Importar datos a un módulo

Importe todos los registros que sean propiedad de (asignados a) los usuarios de la organización, incluidos los registros de su propiedad.

Para importar datos

1. Haga clic en la pestaña [Módulo] corresondiente (por ejemplo, Clientes potenciales, Contactos, Cuentas, etc.).
   
2. En la Página de inicio de [módulo], haga clic en Importar clientes potenciales [registros] en el menú desplegable Crear cliente potencial.
   
   
   
3. Haga clic en Examinar para cargar el archivo o arrastre y suelte el archivo en la sección Desde archivo.
   
   La codificación de caracteres se detectará automáticamente.
   
   
   
4. En caso de ser necesario, cambie la codificación de caracteres en la lista desplegable y haga clic en Siguiente.
   
   
   
5. Seleccione el Diseño en el que desea importar los registros.  Consulte también Diseños de página.
   
   Si no tiene un diseño creado, los registros se importarán al diseño estándar y la opción de selección de diseño no estará disponible.
   
6. Seleccione una de las siguientes opciones.
   
   • Agregar como nuevo [registros]: seleccione esta opción para importar todos los registros del archivo de importación a Zoho CRM.
     
     Seleccione ID del registro o Correo electrónico/Nombre del registro en la lista desplegable. Con el fin de evitar datos duplicados, cuenta con esta opción adicional para omitir registros del archivo que coincidan con los registros existentes en Zoho CRM. Estos se pueden filtrar por el nombre, la dirección de correo electrónico o el ID del registro según el módulo.
     
     
     
   • Actualizar solo [registros] existentes: seleccione esta opción para realizar cambios solo en los registros existentes.
     
     Seleccione ID del registro o Correo electrónico/Nombre del registro en la lista desplegable para buscar registros existentes que coincidan con los del archivo de importación. Esta opción le permite filtrar los registros existentes que necesite actualizar. Además, puede optar por omitir la actualización de los valores en blanco de los registros. Por ejemplo, digamos que su registro de CRM tiene un valor denominado Hospitalidad en el campo Industria y el archivo de importación no tiene ningún valor para el mismo campo. Cuando importe datos desde el archivo y seleccione la opción Omitir actualización de valores en blanco, el valor en blanco no se sobrescribirá y el valor del campo Industria se mantendrá sin modificaciones. De esta manera se evita la posibilidad de alguna pérdida de datos.
     
     
     
   • Ambos: seleccione esta opción para agregar nuevos registros y actualizar los cambios en los registros existentes.
     
     Seleccione ID del registro o Correo electrónico/Nombre del registro en la lista desplegable para buscar registros existentes que coincidan con los del archivo de importación. Cuenta con esta opción para filtrar los registros existentes que necesite actualizar. También puede optar por omitir la actualización de los valores en blanco del archivo de importación a los registros de Zoho CRM.
     
7. Haga clic en Siguiente.
   
8. Asigne campos del archivo de importación a los campos de Zoho CRM.
   

   
   
   Los datos de las tres primeras columnas del archivo de importación se encontrarán disponibles. En función de estos datos, se agregarán formatos para un campo determinado. Este formato se puede editar, en caso de ser necesario.
   
   • Haga clic en Crear nuevos campos si necesita campos personalizados que no se encuentren disponibles en su cuenta de CRM.
     
   • Haga clic en Asignado y No asignado para ver las columnas asignadas y no asignadas respectivamente a los campos de Zoho CRM.
     
   • Haga clic en el enlace Restablecer asignación de campos para iniciar la asignación desde cero.
     
     Se eliminará cualquier asignación realizada hasta el momento para que pueda generarla nuevamente.
     
   • Haga clic en el enlace Aplicar asignación automática para permitir que CRM asigne las columnas de importación con los campos correspondientes.
     
     El sistema identificará las columnas que coincidan con los campos del sistema de CRM y las asignará automáticamente. 
     
     
   • Desplace el cursor sobre el campo e ingrese los valores correspondientes en el cuadro de texto Reemplazar valores vacíos.
     A veces, el campo en un archivo de importación no tiene un valor; en caso de que dicho campo esté marcado como obligatorio en CRM, el registro no se importará debido a la ausencia de valor. Para evitar estas situaciones, puede mencionar un valor alternativo que reemplace el campo vacío. 
     Por ejemplo, asignó el campo Apellido del archivo con el campo Apellido en el módulo Clientes potenciales, que es obligatorio. Por lo tanto, sin el valor del campo, el registro se omitirá durante el proceso de importación. Para evitar esto, puede especificar el valor que debe reemplazar al campo vacío Apellido. 
      
