Se puede marcar un campo personalizado de línea única como un campo externo donde se pueda almacenar información sobre el registro de una aplicación de terceros. Cuando se integra una aplicación con CRM, se puede hacer una llamada a la API para buscar, crear o actualizar y eliminar registros utilizando el ID externo.
Por ejemplo, si los ID de los pacientes se almacenan en una base de datos externa, puede utilizarla en el campo externo para referir, actualizar o eliminar detalles en CRM.
Asimismo, puede utilizar otros campos que también se refieren a los registros del paciente.
Hay dos tipos de campos externos:
  1. Basado en el usuario: se generará un ID externo diferente para cada usuario. Por ejemplo, si dos usuarios diferentes de la organización gestionan un contacto, cada uno tendrá su propio ID externo para el mismo contacto.  
  2. Basado en la organización: todos los usuarios de la organización tendrán un ID externo común.  
Establecer un campo externo o crear un ID externo
  1. En el generador del módulo, arrastre y suelte el campo de una línea única.
  2. Haga clic en Editar propiedades y seleccione Establecer campo externo.
  3. En Tipo de campo externo, seleccione Organización o Usuario.
  4. Seleccione Visibilidad de campo como Mostrar u Ocultar.
  5. Haga clic en Listo.
      
Notes
 Nota
  1. Mientras se realiza la acción “Buscar y combinar”, se conservará el ID externo del registro maestro, es decir, se sobrescribirá el ID externo de otros registros duplicados.
  2. Cuando se clona un registro, el ID externo no se copiará en el nuevo registro. Posteriormente, puede actualizar el valor en el campo (ID externo) a través de la API.
  3. Durante la conversión de un registro como cliente potencial, pedidos, cotizaciones, etc., se le permitirá asignar un campo externo solo con otro campo externo presente en el módulo siguiente.
  4. Durante la importación de datos, cualquier campo presente en el archivo .CSV se puede asignar a un campo externo presente en el módulo CRM. El valor del campo ID externo se puede actualizar solo a través de la API.

Eliminar campos personalizados

Si no necesita los campos que haya creado, puede eliminarlos. Si elimina un campo personalizado, se envía a la sección Campos no utilizados. Esto significa que únicamente se elimina del diseño y no de CRM en sí.
Para eliminar el campo permanentemente de CRM, debe eliminarlo de nuevo desde la sección Campos no utilizados. 

Para eliminar campos personalizados del diseño

  1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
  2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
    El módulo puede ser la pestaña “Clientes potenciales”, “Cuentas”, “Contactos”, etc.
  3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
  4. Haga clic en el ícono Más y seleccione Eliminar campo.
  5. Procure leer las instrucciones en el cuadro emergente y, luego, haga clic en Sí, enviar a campos no utilizados para eliminar el campo.
    Los campos eliminados se envían a la sección Campos no utilizados. 
Notes
Nota
  1. Cuando se envía un campo personalizado a la sección “Campos no utilizados”, solo se elimina del diseño del módulo y no de Zoho CRM. Siempre que el campo eliminado se encuentre en la sección “Campos no utilizados”, puede restaurarlo arrastrándolo y soltándolo en la sección requerida.
  2. Si restaura un campo desde la sección “Campos no utilizados”, restaurará los datos asociados a este.
  3. Cuando un campo eliminado se encuentre en la sección “Campos no utilizados”, sigue formando parte de la base de datos. Por lo tanto, la cantidad total de campos permitidos para su edición de Zoho CRM incluye los campos de la sección “Campos no utilizados”. 
  4. Para eliminar un campo personalizado permanentemente de Zoho CRM, debe eliminarlo de nuevo desde la sección “Campos no utilizados”. 
  5. Después de eliminarlo de la sección “Campos no utilizados”, no puede restaurar el campo personalizado ni sus datos asociados.
  6. Los campos estándares proporcionados en Zoho CRM de manera predeterminada se pueden enviar a la sección “Campos no utilizados”, pero no se eliminan de forma permanente.

Asignar campos de dependencia

Alert

La asignación de dependencia también está disponible para los campos de la lista de selección presentes en los subformularios. 

Existen ciertos campos cuyos valores dependen del valor de otro campo. Esto se puede definir como una relación principal-secundaria. Por ejemplo, supongamos que existen dos campos (país y estado) en el módulo Clientes potenciales. Los valores del campo Estado dependerán del país que seleccione en el campo País. Del mismo modo, los valores del campo Subdepartamento dependerán del campo Departamento que seleccione. Este tipo de relación se establece mediante la asignación de campos de dependencia. Puede definir los valores que aparecerán en el campo secundario cuando un determinado valor se seleccione en el campo principal.

NotesNota: Los campos principal y secundario mostrarán todos los campos de la lista de selección presentes en el diseño y el subformulario. 

Para asignar las dependencias de campo

  1. Inicie sesión en la cuenta de Zoho CRM con privilegios administrativos.
  2. Vaya a Configuración > Personalización > Módulos y campos.
    El módulo puede ser la pestaña “Clientes potenciales”, “Cuentas”, “Contactos”, etc.
  3. Haga clic en el módulo que desee para abrir el editor de diseño.
  4. Haga clic en el ícono Configuración y seleccione Asignar campos de dependencia.
  5. En la página Asignar campos de dependencia del módulo seleccionado, haga clic en Nuevo.
    • Seleccione el campo principal en la lista desplegable.
    • Seleccione el campo secundario en la lista desplegable.
    • Haga clic en Siguiente.
    • Seleccione los valores para cada valor del campo principal.
    • Por ejemplo, si el campo principal es Rama de estudios, seleccione los cursos pertinentes para la rama seleccionada.
    • Haga clic en los enlaces Anterior o Siguiente, si es necesario, para asignar todos los valores de campo principal a los valores del campo secundario.
  6. Haga clic en Guardar.
    Ahora, cuando cree un nuevo registro en el módulo, los valores del campo secundario difieren según el valor seleccionado para el campo principal.

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