Importación de datos a Zoho CRM

Importación de datos a Zoho CRM

Los datos se pueden recopilar a través de varias fuentes, como la compra de una base de datos de registros, la recopilación a partir de ferias comerciales o campañas, entre otros. La importación de registros desde estas fuentes externas a Zoho CRM es una de las tareas más importantes para la generación de clientes potenciales en cualquier negocio. Por esa razón, la importación debe ser sencilla y de utilidad para mantener limpios los datos sin duplicados.

Puedes importar tus datos utilizando cualquiera de las dos siguientes opciones:

Importar datos a módulos individuales de Zoho CRM: se pueden importar archivos individuales, uno a la vez, a un módulo específico.

Migrar datos desde otras cuentas a Zoho CRM: el asistente de migración de datos te ayuda a migrar datos de otros sistemas de CRM a Zoho CRM. El asistente te permite adjuntar el archivo CSV del módulo que deseas migrar y establecer el formato compatible de fecha y hora en el archivo de importación para evitar que se omitan los valores durante la migración. También puedes configurar Zoho CRM para recibir notificaciones cuando finalice la importación mediante la selección de la opción Enviar notificación por correo electrónico. Una vez especificados los detalles necesarios, deberás asignar todos los campos obligatorios del archivo CSV a los de Zoho CRM.  Consulta también Migrar datos.

Disponibilidad
Se requiere permiso
Los usuarios con permiso de importación en tu perfil pueden acceder a esta función. 

Importar lista de verificación

Antes de importar los datos, verifícalos mediante la siguiente lista:

  1.  Permiso
    Asegúrate de contar con el acceso y el privilegio para importar datos. Si no cuentas con este permiso, el enlace Importar no estará disponible en la interfaz de usuario.
  2.  Formato de archivo
    Los formatos admitidos son Excel (XLS, XLSX), archivos con valores separados por comas (CSV) y tarjetas de presentación o formatovCard (VCF). Todos los archivos adjuntos se deben separar de los datos.
    Se pueden producir errores inesperados si los archivos XLS/XLSX contienen caracteres especiales, como filtros combinados o imágenes insertadas en estos.
  3. Caracteres no admitidos
    Los datos de los archivos que se importarán no deben contener datos entre <script> </script>.
  4.  Determinar la asociación de búsqueda de registro a registro: Si deseas asociar los datos en el archivo de importación con los registros existentes en la base de datos, entonces el archivo de importación debe contener el nombre de los campos de búsqueda y su valor.
    Nota: El valor de búsqueda puede ser el nombre del registro de búsqueda o el ID del registro. Si no se proporciona este dato, el valor de búsqueda será Nulo y la asociación no se establecerá a menos que se seleccione manualmente.
     
    Por ejemplo: El nombre de la cuenta es una búsqueda en el módulo de contactos. Si tienes un conjunto de contactos para importar y te gustaría asociar estos contactos con cuentas existentes, entonces el archivo de importación debe tener una columna llamada Nombre de la cuenta y cada fila de registro en tu archivo de importación debe llevar el nombre de la cuenta respectiva (como está disponible en el módulo de cuentas) o el ID de la cuenta (que se puede obtener del slug de la URL seleccionando la cuenta respectiva). 
  5. Campos obligatorios
    Cada campo obligatorio debe contener algún valor. Asegúrate de no dejar en blanco ningún campo obligatorio del archivo de importación. Por ejemplo, durante la importación de la información de la cuenta, cada registro de cuenta debe incluir un nombre de cuenta. Ten en cuenta que no puedes continuar con el próximo paso si no asignas los campos obligatorios.
  6. Datos de la casilla de verificación
    Asegúrate de que los datos que deseas importar desde campos booleanos o campos de casillas de verificación contengan valores que se puedan convertir adecuadamente durante el proceso de importación.
    Los datos importados desde campos booleanos y de casillas de verificación se convierten como se indica a continuación:
    • Si la casilla de verificación está seleccionada: verdadero o 1
    • Si la casilla de verificación no está seleccionada: falso o 0
  7.  Lista desplegable
    Todos los valores de datos mostrados en las listas desplegables deben existir en los campos de Zoho CRM correspondientes.
    Por ejemplo, si vas a importar la información de una cuenta que contiene un valor correspondiente a la lista desplegable industrial, primero asegúrate de que todos los valores industriales en el archivo de origen ya aparezcan en la lista desplegable. Si los valores no existen, debes cambiarlos en el archivo de origen para que coincidan con los valores existentes en Zoho CRM o solicitar al administrador que agregue los valores nuevos.
    Si los valores no aparecen en la lista desplegable, los datos se pueden importar de todas formas. Después de la importación, si cambia el valor del campo, no podrás revertirlo al anterior, ya que no estará disponible en la lista.
  8.  Nombres de campo
    Asegúrate de que la primera fila de datos (registros) en el archivo de origen contenga los encabezados de columna o los nombres de campo en lugar de los valores reales de los datos. Estos valores de nombre de campo de los encabezados ayudan a identificar los datos cuando se asignan los nuevos datos a los campos existentes de Zoho CRM.
  9.  Filas en blanco en el archivo de importación
    Es posible que si hay más de 10 filas en blanco en el archivo, correspondan al final del archivo. Los datos que aparezcan después de las filas en blanco se ignorarán durante la importación. Asegúrate de no dejar filas en blanco entre las filas de datos.
  10.  Tamaño del archivo
    Asegúrate de que el tamaño del archivo no exceda los siguientes límites según la edición de Zoho CRM que tengas:
    Archivos CSV: Enterprise y Ultimate: 25 MB, Professional y Standard: 10 MB, Gratis: 5 MB.
    Archivos VCF: 5 MB en todas las ediciones.
  11. Filas
    La cantidad de filas que se pueden importar depende de la edición:
    Standard: 10.000; Professional: 20.000; Enterprise: 30.000; Ultimate: 50.000.
  12. Campo externo
    Cualquier campo presente en el archivo .CSV se puede asignar con un campo externo presente en el módulo CRM. El valor del campo ID externo se puede actualizar solo a través de la API. 