   • Desplace el cursor sobre el campo y haga clic en el ícono Agregar (+) junto al nombre del campo y asigne varios campos en CRM con un solo campo del archivo.
     Por ejemplo, si la Dirección de facturación y la Dirección de envío son iguales, puede asignar ambos campos de CRM a los campos correspondientes del archivo. 
     
   • Haga clic en la pestaña Asignar valores predeterminados y seleccione los Campos de CRM con los Valores de campo predeterminados adecuados. Una vez especificados los valores, todos los registros tendrán el valor de campo proporcionado de forma predeterminada.
     Por ejemplo, está importando un conjunto de registros al módulo Clientes potenciales en el que desea definir al Propietario del cliente potencial apropiado y etiquetar los registros importados. En la pestaña Asignar valores predeterminados, puede seleccionar los campos Propietario del cliente potencial y Nombre de etiqueta de CRM y elegir los valores de campo correspondientes. Este valor se agregará a todos los registros de forma predeterminada. 
     
9. Haga clic en Siguiente.
   
10. Seleccione la casilla de verificación Asignar propietario según reglas de asignación y elija una regla de asignación en la lista desplegable o haga clic en Crear reglas de asignación para crear una nueva regla de asignación.
    
11. Marque Activar gestión de procesos y automatización, para permitir que se realicen acciones relacionadas en los registros que se crean o actualizan a través de la importación.
    
12. Seleccione una tarea en la lista desplegable Asignar tareas de seguimiento o cree una tarea nueva con un clic en Crear tarea de flujo de trabajo.  
    
13. Seleccione la casilla de verificación para Habilitar la aprobación manual de clientes potenciales.
    
    El administrador deberá aprobar manualmente los registros antes de que se asignen a usuarios específicos. Esta opción está disponible solo para los módulos Clientes potenciales, Contactos, Casos y módulos personalizados.  Consulte también Aprobar registros.
    
    
14. Haga clic en Finalizar.
    
    Se iniciará la tarea de importación. 
    

Nota

• Seleccione el [ID de módulo] en el campo Buscar existente con solo si desea volver a importar los registros exportados desde Zoho CRM. El campo [ID de módulo] lo genera Zoho CRM y, por lo tanto, es exclusivo de este. Por lo tanto, es ideal seleccionarlo como campo único en los casos en que desee exportar un conjunto de registros de Zoho CRM a una hoja de cálculo, realizar algunos cambios e importar los registros nuevamente. En este caso, cuando seleccione el [ID de módulo] como el campo único y opte por actualizar los registros existentes, los registros correspondientes se actualizarán sin problemas. Si selecciona el [ID de módulo] como un campo único en cualquier otro caso puede ocasionar que se dupliquen los registros.
  
• Los campos únicos no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Es decir, si el valor de un campo único del archivo de importación es "ABC" y en el registro existente es "abc", Zoho CRM lo identificará de todos modos como una coincidencia.
  
• Después de comenzar el proceso de importación, no lo puede cancelar.
  
• La opción de aprobación manual solo estará disponible durante la importación de clientes potenciales.
  
• Si selecciona una tarea de flujo de trabajo durante la importación, no se podrá aplicar la opción Notificar al asignatario de la tarea de flujo de trabajo seleccionada.
  
• No se pueden especificar valores de campo predeterminados en los siguientes campos:
  

• Descripción
  

• Duración de la llamada
  

• Numeración automática
  

• Campos únicos
  

• Campos de fórmula
  

• Búsqueda de selección múltiple
  

• Si asigna valores predeterminados a un campo ya asignado, se sobrescribirá la asignación de campos existente que haya realizado.
  

• La opción Activar gestión de procesos y automatización se mostrará solo si hay menos de 10 000 filas en el archivo de importación. Si no puede ver la opción, significa que su archivo de importación tiene más de 10 000 filas.
  

• Es posible que el proceso de automatización no se complete necesariamente una vez que se importan los registros. Es posible que se tarde tiempo en completar la automatización.