État

L'état fait référence à chaque étape de votre processus métier, à savoir toutes les valeurs des champs choisis dans la liste de sélection.

Faites glisser et déposez chaque état dans le canevas sur votre gauche pour commencer à dessiner votre Blueprint.

Exemples d'états : valeurs de la liste de sélection pour le champ de l'étape Transaction.

• Qualification
• Collecte des exigences
• Démonstration du produit
• Examen juridique
• Clos, gagné
• Clos, perdu
• Clos, perdu à la concurrence

Transition

Une transition est un lien entre deux états d'un processus. Elle prescrit les conditions requises pour qu'une entrée passe d'un état à un autre.

•  Chaque transition que vous configurez est affichée sous forme de bouton  sur la page des détails de l'entrée.
•  Pour effectuer une transition, cliquez sur le bouton Transition  et exécutez les actions mentionnées dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.
•  Une fois la transition effectuée, vous passerez à l'état  suivant dans le Blueprint.

Exemple

Dans le processus de clôture de la transaction, la  soumission de documents  peut être une transition entre les états  Examen juridique et Transaction conclue et clôturée. 

Cette transition s'affichera sous la forme d'un bouton quand la transaction sera dans l'état Examen juridique. Un utilisateur devra cliquer sur le bouton Soumission de documents et exécuter les conditions spécifiées pour effectuer cette transition et passer à l'état suivant.

Avant la transition

Cette section vous permet de choisir qui est responsable de l'exécution de la transition, ainsi que les entrées auxquelles la transition s'appliquera.

• Propriétaires de transition : indiquez les personnes responsables de l'exécution de cette transition.
• Critères : indiquez à quelles entrées cette transition s'applique. Le bouton Transition s'affichera pour les entrées qui répondent à ces critères.

Exemple :

Avant la transition de l'examen juridique à la transaction conclue et clôturée, les propriétaires de transition peuvent être le groupe du « service juridique ». Le critère pour aborder la transition peut être : « La démonstration du produit est terminée ».

Pendant la transition :

Cette section indique les actions à mener afin d'effectuer la transition.

• Les utilisateurs peuvent être invités à ajouter des champs obligatoires, qui peuvent également être validés par CRM.
• Vous pouvez ajouter des messages que les représentants commerciaux doivent lire et vous pouvez utiliser la fusion de champs pour afficher des données provenant de CRM sur l'écran.

Insérer un message et des champs

•  Cochez la case Make Notes as Mandatory (Rendre les remarques obligatoires)  pour obliger les utilisateurs à ajouter des remarques à l'entrée.
• Ajoutez des champs obligatoires. La transition ne peut pas être effectuée sans entrer une valeur pour ce champ.
•  Validez les champs en créant des critères de validation.
• Insérez des messages spécifiques à afficher aux représentants commerciaux pendant qu'ils exécutent la transition.
• Utilisez la fusion de champs pour afficher des données provenant de CRM sur l'écran.

Exemple :

 Pendant la transition de l'examen juridique  à la  transaction conclue et clôturée :

• Invitez les utilisateurs à entrer une remarque sur les documents juridiques qui ont été joints à l'entrée.
• Affichez les messages qui les guideront pour obtenir les documents approuvés.
• Rendez le champ Document Status (Statut du document) obligatoire et validez le statut. Par exemple, si le statut n'est pas mis à jour sur « Soumis », la transition ne peut pas être exécutée.

Après la transition

Dans cette section, définissez les actions qui doivent être automatisées à l'achèvement de la transition.

Les actions qui peuvent être automatisées sont les suivantes :

• Envoyer un e-mail
• Attribuer une tâche
• Mettre à jour des champs
• Webhooks
• Fonctions personnalisées

Exemple :

À la fin d'une transition d'« examen juridique », automatisez une notification par e-mail au directeur des ventes.

Transition commune

Choisissez cette option si vous souhaitez configurer une transition pour un état qui peut être atteint à partir de n'importe quel autre état du processus.

En conséquence, une transition commune apparaîtra à tous les états du processus (ou aux états que vous choisissez) et elle pourra être réutilisée dans ces états. La transition commune est idéale pour un état de sortie (état de sortie = dernière étape dans un processus).

Exemple :

Supposons que vous avez 5 étapes dans le processus de clôture de transaction.

• Qualification
• Collecte des exigences
• Démonstration du produit
• Examen juridique
• Transaction conclue/perdue et clôturée

En général, l'examen juridique est un état qui ne peut être atteint qu'après la démonstration du produit. Mais il peut y avoir des cas où un client est déjà convaincu de votre produit et veut avancer dans la transaction. Dans un tel cas, vous pouvez créer une transition appelée « Examen juridique » et en faire une transition commune. Par conséquent, cette transition apparaîtra à tous les états, et pas forcément seulement après la démonstration du produit.

Processus actif

Un processus actif est un processus qui est déjà en cours d'utilisation. Vous pouvez choisir de modifier un processus actif si vous le voulez. Mais les changements apportés au processus actif se refléteront uniquement sur les entrées qui auront intégré le processus après l'apport des modifications.

Processus inactif

Les processus inactifs sont des processus qui ne sont pas utilisés en ce moment. Vous pouvez modifier un processus inactif selon vos besoins pour l'utiliser ou vous pouvez le supprimer.