Los módulos y sus campos obligatorios definidos para Zoho se describen en la tabla que aparece a continuación. Asegúrate de asignar estos campos cuando realices tareas de importación. Es probable que también existan otros campos obligatorios en cada módulo, pero tienes la opción de personalizar y marcar los campos como no obligatorios según sea necesario.

Módulos
Campos obligatorios
Módulos
Campos obligatorios
Clientes potenciales
Apellido
Casos
Origen del caso
Asunto
Estado
Cuentas
Nombre de la cuenta
Soluciones
Título de la solución
Contactos
Apellido
Libros de precios
Nombre del libro de precios
Acuerdos
Nombre del acuerdo
Fecha
Fecha límite
Productos
Nombre del producto
Campañas
Nombre de la campaña
Proveedores
Nombre del proveedor
Notes
Nota
  • Mediante la función de importación, no se pueden importar llamadas, reuniones (actividades), informes, facturas, cotizaciones, órdenes de compra, proyecciones, pedidos ni plantillas a Zoho CRM.
  • Sin embargo, puedes importar eventos en formato ICS desde Calendario.
  • Durante la importación, los elementos de etiqueta como <br> no se ejecutan y el texto permanece sin cambios. Para asegurar saltos de línea adecuados, deben insertarse manualmente.

Límites de importación

Si el archivo de importación está en formato XLS, XLSX o VCF, puedes importar un máximo de 5.000 registros/lotes con todas las ediciones de CRM. Sin embargo, para importar más de 5.000 registros/lotes, tu archivo de importación debe estar solo en formato .CSV y la cantidad máxima de registros que puedes importar variará según tu suscripción.  

Notes
Nota
  • Los formatos admitidos son Excel (XLS, XLSX), archivos con valores separados por comas (CSV) y tarjetas de presentación o formato vCard (VCF).
  • Si tus registros superan los límites especificados anteriormente, puedes dividir los registros en dos o más archivos e importarlos.
  • Cuando importes un archivo VCF, el campo de imagen de registro se asociará automáticamente al registro durante el proceso de importación y no estará disponible para realizar la asignación.

Importar datos a un módulo

Importa todos los registros que sean propiedad de (asignados a) los usuarios de la organización, incluidos los registros de tu propiedad.

Para importar datos

  1. Haz clic en la pestaña [Módulo] correspondiente (por ejemplo, Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.).
  2. En la Página de inicio de [módulo], haz clic en Importar clientes potenciales [registros] en el menú desplegable Crear cliente potencial.

  3. Haz clic en Examinar para cargar el archivo o arrastra y suelta el archivo en la sección Desde archivo.
    La codificación de caracteres se detectará automáticamente.

  4. En caso de ser necesario, cambia la codificación de caracteres en la lista desplegable y haz clic en Siguiente.

  5. Selecciona el Diseño en el que deseas importar los registros.  Consulta también Diseños de página.
    Si no tienes un diseño creado, los registros se importarán al diseño estándar y la opción de selección de diseño no estará disponible.
  6. Selecciona una de las siguientes opciones.
    • Agregar como nuevo [registros]: selecciona esta opción para importar todos los registros del archivo de importación a Zoho CRM.
      Selecciona ID del registro o Correo electrónico/Nombre del registro en la lista desplegable. Con el fin de evitar datos duplicados, cuenta con esta opción adicional para omitir registros del archivo que coincidan con los registros existentes en Zoho CRM. Estos se pueden filtrar por el nombre, la dirección de correo electrónico o el ID del registro según el módulo.

    • Actualizar solo [registros] existentes: selecciona esta opción para realizar cambios solo en los registros existentes.
      Selecciona ID del registro o Correo electrónico/Nombre del registro en la lista desplegable para buscar registros existentes que coincidan con los del archivo de importación. Esta opción te permite filtrar los registros existentes que necesites actualizar. Además, puedes optar por omitir la actualización de los valores en blanco de los registros. Por ejemplo, digamos que tu registro de Zoho CRM tiene un valor denominado Hospitalidad en el campo Industria y el archivo de importación no tiene ningún valor para el mismo campo. Cuando importes datos desde el archivo y selecciones la opción Omitir actualización de valores en blanco, el valor en blanco no se sobrescribirá y el valor del campo Industria se mantendrá sin modificaciones. De esta manera se evita la posibilidad de alguna pérdida de datos.

    • Ambos: selecciona esta opción para agregar nuevos registros y actualizar los cambios en los registros existentes.
      Selecciona ID del registro o Correo electrónico/Nombre del registro en la lista desplegable para buscar registros existentes que coincidan con los del archivo de importación. Cuenta con esta opción para filtrar los registros existentes que necesites actualizar. También puedes optar por omitir la actualización de los valores en blanco del archivo de importación a los registros de Zoho CRM.
  7. Haz clic en Siguiente.
  8. Asigna campos del archivo de importación a los campos de Zoho CRM.

    Los datos de las tres primeras columnas del archivo de importación se encontrarán disponibles. En función de estos datos, se agregarán formatos para un campo determinado. Este formato se puede editar, en caso de ser necesario.
    • Haz clic en Crear nuevos campos si necesitas campos personalizados que no se encuentren disponibles en tu cuenta de Zoho CRM.
    • Haz clic en Asignado y No asignado para ver las columnas asignadas y no asignadas respectivamente a los campos de Zoho CRM.
    • Haz clic en el enlace Restablecer asignación de campos para iniciar la asignación desde cero.
      Se eliminará cualquier asignación realizada hasta el momento para que pueda generarla nuevamente.
    • Haz clic en el enlace Aplicar asignación automática para permitir que CRM asigne las columnas de importación con los campos correspondientes.
      El sistema identificará las columnas que coincidan con los campos del sistema de CRM y las asignará automáticamente. 

    • Desplaza el cursor sobre el campo e introduce los valores correspondientes en el cuadro de texto Reemplazar valores vacíos.
      A veces, el campo en un archivo de importación no tiene un valor; en caso de que dicho campo esté marcado como obligatorio en Zoho CRM, el registro no se importará debido a la ausencia de valor. Para evitar estas situaciones, puedes mencionar un valor alternativo que reemplace el campo vacío. 
      Por ejemplo, asigna el campo Apellido del archivo con el campo Apellido en el módulo Clientes potenciales, que es obligatorio. Por lo tanto, sin el valor del campo, el registro se omitirá durante el proceso de importación. Para evitar esto, puedes especificar el valor que debe reemplazar al campo vacío Apellido. 
       
    • Desplaza el cursor sobre el campo y haz clic en el icono Agregar (+) junto al nombre del campo y asigna varios campos en Zoho CRM con un solo campo del archivo.
      Por ejemplo, si la Dirección de facturación y la Dirección de envío son iguales, puedes asignar ambos campos de CRM a los campos correspondientes del archivo. 
    • Haz clic en la pestaña Asignar valores predeterminados y selecciona los Campos de CRM con los Valores de campo predeterminados adecuados. Una vez especificados los valores, todos los registros tendrán el valor de campo proporcionado de forma predeterminada.
      Por ejemplo, si estás importando un conjunto de registros al módulo Clientes potenciales en el que deseas definir al Propietario del cliente potencial apropiado y etiquetar los registros importados. En la pestaña Asignar valores predeterminados, puedes seleccionar los campos Propietario del cliente potencial y Nombre de etiqueta de CRM y elegir los valores de campo correspondientes. Este valor se agregará a todos los registros de forma predeterminada. 
  9. Haz clic en Siguiente.
  10. Selecciona la casilla de verificación Asignar propietario según reglas de asignación y elige una regla de asignación en la lista desplegable o haz clic en Crear reglas de asignación para crear una nueva regla de asignación.
  11. Marca Activar gestión de procesos y automatización, para permitir que se realicen acciones relacionadas en los registros que se crean o actualizan a través de la importación.
    Notes
    Nota: Los flujos de trabajo basados en fechas se activarán incluso si "Activar automatización configurada..." está desmarcado, ya que operan en función de las fechas. Por ejemplo, un flujo de trabajo configurado para la "fecha de creación" se activará durante la importación.
  12. Selecciona una tarea en la lista desplegable Asignar tareas de seguimiento o crea una tarea nueva con un clic en Crear tarea de flujo de trabajo.  
  13. Selecciona la casilla de verificación para Habilitar la aprobación manual de clientes potenciales.
    El administrador deberá aprobar manualmente los registros antes de que se asignen a usuarios específicos. Esta opción está disponible solo para los módulos Clientes potenciales, Contactos, Casos y módulos personalizados.  Consulta también Aprobar registros.
  14. Haz clic en Finalizar.
    Se iniciará la tarea de importación. 
Notes
Nota
  • Selecciona el [ID de módulo] en el campo Buscar existente con solo si deseas volver a importar los registros exportados desde Zoho CRM. El campo [ID de módulo] lo genera Zoho CRM y, por lo tanto, es exclusivo de este. Por lo tanto, es ideal seleccionarlo como campo único en los casos en que desees exportar un conjunto de registros de Zoho CRM a una hoja de cálculo, realizar algunos cambios e importar los registros nuevamente. En este caso, cuando selecciones el [ID de módulo] como el campo único y optes por actualizar los registros existentes, los registros correspondientes se actualizarán sin problemas. Si seleccionas el [ID de módulo] como un campo único en cualquier otro caso puede ocasionar que se dupliquen los registros.
  • Los campos únicos no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Es decir, si el valor de un campo único del archivo de importación es "ABC" y en el registro existente es "abc", Zoho CRM lo identificará de todos modos como una coincidencia.
  • Después de comenzar el proceso de importación, no lo puedes cancelar.
  • Si seleccionas una tarea de flujo de trabajo durante la importación, no se podrá aplicar la opción Notificar al asignatario de la tarea de flujo de trabajo seleccionada.
  • No se pueden especificar valores de campo predeterminados en los siguientes campos:

    • Descripción

    • Duración de la llamada

    • Numeración automática

    • Campos únicos

    • Campos de fórmula

    • Búsqueda de selección múltiple

  • Si asignas valores predeterminados a un campo ya asignado, se sobrescribirá la asignación de campos existente que haya realizado.

  • La opción Activar gestión de procesos y automatización se mostrará solo si hay menos de 10.000 filas en el archivo de importación. Si no puedes ver la opción, significa que tu archivo de importación tiene más de 10.000 filas.

  • Es posible que el proceso de automatización no se complete necesariamente una vez que se importan los registros. Es posible que se tarde tiempo en completar la automatización. 

Importar datos a un Subformulario

Puedes importar entradas de subformularios en los módulos de tu Zoho CRM. Importar subformularios es a menudo más conveniente que agregarlos manualmente en Zoho CRM.
 
Por ejemplo, una compañía de seguros podría almacenar los detalles de los dependientes de sus titulares de pólizas—como nombre, edad, género y relación con el contacto—en un subformulario dentro del módulo de Contactos para un acceso más fácil.
 
Para comenzar, abre el módulo en el que deseas importar entradas de subformularios, haz clic en el botón Importar Subformulario y luego selecciona desde tu computadora el archivo que contiene las entradas del subformulario. En la página siguiente, puedes seleccionar el diseño (si lo hay) en el que se agregarán los registros del subformulario. Luego eliges si deseas agregar los registros como nuevas entradas de subformulario, actualizar entradas existentes, o ambas, y luego seleccionas qué registros existentes deben ser omitidos, si los hay.
    • Agregar como nuevo subformulario: Elige esta opción para importar los registros del archivo de importación como nuevas entradas en el módulo. Para evitar la duplicación de datos, tienes la opción de omitir los registros del archivo que coincidan con los registros existentes.
    • Actualizar solo existentes: Elige esta opción para realizar cambios solo en los registros existentes. Esta opción te ayuda a filtrar los registros existentes que necesitan ser actualizados.
    • Ambos: Elige esta opción para actualizar los cambios en los registros existentes y agregar nuevos registros si los hay. Esta opción filtra los registros existentes que necesitan ser actualizados. También puedes optar por omitir la actualización de valores vacíos de su archivo de importación.


El último paso es mapear las columnas en el archivo importado a los campos del subformulario en Zoho CRM. El campo de ID principal es necesario durante el mapeo de campos para que las entradas del subformulario se asocien con los registros principales correctos.

Elementos en un archivo de importación de subformulario

Antes de importar valores en un subformulario, es importante tener un archivo de importación en el formato mostrado en la captura de pantalla a continuación, que también resalta algunos de los elementos clave que debe tener un archivo de importación de subformulario.


Campos del subformulario: Estas son las columnas que contienen los datos que se poblarán en el subformulario. El archivo de importación debe contener los campos que están marcados como obligatorios en el subformulario (si los hay).
 
ID principal: Este es el campo identificador único en el módulo principal que distingue cada registro. Puedes elegir cualquier campo único que tengas en el módulo, o si los datos fueron exportados desde Zoho CRM, usa el ID de Zoho CRM generado por el sistema.

Cómo importar un subformulario

  1. Haz clic en la pestaña del módulo correspondiente (por ejemplo, Prospectos, Contactos, Cuentas, etc.).

  2. En la página de inicio del módulo Contactos , haz clic en Importar Subformularios desde el menú desplegable de Crear Contacto .

  3. Haz clic en Examinar o arrastra y suelta el archivo.

  4. Selecciona una de las siguientes opciones: Agregar como nuevo subformulario, Actualizar solo el subformulario existente, o Ambos.

  5. Haz clic en Siguiente.

  6. Mapea los campos del archivo de importación a los del subformulario en Zoho CRM.


  7. Haz clic en Siguiente. La importación comenzará.
Importar notas

Es posible que en muchas ocasiones necesites escribir notas para muchos registros al mismo tiempo. A veces, es posible que debas asociar la misma nota con varios registros. En lugar de agregar notas una a la vez a cada registro, puedes importarlas y asociarlas con los contactos pertinentes.

Puedes solucionar este problema mediante la función Importar notas que ofrece Zoho CRM. Simplemente exporta sus registros existentes a una hoja de cálculo, agrega tus notas en nuevas columnas e importa las notas.

Para importar notas

  1. Prepara una hoja de cálculo (exportada de Zoho CRM o una hoja nueva) con tus notas para cada registro. Asegúrate de contar con las columnas Título de nota y Contenido de nota en la hoja. Aparte de estas dos columnas, la hoja de cálculo debe tener una columna para uno de los campos únicos del módulo seleccionado: Correo electrónico, ID de registro o cualquier otro campo único.
  2. En tu cuenta de Zoho CRM, haz clic en el módulo requerido.
  3. Haz clic en la pestaña [Módulo].
    Con módulo se hace referencia a las pestañas como Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.

  4. En la página de inicio de [Módulo], haz clic en Importar notas.
  5. Busca el archivo de importación y cárgalo.
  6. Después de cargar el archivo, haz clic en Siguiente.

  7. Asigna campos del archivo de importación a los campos de Zoho CRM.
    Los datos de las tres primeras columnas del archivo de importación se encontrarán disponibles. En función de estos datos, se agregarán los formatos para determinados campos. Este formato se puede editar, en caso de ser necesario.
    • Haz clic en Asignado y  No asignado para ver las columnas asignadas y no asignadas respectivamente a los campos de Zoho CRM.
    • Marca la casilla de verificación Restablecer campos asignados para iniciar la asignación desde cero.
    • Haz clic en el enlace Aplicar asignación automática para permitir que Zoho CRM asigne las columnas de importación a los campos correspondientes.
  8. Haz clic en Importar.
    Se iniciará la tarea de importación. Las notas se pueden ver en la página de detalles del registro respectivo.

 Nota
Notes
  1. Para importar notas se deben habilitar los siguientes permisos en un perfil de usuario:
    Crear permiso de creación de notas en Permisos a nivel de módulo.
    Notes
  2. Permisos de importación habilitados para el módulo principal respectivo en Perfiles. 
    Por ejemplo, incluso si un usuario tiene permiso para la creación de notas, pero no tiene permisos para Importar orientados a clientes potenciales, este no podrá importar notas de clientes potenciales. 

Importar usuarios

Los administradores pueden importar usuarios a la cuenta de CRM mediante la opción Importar usuario. Sus detalles también se pueden actualizar durante la importación. Consulta también Importar usuarios.



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